Lásd még
hu
A projekt megvalósításának 4 fő szakasza
Az elsődleges projektmenedzsment-módszerek túlnyomó többsége – Prince2, PMP – a projekt megvalósításának négy fő fázisát különbözteti meg:
-
beindítási fázis
-
tervezési fázis
-
végrehajtási szakasz
-
zárási szakasz
A felsorolt fázisokat figyelembe vevő projektmenedzsment-folyamat felállítása egy vállalatnál nagyon ésszerű és számos előnnyel jár. A Stage-Gate módszertanhoz hasonlóan, amikor a projekt egy adott fázisa véget ér, van egy döntési kapu, ahol döntés születik a projekt folytatásáról, és jóváhagyják a következő fázis tervét. Bizonyos értelemben ugyanez igaz az említett négy fő projektmegvalósítási fázisra is. A kezdeményezési fázis megvalósulása után döntés születik arról, hogy a projekt vonzó-e a vállalat számára, és megkezdődik a tervezési fázis. A vállalat így tudatosan és strukturáltan építi fel projektportfólióját, és csak néhány dolog történik véletlenszerűen. A cikk következő részében az egyes fázisokat külön-külön tárgyaljuk.
1. fázis - a projekt kezdeményezése
Ez a fázis a szervezettől függően eltérő elnevezést kaphat. A leggyakoribb elnevezések a kezdeményezési, ötlet- vagy kezdeményezési fázis. A névtől függetlenül azonban gyakorlatilag mindig ez az a pillanat, amikor egy lehetséges projekt ötlete kezd formát ölteni. Sok szervezetben gyűjtik a projektötleteket. A vállalatok helyesen feltételezik, hogy a vállalat alkalmazottai kreatívak, és ezt a kreativitási potenciált ki kell használni a vállalat fejlődésére. Az ötleteket nagyon különböző módon gyűjtik össze. Ez lehet egy Excelben vezetett lista, vagy a vállalatnak van egy külön informatikai programja az ötletek összegyűjtésére. Egy ilyen rendszerben az ötlet leírására egy egyszerű formát használnak. Ugyanígy maga az ötletgyűjtési folyamat is eltér a vállalatok között. Egyes szervezeteknél a potenciális projektötlettel rendelkező alkalmazottnak először meg kell beszélnie azt a felettesével, és csak a jóváhagyás után kerül a projektötlet a rendszerbe. Az ötleteket gyakran megfelelő pontozási modellekkel értékelik. Az alábbi, egy projekt- és portfóliómenedzsment programból származó ábra a projektek és ötletek vonzerejét mutatja be egy mátrixon.
A projektek és ötletek vonzereje a FlexiProject alkalmazás mátrixán
Egy lehetséges projektötlet leírása gyakran a következő elemekből áll:
- A projekt neve
- Milyen problémával/kihívással foglalkozik a projekt?
- A projekt előnyei
- Eredmények a projekt végrehajtása után
- Javasolt projektmenedzser
- A projekt becsült időtartama
- A projekt becsült költségvetése
- Potenciális kockázatok
- A projekt keretében elvégzendő főbb feladatok
2. fázis - tervezés
A kidolgozott projektterv minősége jelentősen befolyásolja a projekt eredményét. Ebben a szakaszban tisztázni kell az ötletlapon leírt projektfeltevéseket. Erre a célra leggyakrabban a projekt chartát használják. Az alábbi ábra a FlexiProject projekt- és portfóliómenedzsment szoftverből származó projekt charta példáját mutatja.
Példa egy projekt chartára
A projektcsapatnak a következő kulcselemekre kell összpontosítania a projekt charta kidolgozásakor:
- A projekt által kezelendő probléma/kihívás részletes leírása
- A projekt üzleti céljának részletes leírása
- A projekt fő érdekelt feleinek követelményei
- A projekt eredményeinek/kimeneteinek részletes leírása
- A projekt hatályának részletes leírása
- A projekt által elérni kívánt stratégiai célkitűzés megjelölése
- Milyen kompetenciák szükségesek a projekt megvalósításához
- A legfontosabb projektkockázatok
- A projekt főbb mérföldkövei
Az így elkészített Projekt Chartát hivatalosan el kell fogadni.
A projekt charta elfogadása után a projektcsapat folytathatja a projektterv további elemeinek létrehozását: az érdekelt felek elemzése, a projekt részleges és végleges eredményeinek leírása, a projekt ütemterve, a projekt költségvetése, a projekt kockázati nyilvántartása vagy az erőforrásterv. A projektterv fent említett elemeinek létrehozására különböző megközelítések léteznek, de a leghatékonyabbak közé tartoznak a következők:
- projekt charta kidolgozása
- a projekteredmények részletes meghatározása
- a kulcsfontosságú ütemtervi feladatok kidolgozása és azok kapcsolata a projekteredményekkel
- az ütemterv finomítása – feladatok, mérföldkövek, felelősségi körök meghatározása
- a projekt költségvetésének kidolgozása
- a kockázati nyilvántartás kidolgozása
- erőforrás-terv kidolgozása
A következő ábra egy projekt ütemtervre mutat példát.
Példa egy projekt ütemtervre a FlexiProjectben
A fenti példa elemzésekor érdemes megfigyelni a jobb oldali három oszlopot, amelyek a kockázatokat, a költségvetést és a teljesítendő feladatokat mutatják. Ha egy adott ütemezési feladathoz kockázat kapcsolódik, a feladat sorában a „kockázatok” oszlopban egy háromszög ikon jelenik meg felkiáltójellel. Ugyanez vonatkozik analóg módon a költségtételekre vagy a projekteredményekre is. A kidolgozott projekttervet hivatalosan el kell fogadni.
3. szakasz - a projekt végrehajtása
A projekt megvalósítási szakasza az, amikor a csapat a projektcélok elérésén és a kívánt eredmények elérésén dolgozik. Amire a projekt megvalósítási fázisában különös figyelmet kell fordítania:
- Megfelelő kommunikáció biztosítása a projektcsoporton belül
- A projekt fő feladatainak és mérföldköveinek teljesítése és a feladatok előrehaladásának értékelése.
- A projekttervtől való eltérések rendszeres elemzése mind a projekt ütemezése, mind a költségvetés tekintetében.
- A projektterv frissítése, amint további információk válnak elérhetővé
- A projektterv módosítása a Változtatási kérelem dokumentum segítségével – az alábbi ábra egy példát mutat a Változtatási kérelem dokumentumra.
Példa egy módosítási kérelem dokumentumra
- Rendszeres projektértekezletek a projekt előrehaladásának és a felmerülő problémák folyamatos megvitatása érdekében.
- A projektkockázatok rendszeres elemzése és a projektkockázatok aktív kezelése
- Rendszeres találkozók és beszámolás a projekt állásáról az irányítóbizottságnak vagy a vállalat vezetőségének.
- A projekt erőforrásainak leterheltségének elemzése és gyors reagálás azokban az esetekben, amikor a kiválasztott erőforrások leterheltsége túlzottan nagy.
- A projekt előírt eredményeinek teljesítése
4. szakasz - a projekt lezárása
Annak ellenére, hogy nagyon fontos projektfázis, gyakran figyelmen kívül hagyják. A projektcsoportnak ki kell dolgoznia egy hivatalos projektzáró dokumentumot, az úgynevezett projektzáró lapot. Az alábbi ábra egy példát mutat a projektzáró lapra.
Egyedi projektzáró lap a FlexiProjectben
A projektzáró lap kitöltésekor a projektcsoportnak részletesen ki kell fejtenie a projekt utáni következtetéseket, és elemeznie kell, hogy mi ment rosszul. Az ilyen tanulságok különösen hasznosak a későbbi projektek elindítása és végrehajtása során, hogy azok hatékonyabbá váljanak. Az ilyen projekt utáni tanulságok vagy leckék lehetővé teszik a szervezet számára, hogy tudásbázist építsen és magasabb szintű projektkultúrát érjen el. A projektzáró charta említésre méltó elemei a következők:
- A levont tanulságok részletes leírása
- A projekt során felmerült főbb kockázatok és problémák leírása
- A projekt utáni következtetések leírása
A projekt megvalósítási szakaszai mint a hatékony célelérés kulcsa
A projektek sikerének valószínűsége jelentősen megnő, ha a projektvégrehajtás négy fő fázisának alkalmazásával hajtják végre őket. Az egyes fázisokban végzett tevékenységek köre a szervezet projektérettségétől és a vállalt projektek típusától függ. Érdemes megjegyezni, hogy minden egyes projektvégrehajtási szakasz a projekt hivatalos jóváhagyásával zárul.
SZERZŐ
Włodzimierz Makowski
CEO FlexiProject
![Mi az a Gantt-diagram, és hogyan kell létrehozni egyet? [PÉLDA]](https://flexi-project.com/wp-content/uploads/2024/04/What-is-Gantt-chart-e1714048900401.png)
![Mi az a projekt charta és hogyan kell elkészíteni? [PÉLDA]](https://flexi-project.com/wp-content/uploads/2024/04/Project-charter-flexiproject.png)
