4 główne etapy realizacji projektu

Dlaczego etapy realizacji projektu są ważne?

Ułożenie w firmie procesu zarządzania projektami, który uwzględnia wszystkie wymienione fazy, ma duży sens i przynosi szereg korzyści. Aby projekty przebiegały płynnie i skutecznie, ważne jest podzielenie prac na przejrzyste etapy z formalnymi punktami decyzyjnymi. Podobnie jak w metodyce Stage-Gate, kiedy kończy się określona faza realizacji projektu, to występuje bramka decyzyjna, gdzie podejmowana jest decyzja o kontynuacji projektu i zatwierdzany jest plan na kolejną fazę. W pewnym sensie analogiczna sytuacja występuje w kontekście czterech głównych faz realizacji projektu. Kiedy zrealizujemy już fazę inicjacji, to podejmowana jest decyzja o atrakcyjności projektu dla firmy i rozpoczęciu fazy planowania. W ten sposób firma świadomie i w strukturalny sposób buduje swój portfel projektów i niewiele rzeczy dzieje się w sposób przypadkowy. W kolejnej części artykułu omówimy szczegółową każdą z faz oddzielnie.

Etap 1: Inicjacja Projektu

Ta faza w zależności od organizacji może mieć inną nazwę. Najczęściej spotykane nazwy to faza inicjacji, faza pomysłu czy też faza inicjatywy. Jednak niezależnie od nazwy jest to praktycznie zawsze moment, kiedy zaczyna się kształtować pomysł na potencjalny projekt. W wielu organizacjach zbierane są pomysły na projekty. Firmy wychodzą ze słusznego założenia, że pracownicy firmy są kreatywni i ważne jest, aby ten potencjał kreatywności w dobry sposób wykorzystać dla rozwoju firmy. Pomysły są zbierane w bardzo różny sposób. Może to być lista prowadzona w Excelu albo firma ma dedykowany program informatyczny służący do zbierania pomysłów. W takim systemie istnieje prosty formularz, który służy do opisania pomysłu. Tak samo sam proces gromadzenia pomysłów różni się pomiędzy firmami. W niektórych organizacjach pracownik, który ma pomysł na potencjalny projekt, musi najpierw omówić go ze swoim przełożonym i dopiero po uzyskaniu akceptacji pomysł na projekt umieszczony jest w systemie. Często pomysły są oceniane poprzez odpowiednie modele scoringowe. Na ilustracji poniżej pochodzącej z programu do zarządzania projektami i portfelami projektów, na macierzy, pokazano atrakcyjność projektów i pomysłów.

Opis pomysłu na potencjalny projekt często składa się z następujących elementów:

• Nazwa projektu
• Jaki problem / jakie wyzwanie projekt adresuje
• Korzyści z realizacji projektu
• Efekty po zrealizowaniu projektu
• Proponowany kierownik projektu
• Szacowany czas trwania projektu
• Szacowany budżet projektu
• Potencjalne ryzyka
• Najważniejsze zadania do zrealizowania w projekcie

Etap 2: Planowanie Projektu

Jakość opracowanego planu projektu w olbrzymim stopniu wpływa na finalny efekt projektu. Na tym etapie należy doprecyzować założenia projektu, które zostały opisane w karcie pomysłu. Do tego celu najczęściej służy Karta Projektu. Przykład Karty Projektu pochodzący z programu do zarządzania projektami i portfelami projektów FlexiProject pokazano na poniższej ilustracji.

Kluczowe elementy, na których powinien skupić się zespół projektowy, opracowując kartę projektu to:

• Szczegółowe opisanie problemu / wyzwania, które ma zaadresować projekt
• Szczegółowe opisanie celu biznesowego projektu
• Wymagania głównych interesariuszy projektu
• Szczegółowe opisanie efektów / produktów projektu
• Szczegółowe opisanie zakresu projektu
• Wskazanie celu strategicznego, jaki adresuje projekt
• Jakie kompetencje są potrzebne do zrealizowania projektu
• Najważniejsze ryzyka projektowe
• Główne kamienie milowe projektu

Tak opracowana Karta Projektu powinna zostać w formalny sposób zaakceptowana.

Po zaakceptowaniu Karty Projektu zespół projektowy może przystąpić do tworzenia kolejnych elementów planu projektu którymi są: analiza interesariuszy projektu, opis cząstkowych i finalnych produktów projektu, harmonogram projektu, budżet projektu, rejestr ryzyk projektowych czy też plan zasobów. Są różne podejścia do tworzenia wymienionych powyżej elementów planu projektu ale wśród najbardziej skutecznych jest następujące:

1. Opracowanie Karty Projektu
2. Szczegółowe zdefiniowanie produktów projektu
3. Opracowanie kluczowych zadań harmonogramu i ich powiązanie z produktami projektu
4. Doprecyzowanie harmonogramu – określenie zadań, kamieni milowych, odpowiedzialności
5. Opracowanie budżetu projektu
6. Opracowanie rejestru ryzyk
7. Opracowanie planu zasobów

Na poniższej ilustracji pokazano przykładowy plan harmonogramu projektu.

Analizując powyższy przykład harmonogramu projektu, warto zwrócić uwagę na trzy kolumny po prawej stronie, które pokazują ryzyka, budżet i produkty. Jeśli z danym zadaniem harmonogramu powiązane jest jakieś ryzyko, to w linii tego zadania, w kolumnie „ryzyka” widnieje ikona trójkąta z wykrzyknikiem. To samo analogicznie dotyczy pozycji kosztowych czy też produktów projektu. Opracowany plan projektu powinien zostać formalnie zaakceptowany.

Etap 3: Realizacja Projektu

Etap realizacji projektu to czas, kiedy zespół pracuje nad osiągnięciem celów projektu i dostarczeniem założonych rezultatów. To na co warto zwrócić szczególną uwagę w trakcie fazy realizacji projektu to:

• Zapewnienie odpowiedniej komunikacji w zespole projektowym
• Realizacja głównych zadań i kamieni milowych projektu i ocena poziomu zaawansowania realizacji zadań
• Regularna analiza odchyleń od planu projektu dotycząca zarówno harmonogramu jak i budżetu projektu
• Uaktualnianie planu projektu wraz z pojawianiem się dodatkowych informacji
• Zmiana planu projektu przy pomocy dokumentu Change Request – na poniższej ilustracji pokazano przykładowy dokument Change Request

• Regularne spotkania projektowe mające na celu bieżące omawianie progresu projektu i pojawiających się problemów
• Regularna analiza ryzyk projektowych i aktywne zarządzanie ryzykami projektowymi
• Regularne spotkania i raportowanie statusu projektu do komitetu sterującego lub zarządu firmy
• Analiza obciążenia pracą zasobów projektowych i szybka reakcja w przypadkach, gdy obciążenie pracą wybranych zasobów jest nadmierne
• Dostarczenie wymaganych efektów projektu

Etap 4: Zamknięcie Projektu

Pomimo faktu, że jest to bardzo ważna faza projektu, to jest ona dość często pomijana. Dokumentem formalnie kończącym projekt, który powinien zostać opracowany przez zespół projektowy, jest Karta Zamknięcia Projektu. Przykładową Kartę Zamknięcia Projektu pokazano na poniższej ilustracji.

Wypełniając Kartę Zamknięcia Projektu, zespół projektowy powinien zwrócić szczególną uwagę na szczegółowe opracowanie wniosków po projektowych  oraz analizie tego, co poszło w projekcie nie tak. Takie wnioski są szczególnie przydatne przy uruchamianiu i realizacji kolejnych projektów w celu zapewnienia ich większej efektywności. Takie wnioski po projektowe, czyli tzw. Lessons Learned pozwalają organizacji budować bazę wiedzy i osiągać coraz wyższe poziomy kultury projektowej. Elementy Karty Zamknięcia Projektu, na które warto zwrócić uwagę to:

• Szczegółowe opisanie lessons learned
• Opis kluczowych ryzyk, problemów, które wystąpiły w projekcie
• Opis wniosków po projektowych

Etapy realizacji projektu jako klucz do skutecznej realizacji celów

Prawdopodobieństwo osiągania sukcesu przez projekty istotnie wzrasta wraz z ich realizacją z wykorzystaniem czterech głównych etapów realizacji projektu. Zakres działań realizowanych w każdej fazie zależy od dojrzałości projektowej organizacji oraz rodzaju realizowanych projektów. Warto zwrócić uwagę, aby etapy realizacji projektu kończyły się formalnym zatwierdzeniem.

FlexiProject – wsparcie na każdym etapie Twojego projektu

Od zbierania pomysłów, przez budowanie solidnego planu projektu, monitorowanie realizacji, aż po wyciąganie wniosków na etapie zamknięcia projektu – FlexiProject dostarcza kompleksowe narzędzia, które prowadzą Twój zespół przez każdą fazę realizacji projektu z jasnością i kontrolą.

👉 Gotowy/a, by usprawnić realizację swoich projektów? Wypróbuj FlexiProject już teraz i przekonaj się, jak skutecznie wesprze Cię na każdym etapie realizacji projektów.

🎥 Video przewodnik po etapach realizacji projektu w FlexiProject

W artykule opisaliśmy cztery kluczowe fazy realizacji projektu – od inicjacji, przez planowanie, realizację, aż po zamknięcie. Każdy z tych etapów ma swoje specyficzne wyzwania i zadania, które możesz łatwo opanować dzięki odpowiednim narzędziom.

👉 Dlatego zapraszamy Cię do obejrzenia naszego filmu, w którym krok po kroku pokażemy, jak w praktyce zarządzać tymi fazami w systemie FlexiProject. Niezależnie od roli, jaką pełnisz w projekcie, znajdziesz tam cenne wskazówki, które usprawnią Twoją pracę i zwiększą szanse na sukces projektu.