Vezi mai mult
ro
4 faze cheie de implementare a proiectului
Marea majoritate a principalelor metodologii de management de proiect – Prince2, PMP – disting patru faze principale de implementare a proiectului:
-
faza de inițiere
-
faza de planificare
-
faza de implementare
-
faza de închidere
Stabilirea unui proces de management de proiect într-o companie care să ia în considerare toate fazele enumerate are mult sens și aduce multe beneficii. La fel ca în cazul metodologiei Stage-Gate, atunci când o anumită fază a unui proiect se încheie, există o poartă de decizie în care se ia decizia de a continua proiectul și se aprobă un plan pentru următoarea fază. Într-un anumit sens, același lucru este valabil și pentru cele patru faze principale de implementare a proiectului menționate. Odată ce faza de inițiere a fost realizată, se ia o decizie cu privire la atractivitatea proiectului pentru companie și începe faza de planificare. În acest fel, compania își construiește în mod conștient și structural portofoliul de proiecte și doar unele lucruri se întâmplă la întâmplare. În următoarea secțiune a acestui articol, vom discuta fiecare fază în parte.
Faza 1 - inițierea proiectului
Această fază poate avea un nume diferit în funcție de organizație. Cele mai frecvente denumiri sunt faza de inițiere, de idee sau de inițiativă. Cu toate acestea, indiferent de denumire, acesta este aproape întotdeauna momentul în care o idee pentru un potențial proiect începe să prindă contur. În multe organizații, ideile de proiecte sunt colectate. Companiile pornesc de la premisa corectă că angajații companiei sunt creativi, iar acest potențial de creativitate trebuie folosit pentru dezvoltarea companiei. Ideile sunt colectate în moduri foarte diferite. Poate fi o listă ținută în Excel, sau compania are un program IT dedicat pentru colectarea ideilor. Pentru a descrie ideea într-un astfel de sistem se folosește o formă simplă. De asemenea, procesul de colectare a ideilor în sine variază de la o companie la alta. În unele organizații, un angajat care are o idee pentru un potențial proiect trebuie să discute mai întâi cu superiorul său și numai după ce primește aprobarea, ideea de proiect este introdusă în sistem. Adesea, ideile sunt evaluate prin intermediul unor modele de notare adecvate. Ilustrația de mai jos, preluată dintr-un program de management al proiectelor și portofoliilor, arată atractivitatea proiectelor și ideilor pe o matrice.
Atractivitatea proiectelor și ideilor pe o matrice în aplicația FlexiProject
O descriere a unei idei de proiect potențial constă adesea în următoarele elemente:
- Denumirea proiectului
- Care este problema/întrebarea pe care o abordează proiectul
- Beneficiile proiectului
- Rezultate după implementarea proiectului
- Manager de proiect propus
- Durata estimată a proiectului
- Bugetul estimat al proiectului
- Riscuri potențiale
- Principalele sarcini care urmează să fie îndeplinite în cadrul proiectului
Faza 2 - planificare
Calitatea planului de proiect elaborat are un impact semnificativ asupra rezultatelor proiectului. În această etapă trebuie clarificate ipotezele proiectului descrise în fișa de idei. Carta proiectului este cel mai des utilizată în acest scop. Ilustrația de mai jos prezintă un exemplu de Cartă de proiect din software-ul de gestionare a proiectelor și portofoliilor FlexiProject.
Exemplu de Cartă de proiect
Elementele cheie pe care echipa de proiect ar trebui să se concentreze atunci când elaborează Carta de proiect sunt:
- O descriere detaliată a problemei/întrebării care urmează să fie abordată prin proiect.
- O descriere detaliată a obiectivului comercial al proiectului
- Cerințele principalelor părți interesate de proiect
- O descriere detaliată a rezultatelor/rezultatelor proiectului
- O descriere detaliată a domeniului de aplicare a proiectului
- Indicarea obiectivului strategic care urmează să fie abordat de proiect
- Ce competențe sunt necesare pentru a realiza proiectul
- Cele mai importante riscuri ale proiectului
- Principalele etape ale proiectului
Carta de proiect elaborată în acest mod ar trebui să fie acceptată în mod oficial.
Odată ce Carta proiectului este acceptată, echipa de proiect poate trece la crearea altor elemente ale planului de proiect: analiza părților interesate, descrierea rezultatelor parțiale și finale ale proiectului, calendarul proiectului, bugetul proiectului, registrul riscurilor proiectului sau planul de resurse. Există diferite abordări pentru crearea elementelor menționate mai sus în planul de proiect, dar printre cele mai eficiente se numără următoarele:
- elaborarea unei Carte de proiect
- definirea detaliată a elementelor livrabile ale proiectului
- dezvoltarea sarcinilor cheie din program și legătura acestora cu rezultatele proiectului
- perfecționarea programului – definirea sarcinilor, a etapelor, a responsabilităților
- elaborarea bugetului proiectului
- elaborarea registrului de riscuri
- elaborarea unui plan de resurse
Următoarea ilustrație prezintă un exemplu de plan de planificare a proiectului.
Exemplu de plan de planificare a unui proiect în FlexiProject
Atunci când analizăm exemplul de mai sus al unui program de proiect, merită să observăm cele trei coloane din dreapta, care arată riscurile, bugetul și rezultatele așteptate. În cazul în care un risc este asociat cu o anumită sarcină de planificare, o pictogramă triunghiulară cu un semn de exclamare este afișată în linia sarcinii din coloana „riscuri”. Același lucru se aplică, prin analogie, elementelor de cost sau rezultatelor proiectului. Planul de proiect elaborat ar trebui să fie acceptat în mod oficial.
Faza 3 - implementarea proiectului
Faza de implementare a proiectului este cea în care echipa lucrează pentru a atinge obiectivele proiectului și pentru a obține rezultatele dorite. Ceea ce ar trebui să aveți în vedere în mod special în timpul fazei de livrare a proiectului este:
- Asigurarea unei comunicări adecvate în cadrul echipei de proiect
- Realizarea principalelor sarcini și a principalelor etape ale proiectului și evaluarea nivelului de progres al sarcinilor.
- Analiza periodică a variațiilor față de planul de proiect, atât în ceea ce privește calendarul, cât și bugetul proiectului
- Actualizarea planului de proiect pe măsură ce devin disponibile informații suplimentare.
- Schimbarea planului de proiect folosind un document de cerere de modificare – figura de mai jos prezintă un exemplu de document de cerere de modificare.
Exemplu de document de cerere de modificare
- Întâlniri periodice de proiect pentru a discuta în permanență despre progresul proiectului și problemele care apar.
- Analiza periodică a riscurilor proiectului și gestionarea activă a riscurilor proiectului
- Întâlniri periodice și raportarea stadiului proiectului către comitetul director sau către conducerea companiei
- Analiza volumului de lucru al resurselor proiectului și reacția rapidă în cazurile în care volumul de lucru al resurselor selectate este excesiv
- Livrarea rezultatelor necesare ale proiectului
Faza 4 - închiderea proiectului
În ciuda faptului că este o fază foarte importantă a proiectului, este adesea neglijată. Echipa de proiect ar trebui să elaboreze un document formal de închidere a proiectului, numit fișa de închidere a proiectului. Un exemplu de fișă de închidere a proiectului este prezentat în figura de mai jos.
Fișa de închidere a proiectului personalizat în FlexiProject
Atunci când completează Fișa de închidere a proiectului, echipa de proiect trebuie să detalieze concluziile post-proiect și să analizeze ce nu a mers bine. Aceste lecții învățate sunt deosebit de utile pentru lansarea și implementarea proiectelor ulterioare, pentru a le face mai eficiente. Astfel de lecții post-proiect sau lecții învățate permit unei organizații să construiască o bază de cunoștințe și să atingă niveluri mai ridicate de cultură de proiect. Elementele Cartei de închidere a proiectului care merită să fie luate în considerare sunt:
- Descrierea detaliată a lecțiilor învățate
- Descrierea principalelor riscuri și probleme care au apărut în cadrul proiectului
- Descrierea concluziilor post-proiect
Etapele de implementare a proiectului ca cheie pentru realizarea eficientă a obiectivelor
Probabilitatea ca proiectele să aibă succes crește semnificativ pe măsură ce sunt implementate folosind cele patru faze principale de execuție a proiectelor. Gama de activități desfășurate în fiecare fază depinde de gradul de maturitate al organizației și de tipul de proiecte întreprinse. Este de remarcat faptul că fiecare fază de realizare a proiectului se încheie cu aprobarea oficială a proiectului.
AUTOR
Włodzimierz Makowski
CEO FlexiProject
![Ce este o diagramă Gantt și cum se creează una? [EXEMPLU]](https://flexi-project.com/wp-content/uploads/2024/04/What-is-Gantt-chart-e1714048900401.png)
![Ce este o Cartă de proiect și cum se pregătește? [EXEMPLU]](https://flexi-project.com/wp-content/uploads/2024/04/Project-charter-flexiproject.png)
