Viz více
cs
4 hlavní fáze realizace projektu
Převážná většina základních metodik projektového řízení – Prince2, PMP – rozlišuje čtyři hlavní fáze realizace projektu:
-
iniciační fáze
-
fáze plánování
-
realizační fáze
-
uzavírací fáze
Nastavení procesu řízení projektů ve společnosti, který zohledňuje všechny uvedené fáze, má velký smysl a přináší mnoho výhod. Podobně jako u metodiky Stage-Gate se po skončení určité fáze projektu provádí rozhodovací brána, kde se rozhoduje o pokračování projektu a schvaluje se plán pro další fázi. V jistém smyslu to platí i pro čtyři hlavní fáze realizace projektu. Po realizaci iniciační fáze se rozhodne o atraktivitě projektu pro společnost a začne fáze plánování. Tímto způsobem společnost vědomě a strukturovaně buduje své portfolio projektů a jen některé věci se dějí náhodně. V další části tohoto článku se budeme věnovat každé fázi zvlášť.
Fáze 1 - zahájení projektu
Tato fáze může mít v závislosti na organizaci jiný název. Nejčastěji se používá označení iniciační fáze, fáze nápadu nebo fáze iniciativy. Bez ohledu na název je to však prakticky vždy okamžik, kdy se začne rodit myšlenka na potenciální projekt. V mnoha organizacích se shromažďují nápady na projekty. Firmy správně předpokládají, že zaměstnanci firmy jsou kreativní a tento kreativní potenciál je třeba využít pro rozvoj firmy. Myšlenky se shromažďují velmi různými způsoby. Může jít o seznam vedený v Excelu nebo má společnost k dispozici speciální IT program pro shromažďování nápadů. K popisu myšlenky v takovém systému se používá jednoduchá forma. Stejně tak samotný proces sběru nápadů se v jednotlivých společnostech liší. V některých organizacích musí zaměstnanec, který má nápad na potenciální projekt, tento nápad nejprve prodiskutovat se svým nadřízeným a teprve po jeho schválení je nápad na projekt zařazen do systému. Často se nápady hodnotí pomocí vhodných modelů bodování. Níže uvedený obrázek z programu pro řízení projektů a portfolia ukazuje atraktivitu projektů a nápadů na matici.
Atraktivita projektů a nápadů na matici v aplikaci FlexiProject
Popis potenciálního projektového záměru se často skládá z následujících prvků:
- Název projektu
- Jaký problém/výzvou se projekt zabývá?
- Přínosy projektu
- Výsledky po realizaci projektu
- Navrhovaný projektový manažer
- Odhadovaná doba trvání projektu
- Odhadovaný rozpočet projektu
- Potenciální rizika
- Hlavní úkoly projektu
Fáze 2 - plánování
Kvalita vypracovaného projektového plánu významně ovlivňuje výsledek projektu. V této fázi je třeba vyjasnit předpoklady projektu popsané v ideovém listu. K tomuto účelu se nejčastěji používá projektová charta. Následující obrázek ukazuje příklad projektové charty ze softwaru pro řízení projektů a portfolia FlexiProject.
Příklad charty projektu
Klíčové prvky, na které by se měl projektový tým při tvorbě projektové charty zaměřit, jsou:
- Podrobný popis problému/výzev, které má projekt řešit.
- Podrobný popis obchodního cíle projektu
- Požadavky hlavních zúčastněných stran projektu
- Podrobný popis výsledků/výstupů projektu
- Podrobný popis rozsahu projektu
- Uvedení strategického cíle, který má být projektem řešen
- Jaké kompetence jsou potřebné k realizaci projektu
- Nejzásadnější rizika projektu
- Hlavní milníky projektu
Takto připravená projektová charta by měla být formálně přijata.
Jakmile je Charta projektu přijata, může projektový tým přistoupit k vytvoření dalších prvků plánu projektu: analýzy zainteresovaných stran, popisu dílčích a konečných výstupů projektu, harmonogramu projektu, rozpočtu projektu, registru rizik projektu nebo plánu zdrojů. Existují různé přístupy k vytváření výše uvedených prvků projektového plánu, ale mezi nejefektivnější patří následující:
- vypracování Charty projektu
- podrobná definice výstupů projektu
- vypracování klíčových úkolů harmonogramu a jejich vazba na výsledky projektu.
- zpřesnění harmonogramu – definování úkolů, milníků, odpovědností.
- vypracování rozpočtu projektu
- vypracování registru rizik
- vypracování plánu zdrojů
Následující obrázek ukazuje příklad plánu harmonogramu projektu.
Příklad plánu harmonogramu projektu v aplikaci FlexiProject
Při analýze výše uvedeného příkladu harmonogramu projektu stojí za povšimnutí tři sloupce vpravo, které zobrazují rizika, rozpočet a výsledky. Pokud je s konkrétním úkolem plánu spojeno riziko, zobrazí se v řádku úkolu ve sloupci „rizika“ ikona trojúhelníku s vykřičníkem. Totéž platí analogicky pro nákladové položky nebo výstupy projektu. Vypracovaný plán projektu by měl být formálně přijat.
Fáze 3 - realizace projektu
Ve fázi realizace projektu tým pracuje na dosažení cílů projektu a dosažení zamýšlených výsledků. Ve fázi realizace projektu byste měli věnovat zvláštní pozornost:
- Zajištění odpovídající komunikace v rámci projektového týmu
- Plnění hlavních úkolů a milníků projektu a vyhodnocování úrovně pokroku při plnění úkolů.
- Pravidelná analýza odchylek od plánu projektu, pokud jde o harmonogram i rozpočet projektu.
- Aktualizace plánu projektu podle toho, jak jsou k dispozici další informace.
- Změna plánu projektu pomocí dokumentu Žádost o změnu – na obrázku níže je uveden příklad dokumentu Žádost o změnu.
Příklad dokumentu žádosti o změnu
- Pravidelné projektové schůzky, na kterých se průběžně projednává pokrok projektu a vznikající problémy.
- Pravidelná analýza projektových rizik a jejich aktivní řízení.
- Pravidelné schůzky a podávání zpráv o stavu projektu řídícímu výboru nebo vedení společnosti.
- Analýza pracovního vytížení projektových zdrojů a rychlá reakce v případech, kdy je pracovní vytížení vybraných zdrojů nadměrné.
- Dodání požadovaných výstupů projektu
Fáze 4 - ukončení projektu
Přestože se jedná o velmi důležitou fázi projektu, je často přehlížena. Projektový tým by měl vypracovat formální dokument o uzavření projektu, tzv. závěrečný list projektu. Příklad závěrečného listu projektu je uveden na obrázku níže.
Uzavírací list projektu na míru v aplikaci FlexiProject
Při vyplňování závěrečného listu projektu by měl projektový tým podrobně popsat závěry po ukončení projektu a analyzovat, co se nepovedlo. Tyto zkušenosti jsou užitečné zejména při zahajování a realizaci dalších projektů, aby byly účinnější. Takové zkušenosti po ukončení projektu nebo Lessons Learned umožňují organizaci vybudovat znalostní základnu a dosáhnout vyšší úrovně projektové kultury. Za zmínku stojí tyto prvky Charty o ukončení projektu:
- Podrobný popis získaných zkušeností
- Popis klíčových rizik a problémů, které se v projektu vyskytly
- Popis závěrů po ukončení projektu
Fáze realizace projektu jako klíč k efektivnímu dosažení cíle
Pravděpodobnost úspěchu projektů se výrazně zvyšuje, pokud jsou realizovány s využitím čtyř hlavních fází realizace projektu. Rozsah činností prováděných v jednotlivých fázích závisí na projektové vyspělosti organizace a typu realizovaných projektů. Stojí za zmínku, že každá fáze realizace projektu končí formálním schválením projektu.
AUTOR
Włodzimierz Makowski
CEO FlexiProject
![Co je to Ganttův diagram a jak ho vytvořit? [EXAMPLE]](https://flexi-project.com/wp-content/uploads/2024/04/What-is-Gantt-chart-e1714048900401.png)
![Co je to projektová charta a jak ji připravit? [PŘÍKLAD]](https://flexi-project.com/wp-content/uploads/2024/04/Project-charter-flexiproject.png)
