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4 fases principais de execução do projeto
A grande maioria das principais metodologias de gestão de projectos – Prince2, PMP – distinguem quatro fases principais de execução do projeto:
-
fase de iniciação
-
fase de planeamento
-
fase de implementação
-
fase de encerramento
A criação de um processo de gestão de projectos numa empresa que considere todas as fases enumeradas faz muito sentido e traz muitos benefícios. À semelhança da metodologia Stage-Gate, quando uma determinada fase de um projeto termina, existe uma porta de decisão onde é tomada a decisão de continuar o projeto e é aprovado um plano para a fase seguinte. De certa forma, o mesmo se aplica às quatro principais fases de execução do projeto mencionadas. Uma vez realizada a fase de iniciação, é tomada uma decisão sobre o interesse do projeto para a empresa e começa a fase de planeamento. Desta forma, a empresa constrói de forma consciente e estrutural a sua carteira de projectos, e apenas algumas coisas acontecem ao acaso. Na secção seguinte deste artigo, analisaremos cada fase separadamente.
Fase 1 - início do projeto
Esta fase pode ter um nome diferente consoante a organização. Os nomes mais comuns são a fase de iniciação, ideia ou iniciativa. No entanto, independentemente do nome, este é praticamente sempre o momento em que uma ideia para um potencial projeto começa a tomar forma. Em muitas organizações, as ideias de projectos são recolhidas. As empresas partem do pressuposto correto de que os seus trabalhadores são criativos e que este potencial de criatividade deve ser utilizado para o desenvolvimento da empresa. As ideias são recolhidas de formas muito diferentes. Pode ser uma lista guardada no Excel, ou a empresa tem um programa informático específico para recolher ideias. Um formulário simples é utilizado para descrever a ideia num sistema deste tipo. Do mesmo modo, o próprio processo de recolha de ideias varia de empresa para empresa. Nalgumas organizações, um funcionário com uma ideia para um potencial projeto tem de a discutir primeiro com o seu supervisor e só depois de ser aprovada é que a ideia de projeto é colocada no sistema. Muitas vezes, as ideias são avaliadas através de modelos de pontuação adequados. A ilustração abaixo, de um programa de gestão de projectos e carteiras, mostra a atratividade de projectos e ideias numa matriz.
Atratividade de projectos e ideias numa matriz na aplicação FlexiProject
A descrição de uma potencial ideia de projeto é frequentemente constituída pelos seguintes elementos:
- Nome do projeto
- Qual o problema/desafio abordado pelo projeto?
- Benefícios do projeto
- Resultados após a execução do projeto
- Gestor de projeto proposto
- Duração estimada do projeto
- Orçamento estimado do projeto
- Riscos potenciais
- Principais tarefas a realizar no âmbito do projeto
Fase 2 - planeamento
A qualidade do plano de projeto desenvolvido tem um impacto significativo no resultado do projeto. Nesta fase, devem ser clarificados os pressupostos do projeto descritos na ficha de ideias. A Carta de Projeto é mais frequentemente utilizada para este fim. A ilustração abaixo mostra um exemplo de uma Carta de Projeto do software de gestão de projectos e carteiras FlexiProject.
Exemplo de uma Carta de Projeto
Os elementos-chave em que a equipa do projeto se deve concentrar ao elaborar a Carta do Projeto são
- Uma descrição pormenorizada do problema/desafio a resolver pelo projeto
- Uma descrição pormenorizada do objetivo comercial do projeto
- Requisitos dos principais intervenientes no projeto
- Descrição pormenorizada das prestações/resultados do projeto
- Uma descrição pormenorizada do âmbito do projeto
- Indicação do objetivo estratégico a ser abordado pelo projeto
- Que competências são necessárias para realizar o projeto
- Os riscos mais importantes do projeto
- As principais etapas do projeto
A Carta de Projeto assim elaborada deve ser formalmente aceite.
Assim que a Carta do Projeto for aceite, a equipa do projeto pode avançar para a criação de outros elementos do plano do projeto: análise das partes interessadas, descrição dos resultados parciais e finais do projeto, calendário do projeto, orçamento do projeto, registo dos riscos do projeto ou plano de recursos. Existem diferentes abordagens para a criação dos elementos acima mencionados no plano do projeto, mas entre as mais eficazes estão as seguintes:
- desenvolver uma Carta de Projeto
- definição pormenorizada dos resultados do projeto
- desenvolvimento das principais tarefas do calendário e sua ligação aos resultados do projeto
- afinar o calendário – definir tarefas, etapas, responsabilidades
- desenvolvimento do orçamento do projeto
- desenvolvimento do registo de riscos
- desenvolvimento de um plano de recursos
A ilustração seguinte mostra um exemplo de um plano de calendarização do projeto.
Exemplo de um plano de calendário de projeto no FlexiProject
Ao analisar o exemplo acima de um cronograma de projeto, vale a pena observar as três colunas à direita, que mostram os riscos, o orçamento e as entregas. Se um risco estiver associado a uma determinada tarefa do calendário, é apresentado um ícone de triângulo com um ponto de exclamação na linha de tarefas, na coluna “riscos”. O mesmo se aplica, por analogia, às rubricas de custos ou aos resultados do projeto. O plano de projeto desenvolvido deve ser formalmente aceite.
Fase 3 - execução do projeto
A fase de execução do projeto é a fase em que a equipa trabalha para atingir os objectivos do projeto e obter os resultados pretendidos. O que se deve ter em especial atenção durante a fase de entrega do projeto é:
- Assegurar uma comunicação adequada no seio da equipa de projeto
- Realizar as principais tarefas e etapas do projeto e avaliar o nível de progresso das tarefas
- Análise regular dos desvios em relação ao plano do projeto no que respeita ao calendário e ao orçamento do projeto
- Atualizar o plano do projeto à medida que forem surgindo informações adicionais
- Alterar o plano do projeto através de um documento de pedido de alteração – a figura abaixo mostra um exemplo de um documento de pedido de alteração
Exemplo de um documento de pedido de modificação
- Reuniões regulares de projeto para discutir o progresso do projeto e questões emergentes numa base contínua
- Análise regular dos riscos do projeto e gestão ativa dos riscos do projeto
- Reuniões regulares e apresentação de relatórios sobre o estado do projeto ao comité diretor ou à direção da empresa
- Análise da carga de trabalho dos recursos do projeto e resposta rápida nos casos em que a carga de trabalho dos recursos seleccionados é excessiva
- Entrega dos resultados necessários do projeto
Fase 4 - encerramento do projeto
Apesar de ser uma fase muito importante do projeto, é frequentemente negligenciada. A equipa do projeto deve elaborar um documento formal de encerramento do projeto, designado por folha de encerramento do projeto. Um exemplo de uma folha de encerramento de projeto é apresentado na figura abaixo.
Folha de fecho de projeto personalizada no FlexiProject
Ao preencher a Folha de Encerramento do Projeto, a equipa do projeto deve detalhar as conclusões pós-projeto e analisar o que correu mal. As lições aprendidas são particularmente úteis no lançamento e na execução de projectos subsequentes para os tornar mais eficazes. Estas lições pós-projeto ou lições aprendidas permitem a uma organização construir uma base de conhecimentos e atingir níveis mais elevados de cultura de projeto. Os elementos da Carta de Encerramento do Projeto que merecem destaque são
- Descrição pormenorizada das lições aprendidas
- Descrição dos principais riscos e problemas que ocorreram no projeto
- Descrição das conclusões pós-projeto
As fases de execução do projeto como chave para a realização eficaz dos objectivos
A probabilidade de os projectos serem bem sucedidos aumenta significativamente quando são implementados utilizando as quatro fases principais da execução do projeto. O conjunto de actividades realizadas em cada fase depende da maturidade do projeto da organização e do tipo de projectos realizados. É de salientar que cada fase de entrega do projeto termina com a aprovação formal do projeto.
AUTOR
Włodzimierz Makowski
CEO FlexiProject
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