Software de gestão de projetos de construção: guia de compra

O que é software de gestão de projetos de construção?

O software de gestão de projetos de construção reúne num só lugar os cronogramas, orçamentos, recursos, riscos e documentos dos projetos de construção, para que gestores de projeto, PMO e direção trabalhem com os mesmos dados atualizados. Substitui folhas de cálculo dispersas e versões de ficheiros trocadas por e-mail, o que significa que as decisões assentam no estado real de um projeto e não no de há duas semanas.

Um sistema bem escolhido responde às perguntas que surgem diariamente nas empresas de construção e de investimento: as obras estão dentro do prazo, quanto custam realmente, onde se acumulam os riscos, as equipas e os equipamentos cobrirão todo o pipeline de investimentos, e quando é que cada projeto atingirá as suas datas-chave, da licença de construção à receção. Essas respostas devem vir dos dados com que as equipas trabalham todos os dias, não de apresentações montadas à mão.

Estas ferramentas são usadas sobretudo por organizações que gerem vários ou várias dezenas de projetos em paralelo: promotores, empreiteiros gerais e os departamentos de investimento de empresas industriais e de energia. Quantos mais projetos de construção gerir em paralelo, mais depressa compensa reunir o trabalho num único sistema, porque o custo do caos cresce mais do que linearmente a cada novo projeto.

Defina os seus requisitos antes de marcar demonstrações

O erro de compra mais comum é ver apresentações dos fornecedores sem uma lista própria de requisitos. Uma apresentação mostra por natureza os pontos fortes de uma ferramenta, não as funções cuja ausência doerá seis meses depois. Antes de comparar sistemas, anote os projetos que a sua organização realmente gere: quantas obras estão em curso ao mesmo tempo, até que profundidade vão os seus cronogramas, quantos subempreiteiros participam, quem reporta a quem e que decisões exigem aprovação formal.

Acrescente a essa lista as partes interessadas na compra. Os gestores de projeto vão avaliar quão confortável é o cronograma, a finança perguntará pela estrutura do orçamento e pela integração com a contabilidade, o PMO pelo reporting de portefólio e a direção pela segurança dos dados e pelo modelo de implementação. Segundo o KPMG Global Construction Survey, apenas cerca de metade dos donos de obra afirma que os seus projetos terminam a tempo, e 37 % relatam derrapagens de orçamento ou de prazo causadas pela falta de uma gestão de riscos eficaz. É uma boa medida do que exigir a uma ferramenta: não cosmética, mas controlo de datas, custos e riscos.

O resultado desta fase deve ser uma lista curta de objetivos mensuráveis, por exemplo reduzir o tempo de preparação do relatório mensal, detetar mais cedo os desvios do cronograma ou manter um único registo de riscos para todos os projetos de construção. Estes objetivos servirão depois para avaliar o piloto.

Cronograma: a função a testar primeiro

A construção é feita de sequências: fundações antes da estrutura, instalações antes dos acabamentos, inspeções antes da receção. Por isso a qualidade do cronograma distingue uma boa ferramenta de uma mediana mais do que qualquer outra coisa. Qualquer aplicação sabe desenhar um simples gráfico de barras; a diferença está em saber se o sistema compreende a estrutura do trabalho, as dependências e a responsabilidade.

Estrutura analítica do projeto (WBS) de vários níveis

Um cronograma de construção tem uma hierarquia natural: as fases decompõem-se em pacotes de trabalho e estes em tarefas. O sistema deve refleti-la diretamente através de tarefas de resumo com qualquer número de níveis de subtarefas. No FlexiProject, as datas de uma tarefa de resumo derivam das suas subtarefas, e o seu progresso é calculado como média ponderada pela duração das subtarefas, de modo que a percentagem de conclusão de uma fase corresponde sempre à realidade, sem recálculo manual. O responsável de uma tarefa de resumo recebe automaticamente permissões sobre todas as suas subtarefas, pelo que um responsável de fase controla todo o bloco de trabalho em vez de linhas isoladas.

A vantagem prática é simples: a estrutura do projeto no sistema aparece igual à estrutura da obra na cabeça do responsável. Além disso, encurta o planeamento dos investimentos semelhantes seguintes, porque uma estrutura comprovada, por exemplo com as fases projeto, licenças, fundações, estrutura, acabamentos e receção, pode ser guardada como modelo e reutilizada.

Dependências entre tarefas: quatro tipos de relação e desfasamentos fixos

«Primeiro A, depois B» não chega para modelar uma obra. Verifique se o sistema suporta os quatro tipos de dependência: fim-início (FI), início-início (II), fim-fim (FF) e início-fim (IF). Os desfasamentos fixos entre tarefas contam da mesma forma, ou seja, um intervalo de um número de dias definido: o exemplo clássico é a cura do betão, que tem de decorrer entre a betonagem de uma laje e a colocação de carga na estrutura, por muito que o resto do cronograma se mova.

O FlexiProject suporta os quatro tipos de relação, com um desfasamento fixo definido em dias e relações rígidas que o sistema aplica a cada mudança de data. Uma vez construída a rede de dependências, alterar uma tarefa recalcula automaticamente as datas das tarefas dependentes e avisa os seus responsáveis. O gestor de projeto deixa de arrastar barras pelo gráfico a verificar o que falta corrigir; o sistema guarda a lógica do cronograma. Um bom software de gráfico de Gantt permite ainda ativar o caminho crítico, para ver de imediato que atrasos movem a data de fim de toda a obra e quais apenas consomem folga.

Responsáveis de tarefa, departamentos e listas de tarefas pessoais

Um cronograma sem responsabilidade é apenas um desenho. Uma boa ferramenta permite atribuir a uma tarefa responsáveis e departamentos, e mostra a cada utilizador uma lista pessoal de tarefas de todos os projetos em que participa. No FlexiProject uma tarefa pode ter vários responsáveis, e escolher uma pessoa anexa automaticamente o seu departamento; uma tarefa também pode ser atribuída apenas a um departamento quando a pessoa concreta ainda não é conhecida, o que acontece frequentemente ao trabalhar com subempreiteiros.

O efeito para o negócio: cada participante do projeto vê as suas tarefas e prazos sem perguntar ao responsável, e o responsável não passa dias a lembrar por e-mail quem está encarregado do quê. A responsabilidade fica registada no sistema, juntamente com o histórico de alterações.

Ligar o escritório à obra

Mesmo o melhor cronograma morre se a informação sobre o avanço voltar da obra uma vez por semana, numa reunião. O segundo domínio a avaliar é, portanto, a comunicação: o sistema informa por si próprio as pessoas certas das alterações, e permite reportar o avanço a partir do terreno, não apenas da secretária?

Notificações por e-mail e na aplicação

Verifique sobre o que o sistema pode notificar automaticamente. No FlexiProject, os utilizadores recebem notificações por e-mail e na aplicação sobre, entre outras coisas, a aproximação do início e do fim de uma tarefa, tarefas em atraso, a atribuição a uma tarefa, risco ou marco, a conclusão de tarefas predecessoras e uma aprovação pendente. Cada utilizador configura que notificações recebe, e o sistema não envia notificações sobre alterações feitas pela própria pessoa, para que as caixas de entrada não sejam inundadas de ruído.

A notificação de conclusão de predecessoras é especialmente útil na obra: a equipa de montagem fica a saber automaticamente que a sua frente de trabalho está pronta, sem um telefonema do responsável. Na prática, isto significa menos reuniões de estado e uma reação mais rápida aos deslizes, porque a informação chega no próprio dia em que acontece.

Uma aplicação móvel para reportar o avanço a partir do terreno

Um diretor de obra raramente está ao computador, por isso vale a pena verificar o que se pode realmente fazer a partir de um telemóvel. O FlexiProject oferece uma aplicação móvel na qual o utilizador reporta o avanço das tarefas que lhe estão atribuídas, adiciona comentários e anexos, por exemplo uma foto tirada com o telemóvel diretamente na obra, e regista o tempo de trabalho dedicado a uma tarefa concreta.

Como resultado, os dados voltam da obra no próprio dia, e o registo fotográfico do avanço e dos defeitos fica ancorado à tarefa correta em vez de se perder na galeria de um telemóvel. O escritório vê o estado real dos trabalhos antes de as discrepâncias se tornarem um problema na reunião de coordenação.

Orçamento, recursos e riscos: controlo para além do cronograma

A margem de um projeto de construção não é decidida apenas pelas datas. Um sistema que valha a compra tem de controlar três domínios ao mesmo tempo: o dinheiro, as pessoas com os equipamentos e as ameaças. Avalie cada um separadamente, porque muitas ferramentas os tratam apenas à superfície.

Orçamento do projeto: plano, real e previsão numa única vista

Saber quanto já foi gasto não chega para gerir um orçamento de construção. O responsável precisa de um software de orçamento de projeto que mostre três valores ao mesmo tempo: o plano, a despesa real até à data e a previsão de custos até ao fim do projeto, com o desvio daí resultante. No FlexiProject os três são visíveis num só lugar, pelo que uma derrapagem de orçamento se vê antecipadamente, e não depois de as faturas serem contabilizadas.

Duas funções merecem um teste prático. Primeiro, as rubricas orçamentais podem ser ligadas dinamicamente às tarefas do cronograma: quando uma tarefa se move, a data da despesa move-se também, de modo que o plano de tesouraria corresponde sempre ao cronograma atual. Segundo, o real do orçamento pode ser alimentado continuamente a partir da contabilidade. O FlexiProject integra-se com software financeiro e de contabilidade e importa automaticamente as faturas ligadas a projetos com os seus atributos: data, valor, número de documento e fornecedor, e associa-as às rubricas orçamentais corretas. O gestor de projeto pode repartir uma fatura por várias rubricas, e uma ligação ao documento permanece junto à despesa. Ninguém volta a digitar dados entre sistemas, e o real do orçamento concorda com a contabilidade de forma contínua, sem esperar pelo fecho do mês. Cada rubrica pode ainda ter atributos contabilísticos como o centro de custo, para que a finança obtenha relatórios no seu próprio formato.

Recursos: uma equipa, muitas obras

Numa empresa que gere várias obras ao mesmo tempo, os conflitos de recursos são inevitáveis: a mesma equipa de betão armado, a mesma grua, o mesmo diretor de obra necessário em dois locais ao mesmo tempo. A ferramenta deve mostrar a carga dos recursos em todos os projetos, não apenas dentro de um único cronograma. No FlexiProject a carga também é visível diretamente no gráfico de Gantt, pelo que, ao planear mover tarefas, vê de imediato se está a criar uma sobrecarga noutro projeto.

O benefício é mensurável: um conflito de recursos surge na fase de planeamento, quando custa uma conversa, e não na obra, quando custa a paragem da equipa e penalizações contratuais por atraso.

Um registo de riscos para projetos repetíveis

Uma vez que 37 % das empresas do inquérito da KPMG atribuem as derrapagens precisamente a uma gestão de riscos fraca, o registo de riscos tem de ser tratado como uma função de primeira necessidade, não como um extra. Verifique se o software de gestão de riscos de projeto suporta um registo com responsáveis e planos de resposta, e se a matriz de avaliação de riscos pode ser adaptada ao padrão da organização; o FlexiProject deixa-o configurar as dimensões da matriz em vez de impor um formato rígido.

A repetibilidade é especialmente valiosa na construção. No FlexiProject, uma lista de riscos típicos para um dado tipo de projeto pode fazer parte de um modelo, para que a equipa não comece a identificação a partir de uma página em branco, mas de uma base de ameaças recolhidas em obras anteriores, ampliada com as especificidades do novo investimento. Os riscos descritos nos documentos de encerramento de projetos concluídos alimentam o conhecimento da organização: a empresa aprende realmente entre obras em vez de repetir os mesmos erros.

Programas e portefólio de projetos: mais do que uma obra

Esta camada distingue de forma mais nítida os sistemas de classe PPM das simples aplicações de projeto. Se a organização gere uma obra de cada vez, pode não precisar dela; se gere vários investimentos ligados, é aqui que se decide o valor da compra.

Programas de projetos: dependências entre projetos

Obras ligadas influenciam-se mutuamente: a mesma equipa conclui a fase estrutural no investimento A e só então passa ao investimento B, e a infraestrutura partilhada tem de estar pronta antes de ambos os edifícios. Os projetos podem ser combinados em programas de projetos no FlexiProject, com dependências definidas entre tarefas de projetos diferentes, usando os mesmos tipos de relação que dentro de um único cronograma. Uma mudança de data num projeto recalcula automaticamente as datas das tarefas dependentes nos outros, e todas as tarefas do programa são visíveis num gráfico de Gantt partilhado.

Antes de aprovar uma alteração, o gestor de programa pode realizar uma análise what-if: comparar o cronograma antes e depois da modificação e avaliar como um deslize numa obra afetará as outras, antes de a decisão ser tomada. Assim, a gestão de programas deixa de ser apagar fogos e passa a ser um pilotar controlado de uma cadeia de investimentos.

Vista de portefólio para o PMO e a direção

A direção e o PMO não precisam de entrar em cada cronograma; precisam de um software de portefólio de projetos com uma única vista que mostre o estado, o custo e o risco de cada obra do portefólio. Verifique se os relatórios são produzidos diretamente a partir dos dados de projeto, sem montar à mão apresentações antes de cada reunião. No FlexiProject, os relatórios de portefólio e as revisões de projeto periódicas usam os mesmos dados com que as equipas trabalham, pelo que o retrato para a direção está sempre atualizado e preparar o relatório mensal deixa de levar dias.

Para uma empresa de investimento, isto significa mais uma coisa: as decisões de iniciar, suspender e priorizar investimentos são tomadas com base em dados comparáveis de todos os projetos, e não conforme o responsável que pressiona mais alto por recursos.

Atributos de projeto e marcos: as datas-chave de todas as obras numa tabela

Algumas datas decidem o destino de um cronograma de construção: a obtenção da licença de construção, a decisão ambiental, a conclusão da fase estrutural, as inspeções de receção. Verifique se o sistema consegue trazer estas datas ao nível do portefólio sem abrir os projetos. No FlexiProject pode definir um atributo de projeto personalizado do tipo Data, por exemplo «Licença de construção obtida», e ligá-lo a uma tarefa ou marco concreto do cronograma. Quando o cronograma muda, o valor do atributo atualiza-se automaticamente, e o atributo pode ser adicionado como coluna na lista de projetos e nos relatórios em tabela. O PMO vê então numa só tabela quando cada investimento do portefólio obterá a sua licença e quando estão previstas as receções, com dados sempre coerentes com os cronogramas.

O mesmo mecanismo vale a pena combinar com os marcos. Os principais eventos de uma obra marcados como marcos são visíveis a partir da perspetiva de relatório e portefólio, juntamente com o seu estado, a data de baseline e o desvio atual, sem entrar nos detalhes do projeto. A direção obtém a resposta a «que obras têm marcos em risco, e por quanto» numa única vista, e o relatório pode ser exportado para Excel para uma reunião. Um deslize deixa de ser informação a desenterrar de dez cronogramas; está visível face à baseline mesmo onde as decisões são tomadas.

Governação de projeto: termos de abertura, circuitos de aprovação e baselines

As funções deste grupo raramente aparecem nas listas de comparação, e no entanto decidem se o sistema impõe disciplina ou apenas a permite. A ordem é natural: um projeto arranca a partir de um termo de abertura aprovado, o plano passa por um circuito de aprovação, e a versão aprovada torna-se a baseline face à qual os desvios são medidos.

O termo de abertura como ponto de partida de uma obra

Um investimento deveria partir de uma decisão, não do hábito. O termo de abertura do projeto reúne objetivos, âmbito, orçamento inicial e justificação de negócio num único documento. No FlexiProject, o termo de abertura é configurável, com campos ajustados ao padrão da organização, tem histórico de versões e aprovação, e os seus dados estão ligados ao cronograma e ao orçamento, pelo que não vive num ficheiro de texto separado ao lado do sistema. A direção compara propostas de investimento preparadas segundo um mesmo modelo, o que acelera as decisões de arranque.

Circuitos de aprovação de planos e alterações

Na construção, as alterações de âmbito são o dia a dia; o problema é a sua infiltração descontrolada no cronograma e no orçamento. Verifique se o sistema suporta circuitos de aprovação formais com papéis de decisão e de parecer. No FlexiProject, as aprovações abrangem, entre outras coisas, os planos de projeto e as suas alterações, e as pessoas indicadas no circuito são avisadas imediatamente após a submissão de um elemento. Uma alteração entra no plano apenas após a análise de impacto e uma decisão, o que encurta o tempo do problema à resolução e deixa um rasto de auditoria: quem aprovou o quê, e quando.

Baseline e desvios do cronograma

Depois de o plano ser aprovado, o projeto começa a mudar, e sem um ponto de referência ninguém sabe em quanto. O FlexiProject conserva a baseline original e todas as versões aprovadas seguintes, e mostra a baseline no gráfico de Gantt em paralelo com o cronograma atual, pelo que cada desvio é visível de imediato. O sistema mostra também a data de fim prevista de todo o projeto face ao plano.

Isto responde às perguntas que surgem sempre no comité de direção e durante as auditorias: quão longe nos afastámos dos pressupostos iniciais, e seriam realistas. A resposta leva um minuto e vem dos dados, não de reconstruir acontecimentos de há meses.

O processo de compra: licenciamento, modelo de implementação e migração de dados

Uma vez claros os critérios funcionais, resta o processo: peça uma demonstração sobre o seu próprio cenário em vez da demonstração padrão, e antes da decisão realize um piloto num projeto de construção real. Três temas exigem uma verificação à parte.

Modelos de preços e licenciamento

O mercado usa diferentes modelos: uma taxa por utilizador, uma taxa fixa por empresa, faturação por projeto ou pacotes de módulos. Na construção, o modelo por utilizador pode ser uma armadilha, porque o número de pessoas nos projetos oscila com os subempreiteiros e a estação. Pergunte pela flexibilidade: o FlexiProject baseia o licenciamento num pool partilhado que não está ligado permanentemente a indivíduos; o administrador pode mover licenças entre utilizadores a qualquer momento sem contactar o fornecedor, e não há limite máximo para o número de licenças. A rotação de equipas e subempreiteiros não obriga, então, a comprar acessos adicionais.

SaaS ou On-Premise: que modelo de implementação escolher?

O modelo em nuvem (SaaS) liberta a organização da manutenção da infraestrutura e fornece atualizações automáticas, pelo que para a maioria das empresas é a escolha natural. A implementação On-Premise, em servidores próprios, é escolhida por organizações com requisitos de segurança de dados mais rigorosos, por exemplo investidores públicos, empresas de energia ou indústria regulada. Verifique se o fornecedor oferece ambos os modelos em condições iguais: no FlexiProject as condições de licenciamento são idênticas para SaaS e On-Premise, pelo que a escolha do modelo de implementação não impõe qualquer compromisso funcional ou de preço.

Migração de dados e projeto piloto

Os cronogramas de construção são construídos há anos no MS Project, pelo que o custo real de mudar de ferramenta é muitas vezes o custo de voltar a digitar os planos. Verifique a importação: o FlexiProject carrega projetos a partir de ficheiros .mpp juntamente com o cronograma, as tarefas, as dependências e os responsáveis, e os modelos de projeto podem ser alimentados por importações de .mpp e .xlsx com mapeamento de colunas. A migração de planos históricos leva então minutos, não semanas.

O próprio piloto é melhor basear-se numa obra representativa e nos objetivos anotados no início do processo: o relatório mensal é produzido mais depressa, os desvios são visíveis mais cedo, a equipa reporta realmente o avanço no sistema. Resultados de piloto documentados convencem os céticos de forma mais eficaz do que qualquer apresentação comercial.

Perguntas frequentes

Como posso acompanhar datas administrativas-chave, como a licença de construção, em todos os projetos ao mesmo tempo?

No FlexiProject isto faz-se com atributos de projeto do tipo Data ligados a elementos do cronograma. Um atributo, por exemplo «Licença de construção obtida», toma a sua data da tarefa ou marco selecionado e atualiza-se automaticamente com as mudanças do cronograma, e nos relatórios em tabela e na lista de projetos funciona como uma coluna normal, com ordenação e filtragem. As datas-chave de todas as obras ficam então visíveis numa só tabela.

Um software de gestão de projetos genérico chega para a construção?

Chega, desde que suporte uma estrutura de tarefas de vários níveis, quatro tipos de dependências com desfasamentos fixos, baselines, orçamentos com previsão e dependências entre projetos. São estas funções, e não um rótulo setorial, que decidem se uma ferramenta serve para a construção. Muitas aplicações simples ficam-se por uma lista de tarefas e um quadro, o que não chega para projetos de construção.

Quanto tempo demora a implementação?

Depende do âmbito: um piloto numa obra pode começar em poucos dias, sobretudo quando o cronograma é importado de um ficheiro .mpp em vez de ser redigitado. Um rollout organizacional completo, com modelos de projeto, circuitos de aprovação e relatórios de portefólio, planeia-se geralmente em semanas e vale a pena precedê-lo de arrumar os próprios padrões.

Posso transferir cronogramas do Microsoft Project?

No FlexiProject, sim: importar um ficheiro .mpp traz o cronograma juntamente com as tarefas, as dependências e os responsáveis, e os ficheiros .mpp e .xlsx também podem alimentar modelos de projeto. O cronograma também pode ser exportado de volta para um formato XML legível pelo Microsoft Project, e para PDF e PNG para relatórios.

Quanto custa um software de gestão de projetos de construção?

Os preços dependem do modelo de licenciamento, do número de utilizadores e do modelo de implementação, por isso compare o custo total de propriedade, e não a tabela por utilizador. Preste atenção à flexibilidade das licenças perante a rotação de equipas, aos custos de implementação e formação, e a se escolher On-Premise altera as condições. Um fornecedor sério apresenta uma estimativa de custos completa antes da assinatura do contrato.

Escolher um software de gestão de projetos de construção resume-se a uma sequência de critérios verificáveis. Teste primeiro o cronograma, porque é o que mais trabalha num projeto de construção: uma estrutura analítica do projeto de vários níveis, quatro tipos de dependências com desfasamentos fixos, o caminho crítico e responsáveis de tarefa com nome. Acrescente a isso a ligação ao terreno através de notificações e uma aplicação móvel, o controlo do orçamento com previsão de custos até ao fim do projeto e um real alimentado continuamente pela contabilidade, a carga de recursos entre obras e um registo de riscos nutrido pela experiência de investimentos anteriores. Se gere mais do que uma obra, verifique os programas de projetos com dependências entre cronogramas e uma vista de portefólio para a direção, juntamente com as datas-chave e os marcos de todas as obras numa só tabela, e baseie a disciplina de execução em termos de abertura, circuitos de aprovação e baselines face às quais mede os desvios. Feche o processo de compra com um piloto num projeto de construção real, a verificação do modelo de licenciamento e de implementação, e uma migração de teste dos dados a partir das suas ferramentas atuais. O FlexiProject foi construído precisamente para as organizações que gerem projetos de construção e de investimento a esta escala: combina o cronograma com o orçamento, os riscos, os programas e o portefólio num único sistema, disponível como SaaS e On-Premise, com um pool de licenças flexível e importação de cronograma a partir do MS Project. As estatísticas do setor sobre derrapagens de custos e prazos mostram que o que está em jogo não é o conforto de trabalhar com uma ferramenta, mas a margem e a previsibilidade de todo o portefólio de investimentos; um sistema bem escolhido paga-se com o primeiro deslize apanhado a tempo.