Managementul proiectelor, Portofoliu de proiecte

4 faze principale de implementare a proiectului

Marea majoritate a metodologiilor populare de gestionare a proiectelor, precum Prince2 și PMP, disting patru faze principale de implementare a proiectului: inițierea, planificarea, execuția și încheierea. Stabilirea unui proces de management de proiect care să acopere toate aceste etape aduce multe beneficii unei organizații. Citiți mai departe pentru a descoperi principalele faze ale implementării proiectului pentru livrarea cu succes a proiectului!

În acest articol, veți afla: Cele patru faze principale ale implementării proiectului Modul în care ideile de proiect sunt colectate și evaluate în timpul inițierii Importanța unei carte de proiect detaliate în faza de planificare Activități-cheie pentru executarea și monitorizarea cu succes a proiectului Rolul închiderii proiectului și al documentării lecțiilor învățate Cum sprijină FlexiProject fiecare fază a gestionării proiectului de la început până la sfârșit

Prezentare generală a fazelor de implementare a proiectului

Pentru a se asigura că proiectele avansează fără probleme și eficient, este important să se împartă activitatea în faze clare, cu puncte de decizie oficiale. Similar metodologiei Stage-Gate, după finalizarea fiecărei faze a proiectului, se ajunge la un punct de decizie în care se evaluează continuarea proiectului și se aprobă planul pentru faza următoare. După finalizarea fazei de inițiere, se evaluează atractivitatea proiectului pentru companie și începe faza de planificare. În acest fel, întreprinderea își construiește în mod conștient și structurat portofoliul de proiecte, evitând caracterul aleatoriu. În secțiunile următoare, vom discuta în detaliu fiecare fază.

Faza 1: Inițierea proiectului

Această fază poate avea un nume diferit în funcție de organizație. Cele mai frecvente denumiri sunt faza de inițiere, de idee sau de inițiativă. Cu toate acestea, indiferent de denumire, acesta este aproape întotdeauna momentul în care o idee pentru un potențial proiect începe să prindă contur. În multe organizații, ideile de proiect sunt colectate și evaluate. Întreprinderile presupun în mod corect că angajații lor sunt creativi, iar acest potențial de creativitate trebuie valorificat pentru dezvoltarea întreprinderii. Ideile sunt colectate în moduri foarte diferite. Poate fi o listă ținută în Excel, sau compania are un program IT dedicat pentru colectarea ideilor. Pentru a descrie ideea într-un astfel de sistem se folosește o formă simplă. De asemenea, procesul de colectare a ideilor în sine variază de la o companie la alta. În unele organizații, un angajat care are o idee pentru un proiect potențial trebuie mai întâi să o discute cu superiorul său și numai după ce primește aprobarea, ideea de proiect este introdusă în sistem. Adesea, ideile sunt evaluate prin intermediul unor modele de notare adecvate. Ilustrația de mai jos, preluată dintr-un program de management al proiectelor și portofoliilor, arată atractivitatea proiectelor și ideilor pe o matrice.

O descriere a unei idei de proiect potențial constă adesea în următoarele elemente:

• Denumirea proiectului
• Care este problema/întrebarea pe care o abordează proiectul
• Beneficiile proiectului
• Rezultate după implementarea proiectului
• Manager de proiect propus
• Durata estimată a proiectului
• Bugetul estimat al proiectului
• Riscuri potențiale
• Principalele sarcini care urmează să fie îndeplinite în cadrul proiectului

Faza 2: Planificare

Calitatea planului de proiect elaborat are un impact semnificativ asupra rezultatelor proiectului. În această etapă trebuie clarificate ipotezele proiectului descrise în fișa de idei. Carta proiectului este cel mai des utilizată în acest scop. Ilustrația de mai jos prezintă un exemplu de Cartă de proiect din software-ul de gestionare a proiectelor și portofoliilor FlexiProject.

Elementele cheie pe care echipa de proiect ar trebui să se concentreze atunci când elaborează Carta de proiect sunt:

• O descriere detaliată a problemei/întrebării care urmează să fie abordată prin proiect.
• O descriere detaliată a obiectivului comercial al proiectului
• Cerințele principalelor părți interesate de proiect
• O descriere detaliată a rezultatelor/rezultatelor proiectului
• O descriere detaliată a domeniului de aplicare a proiectului
• Indicarea obiectivului strategic care urmează să fie abordat de proiect
• Ce competențe sunt necesare pentru a realiza proiectul
• Cele mai importante riscuri ale proiectului
• Principalele etape ale proiectului

Carta de proiect elaborată în acest mod ar trebui să fie acceptată în mod oficial.

Odată ce Carta proiectului este acceptată, echipa de proiect poate trece la crearea altor elemente ale planului de proiect: analiza părților interesate, descrierea rezultatelor parțiale și finale ale proiectului, calendarul proiectului, bugetul proiectului, registrul riscurilor proiectului sau planul de resurse. Există diferite abordări pentru crearea elementelor menționate mai sus în planul de proiect, dar printre cele mai eficiente se numără următoarele:

1. elaborarea unei Carte de proiect
2. definirea detaliată a elementelor livrabile ale proiectului
3. dezvoltarea sarcinilor cheie din program și legătura acestora cu rezultatele proiectului
4. perfecționarea programului – definirea sarcinilor, a etapelor, a responsabilităților
5. elaborarea bugetului proiectului
6. elaborarea registrului de riscuri
7. elaborarea unui plan de resurse

Următoarea ilustrație prezintă un exemplu de plan de planificare a proiectului.

Atunci când analizăm exemplul de mai sus al unui program de proiect, merită să observăm cele trei coloane din dreapta, care arată riscurile, bugetul și rezultatele așteptate. În cazul în care un risc este asociat cu o anumită sarcină programată, o pictogramă triunghi cu un semn de exclamare este afișată pe linia sarcinii, în coloana „riscuri”. Același lucru se aplică, prin analogie, elementelor de cost sau rezultatelor proiectului. Planul de proiect elaborat ar trebui să fie acceptat în mod oficial.

Faza 3: Punerea în aplicare a proiectului

Faza de implementare a proiectului este cea în care echipa lucrează pentru a atinge obiectivele proiectului și pentru a obține rezultatele dorite. Ceea ce ar trebui să aveți în vedere în mod special în timpul fazei de livrare a proiectului este:

• Asigurarea unei comunicări adecvate în cadrul echipei de proiect
• Realizarea principalelor sarcini și a principalelor etape ale proiectului și evaluarea nivelului de progres al sarcinilor.
• analiza periodică a diferențelor față de planul proiectului, atât în ceea ce privește calendarul, cât și bugetul proiectului
• actualizarea planului de proiect pe măsură ce devin disponibile informații suplimentare
• Schimbarea planului de proiect folosind un document de cerere de modificare – figura de mai jos prezintă un exemplu de document de cerere de modificare.

• Întâlniri periodice de proiect pentru a discuta în permanență despre progresul proiectului și problemele care apar.
• Analiza periodică a riscurilor proiectului și gestionarea activă a riscurilor proiectului
• Întâlniri periodice și raportarea stadiului proiectului către comitetul director sau către conducerea companiei
• Analiza volumului de lucru al resurselor proiectului și reacția rapidă în cazurile în care volumul de lucru al resurselor selectate este excesiv
• Livrarea rezultatelor necesare ale proiectului

Faza 4: Încheierea proiectului

În ciuda faptului că este o fază foarte importantă a proiectului, este adesea neglijată. Echipa de proiect ar trebui să elaboreze un document formal de închidere a proiectului, numit fișa de închidere a proiectului. Un exemplu de fișă de închidere a proiectului este prezentat în figura de mai jos.

Atunci când completează Fișa de închidere a proiectului, echipa de proiect trebuie să detalieze concluziile post-proiect și să analizeze ce nu a mers bine. Aceste lecții învățate sunt deosebit de utile pentru lansarea și implementarea proiectelor ulterioare, pentru a le face mai eficiente. Astfel de lecții post-proiect sau lecții învățate permit unei organizații să construiască o bază de cunoștințe și să atingă niveluri mai ridicate de cultură de proiect. Elementele Cartei de închidere a proiectului care merită să fie luate în considerare sunt:

• Descrierea detaliată a lecțiilor învățate
• Descrierea principalelor riscuri și probleme care au apărut în cadrul proiectului
• Descrierea concluziilor post-proiect

Etapele de implementare a proiectului ca cheie pentru realizarea eficientă a obiectivelor

Probabilitatea ca proiectele să aibă succes crește semnificativ pe măsură ce sunt implementate folosind cele patru faze principale de execuție a proiectelor. Gama de activități desfășurate în fiecare fază depinde de gradul de maturitate al organizației și de tipul de proiecte întreprinse. Este de remarcat faptul că fiecare fază de realizare a proiectului se încheie cu aprobarea oficială a proiectului.

FlexiProject – sprijin în fiecare etapă a proiectului dvs.

De la colectarea ideilor de proiect, prin construirea unui plan de proiect solid, monitorizarea execuției, până la tragerea concluziilor la închidere – FlexiProject oferă instrumente complete pentru a vă ghida echipa prin fiecare fază cu claritate și control.

👉 Sunteți gata să vă eficientizați livrarea proiectelor? Încercați FlexiPoject acum și vedeți cum vă sprijină procesul de la început până la sfârșit.