Princípios de uma gestão de projectos eficaz

A gestão de projectos, tal como a contabilidade ou a engenharia de pontes, funciona segundo um conjunto de regras fundamentais. Quando compreendidas e aplicadas, estas regras são a espinha dorsal de uma implementação de projectos bem sucedida em qualquer empresa, independentemente da natureza ou dimensão do projeto. Vamos aprofundar estas regras e reconhecer a importância de as aprender e implementar na tua abordagem de gestão de projectos.

1. Concebe e implementa normas pragmáticas de gestão de projectos na tua empresa

2. Cada projeto deve ter um patrocinador "ativo" da direção

O patrocinador do projeto é uma das pessoas mais influentes que determinam o sucesso do projeto. No entanto, o patrocinador não deve ser um “estatístico”. Um patrocinador assim não dá muito.

Um bom patrocinador não deve estar envolvido operacionalmente no projeto. No entanto, deve envolver-se a um nível elevado para compreender o que se passa no projeto, se está a correr bem ou mal, ter um bom contacto com o gestor do projeto e tomar ativamente as decisões necessárias.

O patrocinador “derruba” os obstáculos que se opõem ao projeto e permite que este avance. A literatura mundial afirma inequivocamente que um dos principais factores de insucesso dos projectos é a falta de envolvimento da gestão de topo nos projectos.

3. Certifica-te de que o gestor de projeto e a sua equipa têm capacidade para concluir o projeto

A equipa do projeto não deve ser constituída por pessoas aleatórias. Os membros da equipa devem apresentar um conjunto de competências que permitam a boa execução do projeto. Imagina que contratamos um gestor de projectos inexperiente para um projeto importante e lhe atribuímos a gestão de pessoas com competências inadequadas. Nesse caso, é como se queimássemos imediatamente um frango no forno – um projeto destes não terá êxito.

A direção da empresa, o patrocinador do projeto, deve estar 100% convencida de que as pessoas encarregadas de levar a cabo um determinado projeto têm 100% de probabilidades de o realizar com êxito. Se não houver tal convicção, pode ser comparado a um jogo de roleta. Concorda-se que o resultado não será preto ou vermelho, ou seja, tão inequívoco como na roleta, mas podemos ter a certeza de que, se esta abordagem for frequente na empresa, significa que muitos projectos – tal como muitas apostas na roleta – irão falhar.

4. Escolhe os projectos a implementar de forma sensata e objetiva

A implementação de qualquer projeto envolve recursos, e esses recursos custam dinheiro. Outro facto indiscutível é que cada empresa pode realizar simultaneamente um número limitado de projectos. Por último, um facto igualmente indiscutível é que as empresas têm muitas ideias de projectos.

Isto significa que cada empresa deve ter muito cuidado ao selecionar os projectos que pretende realizar. Eis, por exemplo, o que afirmou uma empresa internacional de logística que opera na Polónia:

“(…) temos mais de cinquenta ideias para potenciais projectos e, ao mesmo tempo, temos capacidade interna para cerca de cinco grandes projectos – precisamos de uma ferramenta que nos permita selecionar objetivamente as ideias com maior impacto na criação de valor sustentável para a nossa empresa.”

Esta empresa decidiu construir um modelo de pontuação. Este modelo contém uma série de perguntas com base nas quais cada projeto é avaliado e, dentro de cada pergunta, é atribuído a cada projeto um número de pontos adequado. A nossa atividade tem duas dimensões principais. O primeiro é “benefícios comerciais”, enquanto o segundo é “grau de abrangência do projeto”. As ideias são comparadas e as mais bem classificadas tornam-se projectos. Este processo de seleção tem ainda a vantagem de ser essencialmente objetivo e de minimizar a influência de pessoas com carácter sólido que “empurram” as suas soluções.

5. Desenvolve sempre um bom argumento comercial para o projeto

A menos que alguma condição legislativa impulsione o projeto, a sua implementação deve sempre centrar-se na consecução de objectivos comerciais específicos. Isto significa que os seus objectivos comerciais devem ser definidos e escritos antes de iniciar um projeto. Porquê? Porque é necessário mais para descrever apenas o produto necessário e o âmbito do projeto. É necessário saber o que é suposto este produto trazer para a organização.

Esta abordagem influencia uma maior criatividade das equipas de projeto, que sabem o que estão a fazer e quais os resultados comerciais que serão alcançados para a organização. Outra coisa é a responsabilidade do patrocinador do projeto – o patrocinador deve sempre concentrar-se nos efeitos comerciais que o projeto irá produzir. O gestor de projectos deve concentrar-se na entrega do produto do projeto. Em proporções inadequadas, ambos devem interessar-se por um e por outro.

6. Define bem o resultado final esperado do projeto

Muitos gestores de projectos, patrocinadores e outros prestam muito pouca atenção à definição dos resultados esperados do projeto. A natureza humana é tal que as pessoas preferem agir imediatamente – ter o proverbial vento nos cabelos. A metodologia de gestão de projectos Prince2 afirma inequivocamente que cada projeto deve ter pelo menos duas fases: planeamento e execução.

A prática mostra que a fase de planeamento deve ser abordada. Também é negligenciada a definição correcta dos resultados/produtos esperados do projeto. Porque é que isto é um problema tão grande? Criar um bom calendário de projeto e definir tarefas e orçamentos é mais fácil quando temos uma vaga ideia do que queremos fazer. Outra questão é que é difícil para nós avaliar no final do projeto se fomos bem sucedidos, uma vez que não existe uma referência clara sob a forma de um produto pré-definido.

Há outro argumento essencial: a falta de uma definição clara do resultado/produto no início do projeto leva a que este seja ajustado demasiadas vezes durante o projeto. Isto, por um lado, prejudica a motivação da equipa do projeto e, por outro lado, obriga a organização a incorrer em custos superiores aos necessários para concluir o projeto.

7. Presta muita atenção à criação de um bom plano de projeto

A dica 6 aborda a necessidade de definir bem o resultado/produto esperado do projeto. Este é o ponto de partida absoluto para criar um bom plano de projeto. Na metodologia Prince2, esta abordagem é designada por Planeamento Baseado no Produto.

Baseia-se no facto de que, depois de definirmos o aspeto dos produtos e subprodutos do projeto, começamos a planear as tarefas que irão realizar esses produtos. Com esta abordagem, sabemos exatamente o que queremos alcançar e centramos a definição das tarefas do projeto nesse aspeto. O passo seguinte é criar um orçamento para o projeto, definir as responsabilidades e a duração das tarefas e criar um plano de risco. Tudo isto e a Carta do Projeto (a chamada Carta do Projeto) constituem o plano do projeto.

Um plano de projeto aperfeiçoado é essencial, uma vez que se refere a ele em todos os momentos do projeto. Com um plano, sabemos se estamos atrasados ou acima do orçamento, o que é a essência da gestão de projectos. Por último, sem um bom plano, não é fácil saber se as tarefas realizadas e as despesas efectuadas são necessárias. Um bom plano de projeto é a base de uma boa gestão de projectos e determina o seu sucesso.

8. Fornece às tuas equipas de projeto ferramentas modernas de apoio à gestão de projectos

Para uma execução eficaz do projeto, é necessário fornecer às equipas de projeto ferramentas práticas de gestão de projectos. Quando falamos de ferramentas, referimo-nos ao fornecimento de um sistema de TI dedicado que apoia a gestão de projectos e integra todos os aspectos da gestão de projectos.

Em particular, as funcionalidades do software de gestão de projectos devem ser dedicadas diretamente ao gestor de projectos e à equipa de projeto. As ferramentas do sistema são suficientes para planear e executar um único projeto.

9. Acompanha a fase de implementação e realiza sistematicamente uma revisão do projeto empresarial para todos os projectos em curso

Estas tarefas estão entre as principais tarefas do gestor de projeto e do patrocinador. Anteriormente, falámos sobre a necessidade de criar um bom plano de projeto. O acompanhamento do grau de execução do projeto refere-se precisamente a este plano. O controlo significa que:

• Compreendemos que o projeto vai atingir os objectivos da empresa.
• Sabemos que o projeto vai resultar no produto definido no Project Charter.
• Analisamos quaisquer desvios em relação ao calendário e ao orçamento aprovados para o projeto e tomamos imediatamente as medidas necessárias.
• Gerimos os riscos do projeto – isto implica não permitir que os riscos conhecidos se materializem.
• Gerimos eficazmente os problemas dos projectos em curso.
• Realiza revisões sistemáticas dos projectos.

10. Reforça a cultura de gestão de projectos da tua empresa, constrói uma base de conhecimentos e aprende com os erros, analisando a tua própria experiência.

Não será nenhuma revelação que os projectos podem ser geridos melhor ou pior. O que nos interessa é alcançar a excelência na gestão de projectos, o que – para além de dotar a organização das ferramentas e recursos de projeto adequados – exige a construção sistemática de uma cultura organizacional que promova e preste muita atenção a uma boa gestão de projectos, a chamada organização orientada para os projectos. Eis alguns dos elementos envolvidos:

• Os patrocinadores do projeto, os conselhos de administração da empresa e a gestão crítica estão ativamente envolvidos no sucesso dos projectos.
• Damos grande valor a revisões sistemáticas de projectos. Não há situações em que os principais gestores que deveriam estar numa reunião escrevem um e-mail na véspera a dizer que “algo” correu mal e que, infelizmente, não vão poder ir.
• As pessoas são recompensadas pelo sucesso; podem cometer os chamados “erros inteligentes”, mas suportam as consequências da sua negligência.
• Construímos o conhecimento de gestão de projectos da organização com base em projectos implementados e utilizados.

Garantir a execução dos projectos

A implementação de todas as dicas descritas acima é complexa e não pode ser feita rapidamente. No entanto, a sua implementação no horizonte temporal correto garantirá a mudança da organização existente – os seus processos começarão a funcionar de forma mais eficiente, as pessoas ficarão motivadas e a empresa alcançará melhores resultados financeiros.