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Ferramentas, Gerente de projeto
As melhores aplicações de gestão de tarefas: como escolher a ferramenta certa para tarefas e listas de afazeres
A maioria das pessoas não perde Atividades por preguiça. Perde-as porque as actividades estão em demasiados sítios ao mesmo tempo: um bloco de notas, alguns e-mails, uma conversa, uma folha de cálculo e a parte de trás da cabeça de alguém. Uma aplicação de gestão de actividades existe para reunir tudo isso numa lista fiável em que possas confiar. A parte difícil é escolher uma, porque o rótulo “melhores aplicações de gestão de tarefas” abrange tudo, desde uma simples lista de tarefas pessoais a uma plataforma de projectos completa utilizada por um PMO inteiro. Este artigo explica o que separa uma boa aplicação de tarefas de uma lista de verificação glorificada, compara sete ferramentas populares e mostra onde cada uma se encaixa, desde indivíduos que gerem o seu próprio trabalho a equipas que gerem projectos complexos. Também veremos como o FlexiProject lida com tarefas, listas de afazeres, Cronogramas e acesso móvel para pessoas que precisam do seu trabalho onde quer que estejam. Se queres uma forma clara de decidir qual a ferramenta de tarefas que melhor se adapta à tua forma de trabalhar, este artigo vai levar-te até lá.
Neste artigo, vais aprender:
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O que faz com que valha a pena utilizar uma aplicação de gestão de tarefas?
O que é uma aplicação de gestão de tarefas e em que é que é diferente de uma lista de tarefas?
Uma lista de tarefas regista o que pretendes fazer. Uma aplicação de gestão de tarefas ajuda-te a fazê-lo, adicionando a estrutura que uma lista simples nunca tem: datas de vencimento, prioridades, estados, proprietários e uma forma de ver o progresso ao longo do tempo. A diferença aparece no momento em que tens mais do que um punhado de Atividades. Uma lista de dez itens é fácil de analisar; uma lista de oitenta, distribuída por três projectos e dois clientes, torna-se um ruído sem uma ferramenta que te permita filtrar, ordenar e agrupar. Essa estrutura é o que transforma uma lista estática em algo que podes planear e gerir.
O público-alvo destas ferramentas é mais vasto do que a maioria das pessoas supõe. Inclui indivíduos que simplesmente querem manter-se a par do seu próprio trabalho, freelancers que fazem malabarismos com atividades de vários clientes e especialistas que contribuem para vários projetos ao mesmo tempo. Inclui também gestores de projeto e equipas PMO que coordenam dezenas de pessoas. Uma boa aplicação de gestão de tarefas serve ambos os extremos desta gama, e é exatamente por isso que “melhor” depende tanto de quem pergunta.
Porque é que uma simples lista deixa de ser suficiente?
Uma simples lista funciona até o teu trabalho desenvolver dependências e prazos que interagem. Quando a conclusão de uma tarefa desbloqueia outra, ou uma data de vencimento ultrapassada empurra três outros itens, precisas de mais do que caixas de verificação. Precisas de ver que actividades estão em risco, o que está à espera do quê e para onde vai a tua semana. É neste ponto que as pessoas começam a perder o controlo, não porque tenham demasiadas actividades, mas porque as actividades têm relações que a lista não consegue mostrar.
A segunda pressão é a colaboração. No momento em que uma tarefa tem um proprietário que não és tu, precisas de visibilidade partilhada, actualizações de estado e notificações para que nada fique em silêncio. É neste limiar que as aplicações de tarefas pessoais começam a ficar mais difíceis e o software de gestão de tarefas ganha o seu lugar.
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Caraterísticas principais que deves procurar num software de gestão de tarefas
Que caraterísticas das tuas actividades são mais importantes no dia a dia?
As caraterísticas que interessam são aquelas em que tocas todos os dias, não a longa folha de especificações. Para a maioria das pessoas, isso resume-se a um núcleo curto e fiável. Se o fizeres corretamente, uma ferramenta irá servir-te durante anos; se não o fizeres, nenhuma quantidade de caraterísticas extra o compensará.
Os elementos essenciais do dia a dia são consistentes entre indivíduos e equipas:
- Limpa os atributos da tarefa. Todas as actividades devem ter um nome, uma descrição, um proprietário e uma data de vencimento, no mínimo, para que nada seja ambíguo.
- Estado e progresso. Tens de ver rapidamente o que está feito, em curso ou não iniciado, sem abrir cada item.
- Prioridades e filtragem. Quando a lista cresce, a capacidade de filtrar e ordenar por aquilo que interessa atualmente é o que a mantém utilizável.
- Vistas múltiplas. Uma lista, um quadro e uma linha de tempo adequam-se a um momento diferente, e as melhores ferramentas permitem-te alternar.
- Notificações. Actualizações e lembretes que chegam até ti, para que as Atividades não fiquem em silêncio.
- Acesso móvel. As tuas Atividades devem estar disponíveis fora da tua secretária, não bloqueadas num separador do navegador.
Qual é a importância dos campos personalizados e dos atributos das actividades?
Os campos personalizados permitem que uma ferramenta genérica se adapte ao teu trabalho específico. Um especialista em marketing pode seguir um canal de campanha; um responsável pela construção pode seguir o estado de um local ou de uma licença. Sem os atributos personalizados, tens de adaptar o teu processo à ferramenta. Com eles, a ferramenta adapta-se a ti. Isto é mais importante à medida que o trabalho se torna especializado, porque os campos predefinidos raramente correspondem à forma como uma determinada equipa pensa nas suas Actividades.
Para as equipas, os atributos personalizados também possibilitam a criação de Relatórios. Se cada tarefa tiver um campo consistente, podes agrupar e resumir todo um projeto ou portfólio. Esta é a diferença entre uma ferramenta que tolera e uma que se torna a única fonte de verdade para o que está a acontecer.
Comparação das melhores aplicações de gestão de tarefas: sete ferramentas em resumo
Qual é a melhor aplicação de tarefas para indivíduos e para equipas?
Não existe uma única melhor aplicação de gestão de tarefas, apenas a que melhor se adapta a uma determinada forma de trabalhar. As sete ferramentas abaixo cobrem toda a gama, desde listas de tarefas pessoais a plataformas para projectos. A forma mais honesta de ler esta tabela é pela coluna “melhor para”: um freelancer e um chefe de PMO não devem acabar com a mesma ferramenta.
| Melhor para | Área mais forte | Onde fica aquém | |
| FlexiProject | Equipas e PMOs cujas atividades se transformam em projetos | Atividades ligadas a Cronogramas, Gantt e portfólios | Necessita de mais do que uma lista de tarefas pessoal casual |
| Todoist | Indivíduos e pequenas equipas | Captura de tarefas pessoais de forma rápida e sem atritos | Limitado para projectos e dependências complexos |
| Microsoft To Do | Indivíduos no ecossistema Microsoft | Listas simples ligadas ao Outlook e ao Microsoft 365 | Colaboração e estrutura de projeto mínimas |
| Trello | Equipas pequenas que pretendem simplicidade visual | Quadros Kanban intuitivos | Luta com a escala e o planeamento entre projectos |
| Asana | Equipas de média dimensão que coordenam o trabalho | Gestão flexível de tarefas e fluxos de trabalho | Pode tornar-se complexa e dispendiosa à escala |
| ClickUp | As equipas que pretendem um espaço de trabalho tudo-em-um | Altamente personalizável, muitas vistas | A densidade de funcionalidades pode sobrecarregar os novos utilizadores |
| Noção | Pessoas e equipas que combinam notas e Atividades | Espaço de trabalho flexível com documentos e tarefas | Não foi concebido especificamente para o Cronograma de projectos |
Quando é que deves escolher uma ferramenta de projeto em vez de uma simples aplicação de tarefas?
A questão decisiva é se as tuas Atividades vivem isoladas ou dentro de algo maior. Se estiveres a gerir o teu próprio trabalho e algumas listas partilhadas, uma aplicação leve como Todoist ou Microsoft To Do é frequentemente a resposta certa e mais rápida. Se as tuas Actividades pertencem a projectos com dependências, Marcos, Orçamentos e Revisões, uma ferramenta de projeto deixa de ser um exagero e passa a ser o elemento que mantém todo o esforço sob controlo.
O FlexiProject situa-se deliberadamente nesta segunda extremidade. Gere tarefas individuais e listas de afazeres pessoais, mas a sua verdadeira força aparece quando essas tarefas se ligam a um Cronograma, a um Gráfico de Gantt e a um portfólio de projectos. Esta é a lacuna que este artigo pretende clarificar, e o resto do artigo mostra como funciona na prática.
Gerir Atividades versus Gerir Projetos
Quando é que uma aplicação de tarefas autónoma deixa de ser suficiente?
Uma aplicação de tarefas autónoma trata cada tarefa como um item autónomo. Isso é perfeito para o trabalho pessoal, mas é quebrado no momento em que as Atividades começam a depender umas das outras. Assim que uma tarefa atrasada altera um prazo três passos a jusante, ou um marco depende de cinco Atividades terminarem primeiro, precisas de uma ferramenta que compreenda essas relações. Uma lista simples simplesmente não as consegue representar.
Esta é a linha que separa a gestão de tarefas da gestão de projectos. A gestão de tarefas mantém o teu próprio trabalho organizado; a gestão de projectos mantém sob controlo o trabalho interdependente, entre pessoas e tempo. Muitas pessoas atravessam essa linha sem se aperceberem, e é por isso que sentem que a sua fiável aplicação de tarefas deixa subitamente de funcionar.
Como é que as Atividades se relacionam com o quadro geral do projeto?
Numa ferramenta de projeto, uma tarefa nunca é apenas uma linha numa lista. Tem um lugar num Cronograma, uma relação com outras Atividades e uma contribuição para um marco ou um objetivo. A mesma tarefa que assinala na sua vista pessoal também move uma barra num gráfico de Gantt e actualiza o progresso global do projeto. Nada tem de ser reintroduzido, porque a tarefa é o mesmo objeto visto de diferentes ângulos.
Essa conexão é o que permite que uma única ferramenta sirva tanto para um indivíduo verificando sua lista diária quanto para um Gerente de projeto observando o caminho crítico. O FlexiProject foi construído exatamente com base nesta ideia, e as próximas secções mostram como funcionam as suas funcionalidades de tarefas.
Como o FlexiProject lida com atividades e listas de tarefas
A lista de tarefas do utilizador: todas as tuas Atividades num só lugar
FlexiProject dá a cada utilizador uma lista de tarefas pessoal que reúne tudo numa única vista: tarefas diárias, trabalho dos projectos em que participa e actividades individuais que guardou para si. Em vez de verificares vários projectos para saberes o que tens em mãos, o utilizador vê uma lista única e organizada. Esta é a funcionalidade que se dirige diretamente a qualquer pessoa que queira simplesmente gerir melhor o seu próprio trabalho, independentemente de alguma vez ter tocado num gráfico de Gantt.
Ter tudo no mesmo sítio faz mais do que reduzir a desordem. Torna possível estabelecer prioridades de forma honesta, porque podes ver a carga completa de uma só vez, em vez de descobrires tarefas esquecidas no pior momento. Também acompanha o progresso das tarefas em que participas, para que o trabalho colaborativo se mantenha visível sem a necessidade de fazer check-ins constantes.
Atividades, Marcos e atributos personalizados
No FlexiProject, os elementos do Cronograma são divididos em Atividades e Marcos. Atividades possuem atributos como nome, descrição, proprietários, departamentos e uma data de vencimento, enquanto tarefas resumidas agrupam sub-tarefas e mostram um contador de quantas elas contêm. Os Marcos assinalam os pontos-chave para os quais o trabalho está a ser desenvolvido. Em conjunto, permitem que uma lista de actividades expresse uma estrutura real e não apenas uma sequência de caixas de verificação.
Atributos de tarefas personalizadas estendem isto ainda mais. O FlexiProject permite-te adicionar os teus próprios campos aos itens do Cronograma, incluindo números, listas drop-down, datas e texto. Uma equipa pode capturar exatamente a informação que o seu trabalho requer, depois agrupa e filtra as Atividades por esses campos. O resultado é uma lista de tarefas moldada de acordo com a forma como realmente trabalhas, em vez de um modelo fixo que tens de acomodar.
Lista de Atividades no FlexiProject mostrando a estrutura WBS, proprietários de tarefas, departamentos, barras de progresso e datas de início/fim
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Lista de cronogramas, gráfico de Gantt e visualizações Kanban das tuas Atividades
Como é que a lista de Cronogramas e o diagrama de Gantt organizam as tuas Atividades?
A principal forma de trabalhar com Atividades no FlexiProject é o Cronograma, que pode ser visualizado como uma lista estruturada ou como um gráfico de Gantt. A visualização em lista mostra as Atividades, sub-tarefas, proprietários, datas de vencimento e progresso em um esboço familiar, que é ideal para o planejamento e controle detalhado. É a vista em que a maioria das pessoas vive quando está a organizar o conteúdo real do seu trabalho.
O gráfico de Gantt transforma esse mesmo Cronograma numa linha de tempo. Apresenta as actividades como barras, os Marcos como marcadores e as tarefas de resumo acima dos respectivos grupos, e torna as dependências e qualquer desvio do plano fáceis de ver. Por predefinição, as Actividades que ainda não foram iniciadas aparecem a azul claro e as concluídas a azul escuro, pelo que o progresso é visível à primeira vista. Para qualquer pessoa responsável por um plano completo em vez de uma única lista, a vista de Gantt é onde a gestão de tarefas se torna um verdadeiro controlo de projectos.
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O que é que a visão Kanban acrescenta?
Para além da lista e do gráfico de Gantt, o FlexiProject oferece um quadro Kanban que mostra os itens do Cronograma como cartões. O quadro exibe Atividades e Marcos, permite agrupar e filtrar como eles aparecem, e permite mudar o status de uma tarefa simplesmente movendo seu cartão entre as colunas. É uma forma rápida e visual de rever o estado do trabalho sem ter de abrir cada item.
A questão não é que o Kanban substitui o Cronograma, mas que o complementa. As mesmas Atividades podem ser planejadas em um gráfico de Gantt e depois acompanhadas no dia a dia em um quadro, dependendo do que o momento exige. Pessoas diferentes, e fases diferentes de um projeto, preferem naturalmente visões diferentes, e a utilização de uma ferramenta para todas elas mantém tudo sincronizado.
Como é que as notificações evitam que as Atividades se atrasem?
O FlexiProject fornece notificações na aplicação e por e-mail. O sistema in-app permite que os utilizadores sigam as mudanças do projeto em tempo real e recebam actualizações sobre as Atividades que estão a acompanhar, sem viver na sua caixa de entrada. As notificações por email podem ser personalizadas para que cada pessoa receba apenas as actualizações que lhe interessam, o que evita que alterações importantes passem despercebidas e previne o cansaço das notificações.
Gerir Atividades em movimento com a aplicação móvel FlexiProject
O que podes fazer na aplicação móvel FlexiProject?
O FlexiProject tem uma aplicação móvel que te dá acesso aos teus projectos e Atividades a partir de qualquer lugar, como um complemento à versão web. A partir do teu telemóvel podes abrir a tua lista de tarefas pessoal, rever os detalhes de qualquer tarefa, alterar o estado de uma tarefa, e adicionar Comentários e anexos diretamente à mesma. Os anexos podem ser provenientes da tua câmara, da tua galeria de fotografias ou dos teus ficheiros, pelo que uma fotografia de uma visita ao local ou um documento rápido se torna parte da tarefa com apenas algumas Atividades.
A aplicação mantém os mesmos dados de tarefas sincronizados com a versão Web e o início de sessão pode ser protegido com autenticação biométrica, como impressões digitais, Face ID ou Touch ID, para que o acesso rápido não seja feito à custa da segurança. Também inclui o registo do tempo de trabalho, o que te permite registar o tempo gasto nas tuas Atividades a partir da aplicação, em vez de esperares até estares de volta à tua secretária.
Porque é que o acesso móvel facilita o acompanhamento das tuas Atividades?
As Atividades raramente esperam que estejas no teu computador. As Actividades surgem em reuniões, em visitas ao local e em conversas, e é no intervalo entre reparar numa tarefa e agir sobre ela que as coisas se perdem. Ter a tua lista de Actividades no bolso preenche essa lacuna: podes verificar o que te foi atribuído, marcar o progresso e adicionar uma nota ou uma fotografia no momento, sem teres de mudar de contexto para o ambiente de trabalho.
É isto que torna a aplicação verdadeiramente útil para gerir o teu próprio trabalho, em vez de apenas o visualizar. Quer sejas um membro de uma equipa a verificar a tua parte de um projeto ou alguém simplesmente a manter uma lista de tarefas pessoais sob controlo, a aplicação transforma pequenos intervalos de tempo em progresso. O acompanhamento das tuas Actividades deixa de ser algo que fazes uma vez por dia num ecrã e passa a ser uma parte natural da forma como passas o dia.
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Perguntas frequentes sobre as melhores aplicações de gestão de tarefas
Como é que escolho a melhor aplicação de gestão de tarefas?
Começa pela forma como as tuas Actividades decorrem e não pelas listas de funcionalidades. Se geres principalmente o teu próprio trabalho, dá prioridade à captura rápida, a vistas claras e a uma boa aplicação móvel. Se as tuas actividades pertencem a projectos com dependências e prazos, dá prioridade ao Cronograma, a um gráfico de Gantt e à visibilidade partilhada. A melhor aplicação é aquela que corresponde à complexidade do teu trabalho sem te forçar a crescer ou a lutar contra ele.
Qual é a diferença entre uma aplicação de gestão de tarefas e um software de gestão de projectos?
Uma aplicação de gestão de actividades mantém as actividades individuais organizadas: listas, estados, datas de vencimento e lembretes. O software de gestão de projectos adiciona as relações entre tarefas, tais como dependências, Marcos, Cronogramas e progresso ao longo de todo o plano. Algumas ferramentas, incluindo o FlexiProject, fazem ambas as coisas, para que as mesmas Atividades funcionem como uma lista de tarefas pessoal e como parte de um projeto gerido.
O FlexiProject tem uma aplicação móvel?
Sim. O FlexiProject oferece uma aplicação móvel que te permite ver a tua lista de tarefas, alterar o estado das tarefas e adicionar Comentários e anexos a partir do teu telemóvel, com notificações push para actualizações importantes. É um cliente móvel para o sistema, por isso inicia sessão com a conta FlexiProject da tua organização.
Uma simples aplicação de tarefas é suficiente ou preciso de uma ferramenta de projeto?
Uma simples aplicação de afazeres é suficiente quando as tuas Atividades são em grande parte independentes e só tuas. Precisas de uma ferramenta de projeto quando as actividades dependem umas das outras, envolvem várias pessoas ou estão ligadas a prazos, Marcos e Orçamentos. O teste honesto é saber se a tua aplicação atual se mantém actualizada ou se estás constantemente a remendar os seus limites.
De uma lista de tarefas à gestão de todo o projeto
A melhor aplicação de gestão de tarefas raramente é a que tem mais funcionalidades. É aquela que corresponde à forma como trabalhas atualmente e que se mantém à medida que esse trabalho se torna mais complexo. Para muitas pessoas, uma aplicação de tarefas pessoais rápida é o ideal, e mudar para algo mais pesado só iria aumentar a fricção. Para outras, no momento em que as Atividades começam a depender umas das outras e a envolver uma equipe, uma ferramenta de projeto deixa de ser um exagero e começa a ser a coisa que impede que tudo escorregue.
O que faz valer a pena considerar o FlexiProject é que não força essa escolha à partida. Dá a cada utilizador uma única lista de tarefas pessoal, o lugar para gerir o seu próprio trabalho no dia a dia, e liga essas mesmas tarefas a Cronogramas, um gráfico de Gantt, Marcos, e um portfólio de projectos quando o trabalho o exige. Acrescenta uma aplicação móvel para gerir as Actividades fora da tua secretária e obténs uma ferramenta que serve o indivíduo e o PMO sem comprometer nenhum deles. Se é provável que as tuas actividades se transformem em projectos, escolher uma ferramenta que já compreenda ambos evita a dolorosa migração mais tarde.
AUTOR
Dominik Wrzosek
General Manager at FlexiProject
![O que é um diagrama de Gantt e como criá-lo? [EXEMPLO]](https://flexi-project.com/wp-content/uploads/2024/04/What-is-Gantt-chart-e1714048900401.png)
