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4 phases principales de la mise en œuvre du projet
La grande majorité des principales méthodologies de gestion de projet – Prince2, PMP – distinguent quatre phases principales de mise en œuvre du projet :
-
phase d’initiation
-
phase de planification
-
phase de mise en œuvre
-
phase de clôture
La mise en place d’un processus de gestion de projet dans une entreprise qui prend en compte toutes les phases énumérées est très judicieuse et présente de nombreux avantages. Comme pour la méthodologie Stage-Gate, lorsqu’une phase particulière d’un projet se termine, il y a un point de décision où l’on décide de poursuivre le projet et où l’on approuve un plan pour la phase suivante. D’une certaine manière, il en va de même pour les quatre principales phases de mise en œuvre du projet mentionnées. Une fois la phase d’initiation réalisée, une décision est prise quant à l’intérêt du projet pour l’entreprise, et la phase de planification commence. De cette manière, l’entreprise construit son portefeuille de projets de manière consciente et structurée, et seules certaines choses se produisent de manière aléatoire. Dans la prochaine section de cet article, nous aborderons chaque phase séparément.
Phase 1 - lancement du projet
Cette phase peut porter un nom différent selon l’organisation. Les appellations les plus courantes sont la phase d’initiation, d’idée ou d’initiative. Cependant, quel que soit le nom, c’est pratiquement toujours le moment où l’idée d’un projet potentiel commence à prendre forme. Dans de nombreuses organisations, les idées de projets sont rassemblées. Les entreprises partent du principe que leurs employés sont créatifs et que ce potentiel de créativité doit être utilisé pour le développement de l’entreprise. Les idées sont collectées de manières très différentes. Il peut s’agir d’une liste conservée dans Excel, ou bien l’entreprise dispose d’un programme informatique dédié à la collecte d’idées. Un formulaire simple est utilisé pour décrire l’idée dans un tel système. De même, le processus de collecte d’idées varie d’une entreprise à l’autre. Dans certaines organisations, un employé ayant une idée de projet potentiel doit d’abord en discuter avec son supérieur, et ce n’est qu’après approbation que l’idée de projet est introduite dans le système. Souvent, les idées sont évaluées à l’aide de modèles de notation appropriés. L’illustration ci-dessous, tirée d’un programme de gestion de projets et de portefeuilles, montre l’attrait des projets et des idées sur une matrice.
Attractivité des projets et des idées sur une matrice dans l’application FlexiProject
La description d’une idée de projet potentiel se compose souvent des éléments suivants :
- Nom du projet
- Quel problème ou défi le projet aborde-t-il ?
- Avantages du projet
- Résultats après la mise en œuvre du projet
- Chef de projet proposé
- Durée estimée du projet
- Budget prévisionnel du projet
- Risques potentiels
- Principales tâches à effectuer dans le cadre du projet
Phase 2 - Planification
La qualité du plan de projet élaboré a un impact significatif sur le résultat du projet. Les hypothèses du projet décrites dans la fiche d’idée doivent être clarifiées à ce stade. La charte de projet est le plus souvent utilisée à cette fin. L’illustration ci-dessous montre un exemple de charte de projet provenant du logiciel de gestion de projets et de portefeuilles FlexiProject.
Exemple de charte de projet
Les éléments clés sur lesquels l’équipe de projet doit se concentrer lors de l’élaboration de la charte de projet sont les suivants :
- Une description détaillée du problème ou du défi auquel le projet doit répondre.
- Une description détaillée de l’objectif commercial du projet
- Exigences des principaux acteurs du projet
- Une description détaillée des résultats du projet.
- Une description détaillée de la portée du projet
- Indication de l’objectif stratégique visé par le projet
- Quelles sont les compétences nécessaires pour réaliser le projet ?
- Les risques les plus importants du projet
- Les principales étapes du projet
La charte de projet ainsi préparée doit être formellement acceptée.
Une fois la charte de projet acceptée, l’équipe de projet peut procéder à la création d’autres éléments du plan de projet : analyse des parties prenantes, description des résultats partiels et finaux du projet, calendrier du projet, budget du projet, registre des risques du projet ou plan des ressources. Il existe différentes approches pour la création des éléments mentionnés ci-dessus dans le plan de projet, mais les plus efficaces sont les suivantes :
- l’élaboration d’une charte de projet
- définition détaillée des produits à livrer dans le cadre du projet
- l’élaboration des principales tâches du calendrier et leur lien avec les produits livrables du projet
- affiner le calendrier – définir les tâches, les étapes, les responsabilités
- l’élaboration du budget du projet
- l’élaboration du registre des risques
- l’élaboration d’un plan de ressources
L’illustration suivante montre un exemple de calendrier de projet.
Exemple de plan de projet dans FlexiProject
Lorsque l’on analyse l’exemple de calendrier de projet ci-dessus, il est intéressant de noter les trois colonnes de droite, qui indiquent les risques, le budget et les résultats attendus. Si un risque est associé à une tâche de planification particulière, une icône de triangle avec un point d’exclamation est affichée dans la ligne de tâche dans la colonne « risques ». Il en va de même, par analogie, pour les éléments de coût ou les résultats d’un projet. Le plan de projet élaboré doit être formellement accepté.
Phase 3 - Mise en œuvre du projet
La phase de mise en œuvre du projet est celle où l’équipe travaille à la réalisation des objectifs du projet et à l’obtention des résultats escomptés. Les points auxquels vous devez prêter une attention particulière pendant la phase de réalisation du projet sont les suivants :
- Assurer une communication adéquate au sein de l’équipe de projet
- Exécuter les principales tâches et étapes du projet et évaluer le niveau d’avancement des tâches.
- Analyse régulière des écarts par rapport au plan du projet, tant en ce qui concerne le calendrier que le budget.
- Mettre à jour le plan du projet au fur et à mesure que des informations supplémentaires sont disponibles
- Modification du plan du projet à l’aide d’un document de demande de changement – la figure ci-dessous montre un exemple de document de demande de changement.
Exemple de document de demande de changement
- Réunions de projet régulières pour discuter de l’avancement du projet et des questions émergentes sur une base continue
- Analyse régulière des risques liés au projet et gestion active des risques liés au projet
- Réunions régulières et rapports sur l’état d’avancement du projet au comité de pilotage ou à la direction de l’entreprise.
- Analyse de la charge de travail des ressources du projet et réponse rapide dans les cas où la charge de travail des ressources sélectionnées est excessive
- Fourniture des produits livrables requis pour le projet
Phase 4 - clôture du projet
Bien qu’il s’agisse d’une phase très importante du projet, elle est souvent négligée. L’équipe de projet doit élaborer un document formel de clôture du projet appelé fiche de clôture du projet. Un exemple de fiche de clôture de projet est présenté dans la figure ci-dessous.
Feuille de clôture de projet personnalisée dans FlexiProject
En remplissant la fiche de clôture du projet, l’équipe de projet doit détailler les conclusions de l’après-projet et analyser ce qui n’a pas fonctionné. Ces enseignements sont particulièrement utiles pour lancer et mettre en œuvre des projets ultérieurs afin de les rendre plus efficaces. Ces leçons post-projet ou leçons apprises permettent à une organisation de construire une base de connaissances et d’atteindre des niveaux de culture de projet plus élevés. Les éléments de la charte de clôture de projet qui méritent d’être soulignés sont les suivants :
- Description détaillée des enseignements tirés
- Description des principaux risques et problèmes survenus au cours du projet
- Description des conclusions de l’après-projet
Les étapes de la mise en œuvre d'un projet sont la clé d'une réalisation efficace des objectifs
Les chances de réussite des projets augmentent considérablement lorsqu’ils sont mis en œuvre en suivant les quatre phases principales de l’exécution d’un projet. L’éventail des activités réalisées au cours de chaque phase dépend de la maturité du projet de l’organisation et du type de projets entrepris. Il convient de noter que chaque phase d’exécution du projet se termine par l’approbation formelle du projet.
AUTEUR
Włodzimierz Makowski
CEO FlexiProject
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