Hogyan készítsünk projekt ütemtervet? Tanuljon gyakorlati példán!

Az ütemterv minden projekt végrehajtásának alapja. Nem minden ütemterv jelenik meg Gantt-diagramon a kritikus útvonallal, de minden ütemterv tartalmaz egy listát a projekt során elvégzendő feladatokról, a feladatok elvégzéséért felelős személyekről és a határidőről. Az alábbiakban egy gyakorlati példát mutatunk be a FlexiProject segítségével történő projekt ütemterv készítésére.

A projekt egyértelműségének maximalizálása egy projekt charta segítségével

Győződjön meg arról, hogy világosan érti a projekt eredményeit és üzleti eredményeit. Ezt a tisztánlátást a legjobban egy projekt charta kitöltésével lehet elérni, amely egy olyan dokumentum, amely iránytűként szolgál, irányt mutat a projektnek, és biztosítja annak sikeres megvalósítását.

Sok projektcsapat anélkül kezdi el a projektet, hogy kidolgozna egy jó Projekt Chartát, vagy akár egy jó ütemtervet készítene – elkezdenek cselekedni és végrehajtani a projektet. Ez lényeges hiba, és a projekt esetleges kudarcának leggyakoribb oka.

Egy jó ütemterv elkészítéséhez tudnia kell, hogy mit szeretne elérni. A projekt charta az alapvető és az egyik legkritikusabb projektdokumentum. Ebben a szakaszban alakul ki a koncepció, amely meghatározza a projekt üzleti célkitűzéseit, hatókörét, mérföldköveit, kritikus határidőit, kockázatait és költségeit. A Projekt Charta kitöltése során számos kérdés és aggály merül fel, amelyek megválaszolása biztosítja, hogy a projekt egyre inkább kikristályosodjon.

Ebben a szakaszban a projekt különböző érdekelt felei is elmondhatják nagyon fontos szavaikat – mindenki egyetért abban, hogy a projektnek pontosan így és nem úgy kell kinéznie. Ha már biztosak vagyunk abban, hogy van egy jól kidolgozott Projekt Charta, akkor azt hivatalosan is jóvá kell hagyni az adott vállalat szabályai szerint. Azt hiszem, azt is érdemes hozzátenni, hogy a Projekt Alapokmányt a megvalósítás során folyamatosan frissíteni kell, hogy tükrözze a projekt aktuális formáját. Az alábbi ábra egy példát mutat be a FlexiProject rendszerből származó rendszer Projekt Charta-jára:

Határozza meg a projekt által várhatóan szállítandó fő termékeket.

A projektterv készítésének létezik egy olyan módszere, amelyet termékalapú tervezésnek nevezünk. Ez magában foglalja a projekt által szállítandó termékek/eredmények meghatározását, majd a fázisok, szakaszok, feladatok és mérföldkövek felépítését, hogy ezeket a termékeket szállítsák. Ez egy nagyon hatékony módszer, bár a gyakorlatban gyakran előfordul, hogy a termékek meghatározása és a megvalósításukhoz vezető feladatok felépítése párhuzamosan történik. Ez az iteratív megközelítés a gyakorlatban nagyon jól működik. Tehát a Projekt Charta elkészítése után összeállítjuk azoknak a termékeknek a listáját, amelyeket a projektnek szállítania kell, és tömören leírjuk őket, hogy ne maradjanak félreérthető információk. A következő ábra a FlexiProjectben létrehozott eredmények listáját mutatja:

A fenti ábrán látható, hogy minden termékhez tartozik egy feladat a projekt ütemezésében, amely biztosítja, hogy az adott termék létrejöjjön és egy adott helyre kerüljön. Természetesen ez a kapcsolat az ütemezett feladatokkal csak akkor jön létre, amikor elkezdjük a projekt feladatstruktúra felépítését, amelyet a következő szakaszban ismertetünk. Ez a megközelítés biztosítja, hogy egyetlen termék sem marad „árván”, ahogyan azt a lista utolsó előtti két termékénél láthatjuk, amelyek nem kapcsolódnak egyetlen ütemezett feladathoz sem – ebben az esetben a projektmenedzser fejében azonnal fel kell gyulladnia a piros lámpának, hogy a projekt ütemezése nem teljes.

A következő ábra viszont azt mutatja, hogy a FlexiProject projektmenedzsment rendszerben a gyakorlatban hogyan lehet egy terméket egy adott feladathoz kapcsolni. A termékkártyán van egy „ütemezés” mező, amelyre kattintva megjelenik az ütemezés struktúrája – kiválasztunk egy adott feladatot, rákattintunk az OK gombra, és máris van egy termékem, amely az ütemezéshez kapcsolódik.

Az alábbi másik ábra azt mutatja, hogy magán az ütemterv struktúráján látható, hogy mely feladatokhoz vannak konkrétan hozzárendelt projekteredmények – ekkor az adott feladat sorában megjelenik a „csomag/doboz” szimbólum. Ez a megközelítés megnyugtatja a projektmenedzsert, hogy nem felejtett el semmit.

A projekt fázisainak, szakaszainak és mérföldköveinek azonosítása

A projekt eredményeinek meghatározása után – ami, mint korábban említettük, a gyakorlatban gyakran párhuzamosan történik – azonosítjuk a projekt fő fázisait. Ez azért fontos, hogy elképzelhessük, milyen nagy „építőelemekből” fog állni a projektünk. Például az új termékfejlesztési projektek esetében az első fázis lehet a „Koncepciófejlesztés”, a második fázis pedig az „Üzleti ügy előkészítése” stb.

A projektfázisok meghatározása után az egyes fázisokat szakaszokra oszthatjuk, és mérföldköveket adhatunk hozzá. Ez utóbbit érdemes az egyes fázisok befejezése után elhelyezni, hogy formálisan is összefoglalható legyen, és így a következő fázisra léphessünk. A projekt általános szintű struktúrájára való ilyen mértékű összpontosításnak a projekt elején a gyakorlatban sok értelme van.

A projekt feladatainak azonosítása

Miután kialakítottuk az általános szintű ütemezési struktúrát, azonosítjuk a konkrét projektfeladatokat, amint azt a következő ábra mutatja.

Logikai kapcsolatok/függőségek kiépítése a különböző feladatok között

A projekt feladatai közötti kapcsolatok vagy logikai függőségek létrehozásával hatékonyan ütemezheti a projektet, fenntarthatja a rendet és biztosíthatja a logikus előrehaladást. Ez a megközelítés a másoktól függő feladatok felelőseinek is előnyös, mivel értesítést kapnak, ha az előző feladat befejeződött, és megkezdhetik a saját munkájukat. Ezenkívül az előző feladatban bekövetkezett késedelmek könnyen láthatóak lesznek a Gantt-diagramon, ami egyértelmű áttekinthetőséget biztosít:

Az egyes feladatok végrehajtásáért való felelősség kijelölése és azok befejezési határideje.

Miután felépítettük az ütemterv teljes szerkezetét, és leírtuk a termékeket és a feladatok közötti logikai függőségeket, meghatározhatjuk az egyes feladatok végrehajtásának felelősségét és időpontját, munkaintenzitását és időtartamát. Ezen a ponton hasznos lesz a feladatok közötti kapcsolatok kiépítése – ha vannak ilyenek, a rendszer figyeli a függő feladatok dátumait, hogy azok ne fedjék egymást.

Töltse ki az ütemtervet további mezőkkel, amelyek segítenek a jövőben a jobb kezelésben.

Ez egy praktikus funkció, amelyet a FlexiProject rendszer kínál, mivel nagy rugalmasságot tesz lehetővé az ütemterv tervezésében és részletezésében. A FlexiProject projektmenedzsment rendszer lehetővé teszi, hogy az ütemtervben tetszőleges nevű oszlopokat hozzon létre.

Tegyük fel, hogy egy projektmenedzser rangsorolni szeretné az egyes feladatokat, azaz meg akarja mutatni, hogy mely feladatok élveznek prioritást, és melyek a lényeges és rutinfeladatok. Ezután létrehoz egy további „Prioritás” oszlopot, és meghatározza a lehetséges kiválasztási mezőket. Ezenkívül, ha a projektmenedzser a vállalat szervezeti celláinak megfelelő projektfolyamokat akar látni, akkor létrehozza a vállalat „osztály” oszlopát, és ezt használja az ütemezésben. Ha ez megtörtént, egyszerűen szűrhető az ütemterv, és látható, hogy mely feladatok vannak az értékesítési részleghez, melyek a termelési részleghez rendelve, és milyen prioritásokkal rendelkeznek.

A FlexiProject rendszer emellett lehetővé teszi a Gantt-diagram megjelenítését, például a vállalaton belül prioritás vagy részleg szerint színezve. Ez a megközelítés annyiban praktikus, hogy sokan vizuálisan tanulnak, és például egy narancssárga színű feladatot látva azonnal tudják, hogy az a legmagasabb prioritású feladat – a következő ábra egy színes Gantt-diagramot mutat a prioritás szerint:

jóváhagyja az ütemtervet az eltérések nyomon követése érdekében a végrehajtási szakaszban.

Az így kialakított ütemterv úgynevezett alapvonalként, azaz a projekt alapterveként menthető el, amelyre később a megvalósítás során hivatkozunk, és elemezzük az eltéréseket. Az alábbi ábrán látható Gantt-diagramon az alapterv egy vékony fekete vonallal jelenik meg az egyes feladatok mellett, a projekt aktuális előrehaladása pedig egy vastagabb kék sávval:

Az ütemterv kidolgozása során írja le a felmerülő kockázatokat és a lehetséges költségeket.

Az ütemterv készítése során gyakran eszünkbe jutnak a projekt potenciális kockázatai, amelyeket érdemes azonnal megjegyezni, hogy ne „ússzák meg”. A FlexiProject rendszer lehetővé teszi, hogy a projektkockázatokat a projektfeladat szintjéről rögzítsük, ami ilyen esetben nagyon kényelmes. Ha azonosítunk egy konkrét kockázatot, és azt egy adott feladathoz rendeljük, akkor az adott feladat sorában egy felkiáltójellel ellátott háromszöget látunk, mint az alábbi ábrán:

A koncepciótól a befejezésig: hatékony ütemterv készítése