Die besten Apps zur Aufgabenverwaltung: So wählen Sie das richtige Tool für Aufgaben und To-Do-Listen

Was macht eine App zur Aufgabenverwaltung wertvoll?

Was ist eine App zur Aufgabenverwaltung und wie unterscheidet sie sich von einer To-Do-Liste?

Eine Aufgabenliste hält fest, was Sie zu tun beabsichtigen. Eine App zur Aufgabenverwaltung hilft Ihnen dabei, die Aufgaben tatsächlich zu erledigen, indem sie die Struktur hinzufügt, die eine flache Liste nie hat: Fälligkeitsdaten, Prioritäten, Status, Besitzer und eine Möglichkeit, den Fortschritt im Laufe der Zeit zu sehen. Der Unterschied macht sich bemerkbar, sobald Sie mehr als eine Handvoll Aufgaben haben. Eine Liste mit zehn Aufgaben ist leicht zu durchforsten. Eine Liste mit achtzig Aufgaben, die sich auf drei Projekte und zwei Kunden verteilen, wird ohne ein Tool, mit dem Sie filtern, sortieren und gruppieren können, unübersichtlich. Diese Struktur macht aus einer statischen Liste etwas, mit dem Sie planen und verwalten können.

Die Zielgruppe für diese Tools ist breiter gefächert, als die meisten Leute annehmen. Dazu gehören Einzelpersonen, die einfach nur den Überblick über ihre eigene Arbeit behalten möchten, Freiberufler, die Aufgaben von mehreren Kunden jonglieren, und Spezialisten, die an mehreren Projekten gleichzeitig mitarbeiten. Dazu gehören auch Projektleiter und PMO-Teams, die Dutzende von Mitarbeitern koordinieren. Eine gute App zur Aufgabenverwaltung bedient beide Enden dieses Spektrums, und genau deshalb hängt der Begriff „beste“ so stark davon ab, wer fragt.

Warum reicht eine einfache Liste nicht mehr aus?

Eine einfache Liste funktioniert, bis Ihre Arbeit Abhängigkeiten und Fristen entwickelt, die sich gegenseitig beeinflussen. Sobald die Erledigung einer Aufgabe die Blockierung einer anderen aufhebt oder ein verschobenes Fälligkeitsdatum drei andere Punkte verschiebt, brauchen Sie mehr als Kontrollkästchen. Sie müssen sehen, welche Aufgaben gefährdet sind, was auf was wartet und wohin sich Ihre Woche tatsächlich entwickelt. Das ist der Punkt, an dem die Leute anfangen, den Überblick zu verlieren, nicht weil sie zu viele Aufgaben haben, sondern weil die Aufgaben Beziehungen haben, die die Liste nicht zeigen kann.

Der zweite Druck ist die Zusammenarbeit. In dem Moment, in dem eine Aufgabe einen Besitzer hat, der nicht Sie sind, brauchen Sie gemeinsame Sichtbarkeit, Statusaktualisierungen und Benachrichtigungen, damit nichts untergeht. Das ist die Schwelle, an der persönliche To-Do-Apps an ihre Grenzen stoßen und Aufgabenverwaltungssoftware ihren Platz einnimmt.

Die wichtigsten Funktionen, die Sie bei einer Software zur Aufgabenverwaltung suchen sollten

Welche Aufgabenmerkmale sind im Alltag am wichtigsten?

Wichtig sind die Funktionen, mit denen Sie jeden Tag in Berührung kommen, nicht das lange Datenblatt. Für die meisten Menschen kommt es auf einen kurzen, zuverlässigen Kern an. Wenn Sie das richtig machen, wird Ihnen ein Gerät jahrelang dienen. Wenn Sie das nicht tun, kann Sie keine noch so große Anzahl von zusätzlichen Funktionen entschädigen.

Das Wesentliche im Tagesgeschäft ist für alle Personen und Teams gleich:

• Aufgabenattribute löschen. Jede Aufgabe sollte mindestens einen Namen, eine Beschreibung, einen Besitzer und ein Fälligkeitsdatum haben, damit nichts mehrdeutig ist.
• Status und Fortschritt. Sie müssen auf einen Blick sehen können, was erledigt, in Arbeit oder noch nicht begonnen ist, ohne jedes Element öffnen zu müssen.
• Prioritäten und Filterung. Wenn die Liste wächst, ist die Möglichkeit, nach dem zu filtern und zu sortieren, was heute wichtig ist, das, was sie benutzbar hält.
• Mehrere Ansichten. Eine Liste, eine Tafel und eine Zeitleiste eignen sich jeweils für einen anderen Zeitpunkt, und mit den besten Tools können Sie zwischen ihnen wechseln.
• Benachrichtigungen. Aktualisierungen und Erinnerungen, die Sie erreichen, damit Aufgaben nicht in Vergessenheit geraten.
• Mobiler Zugang. Ihre Aufgaben sollten auch außerhalb Ihres Schreibtisches verfügbar sein und nicht an eine Browser-Registerkarte gebunden sein.

Wie wichtig sind benutzerdefinierte Felder und Aufgabenattribute?

Benutzerdefinierte Felder sorgen dafür, dass ein allgemeines Tool für Ihre spezifische Arbeit geeignet ist. Ein Marketingspezialist könnte einen Kampagnenkanal verfolgen, ein Bauleiter vielleicht eine Baustelle oder einen Genehmigungsstatus. Ohne benutzerdefinierte Attribute passen Sie Ihren Prozess an das Tool an. Mit ihnen passt sich das Tool an Sie an. Dies ist umso wichtiger, je spezieller die Arbeit wird, da die Standardfelder nur selten dem entsprechen, was ein bestimmtes Team tatsächlich über seine Aufgaben denkt.

Für Teams ermöglichen benutzerdefinierte Attribute auch die Erstellung von Berichten. Wenn jede Aufgabe mit einem konsistenten Feld versehen ist, können Sie sie gruppieren und über ein ganzes Projekt oder Portfolio zusammenfassen. Das ist der leise Unterschied zwischen einem Tool, das Sie tolerieren, und einem, das zur einzigen Quelle der Wahrheit über das Geschehen wird.

Die besten Aufgabenmanagement-Apps im Vergleich: sieben Tools im Überblick

Welche Aufgaben-App eignet sich am besten für Einzelpersonen oder Teams?

Es gibt nicht die eine beste App zur Aufgabenverwaltung, sondern nur die, die am besten zu einer bestimmten Arbeitsweise passt. Die sieben unten aufgeführten Tools decken die gesamte Bandbreite ab, von persönlichen Aufgabenlisten bis hin zu projektspezifischen Plattformen. Die ehrliche Art und Weise, diese Tabelle zu lesen, ist die Spalte „am besten für“: Ein Freiberufler und ein PMO-Leiter sollten nicht mit demselben Tool arbeiten.

Wann sollten Sie ein projektbezogenes Tool einer einfachen To-Do-App vorziehen?

Die entscheidende Frage ist, ob Sie Ihre Aufgaben isoliert oder in etwas Größerem verwalten. Wenn Sie Ihre eigene Arbeit und ein paar gemeinsame Listen verwalten, ist eine leichtgewichtige App wie Todoist oder Microsoft To Do oft die richtige und schnellste Antwort. Wenn Ihre Aufgaben zu Projekten mit Abhängigkeiten, Meilensteinen, Budgets und Überprüfungen gehören, ist ein projektbezogenes Tool nicht mehr überflüssig, sondern wird zu dem, was den ganzen Aufwand unter Kontrolle hält.

FlexiProject ist ganz bewusst an diesem zweiten Ende angesiedelt. Es verwaltet einzelne Aufgaben und persönliche Aufgabenlisten, aber seine wahre Stärke zeigt sich, wenn diese Aufgaben mit einem Zeitplan, einem Gantt-Diagramm und einem Projektportfolio verbunden sind. Das ist die Lücke, die dieser Artikel schließen soll, und der Rest des Artikels zeigt, wie das in der Praxis funktioniert.

Aufgaben verwalten versus Projekte leiten

Wann ist eine eigenständige To-Do-App nicht mehr ausreichend?

Eine eigenständige To-Do-App behandelt jede Aufgabe als eigenständiges Element. Das ist perfekt für die persönliche Arbeit und bricht in dem Moment zusammen, in dem Aufgaben beginnen, voneinander abzuhängen. Sobald eine verzögerte Aufgabe eine Frist um drei Schritte nach hinten verschiebt oder ein Meilenstein davon abhängt, dass fünf Aufgaben zuerst erledigt werden, brauchen Sie ein Tool, das diese Beziehungen versteht. Eine flache Liste kann sie einfach nicht abbilden.

Dies ist die Grenze zwischen Aufgabenmanagement und Projektmanagement. Das Aufgabenmanagement sorgt dafür, dass Ihre eigene Arbeit organisiert bleibt; das Projektmanagement sorgt dafür, dass die voneinander abhängige Arbeit über Personen und Zeit hinweg unter Kontrolle bleibt. Viele Menschen überschreiten diese Grenze, ohne es zu bemerken. Deshalb haben sie das Gefühl, dass ihre zuverlässige To-Do-App plötzlich nicht mehr mitmacht.

Wie hängen die Aufgaben mit dem Gesamtbild des Projekts zusammen?

In einem Projekttool ist eine Aufgabe niemals nur eine Zeile auf einer Liste. Sie hat einen Platz in einem Zeitplan, eine Beziehung zu anderen Aufgaben und einen Beitrag zu einem Meilenstein oder einem Ziel. Dieselbe Aufgabe, die Sie in Ihrer persönlichen Ansicht abhaken, verschiebt auch einen Balken in einem Gantt-Diagramm und aktualisiert den Gesamtfortschritt des Projekts. Es muss nichts neu eingegeben werden, denn die Aufgabe ist aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet dasselbe Objekt.

Diese Verbindung ermöglicht es, dass ein einziges Tool sowohl einem Einzelnen, der seine tägliche Liste überprüft, als auch einem Projektleiter, der den kritischen Pfad überwacht, dient. FlexiProject basiert auf genau dieser Idee, und die nächsten Abschnitte zeigen, wie die Aufgabenfunktionen funktionieren.

Wie FlexiProject Aufgaben und To-Do-Listen handhabt

Die Benutzeraufgabenliste: alle Ihre Aufgaben an einem Ort

FlexiProject gibt jedem Benutzer eine persönliche Aufgabenliste, die alles in einer Ansicht zusammenfasst: tägliche Aufgaben, Arbeit aus den Projekten, an denen er beteiligt ist, und individuelle Aufgaben, die er für sich selbst gespeichert hat. Anstatt mehrere Projekte zu überprüfen, um herauszufinden, was auf seinem Teller liegt, sieht ein Benutzer eine einzige, organisierte Liste. Diese Funktion spricht jeden an, der seine eigene Arbeit einfach besser verwalten möchte, unabhängig davon, ob er jemals ein Gantt-Diagramm angefasst hat.

Alles an einem Ort zu haben, reduziert nicht nur die Unordnung. Es ermöglicht eine ehrliche Prioritätensetzung, da Sie die volle Ladung auf einmal sehen können, anstatt vergessene Aufgaben im ungünstigsten Moment zu entdecken. Außerdem wird der Fortschritt der Aufgaben, an denen Sie beteiligt sind, nachverfolgt, so dass die gemeinsame Arbeit auch ohne ständiges Einchecken sichtbar bleibt.

Aufgaben, Meilensteine und benutzerdefinierte Attribute

In FlexiProject sind die Zeitplanelemente in Aufgaben und Meilensteine unterteilt. Aufgaben enthalten Attribute wie Name, Beschreibung, Verantwortliche, Abteilungen und ein Fälligkeitsdatum, während Summenaufgaben Unteraufgaben zusammenfassen und einen Zähler anzeigen, wie viele sie enthalten. Meilensteine markieren die wichtigsten Punkte, auf die die Arbeit zusteuert. Zusammen ermöglichen sie es, dass eine Liste von Aktivitäten eine echte Struktur und nicht nur eine Abfolge von Kontrollkästchen darstellt.

Benutzerdefinierte Aufgabenattribute erweitern dies noch. In FlexiProject können Sie den Zeitplan-Elementen eigene Felder hinzufügen, einschließlich Zahlen, Dropdown-Listen, Daten und Text. Ein Team kann genau die Informationen erfassen, die es für seine Arbeit benötigt, und dann Aufgaben nach diesen Feldern gruppieren und filtern. Das Ergebnis ist eine Aufgabenliste, die sich an Ihrer tatsächlichen Arbeitsweise orientiert und nicht an einer festen Vorlage, der Sie sich anpassen müssen.

Zeitplan-Liste, Gantt-Diagramm und Kanban-Ansichten für Ihre Aufgaben

Wie werden Ihre Aufgaben in der Zeitplanliste und im Gantt-Diagramm organisiert?

Die wichtigste Art, mit Aufgaben in FlexiProject zu arbeiten, ist der Zeitplan, den Sie als strukturierte Liste oder als Gantt-Diagramm anzeigen können. Die Listenansicht zeigt Aufgaben, Unteraufgaben, Verantwortliche, Fälligkeitstermine und den Fortschritt in einer vertrauten Gliederung, die sich ideal für die Planung und detaillierte Kontrolle eignet. Es ist die Ansicht, in der die meisten Menschen leben, wenn sie den eigentlichen Inhalt ihrer Arbeit organisieren.

Das Gantt-Diagramm verwandelt denselben Zeitplan in eine Zeitleiste. Es zeigt Aufgaben als Balken, Meilensteine als Markierungen und zusammengefasste Aufgaben über ihren Gruppen an und macht Abhängigkeiten und Abweichungen vom Plan leicht erkennbar. Standardmäßig erscheinen Aufgaben, die noch nicht begonnen wurden, in Hellblau und abgeschlossene Aufgaben in Dunkelblau, so dass der Fortschritt auf einen Blick erkennbar ist. Für alle, die nicht nur für eine einzelne Liste, sondern für einen ganzen Plan verantwortlich sind, ist die Gantt-Ansicht der Ort, an dem Aufgabenmanagement zu echter Projektkontrolle wird.

Was bringt die Kanban-Ansicht?

Zusätzlich zu der Liste und dem Gantt-Diagramm bietet FlexiProject eine Kanban-Tafel, auf der die Elemente des Zeitplans als Karten dargestellt werden. Die Tafel zeigt Aufgaben und Meilensteine an, lässt Sie gruppieren und filtern, wie sie angezeigt werden, und Sie können den Status einer Aufgabe ändern, indem Sie einfach die Karte zwischen den Spalten verschieben. Auf diese Weise können Sie schnell und visuell überprüfen, wo die Arbeit steht, ohne die einzelnen Elemente zu öffnen.

Der Punkt ist nicht, dass Kanban den Zeitplan ersetzt, sondern dass es ihn ergänzt. Dieselben Aufgaben können auf einem Gantt-Diagramm geplant und dann von Tag zu Tag auf einer Tafel verfolgt werden, je nachdem, was der Moment erfordert. Verschiedene Personen und verschiedene Phasen eines Projekts bevorzugen natürlich verschiedene Ansichten, und die Verwendung eines einzigen Tools für alle hält alles synchronisiert.

Wie verhindern Benachrichtigungen, dass Aufgaben untergehen?

FlexiProject bietet sowohl In-App- als auch E-Mail-Benachrichtigungen. Mit dem In-App-System können Benutzer Projektänderungen in Echtzeit verfolgen und erhalten Aktualisierungen zu den Aufgaben, die sie beobachten, ohne dass diese in ihrem Posteingang landen. Die E-Mail-Benachrichtigungen können so angepasst werden, dass jede Person nur die für sie wichtigen Aktualisierungen erhält, so dass wichtige Änderungen nicht unbemerkt bleiben und die Benachrichtigungsmüdigkeit vermieden wird.

Aufgaben unterwegs verwalten mit der FlexiProject Mobile App

Was können Sie mit der FlexiProject Mobile App tun?

FlexiProject verfügt über eine mobile App, mit der Sie von überall aus auf Ihre Projekte und Aufgaben zugreifen können, als Ergänzung zur Webversion. Von Ihrem Telefon aus können Sie Ihre persönliche Aufgabenliste öffnen, die Details jeder Aufgabe überprüfen, den Status einer Aufgabe ändern und Kommentare und Anhänge direkt hinzufügen. Anhänge können von Ihrer Kamera, Ihrer Fotogalerie oder Ihren Dateien stammen, so dass ein Foto von einem Besuch vor Ort oder ein schnelles Dokument mit wenigen Fingertipps Teil der Aufgabe wird.

Die App hält die gleichen Aufgabendaten synchron mit der Webversion und die Anmeldung kann mit biometrischer Authentifizierung wie Fingerabdruck, Face ID oder Touch ID gesichert werden, so dass der schnelle Zugriff nicht auf Kosten der Sicherheit geht. Außerdem ist eine Zeiterfassung integriert, so dass Sie die Zeit für Ihre Aufgaben direkt in der App erfassen können und nicht warten müssen, bis Sie wieder an Ihrem Schreibtisch sitzen.

Warum erleichtert der mobile Zugriff die Verfolgung Ihrer eigenen Aufgaben?

Aufgaben warten selten darauf, dass Sie an Ihrem Computer sitzen. Sie tauchen in Besprechungen, bei Ortsbesichtigungen und in Gesprächen auf, und in der Zeit zwischen dem Bemerken einer Aufgabe und dem Erledigen gehen Dinge verloren. Wenn Sie Ihre Aufgabenliste in der Tasche haben, schließen Sie diese Lücke: Sie können überprüfen, was Ihnen zugewiesen wurde, den Fortschritt markieren und eine Notiz oder ein Foto hinzufügen, ohne dass Sie zum Desktop zurückkehren müssen.

Das macht die App wirklich nützlich, um Ihre eigene Arbeit zu verwalten, anstatt sie nur zu betrachten. Ganz gleich, ob Sie ein Teammitglied sind, das seinen Teil eines Projekts abhakt, oder jemand, der einfach nur seine persönliche Aufgabenliste unter Kontrolle hält, die App verwandelt kleine Zeitfenster in Fortschritte. Die Verfolgung Ihrer Aufgaben ist nicht mehr etwas, das Sie einmal am Tag auf einem Bildschirm erledigen, sondern wird zu einem natürlichen Teil Ihres Tagesablaufs.

Beste Aufgabenmanagement-Apps FAQ

Wie wähle ich die beste App zur Aufgabenverwaltung aus?

Gehen Sie davon aus, wie Ihre Aufgaben leben, nicht von Funktionslisten. Wenn Sie hauptsächlich Ihre eigene Arbeit verwalten, legen Sie Wert auf eine schnelle Erfassung, klare Ansichten und eine gute mobile App. Wenn Ihre Aufgaben zu Projekten mit Abhängigkeiten und Terminen gehören, sollten Sie der Zeitplanung, einem Gantt-Diagramm und einer gemeinsamen Sichtbarkeit Vorrang einräumen. Die beste App ist die, die zur Komplexität Ihrer Arbeit passt, ohne Sie zu zwingen, in sie hineinzuwachsen oder gegen sie anzukämpfen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Aufgabenmanagement-App und einer Projektmanagement-Software?

Eine App zur Aufgabenverwaltung sorgt für die Organisation einzelner Aufgaben: Listen, Status, Fälligkeitsdaten und Erinnerungen. Eine Projektmanagement-Software fügt die Beziehungen zwischen den Aufgaben hinzu, z.B. Abhängigkeiten, Meilensteine, Zeitpläne und den Fortschritt über einen ganzen Plan. Einige Tools, darunter FlexiProject, können beides, so dass dieselben Aufgaben sowohl als persönliche Aufgabenliste als auch als Teil eines verwalteten Projekts funktionieren.

Gibt es für FlexiProject eine mobile Anwendung?

Ja. FlexiProject bietet eine mobile App, mit der Sie Ihre Aufgabenliste einsehen, den Status von Aufgaben ändern und Kommentare und Anhänge von Ihrem Telefon aus hinzufügen können, mit Push-Benachrichtigungen für wichtige Aktualisierungen. Es handelt sich um einen mobilen Client für das System, d.h. Sie melden sich mit dem FlexiProject Konto Ihrer Organisation an.

Reicht eine einfache To-Do-App aus, oder brauche ich ein Projekttool?

Eine einfache To-Do-App reicht aus, wenn Ihre Aufgaben weitgehend unabhängig sind und nur Ihnen gehören. Sobald Aufgaben voneinander abhängen, mehrere Personen involvieren oder mit Fristen, Meilensteinen und Budgets verbunden sind, benötigen Sie ein projekttaugliches Tool. Der ehrliche Test ist, ob Ihre aktuelle App mithalten kann oder ob Sie ständig an ihren Grenzen herumfummeln.

Von der To-Do-Liste bis zur Leitung des gesamten Projekts

Die beste App zur Aufgabenverwaltung ist selten die mit den meisten Funktionen. Es ist diejenige, die zu Ihrer heutigen Arbeitsweise passt und auch dann noch funktioniert, wenn diese Arbeit immer komplexer wird. Für viele Menschen ist eine schnelle persönliche To-Do-App genau das Richtige, und ein Wechsel zu etwas Schwererem würde nur zu mehr Reibung führen. Für andere wiederum ist ein projektbezogenes Tool in dem Moment, in dem die Aufgaben voneinander abhängen und ein Team involvieren, nicht mehr überflüssig, sondern genau das Richtige, um zu verhindern, dass alles aus dem Ruder läuft.

FlexiProject ist eine Überlegung wert, weil es diese Entscheidung nicht von vornherein erzwingt. Es bietet jedem Benutzer eine einzige persönliche Aufgabenliste, in der Sie Ihre eigene tägliche Arbeit verwalten können, und verbindet diese Aufgaben mit Zeitplänen, einem Gantt-Diagramm, Meilensteinen und einem Projektportfolio, wenn die Arbeit dies erfordert. Fügen Sie eine mobile App für die Verwaltung von Aufgaben außerhalb Ihres Schreibtisches hinzu, und Sie erhalten ein Tool, das sowohl dem Einzelnen als auch dem PMO dient, ohne dass einer von beiden Kompromisse eingehen muss. Wenn sich Ihre Aufgaben wahrscheinlich zu Projekten auswachsen werden, erspart Ihnen die Wahl eines Tools, das bereits beides versteht, später die schmerzhafte Umstellung.