4 Hauptphasen der Projektdurchführung

Überblick über die Phasen der Projektdurchführung

Um einen reibungslosen und effektiven Projektfortschritt zu gewährleisten, ist es wichtig, die Arbeit in klare Phasen mit formalen Entscheidungspunkten zu unterteilen. Ähnlich wie bei der Methode Stage-Gate wird nach Abschluss jeder Projektphase ein Entscheidungspunkt erreicht, an dem die Fortführung des Projekts bewertet und der Plan für die nächste Phase genehmigt wird. Sobald die Initiierungsphase abgeschlossen ist, wird die Attraktivität des Projekts für das Unternehmen bewertet, und die Planungsphase beginnt. Auf diese Weise baut das Unternehmen sein Projektportfolio bewusst und strukturell auf und vermeidet Zufälligkeiten. In den folgenden Abschnitten werden wir jede Phase im Detail besprechen.

Phase 1: Projektinitiierung

Diese Phase kann je nach Unternehmen unterschiedlich benannt sein. Die gebräuchlichsten Bezeichnungen sind Initiierungs-, Ideen- oder Initiativphase. Unabhängig von der Bezeichnung ist dies jedoch praktisch immer der Moment, in dem eine Idee für ein potenzielles Projekt Gestalt annimmt. In vielen Unternehmen werden Projektideen gesammelt und bewertet. Unternehmen gehen zu Recht davon aus, dass ihre Mitarbeiter kreativ sind, und dieses Kreativitätspotenzial muss für die Entwicklung des Unternehmens genutzt werden. Ideen werden auf sehr unterschiedliche Weise gesammelt. Das kann eine Liste sein, die in Excel geführt wird, oder das Unternehmen verfügt über ein spezielles IT-Programm zur Ideensammlung. Eine einfache Form wird verwendet, um die Idee in einem solchen System zu beschreiben. Auch der Prozess der Ideensammlung selbst ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. In einigen Unternehmen muss ein Mitarbeiter, der eine Idee für ein potenzielles Projekt hat, diese zunächst mit seinem Vorgesetzten besprechen, und erst nachdem dieser seine Zustimmung gegeben hat, wird die Projektidee in das System eingegeben. Oft werden die Ideen mit Hilfe geeigneter Bewertungsmodelle bewertet. Die folgende Abbildung aus einem Projekt- und Portfoliomanagementprogramm zeigt die Attraktivität von Projekten und Ideen in einer Matrix.

Eine Beschreibung einer potenziellen Projektidee besteht häufig aus folgenden Elementen:

• Name des Projekts
• Welches Problem/welche Herausforderung wird mit dem Projekt angegangen?
• Nutzen des Projekts
• Ergebnisse nach der Projektdurchführung
• Vorgeschlagener Projektleiter
• Geschätzte Projektdauer
• Geschätztes Projektbudget
• Potenzielle Risiken
• Hauptaufgaben im Rahmen des Projekts

Phase 2: Planung

Die Qualität des entwickelten Projektplans hat einen erheblichen Einfluss auf das Projektergebnis. In dieser Phase müssen die im Ideenblatt beschriebenen Projektannahmen geklärt werden. Am häufigsten wird zu diesem Zweck die Projektcharta verwendet. Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für eine Projektcharta aus der Projekt- und Portfoliomanagement-Software FlexiProject.

Die wichtigsten Elemente, auf die sich das Projektteam bei der Ausarbeitung der Projektcharta konzentrieren sollte, sind:

• Detaillierte Beschreibung des Problems/der Herausforderung, die mit dem Projekt angegangen werden soll
• Eine ausführliche Beschreibung des Geschäftsziels des Projekts
• Anforderungen der wichtigsten Projektbeteiligten
• Eine detaillierte Beschreibung der Projektleistungen/Outputs
• Eine detaillierte Beschreibung des Projektumfangs
• Angabe des strategischen Ziels, das mit dem Projekt verfolgt werden soll
• Welche Kompetenzen werden für die Durchführung des Projekts benötigt?
• Die wichtigsten Projektrisiken
• Die wichtigsten Meilensteine des Projekts

Die auf diese Weise erstellte Projektcharta sollte förmlich angenommen werden.

Sobald die Projektcharta akzeptiert ist, kann das Projektteam mit der Erstellung weiterer Elemente des Projektplans fortfahren: Stakeholder-Analyse, Beschreibung der Teil- und Endergebnisse des Projekts, Projektzeitplan, Projektbudget, Projektrisikoregister oder Ressourcenplan. Es gibt verschiedene Ansätze für die Erstellung der oben genannten Elemente im Projektplan, aber zu den effektivsten gehören die folgenden:

1. Entwicklung einer Projektcharta
2. detaillierte Definition der Projektleistungen
3. Entwicklung von Schlüsselaufgaben im Zeitplan und deren Verbindung zu den Projektleistungen
4. Verfeinerung des Zeitplans – Festlegung von Aufgaben, Meilensteinen, Verantwortlichkeiten
5. Entwicklung des Projektbudgets
6. Entwicklung des Risikoregisters
7. Entwicklung eines Ressourcenplans

Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für einen Projektzeitplan.

Bei der Analyse des obigen Beispiels eines Projektplans sind die drei Spalten auf der rechten Seite zu beachten, in denen Risiken, Budget und Ergebnisse dargestellt sind. Wenn ein Risiko mit einer bestimmten geplanten Aufgabe verbunden ist, wird in der Aufgabenzeile in der Spalte „Risiken“ ein Dreieckssymbol mit einem Ausrufezeichen angezeigt. Dasselbe gilt sinngemäß für Kostenbestandteile oder Projektleistungen. Der ausgearbeitete Projektplan sollte förmlich angenommen werden.

Phase 3: Projektdurchführung

In der Phase der Projektdurchführung arbeitet das Team daran, die Projektziele zu erreichen und die geplanten Ergebnisse zu liefern. Worauf Sie in der Phase der Projektdurchführung besonders achten sollten, ist Folgendes:

• Sicherstellung einer angemessenen Kommunikation innerhalb des Projektteams
• Durchführung der Hauptaufgaben und Meilensteine des Projekts und Bewertung des Fortschritts bei den Aufgaben
• Regelmäßige Analyse von Abweichungen vom Projektplan in Bezug auf den Projektzeitplan und das Budget
• Aktualisierung des Projektplans, wenn zusätzliche Informationen verfügbar werden
• Änderung des Projektplans mit Hilfe eines Änderungsantrags – die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für ein Änderungsantragsdokument

• Regelmäßige Projektbesprechungen zur Erörterung des Projektfortschritts und auftauchender Probleme auf kontinuierlicher Basis
• Regelmäßige Analyse der Projektrisiken und aktives Management der Projektrisiken
• Regelmäßige Sitzungen und Berichterstattung über den Projektstatus an den Lenkungsausschuss oder die Unternehmensleitung
• Analyse der Arbeitsbelastung der Projektressourcen und schnelle Reaktion in Fällen, in denen die Arbeitsbelastung ausgewählter Ressourcen zu hoch ist
• Lieferung der erforderlichen Projektleistungen

Phase 4: Abschluss des Projekts

Obwohl es sich um eine sehr wichtige Projektphase handelt, wird sie oft übersehen. Das Projektteam sollte ein formelles Projektabschlussdokument, das so genannte Projektabschlussblatt, erstellen. Ein Beispiel für einen Projektabschlussbogen ist in der folgenden Abbildung dargestellt.

Beim Ausfüllen des Projektabschlussbogens sollte das Projektteam die Schlussfolgerungen nach dem Projekt ausführlich darstellen und analysieren, was falsch gelaufen ist. Diese Erfahrungen sind besonders nützlich für die Einleitung und Durchführung nachfolgender Projekte, um deren Wirksamkeit zu erhöhen. Solche Lektionen oder Lessons Learned nach dem Projekt ermöglichen es einer Organisation, eine Wissensbasis aufzubauen und eine höhere Projektkultur zu erreichen. Die folgenden Elemente der Projektabschluss-Charta sind erwähnenswert:

• Detaillierte Beschreibung der gewonnenen Erkenntnisse
• Beschreibung der wichtigsten Risiken und Probleme, die bei dem Projekt aufgetreten sind
• Beschreibung der Schlussfolgerungen nach dem Projekt

Die Phasen der Projektdurchführung als Schlüssel zur effektiven Zielerreichung

Die Erfolgswahrscheinlichkeit von Projekten erhöht sich erheblich, wenn sie in den vier Hauptphasen der Projektdurchführung durchgeführt werden. Der Umfang der in jeder Phase durchgeführten Aktivitäten hängt von der Projektreife der Organisation und der Art der durchgeführten Projekte ab. Es ist erwähnenswert, dass jede Phase der Projektdurchführung mit der formellen Projektgenehmigung endet.

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