4 основні етапи реалізації проекту

Огляд етапів реалізації проекту

Щоб забезпечити безперебійний та ефективний прогрес проекту, важливо розділити роботу на чіткі етапи з формальними точками прийняття рішень. Подібно до методології Stage-Gate, після завершення кожної фази проекту досягається точка прийняття рішення, де оцінюється продовження проекту та затверджується план наступної фази. Після завершення фази ініціації оцінюється привабливість проекту для компанії і починається фаза планування. Таким чином, компанія свідомо і структурно формує свій портфель проектів, уникаючи випадковості. У наступних розділах ми детально розглянемо кожну фазу.

Етап 1: Ініціація проекту

Цей етап може мати іншу назву залежно від організації. Найпоширеніші назви – фаза ініціації, ідеї або ініціативна фаза. Однак, незалежно від назви, це практично завжди момент, коли починає формуватися ідея потенційного проекту. У багатьох організаціях збирають та оцінюють проектні ідеї. Компанії роблять правильне припущення, що їхні співробітники є креативними, і цей творчий потенціал повинен бути використаний для розвитку компанії. Ідеї збираються дуже по-різному. Це може бути список в Excel, або ж компанія має спеціальну ІТ-програму для збору ідей. Для опису ідеї в такій системі використовується проста форма. Так само і сам процес збору ідей відрізняється в різних компаніях. У деяких організаціях працівник, який має ідею потенційного проекту, повинен спочатку обговорити її зі своїм керівником, і лише після отримання схвалення ідея проекту вноситься в систему. Часто ідеї оцінюються за допомогою відповідних скорингових моделей. Наведена нижче ілюстрація з програми управління проектами та портфелями показує привабливість проектів та ідей на матриці.

Опис ідеї потенційного проекту часто складається з наступних елементів:

• Назва проекту
• На яку проблему/виклик спрямований проект
• Переваги проекту
• Результати після реалізації проекту
• Пропонований керівник проекту
• Орієнтовна тривалість проекту
• Орієнтовний бюджет проекту
• Потенційні ризики
• Основні завдання, які будуть виконані в рамках проекту

Етап 2: Планування

Якість розробленого плану проекту суттєво впливає на результат проекту. На цьому етапі необхідно уточнити припущення проекту, описані в ідейному аркуші. Найчастіше для цього використовується Статут проекту. На ілюстрації нижче показано приклад Статуту проекту з програмного забезпечення для управління проектами та портфелями проектів FlexiProject.

Ключовими елементами, на яких команда проекту повинна зосередитися при розробці Статуту проекту, є наступні:

• Детальний опис проблеми/виклику, на вирішення якої спрямований проєкт
• Детальний опис бізнес-цілі проекту
• Вимоги основних зацікавлених сторін проекту
• Детальний опис результатів проєкту
• Детальний опис обсягу проекту
• Зазначення стратегічної мети, на досягнення якої спрямований проект
• Які компетенції необхідні для реалізації проекту
• Найважливіші проектні ризики
• Основні етапи проекту

Підготовлений таким чином Статут проекту має бути офіційно прийнятий.

Після прийняття Статуту проекту команда проекту може перейти до створення інших елементів плану проекту: аналізу зацікавлених сторін, опису часткових і кінцевих результатів проекту, календарного плану проекту, бюджету проекту, реєстру ризиків проекту або плану ресурсів. Існують різні підходи до створення вищезгаданих елементів плану проекту, але серед найбільш ефективних можна виділити наступні:

1. розробка Статуту проекту
2. детальне визначення результатів проекту
3. розробка ключових завдань календарного плану та їх прив’язка до результатів проекту
4. уточнення графіка – визначення завдань, етапів, обов’язків
5. розробка бюджету проекту
6. розробка реєстру ризиків
7. розробка ресурсного плану

На наступній ілюстрації показано приклад календарного плану проекту.

Аналізуючи наведений вище приклад календарного плану проекту, варто звернути увагу на три колонки праворуч, які відображають ризики, бюджет і результати. Якщо ризик пов’язаний з певним запланованим завданням, в рядку завдання в колонці “ризики” відображається значок трикутника зі знаком оклику. Те ж саме стосується за аналогією статей витрат або результатів проекту. Розроблений план проекту має бути офіційно затверджений.

Етап 3: Реалізація проекту

Етап реалізації проекту – це час, коли команда працює над досягненням цілей проекту та отриманням запланованих результатів. На що слід звернути особливу увагу на етапі реалізації проекту:

• Забезпечення належної комунікації всередині проектної команди
• Виконання основних завдань і проміжних етапів проекту та оцінка рівня виконання завдань
• Регулярний аналіз відхилень від плану проекту щодо графіку та бюджету проекту
• Оновлення плану проекту по мірі надходження додаткової інформації
• Внесення змін до плану проекту за допомогою документа Запит на зміну – на малюнку нижче показано приклад документа Запит на зміну

• Регулярні зустрічі в рамках проекту для обговорення прогресу проекту та питань, що виникають на постійній основі
• Регулярний аналіз проектних ризиків та активне управління проектними ризиками
• Регулярні зустрічі та звітування про статус проекту керівному комітету або керівництву компанії
• Аналіз завантаженості ресурсів проекту та швидке реагування у випадках, коли завантаженість обраних ресурсів є надмірною
• Надання необхідних результатів проекту

Етап 4: Закриття проекту

Незважаючи на те, що це дуже важливий етап проекту, його часто ігнорують. Команда проекту повинна розробити офіційний документ про закриття проекту, який називається “Лист закриття проекту”. Приклад Листа закриття проекту показаний на малюнку нижче.

Заповнюючи Лист закриття проекту, команда проекту повинна детально описати висновки після завершення проекту та проаналізувати, що пішло не так. Такі уроки особливо корисні для запуску та реалізації наступних проектів, щоб зробити їх більш ефективними. Такі пост-проектні уроки або уроки, отримані після завершення проекту, дозволяють організації створити базу знань і досягти вищого рівня проектної культури. Варто відзначити наступні елементи Хартії закриття проекту:

• Детальний опис отриманих уроків
• Опис ключових ризиків та проблем, що виникли в ході реалізації проекту
• Опис пост-проектних висновків

Етапи реалізації проекту як запорука ефективного досягнення мети

Ймовірність досягнення успіху проектів значно зростає, якщо вони реалізуються з використанням чотирьох основних фаз виконання проекту. Спектр заходів, що проводяться на кожній фазі, залежить від зрілості проекту організації та типу проектів, що реалізуються. Варто зазначити, що кожна фаза реалізації проекту завершується офіційним затвердженням проекту.

FlexiProject – підтримку на кожному етапі вашого проекту

Від збору проектних ідей, створення надійного плану проекту, моніторингу виконання до підбиття підсумків на завершальному етапі – FlexiProject надає комплексні інструменти, які допоможуть вашій команді чітко та контрольовано пройти кожну фазу.

👉 Готові оптимізувати реалізацію проекту? Спробуйте FlexiPoject зараз і переконайтеся, як він підтримує ваш процес від початку до кінця.