A projekt megvalósításának 4 fő szakasza

A projekt megvalósítási szakaszainak áttekintése

A projektek zökkenőmentes és hatékony előrehaladásának biztosítása érdekében fontos, hogy a munkát világos fázisokra osszuk, hivatalos döntési pontokkal. A Stage-Gate módszertanhoz hasonlóan az egyes projektfázisok befejezése után egy döntési kapuhoz érkezünk, ahol értékelik a projekt folytatását, és jóváhagyják a következő fázis tervét. A kezdeményezési fázis befejezése után értékelik a projekt vonzerejét a vállalat számára, és megkezdődik a tervezési fázis. A vállalat így tudatosan és strukturáltan építi fel projektportfólióját, elkerülve a véletlenszerűséget. A következő szakaszokban részletesen tárgyaljuk az egyes fázisokat.

1. fázis: A projekt kezdeményezése

Ez a fázis a szervezettől függően eltérő elnevezést kaphat. A leggyakoribb elnevezések a kezdeményezési, ötlet- vagy kezdeményezési fázis. A névtől függetlenül azonban gyakorlatilag mindig ez az a pillanat, amikor egy lehetséges projekt ötlete kezd formát ölteni. Sok szervezetben gyűjtik és értékelik a projektötleteket. A vállalatok helyesen feltételezik, hogy alkalmazottaik kreatívak, és ezt a kreativitási potenciált ki kell használni a vállalat fejlődése érdekében. Az ötleteket nagyon különböző módon gyűjtik össze. Ez lehet egy Excelben vezetett lista, vagy a vállalatnak van egy külön informatikai programja az ötletek összegyűjtésére. Egy ilyen rendszerben az ötlet leírására egy egyszerű formát használnak. Ugyanígy maga az ötletgyűjtési folyamat is eltér a vállalatok között. Egyes szervezeteknél egy potenciális projektötlettel rendelkező alkalmazottnak először meg kell beszélnie azt a felettesével, és csak a jóváhagyás után kerül be a projektötlet a rendszerbe. Az ötleteket gyakran megfelelő pontozási modellekkel értékelik . Az alábbi, egy projekt- és portfóliómenedzsment programból származó ábra a projektek és ötletek vonzerejét mutatja be egy mátrixon.

Egy lehetséges projektötlet leírása gyakran a következő elemekből áll:

• A projekt neve
• Milyen problémával/kihívással foglalkozik a projekt?
• A projekt előnyei
• Eredmények a projekt végrehajtása után
• Javasolt projektmenedzser
• A projekt becsült időtartama
• A projekt becsült költségvetése
• Potenciális kockázatok
• A projekt keretében elvégzendő főbb feladatok

2. fázis: Tervezés

A kidolgozott projektterv minősége jelentősen befolyásolja a projekt eredményét. Ebben a szakaszban tisztázni kell az ötletlapon leírt projektfeltevéseket. Erre a célra leggyakrabban a projekt chartát használják. Az alábbi ábra a FlexiProject projekt- és portfóliómenedzsment szoftverből származó projekt charta példáját mutatja be.

A projektcsapatnak a következő kulcselemekre kell összpontosítania a projekt charta kidolgozásakor:

• A projekt által kezelendő probléma/kihívás részletes leírása
• A projekt üzleti céljának részletes leírása
• A projekt fő érdekelt feleinek követelményei
• A projekt eredményeinek/kimeneteinek részletes leírása
• A projekt hatályának részletes leírása
• A projekt által elérni kívánt stratégiai célkitűzés megjelölése
• Milyen kompetenciák szükségesek a projekt megvalósításához
• A legfontosabb projektkockázatok
• A projekt főbb mérföldkövei

Az így elkészített Projekt Chartát hivatalosan el kell fogadni.

A projekt charta elfogadása után a projektcsapat folytathatja a projektterv további elemeinek létrehozását: az érdekelt felek elemzése, a projekt részleges és végleges eredményeinek leírása, a projekt ütemterve, a projekt költségvetése, a projekt kockázati nyilvántartása vagy az erőforrásterv. A projektterv fent említett elemeinek létrehozására különböző megközelítések léteznek, de a leghatékonyabbak közé tartoznak a következők:

1. projekt charta kidolgozása
2. a projekteredmények részletes meghatározása
3. a kulcsfontosságú ütemtervi feladatok kidolgozása és azok kapcsolata a projekteredményekkel
4. az ütemterv finomítása – feladatok, mérföldkövek, felelősségi körök meghatározása
5. a projekt költségvetésének kidolgozása
6. a kockázati nyilvántartás kidolgozása
7. erőforrás-terv kidolgozása

A következő ábra egy projekt ütemtervre mutat példát.

A fenti példa elemzésekor érdemes megfigyelni a jobb oldali három oszlopot, amelyek a kockázatokat, a költségvetést és a teljesítendő feladatokat mutatják. Ha egy adott ütemezett feladathoz kockázat kapcsolódik, a feladat sorában a „kockázatok” oszlopban egy háromszög ikon jelenik meg felkiáltójellel. Ugyanez vonatkozik analóg módon a költségtételekre vagy a projekteredményekre is. A kidolgozott projekttervet hivatalosan el kell fogadni.

3. fázis: A projekt megvalósítása

A projekt megvalósítási szakasza az, amikor a csapat a projektcélok elérésén és a kívánt eredmények elérésén dolgozik. Amire a projekt megvalósítási fázisában különös figyelmet kell fordítania:

• Megfelelő kommunikáció biztosítása a projektcsoporton belül
• A projekt fő feladatainak és mérföldköveinek teljesítése és a feladatok előrehaladásának értékelése.
• A projekttervtől való eltérések rendszeres elemzése mind a projekt ütemezése, mind a költségvetés tekintetében.
• A projektterv frissítése, amint további információk válnak elérhetővé
• A projektterv módosítása a Változtatási kérelem dokumentum segítségével – az alábbi ábra egy példát mutat a Változtatási kérelem dokumentumra.

• Rendszeres projektértekezletek a projekt előrehaladásának és a felmerülő problémák folyamatos megvitatása érdekében.
• A projektkockázatok rendszeres elemzése és a projektkockázatok aktív kezelése
• Rendszeres találkozók és beszámolás a projekt állásáról az irányítóbizottságnak vagy a vállalat vezetőségének.
• A projekt erőforrásainak leterheltségének elemzése és gyors reagálás azokban az esetekben, amikor a kiválasztott erőforrások leterheltsége túlzottan nagy.
• A projekt előírt eredményeinek teljesítése

4. fázis: A projekt lezárása

Annak ellenére, hogy nagyon fontos projektfázis, gyakran figyelmen kívül hagyják. A projektcsoportnak ki kell dolgoznia egy hivatalos projektzáró dokumentumot, az úgynevezett projektzáró lapot. Az alábbi ábra egy példát mutat a projektzáró lapra.

A projektzáró lap kitöltésekor a projektcsoportnak részletesen ki kell fejtenie a projekt utáni következtetéseket, és elemeznie kell, hogy mi ment rosszul. Az ilyen tanulságok különösen hasznosak a későbbi projektek elindítása és végrehajtása során, hogy azok hatékonyabbá váljanak. Az ilyen projekt utáni tanulságok vagy leckék lehetővé teszik a szervezet számára, hogy tudásbázist építsen és magasabb szintű projektkultúrát érjen el. A projektzáró charta említésre méltó elemei a következők:

• A levont tanulságok részletes leírása
• A projekt során felmerült főbb kockázatok és problémák leírása
• A projekt utáni következtetések leírása

A projekt megvalósítási szakaszai mint a hatékony célelérés kulcsa

A projektek sikerének valószínűsége jelentősen megnő, ha a projektvégrehajtás négy fő fázisának alkalmazásával hajtják végre őket. Az egyes fázisokban végzett tevékenységek köre a szervezet projektérettségétől és a vállalt projektek típusától függ. Érdemes megjegyezni, hogy minden egyes projektvégrehajtási szakasz a projekt hivatalos jóváhagyásával zárul.

FlexiProject – támogatás a projekt minden szakaszában

A projektötletek összegyűjtésétől a szilárd projektterv kialakításán, a végrehajtás nyomon követésén át a következtetések levonásáig – a FlexiProject átfogó eszközöket biztosít ahhoz, hogy csapata minden egyes fázison keresztül tisztán és kontrolláltan haladhasson.

👉 Készen áll a projektvégrehajtás racionalizálására? Próbálja ki a FlexiPojectet most és nézze meg, hogyan támogatja folyamatát az elejétől a végéig.