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4 Hauptphasen der Projektdurchführung
Die meisten der wichtigsten Projektmanagement-Methoden – Prince2, PMP – unterscheiden vier Hauptphasen der Projektdurchführung:
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Einleitungsphase
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Planungsphase
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Implementierungsphase
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Abschlussphase
Die Einrichtung eines Projektmanagementprozesses in einem Unternehmen, der alle genannten Phasen berücksichtigt, ist sehr sinnvoll und bringt viele Vorteile. Ähnlich wie bei der Stage-Gate-Methode gibt es am Ende einer bestimmten Projektphase ein Entscheidungs-Gate, an dem über die Fortsetzung des Projekts entschieden wird und ein Plan für die nächste Phase genehmigt wird. In gewisser Weise gilt dies auch für die vier genannten Hauptphasen der Projektdurchführung. Wenn die Initiierungsphase abgeschlossen ist, wird eine Entscheidung über die Attraktivität des Projekts für das Unternehmen getroffen und die Planungsphase beginnt. Auf diese Weise baut das Unternehmen sein Projektportfolio bewusst und strukturiert auf, und nur einige Dinge geschehen zufällig. Im nächsten Abschnitt dieses Artikels werden wir jede Phase einzeln behandeln.
Phase 1 - Einleitung des Projekts
Diese Phase kann je nach Unternehmen unterschiedlich benannt sein. Die gebräuchlichsten Bezeichnungen sind Initiierungs-, Ideen- oder Initiativphase. Unabhängig von der Bezeichnung ist dies jedoch praktisch immer der Moment, in dem eine Idee für ein potenzielles Projekt Gestalt annimmt. In vielen Organisationen werden Projektideen gesammelt. Die Unternehmen gehen zu Recht davon aus, dass die Mitarbeiter des Unternehmens kreativ sind und dieses Kreativitätspotenzial für die Entwicklung des Unternehmens genutzt werden muss. Ideen werden auf sehr unterschiedliche Weise gesammelt. Das kann eine Liste sein, die in Excel geführt wird, oder das Unternehmen verfügt über ein spezielles IT-Programm zur Ideensammlung. Eine einfache Form wird verwendet, um die Idee in einem solchen System zu beschreiben. Auch der Prozess der Ideensammlung selbst ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. In einigen Unternehmen muss ein Mitarbeiter, der eine Idee für ein potenzielles Projekt hat, diese zunächst mit seinem Vorgesetzten besprechen, und erst nach dessen Zustimmung wird die Projektidee in das System eingestellt. Häufig werden die Ideen mit Hilfe geeigneter Bewertungsmodelle beurteilt. Die folgende Abbildung aus einem Projekt- und Portfoliomanagementprogramm zeigt die Attraktivität von Projekten und Ideen in einer Matrix.
Attraktivität von Projekten und Ideen auf einer Matrix in der FlexiProject-App
Eine Beschreibung einer potenziellen Projektidee besteht häufig aus folgenden Elementen:
- Name des Projekts
- Welches Problem/welche Herausforderung wird mit dem Projekt angegangen?
- Nutzen des Projekts
- Ergebnisse nach der Projektdurchführung
- Vorgeschlagener Projektleiter
- Geschätzte Projektdauer
- Geschätztes Projektbudget
- Potenzielle Risiken
- Hauptaufgaben im Rahmen des Projekts
Phase 2-Planung
Die Qualität des entwickelten Projektplans hat einen erheblichen Einfluss auf das Projektergebnis. In dieser Phase müssen die im Ideenblatt beschriebenen Projektannahmen geklärt werden. Am häufigsten wird zu diesem Zweck die Projektcharta verwendet. Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für eine Projektcharta aus der Projekt- und Portfoliomanagement-Software FlexiProject.
Beispiel für eine Projektcharta
Die wichtigsten Elemente, auf die sich das Projektteam bei der Ausarbeitung der Projektcharta konzentrieren sollte, sind:
- Detaillierte Beschreibung des Problems/der Herausforderung, die mit dem Projekt angegangen werden soll
- Eine ausführliche Beschreibung des Geschäftsziels des Projekts
- Anforderungen der wichtigsten Projektbeteiligten
- Eine detaillierte Beschreibung der Projektleistungen/Outputs
- Eine detaillierte Beschreibung des Projektumfangs
- Angabe des strategischen Ziels, das mit dem Projekt verfolgt werden soll
- Welche Kompetenzen werden für die Durchführung des Projekts benötigt?
- Die wichtigsten Projektrisiken
- Die wichtigsten Meilensteine des Projekts
Die auf diese Weise erstellte Projektcharta sollte förmlich angenommen werden.
Sobald die Projektcharta akzeptiert ist, kann das Projektteam mit der Erstellung weiterer Elemente des Projektplans fortfahren: Stakeholder-Analyse, Beschreibung der Teil- und Endergebnisse des Projekts, Projektzeitplan, Projektbudget, Projektrisikoregister oder Ressourcenplan. Es gibt verschiedene Ansätze für die Erstellung der oben genannten Elemente im Projektplan, aber zu den effektivsten gehören die folgenden:
- Entwicklung einer Projektcharta
- detaillierte Definition der Projektleistungen
- Entwicklung von Schlüsselaufgaben im Zeitplan und deren Verbindung zu den Projektleistungen
- Verfeinerung des Zeitplans – Festlegung von Aufgaben, Meilensteinen, Verantwortlichkeiten
- Entwicklung des Projektbudgets
- Entwicklung des Risikoregisters
- Entwicklung eines Ressourcenplans
Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für einen Projektzeitplan.
Beispiel für einen Projektterminplan in FlexiProject
Bei der Analyse des obigen Beispiels eines Projektplans sind die drei Spalten auf der rechten Seite zu beachten, in denen Risiken, Budget und Ergebnisse dargestellt sind. Wenn ein Risiko mit einer bestimmten Terminplanaufgabe verbunden ist, wird ein Dreieckssymbol mit einem Ausrufezeichen in der Aufgabenzeile in der Spalte „Risiken“ angezeigt. Dasselbe gilt sinngemäß für Kostenbestandteile oder Projektleistungen. Der ausgearbeitete Projektplan sollte förmlich angenommen werden.
Phase 3 - Projektdurchführung
In der Phase der Projektdurchführung arbeitet das Team daran, die Projektziele zu erreichen und die geplanten Ergebnisse zu liefern. Worauf Sie in der Phase der Projektdurchführung besonders achten sollten, ist Folgendes:
- Sicherstellung einer angemessenen Kommunikation innerhalb des Projektteams
- Durchführung der Hauptaufgaben und Meilensteine des Projekts und Bewertung des Fortschritts bei den Aufgaben
- Regelmäßige Analyse der Abweichungen vom Projektplan in Bezug auf den Zeitplan und das Budget des Projekts
- Aktualisierung des Projektplans, wenn zusätzliche Informationen verfügbar werden
- Änderung des Projektplans mit Hilfe eines Änderungsantrags – die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für ein Änderungsantragsdokument
Beispiel für ein Änderungsantragsdokument
- Regelmäßige Projektbesprechungen zur Erörterung des Projektfortschritts und auftauchender Probleme auf kontinuierlicher Basis
- Regelmäßige Analyse der Projektrisiken und aktives Management der Projektrisiken
- Regelmäßige Sitzungen und Berichterstattung über den Projektstatus an den Lenkungsausschuss oder die Unternehmensleitung
- Analyse der Arbeitsbelastung der Projektressourcen und schnelle Reaktion in Fällen, in denen die Arbeitsbelastung ausgewählter Ressourcen zu hoch ist
- Lieferung der erforderlichen Projektleistungen
Phase 4 - Projektabschluss
Obwohl es sich um eine sehr wichtige Projektphase handelt, wird sie oft übersehen. Das Projektteam sollte ein formelles Projektabschlussdokument, das so genannte Projektabschlussblatt, erstellen. Ein Beispiel für einen Projektabschlussbogen ist in der folgenden Abbildung dargestellt.
Individuelles Projektabschlussblatt in FlexiProject
Beim Ausfüllen des Projektabschlussbogens sollte das Projektteam die Schlussfolgerungen nach dem Projekt ausführlich darstellen und analysieren, was falsch gelaufen ist. Diese Erfahrungen sind besonders nützlich für die Einleitung und Durchführung nachfolgender Projekte, um deren Wirksamkeit zu erhöhen. Solche Lektionen oder Lessons Learned nach dem Projekt ermöglichen es einer Organisation, eine Wissensbasis aufzubauen und eine höhere Projektkultur zu erreichen. Die folgenden Elemente der Projektabschluss-Charta sind erwähnenswert:
- Detaillierte Beschreibung der gewonnenen Erkenntnisse
- Beschreibung der wichtigsten Risiken und Probleme, die bei dem Projekt aufgetreten sind
- Beschreibung der Schlussfolgerungen nach dem Projekt
Die Phasen der Projektdurchführung als Schlüssel zur effektiven Zielerreichung
Die Erfolgswahrscheinlichkeit von Projekten erhöht sich erheblich, wenn sie in den vier Hauptphasen der Projektdurchführung durchgeführt werden. Der Umfang der in jeder Phase durchgeführten Aktivitäten hängt von der Projektreife der Organisation und der Art der durchgeführten Projekte ab. Es ist erwähnenswert, dass jede Phase der Projektdurchführung mit der formellen Projektgenehmigung endet.
AUTOR
Włodzimierz Makowski
CEO FlexiProject
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