Come creare un programma di progetto? Impara con un esempio pratico!

Il calendario è la base per l’implementazione di qualsiasi progetto. Non tutte le pianificazioni sono presentate con un diagramma di Gantt e un percorso critico, ma tutte le pianificazioni hanno un elenco di compiti da completare nel progetto, una responsabilità definita di chi deve completarli e con quale scadenza. Di seguito verrà descritto un esempio pratico di costruzione di una schedulazione di progetto con FlexiProject.

Massimizza la chiarezza del progetto con una Carta del progetto

Assicurati di comprendere chiaramente i risultati del progetto e gli esiti aziendali. Il modo migliore per ottenere questa chiarezza è compilare una Carta del Progetto, un documento che funge da bussola, guidando la direzione del progetto e garantendone il successo.

Molti team di progetto iniziano un progetto senza sviluppare un buon Project Charter o creare un buon programma: iniziano ad agire e ad attuare il progetto. Si tratta di un errore sostanziale e della ragione più comune di un potenziale fallimento del progetto.

Per costruire un buon programma, devi sapere cosa vuoi ottenere. La Carta del Progetto è il documento di base e uno dei più importanti del progetto. In questa fase si forma il concetto, definendo gli obiettivi aziendali del progetto, l’ambito, le tappe, le scadenze critiche, i rischi e i costi. Durante la compilazione della Carta del Progetto, sorgono molte domande e preoccupazioni, le cui risposte fanno sì che il progetto diventi sempre più cristallizzato.

In questa fase, anche i vari stakeholder del progetto possono dire la loro: tutti concordano sul fatto che il progetto debba essere esattamente così e non così. Una volta che siamo sicuri di avere una Carta del Progetto ben sviluppata, questa deve essere formalmente approvata dalle regole di una determinata azienda. Credo che valga la pena di aggiungere che la Carta del Progetto dovrebbe essere aggiornata durante la sua realizzazione per riflettere sempre la forma attuale del progetto. Un esempio di Carta di progetto del sistema FlexiProject è presentato nella seguente figura:

Identifica i prodotti principali che il progetto dovrebbe fornire.

Esiste un metodo per creare un piano di progetto chiamato Pianificazione basata sul prodotto. Si tratta di definire i prodotti/output che il progetto fornirà e quindi di costruire le fasi, gli stadi, i compiti e le pietre miliari per fornire tali prodotti. Si tratta di un metodo molto efficace, anche se in pratica, molto spesso, la definizione dei prodotti e la strutturazione dei compiti che portano alla loro realizzazione avvengono in parallelo. Questo approccio iterativo funziona molto bene nella pratica. Quindi, dopo aver completato la Carta del Progetto, creiamo un elenco di prodotti che il progetto deve consegnare e li descriviamo concisamente in modo che non rimangano ambiguità. La seguente illustrazione mostra l’elenco dei deliverable creati in FlexiProject:

Nell’illustrazione qui sopra, puoi vedere che ogni prodotto ha un’attività associata nella pianificazione del progetto, che assicura che questo prodotto venga creato e collocato in un posto specifico. Naturalmente, questo collegamento con le attività programmate sarà fatto solo quando inizieremo a costruire la struttura delle attività del progetto, descritta nella prossima sezione. Questo approccio garantisce che nessun prodotto rimanga “orfano”, come si può vedere con i penultimi due prodotti dell’elenco, che non sono collegati ad alcuna attività programmata – in questo caso, nella testa del project manager dovrebbe accendersi immediatamente una spia rossa che indica che la pianificazione del progetto non è completa.

L’illustrazione seguente, invece, mostra come, in pratica, nel sistema di gestione dei progetti FlexiProject, puoi collegare un prodotto a un’attività specifica. Nella scheda prodotto abbiamo un campo “programma” che, una volta cliccato, ci mostra la struttura del programma: selezioniamo una particolare attività, clicchiamo su OK e avremo un prodotto associato al programma.

Un’altra illustrazione qui sotto mostra come, nella struttura del calendario stesso, si possano vedere le attività a cui sono stati assegnati in modo specifico i deliverable del progetto – il simbolo del “pacchetto/scatola” appare nella riga di quell’attività. Questo approccio conforta il project manager che non ha dimenticato nulla.

Identifica le fasi, gli stadi e le pietre miliari del progetto.

Dopo aver identificato i deliverable del progetto – cosa che, come abbiamo detto prima, nella pratica avviene molto spesso in parallelo – identifichiamo le fasi principali del progetto. Questo è importante per immaginare quali saranno i grandi “elementi costitutivi” del nostro progetto. Ad esempio, nel caso di progetti di sviluppo di nuovi prodotti, la prima fase potrebbe essere “Sviluppo del concetto”, mentre la seconda fase potrebbe essere “Preparazione del business case”, ecc.

Dopo aver definito le fasi del progetto, possiamo dividere ogni fase in tappe e aggiungere delle pietre miliari. Quest’ultima vale la pena di inserirla dopo il completamento di ogni fase, in modo da riassumerla formalmente e poter così passare alla fase successiva. Un’attenzione di questo tipo alla struttura generale del progetto all’inizio ha molto senso nella pratica.

Identifica i compiti del progetto

Una volta sviluppata la struttura generale del calendario, identifichiamo le attività specifiche del progetto, come mostrato nella seguente illustrazione.

Costruisci collegamenti logici/dipendenze tra le diverse attività

Stabilendo collegamenti o dipendenze logiche tra le attività del tuo progetto, puoi programmare efficacemente il progetto, mantenere l’ordine e garantire una progressione logica. Questo approccio è vantaggioso anche per i responsabili di attività che dipendono da altri, in quanto riceveranno una notifica quando l’attività precedente sarà completata e potranno iniziare il loro lavoro. Inoltre, eventuali ritardi nell’attività precedente saranno immediatamente visibili sul diagramma di Gantt, fornendo una chiara visibilità:

Assegnare la responsabilità per l'attuazione dei singoli compiti e le relative date di completamento.

Dopo aver costruito l’intera struttura del calendario e aver descritto i prodotti e le dipendenze logiche tra le attività, possiamo determinare la responsabilità e le date di attuazione delle singole attività, la loro intensità di lavoro e la loro durata. A questo punto, sarà utile creare delle relazioni tra le attività: se ce ne sono, il sistema terrà d’occhio le date delle attività dipendenti in modo che non si sovrappongano.

Completa il calendario con campi aggiuntivi che ti aiuteranno a gestirlo meglio in futuro.

Si tratta di un’utile funzionalità offerta dal sistema FlexiProject perché consente una grande flessibilità nella pianificazione e nel dettaglio del calendario. In particolare, il sistema di gestione dei progetti FlexiProject ti permetterà di creare colonne nel calendario con qualsiasi nome tu voglia.

Supponiamo che un project manager voglia assegnare una priorità ai singoli compiti, cioè mostrare quali compiti sono prioritari e quali sono essenziali e di routine. Quindi, crea una colonna aggiuntiva “Priorità” e definisce i campi possibili per la selezione. Inoltre, se il project manager vuole vedere i flussi di progetto equivalenti alle cellule organizzative dell’azienda, costruisce una colonna “dipartimento” dell’azienda e la utilizza nel calendario. Se questo viene fatto, è facile filtrare il calendario e vedere quali attività sono assegnate al reparto vendite e quali al reparto produzione e quali priorità hanno.

Inoltre, il sistema FlexiProject ti permette di visualizzare un diagramma di Gantt colorato, ad esempio, per priorità o reparto dell’azienda. Questo approccio è pratico in quanto molte persone imparano visivamente e, vedendo, ad esempio, un’attività in arancione, capiscono immediatamente che si tratta dell’attività con la priorità più alta – la seguente illustrazione mostra un diagramma di Gantt colorato per priorità:

Approvare il piano di schedulazione per monitorare gli scostamenti nella fase di implementazione.

Il calendario così costruito può essere salvato come una cosiddetta baseline, ovvero il piano di base del progetto, a cui si farà riferimento in seguito durante l’implementazione e si analizzeranno le deviazioni. Nel diagramma di Gantt, come nell’illustrazione sottostante, il piano di base verrà mostrato con una sottile linea nera accanto a ogni attività e l’attuale avanzamento del progetto con una barra blu più spessa:

Mentre lavori al programma, annota i rischi che ti vengono in mente e i potenziali costi.

Durante la stesura del calendario, spesso ci vengono in mente i potenziali rischi del progetto, che vale la pena annotare immediatamente per evitare che ci “sfuggano di mano”. Il sistema FlexiProject ci permette di registrare i rischi del progetto a livello di attività, il che è molto comodo in questo caso. Se identifichiamo un rischio specifico e lo assegniamo a un compito particolare, nella riga di quel compito vedremo un triangolo con un punto esclamativo, come nell’illustrazione seguente:

Dal concetto al completamento: costruire un calendario efficace