it
Gestione del progetto, Strumenti
Le migliori app per la gestione delle attività: come scegliere lo strumento giusto per le attività e le liste di cose da fare
La maggior parte delle persone non perde le attività perché è pigra. Li perdono perché i compiti si trovano in troppi posti contemporaneamente: un taccuino, qualche email, un thread di Chat, un foglio di calcolo e la nuca di qualcuno. Un’app per la gestione delle attività esiste per riunire tutto questo in un elenco affidabile di cui puoi fidarti. La parte difficile è sceglierne una, perché l’etichetta “migliore app per la gestione delle attività” copre tutto, da una semplice lista personale di cose da fare a una piattaforma di progetto completa utilizzata da un intero PMO. Questo articolo spiega cosa distingue una buona app per la gestione delle attività da una semplice lista di controllo, mette a confronto sette strumenti molto diffusi e mostra quali sono gli ambiti di applicazione di ciascuno di essi, dalla gestione individuale del proprio lavoro a quella di team che gestiscono progetti complessi. Inoltre vedremo come FlexiProject gestisce le attività, le liste di cose da fare, i Cronoprogramma e l’accesso mobile per le persone che vogliono portare con sé il proprio lavoro ovunque si trovino. Se vuoi un modo chiaro per decidere quale strumento per le attività si adatta al tuo modo di lavorare, questo articolo ti aiuterà a farlo.
In questo articolo imparerai a conoscere:
|
Cosa rende un'app di gestione delle attività degna di essere utilizzata?
Che cos’è un’app per la gestione delle attività e in che modo è diversa da una lista di cose da fare?
Una lista di cose da fare registra ciò che intendi fare. Un’app per la gestione delle attività ti aiuta a farlo davvero, aggiungendo la struttura che una lista piatta non ha mai: date di scadenza, priorità, stati, proprietari e un modo per vedere i progressi nel tempo. La differenza si nota nel momento in cui hai più di una manciata di attività. Un elenco di dieci elementi è facile da analizzare; un elenco di ottanta, distribuiti su tre progetti e due clienti, diventa un rumore senza uno strumento che ti permetta di filtrare, ordinare e raggruppare. La struttura è ciò che trasforma un elenco statico in qualcosa che puoi pianificare e gestire.
Il pubblico di questi strumenti è più ampio di quanto si pensi. Si tratta di persone che vogliono semplicemente tenere sotto controllo il proprio lavoro, di freelance che si destreggiano tra le attività di diversi clienti e di specialisti che contribuiscono a più progetti contemporaneamente. Inoltre, comprende i project manager e i team PMO che coordinano decine di persone. Una buona app per la gestione delle attività serve a entrambi gli estremi di questa gamma, ed è proprio per questo che la definizione di “migliore” dipende in larga misura da chi la chiede.
Perché un semplice elenco non è più sufficiente?
Un semplice elenco funziona finché il tuo lavoro non sviluppa dipendenze e scadenze che interagiscono. Quando la conclusione di un’attività ne sblocca un’altra o una data di scadenza slittata fa slittare altre tre voci, hai bisogno di qualcosa di più delle caselle di controllo. Hai bisogno di vedere quali attività sono a rischio, cosa sta aspettando e dove sta andando la tua settimana. Questo è il punto in cui le persone iniziano a perdere il controllo, non perché hanno troppe attività, ma perché le attività hanno relazioni che l’elenco non può mostrare.
La seconda pressione è la collaborazione. Nel momento in cui un’attività ha un proprietario che non sei tu, hai bisogno di visibilità condivisa, aggiornamenti di stato e notifiche per non perdere nulla. Questa è la soglia in cui le app personali per le attività iniziano a fare fatica e il software di gestione delle attività si guadagna il suo posto.
Prova FlexiProject!
Caratteristiche fondamentali da ricercare in un software di gestione delle attività
Quali sono le caratteristiche delle attività che contano di più giorno per giorno?
Le caratteristiche che contano sono quelle che tocchi ogni giorno, non la lunga scheda tecnica. Per la maggior parte delle persone questo si riduce a un nucleo breve e affidabile. Se le trovi giuste, uno strumento ti servirà per anni; se non le trovi, nessuna funzione aggiuntiva ti compenserà.
Gli elementi essenziali quotidiani sono coerenti tra gli individui e i team:
- Cancella gli attributi dell’attività. Ogni attività deve avere come minimo un nome, una descrizione, un proprietario e una data di scadenza, in modo che nulla sia ambiguo.
- Stati e progressi. Hai bisogno di vedere a colpo d’occhio cosa è stato fatto, in corso o non iniziato, senza dover aprire ogni voce.
- Priorità e filtraggio. Quando l’elenco cresce, la possibilità di filtrare e ordinare in base a ciò che conta oggi è ciò che lo rende utilizzabile.
- Più viste. Un elenco, una lavagna e una linea temporale si adattano ciascuno a un momento diverso e gli strumenti migliori ti permettono di cambiare.
- Notifiche. Aggiornamenti e promemoria che ti raggiungono, in modo che le attività non passino inosservate.
- Accesso mobile. Le tue attività devono essere disponibili anche lontano dalla tua scrivania, non bloccate in una scheda del browser.
Quanto sono importanti i campi personalizzati e gli attributi delle attività?
I campi personalizzati permettono a uno strumento generico di adattarsi al tuo lavoro specifico. Uno specialista di marketing potrebbe monitorare il canale di una campagna; un responsabile di un cantiere potrebbe monitorare lo stato di un cantiere o di un permesso. Senza attributi personalizzati, pieghi il tuo processo per adattarlo allo strumento. Con gli attributi personalizzati, lo strumento si piega per adattarsi a te. Ciò è tanto più importante quanto più il lavoro si specializza, perché i campi predefiniti raramente corrispondono al modo in cui un team pensa alle sue attività.
Per i team, gli attributi personalizzati rendono possibili anche i Rapporti. Se ogni attività ha un campo coerente, puoi raggruppare e riassumere un intero progetto o portafoglio. Questa è la tranquilla differenza tra uno strumento che tolleri e uno che diventa l’unica fonte di verità su ciò che sta accadendo.
Le migliori app per la gestione delle attività a confronto: sette strumenti a colpo d'occhio
Quale app per le attività è migliore per i singoli e per i team?
Non esiste un’unica migliore app per la gestione delle attività, ma solo la più adatta a un determinato modo di lavorare. I sette strumenti qui sotto coprono una gamma completa, dagli elenchi di cose da fare personali alle piattaforme per progetti. Il modo onesto di leggere questa tabella è la colonna “migliore per”: un freelance e un responsabile PMO non dovrebbero utilizzare lo stesso strumento.
| Il migliore per | L’area più forte | Dove non è all’altezza | |
| FlexiProject | Team e PMO le cui attività si trasformano in progetti | Attività collegate a Cronoprogramma, Gantt e Portfolio | Più di una semplice lista di cose da fare |
| Todoist | Individui e piccoli team | Acquisizione di impegni personali rapida e senza attriti | Limitato per progetti complessi e dipendenze |
| Microsoft To Do | Persone nell’ecosistema Microsoft | Semplici elenchi collegati a Outlook e Microsoft 365 | Struttura minima di collaborazione e progetto |
| Trello | Piccoli team che vogliono semplicità visiva | Schede Kanban intuitive | Problemi con la scala e la pianificazione di più progetti |
| Asana | Team di medie dimensioni che coordinano il lavoro | Gestione flessibile di attività e flussi di lavoro | Può diventare complesso e costoso su larga scala |
| ClickUp | I team che desiderano uno spazio di lavoro tutto in uno | Altamente personalizzabile, molte visualizzazioni | La densità di funzioni può sopraffare i nuovi utenti |
| Nozione | Singoli e team che mescolano note e attività | Spazio di lavoro flessibile per documenti e attività | Non è stato creato appositamente per la pianificazione di un progetto |
Quando dovresti scegliere uno strumento di livello progettuale piuttosto che una semplice app per le cose da fare?
La questione decisiva è se le tue attività vivono in modo isolato o all’interno di qualcosa di più grande. Se gestisci il tuo lavoro e alcune liste condivise, un’applicazione leggera come Todoist o Microsoft To Do è spesso la risposta giusta e più veloce. Se le tue attività appartengono a progetti con dipendenze, Pietre miliari, Budget e Revisioni, uno strumento di livello progettuale smette di essere superfluo e diventa l’elemento che tiene sotto controllo l’intero sforzo.
FlexiProject si colloca deliberatamente in questa seconda fascia. Gestisce attività individuali e liste personali di cose da fare, ma la sua vera forza si manifesta quando queste attività sono collegate a un calendario, a un diagramma di Gantt e a un portafoglio di progetti. Questo è il divario che questo articolo vuole chiarire e il resto del testo mostra come funziona in pratica.
Gestione di attività e gestione di progetti
Quand’è che un’app standalone per le cose da fare non è più sufficiente?
Un’app standalone per le attività tratta ogni compito come un elemento a sé stante. Questo è perfetto per il lavoro personale, ma si rompe nel momento in cui le attività iniziano a dipendere l’una dall’altra. Quando un’attività ritardata sposta la scadenza di tre passi a valle o una pietra miliare dipende da cinque attività che vengono completate per prime, hai bisogno di uno strumento che comprenda queste relazioni. Un elenco piatto non è in grado di rappresentarle.
Questa è la linea di demarcazione tra la gestione delle attività e la gestione dei progetti. La gestione delle attività permette di organizzare il proprio lavoro; la gestione dei progetti permette di tenere sotto controllo il lavoro interdipendente, tra persone e tempi diversi. Molte persone oltrepassano questa linea senza accorgersene e per questo motivo sentono che la loro affidabile applicazione per le cose da fare smette improvvisamente di funzionare.
Come si collegano le attività al quadro generale del progetto?
In uno strumento di progetto, un’attività non è mai solo una riga su un elenco. Ha un posto nel Cronoprogramma, una relazione con altri compiti e un contributo a una pietra miliare o a un obiettivo. La stessa attività che spunti nella tua vista personale sposta anche una barra su un diagramma di Gantt e aggiorna l’avanzamento generale del progetto. Non è necessario inserire nuovamente nulla, perché l’attività è lo stesso oggetto visto da diverse angolazioni.
Questa connessione è ciò che permette a un singolo strumento di servire sia un individuo che controlla la sua lista giornaliera sia un project manager che controlla il percorso critico. FlexiProject si basa esattamente su questa idea e le prossime sezioni mostrano come funzionano le sue funzioni.
Come FlexiProject gestisce le attività e gli elenchi di cose da fare
L’elenco delle attività dell’utente: tutte le attività in un unico posto
FlexiProject offre a ogni utente un elenco personale di attività che raccoglie tutto in un’unica vista: le attività quotidiane, il lavoro dei progetti di cui fa parte e le attività individuali che ha salvato per sé. Invece di controllare diversi progetti per scoprire cosa c’è da fare, l’utente vede un unico elenco organizzato. Questa è la funzione che si rivolge direttamente a chi vuole semplicemente gestire meglio il proprio lavoro, indipendentemente dal fatto che abbia mai toccato un diagramma di Gantt.
Avere tutto in un unico posto non riduce solo il disordine. Permette di stabilire onestamente le priorità, perché puoi vedere il carico completo in una volta sola, invece di scoprire attività dimenticate nel momento peggiore. Inoltre, tiene traccia dei progressi delle attività a cui partecipi, in modo che il lavoro collaborativo rimanga visibile senza continui check-in.
Attività, Pietre miliari e attributi personalizzati
In FlexiProject, gli elementi del Cronoprogramma sono suddivisi in Attività e Pietre miliari. Le attività contengono attributi come il nome, la descrizione, i proprietari, i dipartimenti e una data di scadenza, mentre le attività di riepilogo raggruppano le sottoattività e mostrano un contatore di quante ne contengono. Le Pietre miliari segnano i punti chiave verso i quali il lavoro si sta sviluppando. Insieme permettono a un elenco di attività di esprimere una struttura reale, non solo una sequenza di caselle di controllo.
Gli attributi personalizzati delle attività estendono ulteriormente questo concetto. FlexiProject ti permette di aggiungere i tuoi campi alle voci del Cronoprogramma, compresi numeri, elenchi a discesa, date e testo. Un team può acquisire esattamente le informazioni necessarie per il suo lavoro, quindi raggruppare e filtrare le attività in base a questi campi. Il risultato è un elenco di attività modellato sul tuo modo di lavorare, anziché un modello fisso che devi rispettare.
La vista dell’elenco delle attività in FlexiProject mostra la struttura della WBS, i proprietari delle attività, i dipartimenti, le barre di avanzamento e le date di inizio/fine.
Prova FlexiProject!
Elenco di Cronoprogramma, diagramma di Gantt e viste Kanban delle tue Attività
In che modo l’elenco degli impegni e il diagramma di Gantt organizzano le attività?
Il modo principale per lavorare con le attività in FlexiProject è la pianificazione, che puoi visualizzare come elenco strutturato o come diagramma di Gantt. La vista ad elenco mostra le attività, le sottoattività, i proprietari, le date di scadenza e lo stato di avanzamento dei lavori in uno schema familiare, ideale per la pianificazione e il controllo dettagliato. È la vista in cui la maggior parte delle persone vive quando organizza il contenuto effettivo del proprio lavoro.
Il diagramma di Gantt trasforma lo stesso programma in una linea temporale. Mostra le attività come barre, i Pietre miliari come marcatori e le attività di riepilogo sopra i loro gruppi, rendendo facilmente visibili le dipendenze e le eventuali deviazioni dal piano. Per impostazione predefinita, le attività non ancora iniziate appaiono in blu chiaro e quelle completate in blu scuro, in modo che i progressi siano visibili a colpo d’occhio. Per chi è responsabile di un intero piano piuttosto che di un singolo elenco, la vista Gantt è il punto in cui la gestione delle attività diventa un vero e proprio controllo del progetto.
{%CAPTION%}
Cosa aggiunge la vista Kanban?
Oltre all’elenco e al diagramma di Gantt, FlexiProject offre una lavagna Kanban che mostra gli elementi del Cronoprogramma sotto forma di schede. La lavagna mostra le attività e le pietre miliari, ti permette di raggruppare e filtrare la loro visualizzazione e ti consente di cambiare lo stato di un’attività semplicemente spostando la sua scheda tra le colonne. Si tratta di un modo rapido e visivo per verificare lo stato di avanzamento del lavoro senza dover aprire ogni singolo elemento.
Il punto non è che Kanban sostituisce il Cronoprogramma, ma che lo integra. Le stesse attività possono essere pianificate su un diagramma di Gantt e poi monitorate giorno per giorno su una lavagna, a seconda del momento. Persone diverse e fasi diverse di un progetto preferiscono naturalmente punti di vista diversi e l’utilizzo di un unico strumento per tutti questi aspetti permette di tenere tutto sincronizzato.
Come si fa a evitare che le notifiche facciano slittare le attività?
FlexiProject fornisce notifiche sia in-app che via e-mail. Il sistema in-app consente agli utenti di seguire i cambiamenti del progetto in tempo reale e di ricevere aggiornamenti sulle attività che stanno seguendo, senza vivere nella propria casella di posta. Le notifiche via e-mail possono essere personalizzate in modo che ogni persona riceva solo gli aggiornamenti che gli interessano, evitando che le modifiche importanti passino inosservate e che la notifica si affatichi.
Gestisci le attività in movimento con l'app mobile di FlexiProject
Cosa puoi fare nell’app mobile di FlexiProject?
FlexiProject ha un’applicazione mobile che ti permette di accedere ai tuoi progetti e alle tue attività da qualsiasi luogo, a complemento della versione web. Dal tuo telefono puoi aprire il tuo elenco personale di attività, rivedere i dettagli di ogni attività, modificare lo stato di un’attività e aggiungere commenti e allegati direttamente ad essa. Gli allegati possono provenire dalla tua fotocamera, dalla tua galleria fotografica o dai tuoi file, quindi una foto di un sopralluogo o un documento veloce diventano parte dell’attività in pochi tap.
L’app mantiene gli stessi dati sulle attività sincronizzati con la versione web e l’accesso può essere protetto con l’autenticazione biometrica come l’impronta digitale, il Face ID o il Touch ID, in modo che l’accesso rapido non vada a scapito della sicurezza. Include anche la registrazione del tempo di lavoro, che ti permette di registrare il tempo dedicato alle tue attività dall’app invece di aspettare di tornare alla tua scrivania.
Perché l’accesso mobile facilita il monitoraggio delle tue attività?
Le attività raramente aspettano che tu sia al computer. Le attività vengono fuori durante le riunioni, le visite in loco e le conversazioni, e il lasso di tempo che intercorre tra l’accorgersi di un compito e l’agire è quello in cui le cose si perdono. Avere l’elenco delle attività in tasca colma questo divario: puoi controllare ciò che ti è stato assegnato, segnare i progressi e aggiungere una nota o una foto sul momento, senza dover tornare al desktop.
Questo è ciò che rende l’applicazione davvero utile per gestire il tuo lavoro piuttosto che per visualizzarlo. Sia che tu sia un membro di un team che controlla la tua parte di un progetto o che tu stia semplicemente tenendo sotto controllo la tua lista personale di cose da fare, l’app trasforma piccole porzioni di tempo in progressi. Tracciare le tue attività non è più una cosa da fare una volta al giorno davanti a uno schermo, ma diventa una parte naturale della tua giornata.
Prova FlexiProject!
Le migliori app per la gestione delle attività FAQ
Come scegliere la migliore app per la gestione delle attività?
Parti da come vivono le tue attività, non dagli elenchi di funzioni. Se gestisci principalmente il tuo lavoro, dai priorità all’acquisizione rapida, alla visualizzazione chiara e a una buona app mobile. Se le tue attività appartengono a progetti con dipendenze e scadenze, dai priorità alla pianificazione, al diagramma di Gantt e alla visibilità condivisa. L’app migliore è quella che si adatta alla complessità del tuo lavoro, senza costringerti a crescere o a lottare contro di essa.
Qual è la differenza tra un’app per la gestione delle attività e un software per la gestione dei progetti?
Un’applicazione per la gestione delle attività tiene organizzate le singole attività: elenchi, stati, date di scadenza e promemoria. Il software di gestione dei progetti aggiunge le relazioni tra le attività, come le dipendenze, i Pietre miliari, i Cronoprogrammi e i progressi di un intero piano. Alcuni strumenti, tra cui FlexiProject, fanno entrambe le cose: le stesse attività funzionano sia come elenco personale di cose da fare che come parte di un progetto gestito.
FlexiProject ha un’applicazione mobile?
Sì. FlexiProject offre un’applicazione mobile che ti permette di visualizzare la tua lista di cose da fare, modificare lo stato delle attività e aggiungere commenti e allegati dal tuo telefono, con notifiche push per gli aggiornamenti importanti. Si tratta di un client mobile per il sistema, quindi accedi con l’account FlexiProject della tua organizzazione.
È sufficiente una semplice app per le cose da fare o ho bisogno di uno strumento per i progetti?
Una semplice app per le attività è sufficiente quando i tuoi compiti sono in gran parte indipendenti e solo tuoi. Hai bisogno di uno strumento di livello progettuale quando le attività dipendono l’una dall’altra, coinvolgono più persone o sono legate a scadenze, Pietre miliari e Budget. Il test onesto è se la tua app attuale è in grado di tenere il passo o se devi costantemente aggirare i suoi limiti.
Dalla lista delle cose da fare alla gestione dell'intero progetto
La migliore app per la gestione delle attività è raramente quella con il maggior numero di funzioni. È quella che si adatta al tuo modo di lavorare oggi e che resiste anche quando il lavoro diventa più complesso. Per molte persone, un’applicazione personale veloce per la gestione delle attività è perfetta e passare a qualcosa di più pesante non farebbe altro che aumentare l’attrito. Per altri, nel momento in cui le attività iniziano a dipendere l’una dall’altra e a coinvolgere un team, uno strumento di livello progettuale smette di essere eccessivo e inizia a essere l’elemento che impedisce che tutto vada a rotoli.
Ciò che rende FlexiProject degno di essere preso in considerazione è che non impone questa scelta a priori. Offre a ogni utente un unico elenco di attività personali, il luogo in cui gestire il proprio lavoro giorno per giorno, e collega quelle stesse attività a pianificazioni, a un diagramma di Gantt, a Pietre miliari e a un portfolio di progetti quando il lavoro lo richiede. Aggiungi un’applicazione mobile per gestire le attività lontano dalla tua scrivania e otterrai uno strumento al servizio dell’individuo e del PMO senza che nessuno dei due scenda a compromessi. Se è probabile che le attività si trasformino in progetti, la scelta di uno strumento che comprende già entrambi ti risparmia la dolorosa migrazione successiva.
AUTORE
Dominik Wrzosek
General Manager at FlexiProject
![Cos’è un diagramma di Gantt e come crearlo? [ESEMPIO]](https://flexi-project.com/wp-content/uploads/2024/04/What-is-Gantt-chart-e1714048900401.png)
