ro
Instrumente, Manager de proiect
Cele mai bune aplicații de gestionare a sarcinilor: cum să alegeți instrumentul potrivit pentru Activități și liste de sarcini
Majoritatea oamenilor nu pierd Activități pentru că sunt leneși. Ei le pierd pentru că sarcinile se află în prea multe locuri în același timp: un caiet, câteva e-mailuri, un chat, o foaie de calcul și mintea cuiva. O aplicație de gestionare a sarcinilor există pentru a reuni toate acestea într-o singură listă fiabilă în care poți avea încredere. Partea dificilă este alegerea uneia, deoarece eticheta „cele mai bune aplicații de gestionare a sarcinilor” acoperă totul, de la o simplă listă personală de sarcini până la o platformă de proiect completă utilizată de un întreg PMO. Acest articol explică ce separă o aplicație bună de sarcini de o listă de verificare glorificată, compară șapte instrumente populare și arată unde se potrivește fiecare, de la persoane care își gestionează propria activitate la echipe care derulează proiecte complexe. Vom analiza, de asemenea, modul în care FlexiProject gestionează Activitățile, listele de sarcini, Programările și accesul mobil pentru persoanele care au nevoie ca munca lor să îi însoțească oriunde s-ar afla. Dacă doriți o modalitate clară de a decide care instrument de sarcini se potrivește de fapt modului dvs. de lucru, acest articol vă va duce acolo.
În acest articol, veți afla:
|
Ce face ca o aplicație de gestionare a sarcinilor să merite folosită?
Ce este o aplicație de gestionare a sarcinilor și cum diferă de o listă de sarcini?
O listă de sarcini înregistrează ceea ce intenționați să faceți. O aplicație de gestionare a sarcinilor vă ajută să o faceți efectiv, adăugând structura pe care o listă simplă nu o are niciodată: date limită, priorități, statusuri, proprietari și o modalitate de a vedea progresul în timp. Diferența apare în momentul în care aveți mai mult de o mână de Activități. O listă de zece elemente este ușor de scanat; o listă de optzeci, răspândită în trei proiecte și doi clienți, devine un zgomot fără un instrument care să vă permită să filtrați, să sortați și să grupați. Această structură este cea care transformă o listă statică în ceva în jurul căruia puteți planifica și gestiona.
Publicul pentru aceste instrumente este mai larg decât presupun majoritatea oamenilor. Acesta include persoane care doresc pur și simplu să se ocupe de propria lor activitate, liber-profesioniști care jonglează cu Activități de la mai mulți clienți și specialiști care contribuie la mai multe proiecte în același timp. Aceasta include, de asemenea, managerii de proiect și echipele PMO care coordonează zeci de persoane. O aplicație bună de gestionare a sarcinilor deservește ambele capete ale acestei game, tocmai de aceea „cea mai bună” depinde atât de mult de cine întreabă.
De ce o listă simplă nu mai este suficientă?
O listă simplă funcționează până când activitatea dvs. dezvoltă dependențe și termene limită care interacționează. Odată ce finalizarea unei sarcini deblochează o alta sau o dată scadentă depășită împinge alte trei elemente, aveți nevoie de mai mult decât căsuțe de bifat. Trebuie să vedeți ce activități sunt în pericol, ce așteaptă de la ce și încotro se îndreaptă de fapt săptămâna dumneavoastră. Acesta este punctul în care oamenii încep să piardă urma, nu pentru că au prea multe Activități, ci pentru că Activitățile au relații pe care lista nu le poate arăta.
A doua presiune este colaborarea. În momentul în care o sarcină are un proprietar care nu ești tu, ai nevoie de vizibilitate, actualizări de stare și notificări partajate, astfel încât nimic să nu treacă sub tăcere. Acesta este pragul în care aplicațiile personale de task-uri încep să se tensioneze, iar software-ul de gestionare a sarcinilor își câștigă locul.
Încercați FlexiProject!
Caracteristici de bază pe care trebuie să le căutați într-un software de gestionare a sarcinilor
Care caracteristici ale sarcinilor sunt cele mai importante zi de zi?
Caracteristicile care contează sunt cele pe care le atingeți în fiecare zi, nu fișa tehnică lungă. Pentru majoritatea oamenilor, acestea se reduc la un nucleu scurt și fiabil. Asigurați-vă că acestea sunt corecte și o unealtă vă va fi utilă ani de zile; ratați-le și nicio funcție suplimentară nu va compensa.
Lucrurile esențiale de zi cu zi sunt consecvente între indivizi și echipe:
- Ștergeți atributele sarcinii. Fiecare sarcină ar trebui să aibă cel puțin un nume, o descriere, un proprietar și o dată limită, astfel încât nimic să nu fie ambiguu.
- Statusuri și progrese. Trebuie să vedeți dintr-o privire ce s-a făcut, ce este în curs sau ce nu s-a început, fără a deschide fiecare element.
- Priorități și filtrare. Atunci când lista crește, capacitatea de filtrare și sortare în funcție de ceea ce contează astăzi este ceea ce o menține utilizabilă.
- Vizualizări multiple. O listă, un tablou și o cronologie se potrivesc fiecare cu un moment diferit, iar cele mai bune instrumente vă permit să schimbați.
- Notificări. Actualizări și memento-uri care ajung la dvs., astfel încât Activitățile să nu treacă neobservate.
- Acces mobil. Activitățile dvs. ar trebui să fie disponibile departe de birou, nu blocate într-o filă de browser.
Cât de importante sunt câmpurile personalizate și atributele sarcinilor?
Câmpurile personalizate sunt cele care permit unui instrument generic să se potrivească activității dumneavoastră specifice. Un specialist în marketing ar putea urmări un canal de campanie; un responsabil de construcții ar putea urmări un șantier sau starea unui permis. Fără atribute personalizate, vă adaptați procesul pentru a se potrivi cu instrumentul. Cu ajutorul acestora, instrumentul se adaptează la dumneavoastră. Acest lucru este cu atât mai important cu cât munca devine mai specializată, deoarece câmpurile implicite rareori corespund modului în care o anumită echipă gândește de fapt despre Activitățile sale.
Pentru echipe, atributele personalizate fac posibilă și raportarea. Dacă fiecare sarcină poartă un câmp consecvent, puteți grupa și rezuma în cadrul unui întreg proiect sau portofoliu. Aceasta este diferența tăcută dintre un instrument pe care îl tolerați și unul care devine sursa unică de adevăr pentru ceea ce se întâmplă.
Cele mai bune aplicații de gestionare a sarcinilor comparate: șapte instrumente la o privire de ansamblu
Care aplicație pentru sarcini este cea mai bună pentru persoane individuale sau pentru echipe?
Nu există cea mai bună aplicație de gestionare a sarcinilor, ci doar cea mai potrivită pentru un anumit mod de lucru. Cele șapte instrumente de mai jos acoperă o gamă completă, de la listele personale de sarcini până la platformele pentru proiecte. Cel mai cinstit mod de a citi acest tabel este prin coloana „cel mai bun pentru”: un freelancer și un lider PMO nu ar trebui să ajungă cu același instrument.
| Cel mai bun pentru | Cea mai puternică zonă | Unde nu reușește | |
| FlexiProject | Echipe și PMO-uri ale căror activități se transformă în proiecte | Activități legate de programări, Gantt și portofolii | Mai mult decât o listă de sarcini personale ocazionale are nevoie |
| Todoist | Persoane fizice și echipe mici | Captură rapidă și fără fricțiuni a task-urilor personale | Limitat pentru proiecte și dependențe complexe |
| Microsoft To Do | Persoane din ecosistemul Microsoft | Liste simple legate de Outlook și Microsoft 365 | Colaborare minimă și structură de proiect |
| Trello | Echipe mici care doresc simplitate vizuală | Planșe Kanban intuitive | Probleme cu scara și planificarea inter-proiecte |
| Asana | Coordonarea activității echipelor de dimensiuni medii | Gestionarea flexibilă a sarcinilor și fluxurilor de lucru | Poate deveni complex și costisitor la scară largă |
| ClickUp | Echipele care doresc un spațiu de lucru all-in-one | Foarte personalizabil, multe vizualizări | Densitatea funcțiilor poate copleși utilizatorii noi |
| Noțiune | Persoane și echipe care îmbină notele și Activitățile | Spațiu de lucru flexibil pentru documente plus activități | Nu a fost creat special pentru programarea proiectelor |
Când ar trebui să alegeți un instrument pentru proiecte în detrimentul unei simple aplicații to-do?
Întrebarea decisivă este dacă Activitățile dvs. trăiesc izolat sau în cadrul a ceva mai mare. Dacă vă gestionați propria activitate și câteva liste comune, o aplicație ușoară precum Todoist sau Microsoft To Do este adesea răspunsul corect și rapid. Dacă sarcinile dvs. fac parte din proiecte cu dependențe, jaloane, bugete și Revizuiri, un instrument pentru proiecte încetează să mai fie exagerat și devine lucrul care ține întregul efort sub control.
FlexiProject se situează în mod deliberat la această a doua extremitate. Acesta gestionează sarcinile individuale și listele personale de sarcini, dar adevărata sa forță apare atunci când aceste sarcini sunt conectate la un program, la o diagramă Gantt și la un portofoliu de proiecte. Acesta este decalajul pe care acest articol există pentru a-l clarifica, iar restul articolului arată cum funcționează în practică.
Gestionarea Activităților versus Gestionarea Proiectelor
Când nu mai este suficientă o aplicație de sine stătătoare?
O aplicație autonomă pentru task-uri tratează fiecare sarcină ca pe un element de sine stătător. Acest lucru este perfect pentru munca personală și se destramă în momentul în care Activitățile încep să depindă unele de altele. Odată ce o sarcină întârziată schimbă un termen limită cu trei pași în aval sau un Jaloane depinde de cinci Activități care se termină primele, aveți nevoie de un instrument care să înțeleagă aceste relații. O listă plată pur și simplu nu le poate reprezenta.
Aceasta este linia de demarcație dintre gestionarea sarcinilor și gestionarea proiectelor. Gestionarea sarcinilor vă permite să vă organizați propria activitate; gestionarea proiectelor vă permite să țineți sub control activitatea interdependentă, între oameni și în timp. Mulți oameni trec această linie fără să-și dea seama, motiv pentru care simt că aplicația lor de încredere „to-do” nu mai face față dintr-o dată.
Cum se conectează Activitățile la imaginea de ansamblu a proiectului?
Într-un instrument de proiect, o sarcină nu este niciodată doar o linie pe o listă. Aceasta are un loc într-un Program, o relație cu alte Activități și o contribuție la un Jaloane sau la un obiectiv. Aceeași sarcină pe care o bifați în vizualizarea dvs. personală mișcă, de asemenea, o bară pe o diagramă Gantt și actualizează progresul general al proiectului. Nimic nu trebuie să fie introdus din nou, deoarece sarcina este același obiect văzut din unghiuri diferite.
Această conexiune este ceea ce permite ca un singur instrument să servească atât unei persoane care își verifică lista zilnică, cât și unui manager de proiect care urmărește calea critică. FlexiProject este construit exact în jurul acestei idei, iar secțiunile următoare arată cum funcționează funcțiile sale de sarcini.
Cum gestionează FlexiProject sarcinile și listele de sarcini
Lista de activități a utilizatorului: toate Activitățile dumneavoastră într-un singur loc
FlexiProject oferă fiecărui utilizator o listă personală de sarcini care reunește totul într-o singură vizualizare: sarcinile zilnice, munca din proiectele din care face parte și sarcinile individuale pe care le-a salvat pentru sine. În loc să verifice mai multe proiecte pentru a afla ce au pe cap, un utilizator vede o singură listă organizată. Aceasta este caracteristica care se adresează direct oricărei persoane care dorește pur și simplu să își gestioneze mai bine propria muncă, indiferent dacă a atins vreodată o diagramă Gantt.
A avea totul într-un singur loc face mai mult decât să reducă dezordinea. Face posibilă prioritizarea onestă, deoarece puteți vedea încărcătura completă dintr-o dată, în loc să descoperiți activități uitate în cel mai rău moment. De asemenea, monitorizează progresul activităților la care participați, astfel încât munca colaborativă rămâne vizibilă fără verificări constante.
Activități, Jaloane și atribute personalizate
În FlexiProject, elementele programului sunt împărțite în Activități și Jaloane. Activitățile au atribute precum nume, descriere, proprietari, departamente și o dată scadentă, în timp ce sarcinile sumare grupează subactivitățile și afișează un contor al numărului acestora. Jaloanele marchează punctele cheie spre care se îndreaptă activitatea. Împreună, acestea permit unei liste de activități să exprime o structură reală, nu doar o secvență de casete de selectare.
Atributele personalizate ale sarcinilor extind acest lucru și mai mult. FlexiProject vă permite să adăugați propriile câmpuri la elementele de programare, inclusiv numere, liste derulante, date și text. O echipă poate capta exact informațiile necesare activității sale, apoi poate grupa și filtra Activitățile în funcție de aceste câmpuri. Rezultatul este o listă de sarcini modelată în funcție de modul în care lucrați efectiv, mai degrabă decât un șablon fix pe care trebuie să îl adaptați.
Vizualizarea listei de activități în FlexiProject care prezintă structura WBS, proprietarii activităților, departamentele, barele de progres și datele de începere/finalizare
Încercați FlexiProject!
Programare listă, diagramă Gantt și vizualizări Kanban ale Activităților dvs.
Cum vă organizează sarcinile lista de program și graficul Gantt?
Principala modalitate de a lucra cu Activitățile în FlexiProject este programul, pe care îl puteți vizualiza ca o listă structurată sau ca o diagramă Gantt. Vizualizarea sub formă de listă prezintă activitățile, subactivitățile, proprietarii, datele scadente și progresul într-un contur familiar, care este ideal pentru planificare și control detaliat. Aceasta este vizualizarea în care majoritatea oamenilor trăiesc atunci când organizează conținutul real al activității lor.
Diagrama Gantt transformă același program într-o cronologie. Acesta afișează sarcinile sub formă de bare, Jaloanele sub formă de markere, iar sarcinile rezumative deasupra grupurilor lor și face ca dependențele și orice abatere de la plan să fie ușor de văzut. În mod implicit, Activitățile care nu sunt încă începute apar în albastru deschis, iar cele finalizate în albastru închis, astfel încât progresul este vizibil dintr-o privire. Pentru oricine este responsabil de un întreg plan, mai degrabă decât de o singură listă, vizualizarea Gantt este modul în care gestionarea sarcinilor devine un control autentic al proiectului.
{%CAPTION%}
Ce adaugă vederea Kanban?
Pe lângă listă și graficul Gantt, FlexiProject oferă o tablă Kanban care afișează elementele programului sub formă de carduri. Tabloul afișează activități și Jaloane, vă permite să le grupați și să filtrați modul în care apar și vă permite să modificați starea unei activități prin simpla deplasare a cardului între coloane. Este o modalitate rapidă și vizuală de a analiza stadiul lucrărilor fără a deschide fiecare element.
Ideea nu este că Kanban înlocuiește programul, ci că îl completează. Aceleași Activități pot fi planificate pe o diagramă Gantt și apoi urmărite zi de zi pe o tablă, în funcție de ce solicită momentul. Persoane diferite și etape diferite ale unui proiect preferă, în mod natural, vederi diferite, iar utilizarea unui singur instrument pentru toate acestea menține totul sincronizat.
Cum pot notificările să împiedice neglijarea Activităților?
FlexiProject oferă atât notificări în aplicație, cât și prin e-mail. Sistemul in-app le permite utilizatorilor să urmărească modificările proiectului în timp real și să primească actualizări cu privire la Activitățile pe care le urmăresc, fără să trăiască în inbox-ul lor. Notificările prin e-mail pot fi personalizate astfel încât fiecare persoană să primească doar actualizările care contează pentru ea, ceea ce împiedică trecerea neobservată a modificărilor importante și previne oboseala notificărilor.
Gestionarea activităților din mers cu aplicația mobilă FlexiProject
Ce puteți face în aplicația mobilă FlexiProject?
FlexiProject are o aplicație mobilă care vă oferă acces la proiectele și Activitățile dvs. de oriunde, ca o completare la versiunea web. De pe telefon vă puteți deschide lista personală de sarcini, puteți revizui detaliile oricărei sarcini, puteți schimba starea unei sarcini și puteți adăuga comentarii și atașamente direct la aceasta. Anexele pot proveni de la aparatul foto, din galeria foto sau din fișierele dvs., astfel încât o fotografie de la o vizită la fața locului sau un document rapid devin parte a sarcinii în câteva Activități.
Aplicația păstrează aceleași date privind sarcinile sincronizate cu versiunea web, iar conectarea poate fi securizată prin autentificare biometrică, cum ar fi amprenta digitală, Face ID sau Touch ID, astfel încât accesul rapid nu se face în detrimentul securității. De asemenea, aplicația include înregistrarea timpului de lucru, permițându-vă să înregistrați din aplicație timpul petrecut cu Activitățile dumneavoastră, fără a mai aștepta până când vă întoarceți la birou.
De ce accesul mobil facilitează urmărirea propriilor Activități?
Activitățile rareori așteaptă să fiți în fața calculatorului. Ele apar în timpul întâlnirilor, al vizitelor la fața locului și al conversațiilor, iar intervalul dintre observarea unei Activități și punerea în aplicare a acesteia este cel în care lucrurile se pierd. Având lista de activități în buzunar, acest decalaj este eliminat: puteți verifica ceea ce vă este atribuit, puteți marca progresul și puteți adăuga o notă sau o fotografie pe moment, fără a fi nevoie să vă întoarceți la desktop.
Acest lucru face ca aplicația să fie cu adevărat utilă pentru gestionarea propriei activități, mai degrabă decât doar pentru vizualizarea acesteia. Indiferent dacă sunteți un membru al echipei care își verifică partea dintr-un proiect sau pur și simplu o persoană care ține sub control o listă personală de sarcini, aplicația transformă mici intervale de timp în progres. Urmărirea Activităților încetează să mai fie ceva ce faceți o dată pe zi în fața unui ecran și devine o parte naturală a modului în care vă mișcați în timpul zilei.
Încercați FlexiProject!
Cele mai bune aplicații de gestionare a sarcinilor FAQ
Cum aleg cea mai bună aplicație de gestionare a sarcinilor?
Porniți de la modul în care se desfășoară Activitățile dumneavoastră, nu de la listele de funcții. Dacă vă gestionați în principal propria activitate, prioritizați capturarea rapidă, vizualizările clare și o aplicație mobilă bună. Dacă sarcinile dvs. aparțin unor proiecte cu dependențe și termene limită, prioritizați programarea, o diagramă Gantt și vizibilitatea comună. Cea mai bună aplicație este cea care se potrivește complexității activității dvs. fără a vă forța să creșteți în ea sau să luptați împotriva ei.
Care este diferența dintre o aplicație de gestionare a sarcinilor și un software de gestionare a proiectelor?
O aplicație de gestionare a sarcinilor menține organizate activitățile individuale: liste, statusuri, date limită și memento-uri. Software-ul de gestionare a proiectelor adaugă relațiile dintre Activități, cum ar fi dependențele, Jaloanele, Programările și progresul pe parcursul unui plan întreg. Unele instrumente, inclusiv FlexiProject, le fac pe amândouă, astfel încât aceleași Activități funcționează ca o listă personală de activități și ca parte a unui proiect gestionat.
FlexiProject are o aplicație mobilă?
Da. FlexiProject oferă o aplicație mobilă care vă permite să vizualizați lista de sarcini, să modificați statusul sarcinilor și să adăugați comentarii și atașamente de pe telefon, cu notificări push pentru actualizările importante. Este un client mobil pentru sistem, astfel încât vă conectați cu contul FlexiProject al organizației dvs.
Este suficientă o simplă aplicație to-do sau am nevoie de un instrument de proiect?
O simplă aplicație „to-do” este suficientă atunci când Activitățile sunt în mare parte independente și sunt doar ale dumneavoastră. Aveți nevoie de un instrument pentru proiecte atunci când Activitățile depind unele de altele, implică mai multe persoane sau sunt legate de termene limită, Jaloane și Buget. Testul onest este dacă aplicația dvs. actuală ține pasul sau dacă îi modificați în mod constant limitele.
De la o listă de sarcini la gestionarea întregului proiect
Cea mai bună aplicație de gestionare a sarcinilor este rareori cea cu cele mai multe funcții. Este cea care se potrivește cu modul în care lucrați astăzi și care rezistă pe măsură ce munca devine mai complexă. Pentru mulți oameni, o aplicație personală rapidă de gestionare a sarcinilor este exact ceea ce trebuie, iar trecerea la ceva mai greu nu ar face decât să adauge fricțiune. Pentru alții, în momentul în care Activitățile încep să depindă unele de altele și să implice o echipă, un instrument pentru proiecte încetează să mai fie exagerat și începe să fie lucrul care împiedică totul să alunece.
Ceea ce face ca FlexiProject să merite să fie luat în considerare este faptul că nu forțează această alegere din start. Oferă fiecărui utilizator o singură listă personală de sarcini, locul în care să își gestioneze propria activitate zi de zi, și conectează aceleași sarcini la programe, o diagramă Gantt, Jaloane și un Portofolii de proiecte atunci când activitatea o cere. Adăugați o aplicație mobilă pentru gestionarea Activităților departe de birou și obțineți un instrument care servește atât individului, cât și PMO, fără ca niciunul dintre aceștia să facă compromisuri. Dacă este posibil ca Activitățile dvs. să se transforme în proiecte, alegerea unui instrument care le înțelege deja pe amândouă vă scutește de migrarea dureroasă de mai târziu.
AUTOR
Dominik Wrzosek
General Manager at FlexiProject
![Ce este o diagramă Gantt și cum se creează una? [EXEMPLU]](https://flexi-project.com/wp-content/uploads/2024/04/What-is-Gantt-chart-e1714048900401.png)
