Narzędzia, Zarządzanie projektami

Jak stworzyć harmonogram projektu? Zobacz praktyczny przykład!

Harmonogram jest podstawą realizacji każdego projektu. Nie każdy harmonogram prezentujemy na wykresie Gantta ze ścieżką krytyczną, ale każdy harmonogram posiada listę zadań do zrealizowania w projekcie, określoną odpowiedzialność kto ma je wykonać oraz w jakim terminie. Poniżej zostanie opisany praktyczny przykład budowy harmonogramu projektu z wykorzystaniem systemu FlexiProject.

Czego dowiesz się z tego artykułu? Jak stworzyć harmonogram projektu – pokażemy to na praktycznym przykładzie, Dlaczego określenie rezultatów i celów biznesowych w Karcie Projektu jest kluczowe, Jak zidentyfikować główne fazy, kamienie milowe i zadania projektu, W jaki sposób budować zależności między zadaniami i przypisywać odpowiedzialność, Jak wzbogacić harmonogram o dodatkowe pola ułatwiające zarządzanie, Jakie korzyści niesie wykorzystanie systemu FlexiProject do tworzenia i monitorowania harmonogramu projektu.

Zdefiniuj rezultaty i cele biznesowe projektu w Karcie Projektu

Wiele zespołów projektowych zaczyna realizację projektu bez opracowania dobrej Karty Projektu, a nawet bez stworzenia dobrego harmonogramu – po prostu zaczynają działać i realizować projekt. To jest merytoryczny błąd i najczęstszy powód potencjalnego niepowodzenia projektu.

Aby zbudować dobry harmonogram, absolutnie musisz wiedzieć, co chcesz osiągnąć. Karta Projektu to podstawowy i jeden z najważniejszych dokumentów projektowych. To na tym etapie określając cele biznesowe projektu, jego zakres, kamienie milowe, najważniejsze terminy, koszty ryzyka- powstaje koncepcja projektu. W trakcie wypełniania Karty Projektu powstaje wiele pytań i wątpliwości, a odpowiedzi na nie zapewniają, że projekt się coraz bardziej krystalizuje.

Na tym etapie mogą się też wypowiedzieć poszczególni interesariusze projektu, co ma bardzo duże znaczenie – wszyscy się zgadzają, że projekt ma dokładnie tak, a nie inaczej wyglądać. Po upewnieniu się, że mamy dobrze opracowaną Kartę Projektu powinna ona zostać formalnie zatwierdzona zgodnie z zasadami obowiązującymi w konkretnej firmie. Warto tu też dodać, że Kartę Projektu należy w trakcie jego realizacji aktualizować po to, aby cały czas odzwierciedlała aktualny kształt projektu. Przykład systemowej Karty Projektu z systemu FlexiProject został zaprezentowany na poniższej ilustracji:

 

Zidentyfikuj główne produkty jakie projekt ma dostarczyć

Istnieje metoda tworzenia planu projektu, która nazywa się Product Based Planning. Polega ona na tym, że najpierw określamy produkty / efekty, które projekt ma dostarczyć, a dopiero potem konstruujemy fazy, etapy, zadania i kamienie milowe, które pozwolą nam te produkty dostarczyć. Jest to bardzo skuteczna metoda, aczkolwiek w praktyce, dość często w pewien sposób równolegle odbywa się definiowanie produktów oraz struktury zadań prowadzących do ich realizacji. Takie iteracyjne podejście bardzo dobrze sprawdza się w praktyce. A zatem po wypełnieniu Karty Projektu tworzymy listę produktów, które projekt ma dostarczyć oraz w zwięzły sposób je opisujemy tak, aby nie pozostały tu jakieś dwuznaczności. Poniższa ilustracja przedstawia listę produktów stworzonych w systemie FlexiProject:

Na powyższej ilustracji widać, że każdy produkt ma przypisane zadanie w harmonogramie projektu, które zapewnia, że ten produkt powstanie i w harmonogramie jest umieszczony w konkretnym miejscu. Oczywiście to powiązanie z zadaniami harmonogramu zostanie utworzone dopiero, jak zaczniemy budować strukturę zadań projektowych, co zostanie opisane w kolejnym punkcie. Takie podejście zapewnia, że żadne produkty nie zostaną „osierocone”, co widać przy dwóch przedostatnich produktach na liście, które nie są powiązane z żadnym zadaniem harmonogramu – w takim przypadku kierownikowi projektu natychmiast powinna się zapalić czerwona lampka w głowie, że harmonogram projektu nie jest kompletny.

Poniższa ilustracja pokazuje natomiast, jak w praktyce w systemie do zarządzania projektami FlexiProject można powiązać produkt z konkretnym zadaniem. Na karcie produktu mamy pole „harmonogram” po kliknięciu, w które pokazuje nam się struktura harmonogramu – wybieramy konkretne zadanie, klikamy OK i mam powiązany produkt z harmonogramem.

I kolejna ilustracja poniżej pokazuje w jaki sposób na samej strukturze harmonogramu widać, które zadania mają konkretnie przypisane produkty końcowe projektu – wówczas w linii tego zadania pojawiaj się symbol „paczki / pudełka”.  Takie podejście zapewnia duży komfort kierownikowi projektu, że o niczym nie zapomniał.

Zidentyfikuj fazy, etapy i kamienie milowe projektu

Po zidentyfikowaniu produktów projektu – co jak powiedzieliśmy wcześniej, dość często w praktyce dzieje się równolegle – identyfikujemy główne fazy projektu. Jest to ważne, aby sobie wyobrazić, z jakich dużych „klocków” będzie się składał nasz projekt. Np. w przypadku projektów Rozwoju Nowych Produktów pierwszą fazą projektu może być „Opracowanie Koncepcji”, a drugą „Przygotowanie Business Case” itp.

Po zdefiniowaniu faz projektów możemy każdą z nich podzielić na etapy i dodać kamienie milowe. Te ostatnie warto umieścić po zakończeniu każdej fazy, aby została ona w sposób formalny podsumowana i abyśmy mogli tym samym przejść do realizacji kolejnej. Takie skupienie się na początku na ogólno-poziomowej strukturze projektu ma w praktyce dość duży sens.

Zidentyfikuj zadania w projekcie

W momencie gdy ogólno-poziomowa struktura harmonogramu została już opracowana, przystępujemy do identyfikowania konkretnych zadań projektowych, co zostało pokazane na poniższej ilustracji.

Zbuduj logiczne powiązania / zależności pomiędzy poszczególnymi zadaniami

Zbudowanie powiązań czyli logicznych zależności pomiędzy poszczególnymi zadaniami w projekcie pozwoli Ci dobrze rozplanować projekt w czasie oraz zapewnić porządek i logikę w projekcie. Wówczas osoby odpowiedzialne za zadania, które są zależne od innych zadań będą czekały na informację, że zadnie poprzedzające się już zakończyło i mogę zacząć pracować nad swoim zadaniem. Również jeśli zadanie poprzedzające będzie się opóźniać to taka informacja będzie czytelnie widoczna na wykresie Gantta:

Przypisz odpowiedzialność za realizację poszczególnych zadań oraz terminy ich realizacji

Po zbudowaniu całej struktury harmonogramu opisaniu produktów i zależności logicznych pomiędzy zadaniami możemy określić odpowiedzialność oraz daty realizacji poszczególnych zadań, ich pracochłonność i długość trwania. W tym miejscu bardzo pomocne okażą się wcześniej zbudowane zależności/powiązania pomiędzy zadaniami–jeśli takie istnieją, to program do zarządzania projektami sam będzie pilnował dat zależnych od siebie zadań, aby one na siebie nie nachodziły.

Uzupełnij harmonogram o dodatkowe pola, które w przyszłości pomogą Ci nim lepiej zarządzać

Jest to bardzo przydatna funkcjonalność oferowana przez narzędzie FlexiProject, ponieważ pozwala na dużą elastyczność planowania i uszczegółowienia harmonogramu. A mianowicie system do zarządzania projektami FlexiProject pozwala na tworzenie własnych kolumn na harmonogramie, o dowolnej nazwie.

Przyjmijmy, że kierownik projektu chce nadać poszczególnym zadaniom priorytety, czyli pokazać które zadania mają charakter priorytetowy, a które są ważne oraz rutynowe. Wówczas sam buduje dodatkową kolumnę „Priorytet” i definiuje możliwe pola do wyboru. Dodatkowo jeśli kierownik projektu chce widzieć strumienie projektowe równoznaczne z komórkami organizacyjnymi w firmie, wówczas buduje kolumnę „dział” firmy i korzysta z niej na harmonogramie. Jeśli to zrobimy, to bardzo łatwo możemy sobie przefiltrować harmonogram i zobaczyć, jakie zadania są przypisane do działu sprzedaży, a jakie do działu produkcji oraz jakie mają priorytety.

Dodatkowo system FlexiProject pozwala wyświetlić wykres Gantta pokolorowany np. wg priorytetu, albo działu w firmie. Takie podejście jest o tyle przydatne, że wielu ludzi jest wzrokowcami i widząc np. zadanie w kolorze pomarańczowym, od razu wie, że jest to zadanie o najwyższym priorytecie  – poniższa ilustracja pokazuje pokolorowany wykres Gantta wg. priorytetu:

Zatwierdź plan harmonogramu, aby na etapie realizacji móc monitorować odchylenia

Tak skonstruowany harmonogram można zapisać jako tzw. baseline, czyli plan bazowy projektu, do którego będziemy się później odnosić w trakcie realizacji i analizować odchylenia. Na wykresie Gantta, jak na poniższej ilustracji, plan bazowy zostanie pokazany cienką czarną linią obok każdego zadania, a bieżący postęp projektu grubszym niebieskim paskiem:

W trakcie pracy nad harmonogramem zapisuj ryzyka, które Ci przychodzą do głowy oraz potencjalne koszty

Budując harmonogram, bardzo często przychodzą nam do głowy potencjalne ryzyka projektowe, które warto od razu zanotować, aby nam „nie uciekły z głowy”. System FlexiProject pozwala na zapisywanie ryzyk projektowych z poziomu zadania projektu, co jest bardzo wygodne w takim przypadku. Jeśli zidentyfikujemy konkretne ryzyko i przypiszemy go do konkretnego zadania, to wówczas w linii tego zadania będziemy widzieli trójkąt z wykrzyknikiem tak jak na poniższej ilustracji:

Od pomysłu do realizacji: tworzenie efektywnego harmonogramu