4 fases principais de execução do projeto

Visão geral das fases de implementação do projeto

Para garantir que os projectos progridem de forma suave e eficaz, é importante dividir o trabalho em fases claras com pontos de decisão formais. À semelhança da metodologia Stage-Gate, após a conclusão de cada fase do projeto, chega-se a um ponto de decisão em que a continuação do projeto é avaliada e o plano para a fase seguinte é aprovado. Uma vez concluída a fase de iniciação, avalia-se a atratividade do projeto para a empresa e inicia-se a fase de planeamento. Desta forma, a empresa constrói de forma consciente e estrutural a sua carteira de projectos, evitando a aleatoriedade. Nas secções seguintes, discutiremos cada fase em detalhe.

Fase 1: Iniciação do projeto

Esta fase pode ter um nome diferente consoante a organização. Os nomes mais comuns são a fase de iniciação, ideia ou iniciativa. No entanto, independentemente do nome, este é praticamente sempre o momento em que uma ideia para um potencial projeto começa a tomar forma. Em muitas organizações, as ideias para projectos são recolhidas e avaliadas. As empresas partem do pressuposto correto de que os seus colaboradores são criativos e que este potencial de criatividade deve ser aproveitado para o desenvolvimento da empresa. As ideias são recolhidas de formas muito diferentes. Pode ser uma lista guardada no Excel, ou a empresa tem um programa informático específico para recolher ideias. Um formulário simples é utilizado para descrever a ideia num sistema deste tipo. Do mesmo modo, o próprio processo de recolha de ideias varia de empresa para empresa. Nalgumas organizações, um funcionário com uma ideia para um potencial projeto tem de a discutir primeiro com o seu supervisor e só depois de ser aprovada é que a ideia de projeto é introduzida no sistema. Muitas vezes, as ideias são avaliadas através de modelos de pontuação adequados. A ilustração abaixo, de um programa de gestão de projectos e carteiras, mostra a atratividade de projectos e ideias numa matriz.

A descrição de uma potencial ideia de projeto é frequentemente constituída pelos seguintes elementos:

• Nome do projeto
• Qual o problema/desafio abordado pelo projeto?
• Benefícios do projeto
• Resultados após a execução do projeto
• Gestor de projeto proposto
• Duração estimada do projeto
• Orçamento estimado do projeto
• Riscos potenciais
• Principais tarefas a realizar no âmbito do projeto

Fase 2: Planeamento

A qualidade do plano de projeto desenvolvido tem um impacto significativo no resultado do projeto. Nesta fase, devem ser clarificados os pressupostos do projeto descritos na ficha de ideias. A Carta de Projeto é mais frequentemente utilizada para este fim. A ilustração abaixo mostra um exemplo de uma Carta de Projeto do software de gestão de projectos e portfólios FlexiProject.

Os elementos-chave em que a equipa do projeto se deve concentrar ao elaborar a Carta do Projeto são

• Uma descrição pormenorizada do problema/desafio a resolver pelo projeto
• Uma descrição pormenorizada do objetivo comercial do projeto
• Requisitos dos principais intervenientes no projeto
• Descrição pormenorizada das prestações/resultados do projeto
• Uma descrição pormenorizada do âmbito do projeto
• Indicação do objetivo estratégico a ser abordado pelo projeto
• Que competências são necessárias para realizar o projeto
• Os riscos mais importantes do projeto
• As principais etapas do projeto

A Carta de Projeto assim elaborada deve ser formalmente aceite.

Assim que a Carta do Projeto for aceite, a equipa do projeto pode avançar para a criação de outros elementos do plano do projeto: análise das partes interessadas, descrição dos resultados parciais e finais do projeto, calendário do projeto, orçamento do projeto, registo dos riscos do projeto ou plano de recursos. Existem diferentes abordagens para a criação dos elementos acima mencionados no plano do projeto, mas entre as mais eficazes estão as seguintes:

1. desenvolver uma Carta de Projeto
2. definição pormenorizada dos resultados do projeto
3. desenvolvimento das principais tarefas do calendário e sua ligação aos resultados do projeto
4. afinar o calendário – definir tarefas, etapas, responsabilidades
5. desenvolvimento do orçamento do projeto
6. desenvolvimento do registo de riscos
7. desenvolvimento de um plano de recursos

A ilustração seguinte mostra um exemplo de um plano de calendarização do projeto.

Ao analisar o exemplo acima de um cronograma de projeto, vale a pena observar as três colunas à direita, que mostram os riscos, o orçamento e as entregas. Se um risco estiver associado a uma determinada tarefa agendada, é apresentado um ícone de triângulo com um ponto de exclamação na linha da tarefa, na coluna “riscos”. O mesmo se aplica, por analogia, às rubricas de custos ou aos resultados do projeto. O plano de projeto desenvolvido deve ser formalmente aceite.

Fase 3: Implementação do projeto

A fase de execução do projeto é a fase em que a equipa trabalha para atingir os objectivos do projeto e obter os resultados pretendidos. O que se deve ter em especial atenção durante a fase de entrega do projeto é:

• Assegurar uma comunicação adequada no seio da equipa de projeto
• Realizar as principais tarefas e etapas do projeto e avaliar o nível de progresso das tarefas
• Análise regular dos desvios em relação ao plano do projeto, tanto no que diz respeito ao calendário como ao orçamento do projeto
• Atualizar o plano do projeto à medida que forem sendo disponibilizadas informações adicionais
• Alterar o plano do projeto através de um documento de pedido de alteração – a figura abaixo mostra um exemplo de um documento de pedido de alteração

• Reuniões regulares de projeto para discutir o progresso do projeto e questões emergentes numa base contínua
• Análise regular dos riscos do projeto e gestão ativa dos riscos do projeto
• Reuniões regulares e apresentação de relatórios sobre o estado do projeto ao comité diretor ou à direção da empresa
• Análise da carga de trabalho dos recursos do projeto e resposta rápida nos casos em que a carga de trabalho dos recursos seleccionados é excessiva
• Entrega dos resultados necessários do projeto

Fase 4: Encerramento do projeto

Apesar de ser uma fase muito importante do projeto, é frequentemente negligenciada. A equipa do projeto deve elaborar um documento formal de encerramento do projeto, designado por folha de encerramento do projeto. Um exemplo de uma folha de encerramento de projeto é apresentado na figura abaixo.

Ao preencher a Folha de Encerramento do Projeto, a equipa do projeto deve detalhar as conclusões pós-projeto e analisar o que correu mal. As lições aprendidas são particularmente úteis no lançamento e na execução de projectos subsequentes para os tornar mais eficazes. Estas lições pós-projeto ou lições aprendidas permitem a uma organização construir uma base de conhecimentos e atingir níveis mais elevados de cultura de projeto. Os elementos da Carta de Encerramento do Projeto que merecem destaque são

• Descrição pormenorizada das lições aprendidas
• Descrição dos principais riscos e problemas que ocorreram no projeto
• Descrição das conclusões pós-projeto

As fases de execução do projeto como chave para a realização eficaz dos objectivos

A probabilidade de os projectos serem bem sucedidos aumenta significativamente quando são implementados utilizando as quatro fases principais da execução do projeto. O conjunto de actividades realizadas em cada fase depende da maturidade do projeto da organização e do tipo de projectos realizados. É de salientar que cada fase de entrega do projeto termina com a aprovação formal do projeto.

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