Wie erstellt man einen Projektplan? Lernen Sie anhand eines praktischen Beispiels!

Der Zeitplan ist die Grundlage für die Durchführung eines jeden Projekts. Nicht jeder Zeitplan wird in einem Gantt-Diagramm mit einem kritischen Pfad dargestellt, aber jeder Zeitplan enthält eine Liste von Aufgaben, die im Rahmen des Projekts zu erledigen sind, eine definierte Verantwortung, wer sie zu erledigen hat und bis zu welchem Termin. Im Folgenden wird ein praktisches Beispiel für die Erstellung eines Projektplans mit FlexiProject beschrieben.

Maximieren Sie die Projektklarheit mit einer Projektcharta

Vergewissern Sie sich, dass Sie die Projektergebnisse und Geschäftsergebnisse genau verstehen. Diese Klarheit lässt sich am besten durch das Ausfüllen einer Projektcharta erreichen, einem Dokument, das als Kompass dient, der die Richtung des Projekts vorgibt und seine erfolgreiche Durchführung gewährleistet.

Viele Projektteams beginnen ein Projekt, ohne eine gute Projektcharta zu entwickeln oder gar einen guten Zeitplan zu erstellen – sie beginnen zu handeln und das Projekt umzusetzen. Dies ist ein schwerwiegender Fehler und der häufigste Grund für ein mögliches Scheitern des Projekts.

Um einen guten Zeitplan zu erstellen, müssen Sie wissen, was Sie erreichen wollen. Die Projektcharta ist das grundlegende und eines der wichtigsten Projektdokumente. In dieser Phase wird das Konzept erstellt, das die Geschäftsziele, den Umfang, die Meilensteine, die kritischen Termine, die Risiken und die Kosten des Projekts definiert. Beim Ausfüllen der Projektcharta tauchen viele Fragen und Bedenken auf, deren Beantwortung dafür sorgt, dass sich das Projekt immer mehr herauskristallisiert.

In dieser Phase können auch die verschiedenen Projektbeteiligten ein gewichtiges Wort mitreden – alle sind sich einig, dass das Projekt genau so und nicht anders aussehen soll. Sobald wir sicher sind, dass wir eine gut ausgearbeitete Projektcharta haben, sollte sie formell durch die Regeln eines bestimmten Unternehmens genehmigt werden. Ich denke, es lohnt sich auch, hinzuzufügen, dass die Projektcharta während ihrer Umsetzung aktualisiert werden sollte, um die aktuelle Form des Projekts ständig widerzuspiegeln. In der folgenden Abbildung sehen Sie ein Beispiel für eine Projektcharta aus dem FlexiProject-System:

Identifizieren Sie die wichtigsten Produkte, die das Projekt liefern soll

Es gibt eine Methode zur Erstellung eines Projektplans, die produktbasierte Planung. Dabei werden die Produkte/Outputs definiert, die das Projekt liefern soll, und dann die Phasen, Stufen, Aufgaben und Meilensteine zur Lieferung dieser Produkte festgelegt. Dies ist eine sehr effektive Methode, auch wenn in der Praxis die Definition der Produkte und die Struktur der Aufgaben, die zu ihrer Realisierung führen, häufig parallel erfolgen. Dieser iterative Ansatz funktioniert in der Praxis sehr gut. Nach Fertigstellung der Projektcharta erstellen wir also eine Liste der Produkte, die das Projekt liefern soll, und beschreiben sie kurz und bündig, so dass keine Unklarheiten bestehen bleiben. Die folgende Abbildung zeigt die Liste der in FlexiProject erstellten Deliverables:

In der obigen Abbildung sehen Sie, dass jedem Produkt eine Aufgabe im Projektplan zugeordnet ist, die sicherstellt, dass dieses Produkt erstellt und an einem bestimmten Ort platziert wird. Natürlich wird diese Verknüpfung mit den geplanten Aufgaben erst hergestellt, wenn wir mit dem Aufbau der Projektaufgabenstruktur beginnen, die im nächsten Abschnitt beschrieben wird. Dieser Ansatz stellt sicher, dass keine Produkte „verwaist“ werden, wie bei den beiden vorletzten Produkten in der Liste zu sehen ist, die mit keiner geplanten Aufgabe verknüpft sind – in diesem Fall sollte dem Projektmanager sofort ein rotes Licht aufgehen, dass der Projektplan nicht vollständig ist.

Die folgende Abbildung zeigt hingegen, wie Sie in der Praxis im Projektmanagementsystem FlexiProject ein Produkt mit einer bestimmten Aufgabe verknüpfen können. Auf der Produktkarte haben wir ein Feld „Zeitplan“, das uns, wenn wir darauf klicken, die Zeitplanstruktur anzeigt. Wir wählen eine bestimmte Aufgabe aus, klicken auf OK, und schon habe ich ein Produkt, das mit dem Zeitplan verbunden ist.

Eine weitere Abbildung unten zeigt, wie Sie in der Zeitplanstruktur selbst sehen können, welche Aufgaben spezifisch zugewiesene Projektleistungen haben – dann erscheint das Symbol „Paket/Box“ in der Zeile dieser Aufgabe. Dieser Ansatz beruhigt den Projektleiter, dass er nichts vergessen hat.

Identifizieren Sie Projektphasen, Stufen und Meilensteine

Nach der Identifizierung der Projektleistungen – die, wie wir bereits erwähnt haben, in der Praxis häufig parallel erfolgt – bestimmen wir die Hauptphasen des Projekts. Dies ist wichtig, um sich vorzustellen, aus welchen großen „Bausteinen“ unser Projekt bestehen wird. Bei Projekten zur Entwicklung neuer Produkte könnte die erste Phase beispielsweise die „Konzeptentwicklung“ sein, die zweite Phase die „Vorbereitung des Business Case“ usw.

Nachdem wir die Projektphasen definiert haben, können wir jede Phase in Etappen unterteilen und Meilensteine hinzufügen. Letzteres ist es wert, nach dem Abschluss jeder Phase platziert zu werden, damit sie formal zusammengefasst wird und wir so zur nächsten Phase übergehen können. Eine solche Konzentration auf die Gesamtstruktur des Projekts zu Beginn ist in der Praxis durchaus sinnvoll.

Identifizieren Sie die Aufgaben im Projekt

Sobald die übergeordnete Zeitplanstruktur entwickelt wurde, identifizieren wir spezifische Projektaufgaben, wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

Erstellen Sie logische Verknüpfungen/Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Aufgaben

Indem Sie Verknüpfungen oder logische Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben in Ihrem Projekt herstellen, können Sie das Projekt effektiv planen, Ordnung halten und einen logischen Ablauf gewährleisten. Dieser Ansatz kommt auch denjenigen zugute, die für Aufgaben verantwortlich sind, die von anderen abhängen, da sie benachrichtigt werden, wenn die vorangegangene Aufgabe abgeschlossen ist, und sie mit ihrer Arbeit beginnen können. Darüber hinaus werden Verzögerungen bei der vorherigen Aufgabe im Gantt-Diagramm angezeigt, so dass sie klar erkennbar sind:

Zuweisung der Verantwortung für die Durchführung einzelner Aufgaben und deren Fertigstellungstermine

Nachdem wir die gesamte Struktur des Zeitplans erstellt und die Produkte und logischen Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben beschrieben haben, können wir die Verantwortung und die Termine für die Durchführung der einzelnen Aufgaben, ihre Arbeitsintensität und Dauer bestimmen. An diesem Punkt ist es von Vorteil, Beziehungen zwischen den Aufgaben herzustellen – wenn es welche gibt, behält das System die Termine der abhängigen Aufgaben im Auge, damit sie sich nicht überschneiden.

Füllen Sie den Zeitplan mit zusätzlichen Feldern aus, damit Sie ihn in Zukunft besser verwalten können

Dies ist eine praktische Funktion, die das FlexiProject-System bietet, denn sie ermöglicht große Flexibilität bei der Planung und Detaillierung des Zeitplans. Das FlexiProject Projektmanagementsystem ermöglicht es Ihnen nämlich, Spalten im Zeitplan mit einem beliebigen Namen zu versehen.

Angenommen, ein Projektmanager möchte einzelne Aufgaben priorisieren, d.h. aufzeigen, welche Aufgaben Priorität haben und welche unerlässlich und Routine sind. Dann erstellt er eine zusätzliche Spalte „Priorität“ und definiert die möglichen Felder für die Auswahl. Wenn der Projektmanager darüber hinaus Projektströme sehen möchte, die Organisationszellen im Unternehmen entsprechen, erstellt er eine Spalte „Abteilung“ des Unternehmens und verwendet sie im Zeitplan. So können Sie den Zeitplan ganz einfach filtern und sehen, welche Aufgaben der Vertriebsabteilung und welche der Produktionsabteilung zugewiesen sind und welche Prioritäten sie haben.

Außerdem können Sie mit FlexiProject ein farbiges Gantt-Diagramm anzeigen lassen, z.B. nach Priorität oder Abteilung im Unternehmen. Dieser Ansatz ist insofern praktisch, als viele Menschen visuell lernen und beim Anblick einer Aufgabe in Orange sofort wissen, dass es sich um die Aufgabe mit der höchsten Priorität handelt – die folgende Abbildung zeigt ein farbiges Gantt-Diagramm nach Priorität:

Genehmigen Sie den Zeitplan zur Überwachung von Abweichungen in der Umsetzungsphase

Der auf diese Weise erstellte Zeitplan kann als so genannte Baseline, also als Basisplan des Projekts, gespeichert werden, auf den wir uns später bei der Umsetzung beziehen und Abweichungen analysieren. Im Gantt-Diagramm, wie in der Abbildung unten, wird der Basisplan mit einer dünnen schwarzen Linie neben jeder Aufgabe und der aktuelle Fortschritt des Projekts mit einem dickeren blauen Balken dargestellt:

Notieren Sie während der Arbeit am Zeitplan die Risiken, die Ihnen in den Sinn kommen, und die möglichen Kosten

Bei der Erstellung des Zeitplans fallen einem oft potenzielle Projektrisiken ein, die man sich sofort notieren sollte, damit sie einem nicht „entgehen“. Das FlexiProject-System ermöglicht es uns, Projektrisiken auf der Ebene der Projektaufgaben zu erfassen, was in einem solchen Fall sehr praktisch ist. Wenn wir ein bestimmtes Risiko identifizieren und es einer bestimmten Aufgabe zuordnen, dann sehen wir in der Zeile dieser Aufgabe ein Dreieck mit einem Ausrufezeichen, wie in der folgenden Abbildung:

Vom Konzept bis zur Fertigstellung: Erstellung eines effektiven Zeitplans