Como criar um calendário de projeto com etapas?

É seguro assumir que se perguntarmos aos profissionais de gestão de projectos qual é a ferramenta de gestão de projectos mais essencial, a maioria responderá que é o calendário do projeto.

Qual é o calendário do projeto?

Um calendário de projeto bem elaborado apresenta um plano de ação completo para atingir o objetivo pretendido do projeto. Antes de mais, mostra:

quando o projeto deve começar e terminar,
quais as tarefas a realizar e quando,
quais são os pontos de controlo ou marcos,
quem é responsável por estas tarefas,
que produtos devem ser produzidos em resultado dessas tarefas
quais são as ligações entre as tarefas.

Uma vez lançado o projeto, a consulta do calendário de base do projeto permite-te perceber se o projeto está a decorrer de acordo com o planeado e onde ocorrem os desvios.

Criar um calendário de projeto

O melhor é começar a criar um calendário de actividades do projeto através de uma análise detalhada da Carta do Projeto. Uma Carta de Projeto bem desenvolvida descreve o objetivo, o âmbito, os resultados esperados ou as etapas do projeto.

Compreender o objetivo do projeto é crucial antes de começar a criar um calendário. Sem esta clareza, o risco de um calendário imperfeito é elevado. Os exemplos que vamos utilizar neste artigo são do sistema de gestão de projectos FlexiProject. Aqui tens um exemplo de um Cartão de Projeto, que, como já foi referido, é uma ferramenta valiosa na construção de um calendário bem alinhado.

Existem pelo menos algumas abordagens práticas para criar um bom calendário de projeto. O método que prefiro é o planeamento baseado no produto. Este método começa por definir os marcos e os resultados a serem alcançados no projeto.

Se definirmos com precisão todos os produtos esperados do projeto (incluindo os subprodutos), o passo seguinte é organizar a sequência de actividades que conduzem à sua realização. Segue-se um exemplo de uma lista de produtos a criar no projeto.

A ilustração acima mostra que cada produto tem um lugar correspondente no calendário do projeto. É claro que nem todas as tarefas definidas no calendário do projeto têm de estar ligadas a um produto específico; uma sequência de várias ou mais tarefas conduz frequentemente a um produto específico.

Outra abordagem consiste em dividir o projeto primeiro em fases significativas, depois em fases mais pequenas e só depois definir tarefas específicas. Um calendário bem elaborado deve incluir ligações entre funções que dependem umas das outras de alguma forma. Se tivermos dois exemplos de tarefas no calendário, como o reforço da fundação e a colocação de betão, sabemos que a colocação de betão não pode começar antes da conclusão do reforço. Por conseguinte, deve ser criada uma relação de extremo a extremo entre estas tarefas.

Criar uma relação deste tipo tem muitas vantagens. Por um lado, mostra a lógica interna do projeto. Por outro lado (se esta lógica for mantida automaticamente no sistema), se prolongarmos a tarefa A, atrasaremos automaticamente o início da tarefa B. O sistema monitoriza esta lógica, melhorando a qualidade do trabalho da equipa do projeto. O calendário do projeto pode ser criado no MS Excel ou dedicado a este fim.

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O papel dos marcos num projeto

Os marcos de um projeto são pontos de controlo ou locais-chave onde algo importante deve acontecer. Exemplos de etapas de um projeto:

Assinatura do protocolo de aceitação dos trabalhos,
a decisão do Comité de Direção,
aprovação do documento concetual.

Por exemplo, o relatório sobre o estado do projeto para o Conselho de Administração da empresa mostra frequentemente quantos marcos já foram alcançados e quantos ainda estão por alcançar. Do ponto de vista do conselho de administração, que normalmente analisa a execução do projeto a um nível elevado, isto indica a rapidez com que o projeto está a avançar.

Exemplo de calendário de projeto

A figura seguinte apresenta um exemplo de um calendário de projeto com relações:

Tal como demonstrado no exemplo acima, o calendário do projeto é uma ferramenta crucial que fornece uma imagem instantânea do estado do projeto durante a sua execução.

Cada tarefa tem um proprietário atribuído, uma data de início e de fim específica e ligações entre funções. Os losangos azuis indicam as etapas.

Do ponto de vista do acompanhamento do progresso do projeto, vale a pena observar os finos destaques pretos sob cada tarefa. Estes marcam a linha de base, o calendário aprovado do projeto. Especialmente no caso de projectos mais longos, algumas semanas após o lançamento, a realidade difere frequentemente do plano aprovado.

Na imagem apresentada, isso é perfeitamente evidente. É fácil ver quais as tarefas que estão atrasadas em relação ao plano aprovado e, se existirem ligações entre as tarefas, é fácil ver como são as tarefas seguintes e em que medida se desviam do plano.

Penso que a ilustração acima é digna de nota, bem como o interessante sistema de ícones de aviso localizados à esquerda das tarefas definidas. Um sinal de dólar aqui significa que um item de orçamento foi associado a uma tarefa específica e tem um excesso. Um triângulo indica um risco associado e um relógio que indica que a tarefa não está a decorrer de acordo com o plano aprovado. Este sistema de ícones é muito cómodo e prático do ponto de vista da visualização rápida dos pontos em que um projeto não está a correr como previsto. Com o FlexiProject, o calendário é o “coração” da gestão de projectos.

Cria um calendário de projectos e conclui os projectos de forma mais eficiente

O calendário do projeto é a ferramenta mais essencial para planear o projeto e acompanhar o seu grau de execução. Quanto melhor for o calendário do projeto, mais eficaz será a sua execução.