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4 fasi principali di attuazione del progetto
La maggior parte delle principali metodologie di gestione dei progetti – Prince2, PMP – distinguono quattro fasi principali di attuazione del progetto:
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fase di avvio
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fase di pianificazione
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fase di attuazione
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fase di chiusura
Impostare un processo di gestione del progetto in un’azienda che tenga conto di tutte le fasi elencate è molto sensato e porta molti vantaggi. Analogamente alla metodologia Stage-Gate, quando una particolare fase di un progetto termina, c’è un gate decisionale in cui si decide di continuare il progetto e si approva un piano per la fase successiva. In un certo senso, lo stesso vale per le quattro principali fasi di attuazione del progetto menzionate. Una volta realizzata la fase di avvio, viene presa una decisione sull’attrattiva del progetto per l’azienda e inizia la fase di pianificazione. In questo modo, l’azienda costruisce consapevolmente e strutturalmente il proprio portafoglio progetti, mentre solo alcune cose accadono in modo casuale. Nella prossima sezione di questo articolo, discuteremo ogni fase separatamente.
Fase 1: avvio del progetto
Questa fase può avere un nome diverso a seconda dell’organizzazione. I nomi più comuni sono fase di avvio, idea o iniziativa. Tuttavia, a prescindere dal nome, questo è praticamente sempre il momento in cui l’idea di un potenziale progetto inizia a prendere forma. In molte organizzazioni, le idee di progetto vengono raccolte. Le aziende partono dal presupposto corretto che i dipendenti dell’azienda sono creativi e che questo potenziale di creatività deve essere utilizzato per lo sviluppo dell’azienda. Le idee vengono raccolte in modi molto diversi. Può trattarsi di un elenco tenuto in Excel, oppure l’azienda dispone di un programma informatico dedicato alla raccolta delle idee. Per descrivere l’idea in un sistema di questo tipo si utilizza una forma semplice. Anche il processo di raccolta delle idee varia da un’azienda all’altra. In alcune organizzazioni, un dipendente con un’idea per un potenziale progetto deve prima discuterne con il proprio supervisore e solo dopo l’approvazione l’idea viene inserita nel sistema. Spesso le idee vengono valutate attraverso modelli di punteggio appropriati. L’illustrazione seguente, tratta da un programma di gestione di progetti e portfolio, mostra l’attrattiva di progetti e idee su una matrice.
Attrattività di progetti e idee su una matrice nell’app FlexiProject
La descrizione di una potenziale idea di progetto è spesso composta dai seguenti elementi:
- Nome del progetto
- Quale problema/sfida affronta il progetto?
- Vantaggi del progetto
- Risultati dopo l’attuazione del progetto
- Responsabile di progetto proposto
- Durata stimata del progetto
- Bilancio stimato del progetto
- Rischi potenziali
- Principali compiti da svolgere nel progetto
Fase 2-Pianificazione
La qualità del piano di progetto sviluppato ha un impatto significativo sull’esito del progetto. In questa fase devono essere chiariti i presupposti del progetto descritti nella scheda idea. La Carta del progetto è la più utilizzata a questo scopo. L’illustrazione seguente mostra un esempio di Project Charter dal software di gestione di progetti e portfolio FlexiProject.
Esempio di Carta del progetto
Gli elementi chiave su cui il team di progetto deve concentrarsi nello sviluppo della Carta del progetto sono:
- Una descrizione dettagliata del problema/sfida che il progetto intende affrontare
- Una descrizione dettagliata dell’obiettivo commerciale del progetto
- Requisiti dei principali stakeholder del progetto
- Una descrizione dettagliata dei risultati e degli output del progetto
- Una descrizione dettagliata dell’ambito del progetto
- Indicazione dell’obiettivo strategico che si intende perseguire con il progetto
- Quali competenze sono necessarie per realizzare il progetto
- I rischi di progetto più importanti
- Le principali tappe del progetto
La Carta del progetto così preparata deve essere accettata formalmente.
Una volta accettato il Project Charter, il team di progetto può procedere alla creazione di altri elementi del piano di progetto: analisi degli stakeholder, descrizione dei risultati parziali e finali del progetto, calendario del progetto, budget del progetto, registro dei rischi del progetto o piano delle risorse. Esistono diversi approcci alla creazione degli elementi sopra menzionati nel piano di progetto, ma tra i più efficaci vi sono i seguenti:
- sviluppare una Carta del progetto
- definizione dettagliata dei risultati del progetto
- sviluppo delle attività chiave della schedulazione e del loro collegamento con i risultati del progetto
- affinare il programma – definire compiti, tappe e responsabilità
- sviluppo del budget di progetto
- sviluppo del registro dei rischi
- sviluppo di un piano di risorse
La seguente illustrazione mostra un esempio di piano di schedulazione del progetto.
Esempio di piano di pianificazione del progetto in FlexiProject
Quando si analizza l’esempio sopra riportato di una schedulazione di progetto, vale la pena di notare le tre colonne a destra, che mostrano i rischi, il budget e i deliverable. Se un rischio è associato a una particolare attività di pianificazione, nella riga dell’attività nella colonna “rischi” viene visualizzata l’icona di un triangolo con un punto esclamativo. Lo stesso vale, per analogia, per le voci di costo o i risultati del progetto. Il piano di progetto sviluppato deve essere formalmente accettato.
Fase 3: attuazione del progetto
La fase di implementazione del progetto è quella in cui il team lavora per raggiungere gli obiettivi del progetto e fornire i risultati previsti. Durante la fase di consegna del progetto è necessario prestare particolare attenzione a quanto segue:
- Garantire un’adeguata comunicazione all’interno del team di progetto
- Realizzare i compiti e le tappe principali del progetto e valutare il livello di avanzamento dei compiti.
- Analisi periodica degli scostamenti rispetto al piano di progetto, sia per quanto riguarda la tempistica che il budget.
- Aggiornare il piano di progetto man mano che si rendono disponibili ulteriori informazioni.
- Modificare il piano di progetto utilizzando un documento di Richiesta di Cambiamento – la figura seguente mostra un esempio di documento di Richiesta di Cambiamento
Esempio di documento di richiesta di modifica
- Riunioni di progetto periodiche per discutere i progressi del progetto e le questioni emergenti su base continuativa.
- Analisi regolare dei rischi di progetto e gestione attiva dei rischi di progetto
- Riunioni periodiche e relazioni sullo stato del progetto al comitato direttivo o alla direzione aziendale.
- Analisi del carico di lavoro delle risorse del progetto e risposta rapida nei casi in cui il carico di lavoro delle risorse selezionate sia eccessivo.
- Consegna dei prodotti richiesti dal progetto
Fase 4 - Chiusura del progetto
Nonostante sia una fase del progetto molto importante, viene spesso trascurata. Il team di progetto deve sviluppare un documento formale di chiusura del progetto chiamato foglio di chiusura del progetto. Un esempio di foglio di chiusura del progetto è mostrato nella figura seguente.
Foglio di chiusura del progetto personalizzato in FlexiProject
Nel completare il Foglio di chiusura del progetto, il team di progetto deve dettagliare le conclusioni post-progetto e analizzare ciò che è andato storto. Le lezioni apprese sono particolarmente utili per l’avvio e l’attuazione di progetti successivi, per renderli più efficaci. Tali lezioni post-progetto o Lessons Learned consentono a un’organizzazione di costruire una base di conoscenze e di raggiungere livelli più elevati di cultura del progetto. Gli elementi della Carta di chiusura del progetto degni di nota sono:
- Descrizione dettagliata delle lezioni apprese
- Descrizione dei principali rischi e problemi che si sono verificati durante il progetto.
- Descrizione delle conclusioni post-progetto
Le fasi di attuazione del progetto come chiave per un efficace raggiungimento degli obiettivi
Le probabilità di successo dei progetti aumentano in modo significativo quando vengono implementati utilizzando le quattro fasi principali dell’esecuzione del progetto. La gamma di attività svolte in ciascuna fase dipende dalla maturità progettuale dell’organizzazione e dal tipo di progetti intrapresi. Vale la pena notare che ogni fase di realizzazione del progetto si conclude con l’approvazione formale del progetto.
AUTORE
Włodzimierz Makowski
CEO FlexiProject
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