Carteira de projectos, Gestão de projectos

4 fases principais de execução do projeto

A grande maioria das metodologias populares de gestão de projectos, como o Prince2 e o PMP, distinguem quatro fases principais de implementação do projeto: iniciação, planeamento, execução e encerramento. A criação de um processo de gestão de projectos que abranja todas estas fases traz muitos benefícios para uma organização. Continua a ler para descobrires as principais fases de implementação de projectos para uma entrega de projectos bem sucedida!

Neste artigo, vais aprender: As quatro fases principais da execução do projeto Como as ideias de projeto são recolhidas e avaliadas durante a iniciação A importância de uma Carta de Projeto detalhada na fase de planeamento Actividades-chave para uma execução e monitorização bem sucedidas do projeto O papel do encerramento do projeto e a documentação das lições aprendidas Como FlexiProject apoia cada fase da gestão de projectos do início ao fim

Visão geral das fases de implementação do projeto

Para garantir que os projectos progridem de forma suave e eficaz, é importante dividir o trabalho em fases claras com pontos de decisão formais. À semelhança da metodologia Stage-Gate, após a conclusão de cada fase do projeto, chega-se a um ponto de decisão em que a continuação do projeto é avaliada e o plano para a fase seguinte é aprovado. Uma vez concluída a fase de iniciação, avalia-se a atratividade do projeto para a empresa e inicia-se a fase de planeamento. Desta forma, a empresa constrói de forma consciente e estrutural a sua carteira de projectos, evitando a aleatoriedade. Nas secções seguintes, discutiremos cada fase em detalhe.

Fase 1: Iniciação do projeto

Esta fase pode ter um nome diferente consoante a organização. Os nomes mais comuns são a fase de iniciação, ideia ou iniciativa. No entanto, independentemente do nome, este é praticamente sempre o momento em que uma ideia para um potencial projeto começa a tomar forma. Em muitas organizações, as ideias para projectos são recolhidas e avaliadas. As empresas partem do pressuposto correto de que os seus colaboradores são criativos e que este potencial de criatividade deve ser aproveitado para o desenvolvimento da empresa. As ideias são recolhidas de formas muito diferentes. Pode ser uma lista guardada no Excel, ou a empresa tem um programa informático específico para recolher ideias. Um formulário simples é utilizado para descrever a ideia num sistema deste tipo. Do mesmo modo, o próprio processo de recolha de ideias varia de empresa para empresa. Nalgumas organizações, um funcionário com uma ideia para um potencial projeto tem de a discutir primeiro com o seu supervisor e só depois de ser aprovada é que a ideia de projeto é introduzida no sistema. Muitas vezes, as ideias são avaliadas através de modelos de pontuação adequados. A ilustração abaixo, de um programa de gestão de projectos e carteiras, mostra a atratividade de projectos e ideias numa matriz.

A descrição de uma potencial ideia de projeto é frequentemente constituída pelos seguintes elementos:

• Nome do projeto
• Qual o problema/desafio abordado pelo projeto?
• Benefícios do projeto
• Resultados após a execução do projeto
• Gestor de projeto proposto
• Duração estimada do projeto
• Orçamento estimado do projeto
• Riscos potenciais
• Principais tarefas a realizar no âmbito do projeto

Fase 2: Planeamento

A qualidade do plano de projeto desenvolvido tem um impacto significativo no resultado do projeto. Nesta fase, devem ser clarificados os pressupostos do projeto descritos na ficha de ideias. A Carta de Projeto é mais frequentemente utilizada para este fim. A ilustração abaixo mostra um exemplo de uma Carta de Projeto do software de gestão de projectos e portfólios FlexiProject.

Os elementos-chave em que a equipa do projeto se deve concentrar ao elaborar a Carta do Projeto são

• Uma descrição pormenorizada do problema/desafio a resolver pelo projeto
• Uma descrição pormenorizada do objetivo comercial do projeto
• Requisitos dos principais intervenientes no projeto
• Descrição pormenorizada das prestações/resultados do projeto
• Uma descrição pormenorizada do âmbito do projeto
• Indicação do objetivo estratégico a ser abordado pelo projeto
• Que competências são necessárias para realizar o projeto
• Os riscos mais importantes do projeto
• As principais etapas do projeto

A Carta de Projeto assim elaborada deve ser formalmente aceite.

Assim que a Carta do Projeto for aceite, a equipa do projeto pode avançar para a criação de outros elementos do plano do projeto: análise das partes interessadas, descrição dos resultados parciais e finais do projeto, calendário do projeto, orçamento do projeto, registo dos riscos do projeto ou plano de recursos. Existem diferentes abordagens para a criação dos elementos acima mencionados no plano do projeto, mas entre as mais eficazes estão as seguintes:

1. desenvolver uma Carta de Projeto
2. definição pormenorizada dos resultados do projeto
3. desenvolvimento das principais tarefas do calendário e sua ligação aos resultados do projeto
4. afinar o calendário – definir tarefas, etapas, responsabilidades
5. desenvolvimento do orçamento do projeto
6. desenvolvimento do registo de riscos
7. desenvolvimento de um plano de recursos

A ilustração seguinte mostra um exemplo de um plano de calendarização do projeto.

Ao analisar o exemplo acima de um cronograma de projeto, vale a pena observar as três colunas à direita, que mostram os riscos, o orçamento e as entregas. Se um risco estiver associado a uma determinada tarefa agendada, é apresentado um ícone de triângulo com um ponto de exclamação na linha da tarefa, na coluna “riscos”. O mesmo se aplica, por analogia, às rubricas de custos ou aos resultados do projeto. O plano de projeto desenvolvido deve ser formalmente aceite.

Fase 3: Implementação do projeto

A fase de execução do projeto é a fase em que a equipa trabalha para atingir os objectivos do projeto e obter os resultados pretendidos. O que se deve ter em especial atenção durante a fase de entrega do projeto é:

• Assegurar uma comunicação adequada no seio da equipa de projeto
• Realizar as principais tarefas e etapas do projeto e avaliar o nível de progresso das tarefas
• Análise regular dos desvios em relação ao plano do projeto, tanto no que diz respeito ao calendário como ao orçamento do projeto
• Atualizar o plano do projeto à medida que forem sendo disponibilizadas informações adicionais
• Alterar o plano do projeto através de um documento de pedido de alteração – a figura abaixo mostra um exemplo de um documento de pedido de alteração

• Reuniões regulares de projeto para discutir o progresso do projeto e questões emergentes numa base contínua
• Análise regular dos riscos do projeto e gestão ativa dos riscos do projeto
• Reuniões regulares e apresentação de relatórios sobre o estado do projeto ao comité diretor ou à direção da empresa
• Análise da carga de trabalho dos recursos do projeto e resposta rápida nos casos em que a carga de trabalho dos recursos seleccionados é excessiva
• Entrega dos resultados necessários do projeto

Fase 4: Encerramento do projeto

Apesar de ser uma fase muito importante do projeto, é frequentemente negligenciada. A equipa do projeto deve elaborar um documento formal de encerramento do projeto, designado por folha de encerramento do projeto. Um exemplo de uma folha de encerramento de projeto é apresentado na figura abaixo.

Ao preencher a Folha de Encerramento do Projeto, a equipa do projeto deve detalhar as conclusões pós-projeto e analisar o que correu mal. As lições aprendidas são particularmente úteis no lançamento e na execução de projectos subsequentes para os tornar mais eficazes. Estas lições pós-projeto ou lições aprendidas permitem a uma organização construir uma base de conhecimentos e atingir níveis mais elevados de cultura de projeto. Os elementos da Carta de Encerramento do Projeto que merecem destaque são

• Descrição pormenorizada das lições aprendidas
• Descrição dos principais riscos e problemas que ocorreram no projeto
• Descrição das conclusões pós-projeto

As fases de execução do projeto como chave para a realização eficaz dos objectivos

A probabilidade de os projectos serem bem sucedidos aumenta significativamente quando são implementados utilizando as quatro fases principais da execução do projeto. O conjunto de actividades realizadas em cada fase depende da maturidade do projeto da organização e do tipo de projectos realizados. É de salientar que cada fase de entrega do projeto termina com a aprovação formal do projeto.

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