4 hlavní fáze realizace projektu

Přehled fází realizace projektu

Pro zajištění hladkého a efektivního průběhu projektů je důležité rozdělit práci do jasných fází s formálními rozhodovacími body. Podobně jako v metodice Stage-Gate se po dokončení každé fáze projektu dospěje k rozhodovací bráně, kde se vyhodnotí pokračování projektu a schválí se plán další fáze. Po dokončení iniciační fáze se vyhodnotí atraktivita projektu pro firmu a začíná fáze plánování. Tímto způsobem společnost vědomě a strukturovaně buduje své portfolio projektů a vyhýbá se nahodilosti. V následujících částech se budeme jednotlivými fázemi zabývat podrobněji.

Fáze 1: Zahájení projektu

Tato fáze může mít v závislosti na organizaci jiný název. Nejčastěji se používá označení iniciační fáze, fáze nápadu nebo fáze iniciativy. Bez ohledu na název je to však prakticky vždy okamžik, kdy se začne rodit myšlenka na potenciální projekt. V mnoha organizacích se shromažďují a vyhodnocují nápady na projekty. Společnosti správně předpokládají, že jejich zaměstnanci jsou kreativní, a tento kreativní potenciál je třeba využít pro rozvoj společnosti. Myšlenky se shromažďují velmi různými způsoby. Může jít o seznam vedený v Excelu nebo má společnost k dispozici speciální IT program pro shromažďování nápadů. K popisu myšlenky v takovém systému se používá jednoduchá forma. Stejně tak samotný proces sběru nápadů se v jednotlivých společnostech liší. V některých organizacích musí zaměstnanec, který má nápad na potenciální projekt, tento nápad nejprve prodiskutovat se svým nadřízeným a teprve po jeho schválení je nápad na projekt zadán do systému. Často se nápady hodnotí pomocí vhodných modelů bodování. Níže uvedený obrázek z programu pro řízení projektů a portfolia ukazuje atraktivitu projektů a nápadů na matici.

Popis potenciálního projektového záměru se často skládá z následujících prvků:

• Název projektu
• Jaký problém/výzvou se projekt zabývá?
• Přínosy projektu
• Výsledky po realizaci projektu
• Navrhovaný projektový manažer
• Odhadovaná doba trvání projektu
• Odhadovaný rozpočet projektu
• Potenciální rizika
• Hlavní úkoly projektu

Fáze 2: Plánování

Kvalita vypracovaného projektového plánu významně ovlivňuje výsledek projektu. V této fázi je třeba vyjasnit předpoklady projektu popsané v ideovém listu. K tomuto účelu se nejčastěji používá projektová charta. Následující obrázek ukazuje příklad projektové charty ze softwaru pro řízení projektů a portfolia FlexiProject.

Klíčové prvky, na které by se měl projektový tým při tvorbě projektové charty zaměřit, jsou:

• Podrobný popis problému/výzev, které má projekt řešit.
• Podrobný popis obchodního cíle projektu
• Požadavky hlavních zúčastněných stran projektu
• Podrobný popis výsledků/výstupů projektu
• Podrobný popis rozsahu projektu
• Uvedení strategického cíle, který má být projektem řešen
• Jaké kompetence jsou potřebné k realizaci projektu
• Nejzásadnější rizika projektu
• Hlavní milníky projektu

Takto připravená projektová charta by měla být formálně přijata.

Jakmile je Charta projektu přijata, může projektový tým přistoupit k vytvoření dalších prvků plánu projektu: analýzy zainteresovaných stran, popisu dílčích a konečných výstupů projektu, harmonogramu projektu, rozpočtu projektu, registru rizik projektu nebo plánu zdrojů. Existují různé přístupy k vytváření výše uvedených prvků projektového plánu, ale mezi nejefektivnější patří následující:

1. vypracování Charty projektu
2. podrobná definice výstupů projektu
3. vypracování klíčových úkolů harmonogramu a jejich vazba na výsledky projektu.
4. zpřesnění harmonogramu – definování úkolů, milníků, odpovědností.
5. vypracování rozpočtu projektu
6. vypracování registru rizik
7. vypracování plánu zdrojů

Následující obrázek ukazuje příklad plánu harmonogramu projektu.

Při analýze výše uvedeného příkladu harmonogramu projektu stojí za povšimnutí tři sloupce vpravo, které zobrazují rizika, rozpočet a výsledky. Pokud je s konkrétní naplánovanou úlohou spojeno riziko, zobrazí se v řádku úlohy ve sloupci „rizika“ ikona trojúhelníku s vykřičníkem. Totéž platí analogicky pro nákladové položky nebo výstupy projektu. Vypracovaný plán projektu by měl být formálně přijat.

Fáze 3: Realizace projektu

Ve fázi realizace projektu tým pracuje na dosažení cílů projektu a dosažení zamýšlených výsledků. Ve fázi realizace projektu byste měli věnovat zvláštní pozornost:

• Zajištění odpovídající komunikace v rámci projektového týmu
• Plnění hlavních úkolů a milníků projektu a vyhodnocování úrovně pokroku při plnění úkolů.
• Pravidelná analýza odchylek od plánu projektu, pokud jde o harmonogram i rozpočet projektu.
• Aktualizace plánu projektu podle toho, jak jsou k dispozici další informace.
• Změna plánu projektu pomocí dokumentu Žádost o změnu – na obrázku níže je uveden příklad dokumentu Žádost o změnu.

• Pravidelné projektové schůzky, na kterých se průběžně projednává pokrok projektu a vznikající problémy.
• Pravidelná analýza projektových rizik a jejich aktivní řízení.
• Pravidelné schůzky a podávání zpráv o stavu projektu řídícímu výboru nebo vedení společnosti.
• Analýza pracovního vytížení projektových zdrojů a rychlá reakce v případech, kdy je pracovní vytížení vybraných zdrojů nadměrné.
• Dodání požadovaných výstupů projektu

Fáze 4: Uzavření projektu

Přestože se jedná o velmi důležitou fázi projektu, je často přehlížena. Projektový tým by měl vypracovat formální dokument o uzavření projektu, tzv. závěrečný list projektu. Příklad závěrečného listu projektu je uveden na obrázku níže.

Při vyplňování závěrečného listu projektu by měl projektový tým podrobně popsat závěry po ukončení projektu a analyzovat, co se nepovedlo. Tyto zkušenosti jsou užitečné zejména při zahajování a realizaci dalších projektů, aby byly účinnější. Takové zkušenosti po ukončení projektu nebo Lessons Learned umožňují organizaci vybudovat znalostní základnu a dosáhnout vyšší úrovně projektové kultury. Za zmínku stojí tyto prvky Charty o ukončení projektu:

• Podrobný popis získaných zkušeností
• Popis klíčových rizik a problémů, které se v projektu vyskytly
• Popis závěrů po ukončení projektu

Fáze realizace projektu jako klíč k efektivnímu dosažení cíle

Pravděpodobnost úspěchu projektů se výrazně zvyšuje, pokud jsou realizovány s využitím čtyř hlavních fází realizace projektu. Rozsah činností prováděných v jednotlivých fázích závisí na projektové vyspělosti organizace a typu realizovaných projektů. Stojí za zmínku, že každá fáze realizace projektu končí formálním schválením projektu.

FlexiProject – podpora v každé fázi projektu

Od sběru nápadů na projekt, přes sestavení solidního plánu projektu, sledování jeho realizace až po závěry při jeho uzavření – FlexiProject poskytuje komplexní nástroje, které váš tým provedou každou fází s přehledem a kontrolou.

👉 Jste připraveni zefektivnit realizaci projektu? Vyzkoušejte FlexiPoject nyní a zjistěte, jak podporuje váš proces od začátku do konce.