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Chef de projet, Outils
Meilleures apps de gestion des tâches : comment choisir le bon outil pour les tâches et les listes de choses à faire ?
La plupart des gens ne perdent pas de tâches par paresse. Ils les perdent parce que les tâches se trouvent dans trop d’endroits à la fois : un carnet de notes, quelques courriels, un fil de discussion, une feuille de calcul et l’arrière de la tête de quelqu’un. Une application de gestion des tâches existe pour rassembler tout cela en une seule liste fiable à laquelle vous pouvez vous fier. Le plus difficile est d’en choisir une, car l’appellation « meilleures applications de gestion des tâches » couvre tout, de la simple liste de tâches personnelle à la plateforme de projet Complète utilisée par un PMO entier. Cet article explique ce qui différencie une bonne application de gestion des tâches d’une simple liste de contrôle, compare sept outils populaires et montre où chacun d’entre eux s’inscrit, qu’il s’agisse d’individus gérant leur propre travail ou d’équipes gérant des projets complexes. Nous verrons également comment FlexiProject gère les tâches, les listes de tâches, les plannings et l’accès mobile pour les personnes qui ont besoin que leur travail les accompagne où qu’elles soient. Si vous voulez un moyen clair de décider quel outil de tâches correspond réellement à votre façon de travailler, cet article vous y conduira.
Dans cet article, vous apprendrez :
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Qu'est-ce qui fait qu'une appli de gestion des tâches vaut la peine d'être utilisée ?
Qu’est-ce qu’une application de gestion des tâches et en quoi est-elle différente d’une liste de tâches ?
Une liste de tâches enregistre ce que vous avez l’intention de faire. Une application de gestion des tâches vous aide à le faire réellement, en ajoutant la structure qu’une liste plate n’a jamais : dates d’échéance, priorités, statuts, propriétaires, et un moyen de voir les progrès au fil du temps. La différence apparaît dès que vous avez plus d’une poignée de tâches. Une liste de dix éléments est facile à parcourir ; une liste de quatre-vingts éléments, répartis sur trois projets et deux clients, devient bruyante sans un outil qui vous permet de filtrer, de trier et de regrouper. C’est cette structure qui transforme une liste statique en quelque chose que vous pouvez planifier et gérer.
Le public visé par ces outils est plus large que la plupart des gens ne le pensent. Il comprend les personnes qui souhaitent simplement rester au fait de leur propre travail, les travailleurs indépendants qui jonglent avec les tâches de plusieurs clients et les spécialistes qui contribuent à plusieurs projets à la fois. Elle inclut également les chefs de projet et les équipes PMO qui coordonnent des dizaines de personnes. Une bonne application de gestion des tâches sert les deux extrémités de cette gamme, ce qui est exactement la raison pour laquelle « la meilleure » dépend si fortement de la personne qui pose la question.
Pourquoi une simple liste ne suffit-elle plus ?
Une simple liste fonctionne jusqu’à ce que votre travail développe des dépendances et des échéances qui interagissent. Lorsque l’achèvement d’une tâche en débloque une autre, ou qu’une date d’échéance dépassée repousse trois autres éléments, vous avez besoin de plus que des cases à cocher. Vous devez savoir quelles Tâches sont en danger, ce qui est en attente de quoi, et où va réellement votre semaine. C’est à ce stade que les gens commencent à perdre le fil, non pas parce qu’ils ont trop de tâches, mais parce que les tâches ont des relations que la liste ne peut pas montrer.
La deuxième pression est celle de la collaboration. À partir du moment où une tâche a un propriétaire qui n’est pas vous, vous avez besoin d’une visibilité partagée, de mises à jour d’état et de notifications pour que rien ne reste silencieux. C’est à ce seuil que les applications de tâches personnelles commencent à s’épuiser et que les logiciels de gestion des tâches gagnent leur place.
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Fonctionnalités essentielles à rechercher dans un logiciel de gestion des tâches
Quelles sont les caractéristiques des tâches qui comptent le plus au quotidien ?
Les caractéristiques qui comptent sont celles que vous touchez tous les jours, pas la longue fiche technique. Pour la plupart des gens, cela se résume à un noyau court et fiable. Si vous y parvenez, votre outil vous servira pendant des années ; si vous ne le faites pas, aucune fonction supplémentaire ne pourra le compenser.
Les éléments essentiels au quotidien sont les mêmes pour tous les individus et toutes les équipes :
- Effacer les attributs de la tâche. Chaque tâche doit porter un nom, une description, un propriétaire et une date d’échéance au minimum, afin que rien ne soit ambigu.
- Statuts et progrès. Vous devez pouvoir voir d’un coup d’œil ce qui est fait, en cours ou non commencé, sans avoir à ouvrir chaque élément.
- Priorités et filtrage. Lorsque la liste s’allonge, la possibilité de filtrer et de trier en fonction de ce qui est important aujourd’hui est ce qui la rend utilisable.
- Vues multiples. Une liste, un tableau et un calendrier conviennent chacun à un moment différent, et les meilleurs outils vous permettent de passer d’un moment à l’autre.
- Notifications. Des mises à jour et des rappels qui vous parviennent, pour que les tâches ne restent pas lettre morte.
- Accès mobile. Vos tâches doivent être disponibles en dehors de votre bureau, et non enfermées dans un onglet de navigateur.
Quelle est l’importance des champs personnalisés et des attributs de tâches ?
Les champs personnalisés permettent à un outil générique de s’adapter à votre travail spécifique. Un spécialiste du marketing peut suivre le canal d’une campagne ; un responsable de la construction peut suivre l’état d’un chantier ou d’un permis. Sans attributs personnalisés, vous devez adapter votre processus à l’outil. Avec eux, l’outil s’adapte à vous. Cela est d’autant plus important que le travail se spécialise, car les champs par défaut correspondent rarement à la façon dont une équipe donnée conçoit ses tâches.
Pour les équipes, les attributs personnalisés permettent également d’établir des Rapports. Si chaque tâche porte un champ cohérent, vous pouvez la regrouper et la résumer pour l’ensemble d’un projet ou d’un portefeuille. C’est toute la différence entre un outil que vous tolérez et un outil qui devient la seule source de vérité sur ce qui se passe.
Comparaison des meilleures apps de gestion des tâches : sept outils en un coup d'œil
Quelle application de tâches est la meilleure pour les individus par rapport aux équipes ?
Il n’existe pas de meilleure appli de gestion des tâches, mais seulement celle qui correspond le mieux à un mode de travail donné. Les sept outils ci-dessous couvrent toute la gamme, des listes de tâches personnelles aux plateformes de niveau projet. La façon la plus honnête de lire ce tableau est de se référer à la colonne « meilleur pour » : un freelance et un chef de PMO ne devraient pas utiliser le même outil.
| Meilleur pour | Domaine le plus fort | Les points faibles | |
| FlexiProject | Des équipes et des PMO dont les tâches se transforment en projets | Tâches liées à des plannings, des Gantt et des portefeuilles | Plus qu’une simple liste de tâches personnelles |
| Todoist | Individus et petites équipes | Saisie rapide et sans friction des tâches personnelles | Limité pour les projets complexes et les dépendances |
| Microsoft à faire | Individus dans l’écosystème Microsoft | Listes simples liées à Outlook et Microsoft 365 | Collaboration et structure de projet minimales |
| Trello | Petites équipes souhaitant une simplicité visuelle | Tableaux Kanban intuitifs | Difficultés liées à l’échelle et à la planification inter-projets |
| Asana | Des équipes de taille moyenne qui coordonnent leur travail | Gestion flexible des tâches et des flux de travail | Peut devenir complexe et coûteux à grande échelle |
| ClickUp | Les équipes qui souhaitent un espace de travail tout-en-un | Hautement personnalisable, nombreuses vues | La densité des fonctionnalités peut submerger les nouveaux utilisateurs |
| Notion | Des individus et des équipes qui mélangent notes et tâches | Espaces de travail flexibles (documents et tâches) | N’est pas conçu pour la planification de projets |
Quand devriez-vous choisir un outil adapté à un projet plutôt qu’une simple application de gestion des tâches ?
La question décisive est de savoir si vos tâches vivent de manière isolée ou à l’intérieur de quelque chose de plus grand. Si vous gérez votre propre travail et quelques listes partagées, une application légère comme Todoist ou Microsoft To Do est souvent la bonne réponse, la plus rapide. Si vos tâches font partie de projets avec des dépendances, des jalons, des budgets et des Revues, un outil de niveau projet cesse d’être superflu et devient l’élément qui permet de garder l’ensemble des efforts sous contrôle.
FlexiProject se situe délibérément à cette deuxième extrémité. Il gère des tâches individuelles et des listes de tâches personnelles, mais sa véritable force apparaît lorsque ces tâches sont reliées à un Planning, un diagramme de Gantt et un portefeuille de projets. C’est cette lacune que cet article vise à clarifier, et le reste de l’article montre comment cela fonctionne dans la pratique.
La gestion des tâches par rapport à la gestion des projets
Quand une application de tâches autonome cesse-t-elle d’être suffisante ?
Une application de tâches autonome traite chaque tâche comme un élément indépendant. C’est parfait pour le travail personnel, mais cela s’effondre dès que les tâches commencent à dépendre les unes des autres. Dès qu’une tâche retardée déplace une échéance trois étapes en aval, ou qu’un jalon dépend de cinq tâches terminées en premier, vous avez besoin d’un outil qui comprenne ces relations. Une liste plate ne peut tout simplement pas les représenter.
C’est la ligne de démarcation entre la gestion des tâches et la gestion des projets. La gestion des tâches permet d’organiser votre propre travail ; la gestion de projet permet de contrôler les travaux interdépendants, entre les personnes et dans le temps. De nombreuses personnes franchissent cette limite sans s’en rendre compte, ce qui explique pourquoi elles ont l’impression que leur application fiable de gestion des tâches cesse soudainement de fonctionner.
Comment les tâches s’intègrent-elles dans l’ensemble du projet ?
Dans un outil de projet, une tâche n’est jamais qu’une ligne sur une liste. Elle a une place dans un Planning, une relation avec d’autres tâches et une contribution à une étape ou à un objectif. La même tâche que vous cochez dans votre vue personnelle déplace également une barre sur un diagramme de Gantt et met à jour l’état d’avancement global du projet. Vous n’avez rien à saisir de nouveau, car la tâche est le même objet vu sous différents angles.
C’est cette connexion qui permet à un seul outil de servir à la fois à un individu qui vérifie sa liste quotidienne et à un Chef de projet qui surveille le chemin critique. FlexiProject est construit autour de cette idée, et les prochaines sections montrent comment ses fonctions de tâches fonctionnent.
Comment FlexiProject gère-t-il les tâches et les listes de tâches ?
La liste des tâches de l’utilisateur : toutes vos tâches en un seul endroit
FlexiProject offre à chaque utilisateur une liste de tâches personnelle qui rassemble tout en une seule vue : les tâches quotidiennes, le travail des projets dont il fait partie et les tâches individuelles qu’il a sauvegardées pour lui-même. Au lieu de consulter plusieurs projets pour savoir ce qu’il a à faire, l’utilisateur voit une liste unique et organisée. Cette fonctionnalité s’adresse directement à tous ceux qui souhaitent simplement mieux gérer leur propre travail, qu’ils aient ou non déjà touché à un diagramme de Gantt.
Le fait d’avoir tout en un seul endroit ne fait pas que réduire le désordre. Il permet de hiérarchiser honnêtement les priorités, car vous pouvez voir la charge complète en une seule fois plutôt que de découvrir des tâches oubliées au plus mauvais moment. Il permet également de suivre l’avancement des tâches auxquelles vous participez, de sorte que le travail collaboratif reste visible sans qu’il soit nécessaire de procéder à des vérifications constantes.
Tâches, jalons et attributs personnalisés
Dans FlexiProject, les éléments du Planning sont divisés en tâches et en Jalons. Les tâches comportent des attributs tels que le nom, la description, les responsables, les départements et une date d’échéance, tandis que les tâches récapitulatives regroupent les sous-tâches et affichent un compteur du nombre de tâches qu’elles contiennent. Les Jalons marquent les points clés vers lesquels le travail s’oriente. Ensemble, ils permettent à une liste d’activités d’exprimer une véritable structure, et non une simple séquence de cases à cocher.
Les attributs de tâches personnalisées vont encore plus loin. FlexiProject vous permet d’ajouter vos propres champs aux éléments du Planning, y compris des nombres, des listes déroulantes, des dates et du texte. Une équipe peut saisir exactement les informations dont elle a besoin pour son travail, puis regrouper et filtrer les tâches en fonction de ces champs. Le résultat est une liste de tâches qui s’adapte à votre façon de travailler, plutôt qu’un modèle fixe dont vous devez vous accommoder.
Vue de la liste des tâches dans FlexiProject montrant la structure WBS, les propriétaires des tâches, les départements, les barres de progression et les dates de début et de fin.
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Liste de planification, diagramme de Gantt et vues Kanban de vos tâches
Comment la liste des plannings et le diagramme de Gantt organisent-ils vos tâches ?
La principale façon de travailler avec les tâches dans FlexiProject est le Planning, que vous pouvez visualiser comme une liste structurée ou comme un diagramme de Gantt. La vue en liste montre les tâches, les sous-tâches, les propriétaires, les dates d’échéance et la progression dans un schéma familier, ce qui est idéal pour la planification et le contrôle détaillé. C’est la vue dans laquelle la plupart des gens vivent lorsqu’ils organisent le contenu réel de leur travail.
Le diagramme de Gantt transforme ce même planning en calendrier. Il affiche les tâches sous forme de barres, les jalons sous forme de marqueurs et les tâches récapitulatives au-dessus de leurs groupes, ce qui permet de voir facilement les dépendances et toute dérive par rapport au plan. Par défaut, les Tâches qui ne sont pas encore commencées apparaissent en bleu clair et celles qui sont terminées en bleu foncé, de sorte que les progrès sont visibles d’un seul coup d’œil. Pour toute personne responsable d’un plan complet plutôt que d’une simple liste, la vue de Gantt est l’endroit où la gestion des tâches devient un véritable contrôle de projet.
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Qu’apporte la vue Kanban ?
En plus de la liste et du diagramme de Gantt, FlexiProject offre un tableau Kanban qui affiche les éléments du Planning sous forme de cartes. Le tableau affiche les Tâches et les Jalons, vous permet de les regrouper et de filtrer leur affichage, et vous permet de modifier l’état d’une tâche simplement en déplaçant sa carte d’une colonne à l’autre. Il s’agit d’un moyen rapide et visuel d’examiner l’état d’avancement du travail sans avoir à ouvrir chaque élément.
L’idée n’est pas que Kanban remplace le Planning, mais qu’il le complète. Les mêmes tâches peuvent être planifiées sur un diagramme de Gantt, puis suivies au jour le jour sur un tableau, en fonction des besoins du moment. Différentes personnes et différentes étapes d’un projet préfèrent naturellement différentes vues, et l’utilisation d’un seul outil pour toutes ces vues permet de tout synchroniser.
Comment les notifications empêchent-elles les tâches de glisser ?
FlexiProject propose à la fois des notifications in-app et par email. Le système in-app permet aux utilisateurs de suivre les changements du projet en temps réel et de recevoir des mises à jour sur les tâches qu’ils surveillent, sans vivre dans leur boîte de réception. Les notifications par e-mail peuvent être personnalisées afin que chaque personne ne reçoive que les mises à jour qui l’intéressent, ce qui permet d’éviter que des changements importants passent inaperçus et que les utilisateurs se lassent des notifications.
Gérer les tâches en déplacement avec l'application mobile FlexiProject
Que pouvez-vous faire dans l’application mobile FlexiProject ?
FlexiProject dispose d’une application mobile qui vous permet d’accéder à vos projets et à vos tâches depuis n’importe où, en complément de la version web. Depuis votre téléphone, vous pouvez ouvrir votre liste de tâches personnelle, revoir les détails de n’importe quelle tâche, modifier le statut d’une tâche et y ajouter des commentaires et des pièces jointes directement. Les pièces jointes peuvent provenir de votre appareil photo, de votre galerie de photos ou de vos fichiers, de sorte qu’une photo prise lors d’une visite de site ou un document rapide deviennent partie intégrante de la tâche en quelques Tâches.
L’application conserve les mêmes données de tâches synchronisées avec la version web, et la connexion peut être sécurisée par une authentification biométrique telle que l’empreinte digitale, Face ID ou Touch ID, de sorte que l’accès rapide ne se fait pas au détriment de la sécurité. L’application inclut également l’enregistrement du temps de travail, ce qui vous permet d’enregistrer le temps passé sur vos tâches depuis l’application plutôt que d’attendre d’être de retour à votre bureau.
Pourquoi l’accès mobile facilite-t-il le suivi de vos propres tâches ?
Les tâches attendent rarement que vous soyez devant votre ordinateur. Elles surgissent au cours de réunions, de visites sur le terrain et de conversations, et c’est dans l’intervalle entre le moment où l’on remarque une tâche et celui où l’on passe à l’action que les choses se perdent. Le fait d’avoir votre liste de tâches dans votre poche comble ce fossé : vous pouvez vérifier ce qui vous est assigné, marquer la progression et ajouter une note ou une photo dans l’instant, sans avoir à basculer vers un ordinateur de bureau.
C’est ce qui rend l’application véritablement utile pour gérer votre propre travail plutôt que de simplement le visualiser. Que vous soyez un membre d’une équipe qui vérifie sa part d’un projet ou que vous gardiez simplement sous contrôle une liste de tâches personnelles, l’application transforme de petites parcelles de temps en progrès. Le suivi de vos tâches cesse d’être quelque chose que vous faites une fois par jour devant un écran et devient une partie naturelle de la façon dont vous vous déplacez tout au long de la journée.
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Meilleures applications de gestion des tâches FAQ
Comment choisir la meilleure appli de gestion des tâches ?
Partez de la façon dont vivent vos tâches, et non des listes de fonctionnalités. Si vous gérez principalement votre propre travail, donnez la priorité à une capture rapide, à des vues claires et à une bonne application mobile. Si vos tâches appartiennent à des projets avec des dépendances et des échéances, donnez la priorité à la planification, à un diagramme de Gantt et à une visibilité partagée. La meilleure application est celle qui s’adapte à la complexité de votre travail sans vous obliger à vous y adapter ou à lutter contre elle.
Quelle est la différence entre une appli de gestion des tâches et un logiciel de gestion de projet ?
Une appli de gestion des tâches permet d’organiser les tâches individuelles : listes, statuts, échéances et rappels. Un logiciel de gestion de projet ajoute les relations entre les tâches, telles que les dépendances, les jalons, les plannings et les progrès sur l’ensemble d’un plan. Certains outils, dont FlexiProject, font les deux, de sorte que les mêmes tâches fonctionnent comme une liste de tâches personnelle et comme une partie d’un projet géré.
FlexiProject dispose-t-il d’une application mobile ?
Oui. FlexiProject propose une application mobile qui vous permet de consulter votre liste de tâches, de modifier les statuts des tâches et d’ajouter des commentaires et des pièces jointes depuis votre téléphone, avec des notifications push pour les mises à jour importantes. Il s’agit d’un client mobile pour le système, vous vous connectez donc avec le compte FlexiProject de votre organisation.
Une simple application de tâches suffit-elle ou ai-je besoin d’un outil de projet ?
Une simple application de gestion des tâches suffit lorsque vos tâches sont largement indépendantes et qu’elles ne concernent que vous. Vous avez besoin d’un outil de niveau projet lorsque les tâches dépendent les unes des autres, impliquent plusieurs personnes ou sont liées à des échéances, des jalons et des budgets. Le véritable test est de savoir si votre application actuelle tient la route ou si vous en contournez constamment les limites.
D'une liste de tâches à la gestion de l'ensemble du projet
La meilleure appli de gestion des tâches est rarement celle qui possède le plus de fonctionnalités. C’est celle qui correspond à la façon dont vous travaillez aujourd’hui et qui tient la route même si votre travail devient plus complexe. Pour de nombreuses personnes, une application personnelle rapide de gestion des tâches est exactement ce qu’il faut, et passer à quelque chose de plus lourd ne ferait qu’ajouter des frictions. Pour d’autres, dès que les tâches commencent à dépendre les unes des autres et à impliquer une équipe, un outil de niveau projet cesse d’être superflu et devient l’élément qui empêche tout de déraper.
Ce qui fait que FlexiProject mérite d’être considéré, c’est qu’il n’impose pas ce choix d’emblée. Il donne à chaque utilisateur une liste de tâches personnelle unique, l’endroit où gérer votre propre travail au jour le jour, et relie ces mêmes tâches à des plannings, un diagramme de Gantt, des jalons et un portefeuille de projets lorsque le travail l’exige. Ajoutez une application mobile pour gérer les tâches loin de votre bureau, et vous obtenez un outil qui sert l’individu et le PMO sans que l’un ou l’autre ne fasse de compromis. Si vos tâches sont susceptibles de se transformer en projets, le choix d’un outil qui comprend déjà les deux vous évite une migration douloureuse plus tard.
AUTEUR
Dominik Wrzosek
General Manager at FlexiProject
![Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt et comment en créer un ? [EXEMPLE]](https://flexi-project.com/wp-content/uploads/2024/04/What-is-Gantt-chart-e1714048900401.png)
