A hatékony projektmenedzsment alapelvei

A projektmenedzsment, akárcsak a könyvelés vagy a hídépítés, egy sor alapvető szabály szerint működik. Ha ezeket a szabályokat megértjük és alkalmazzuk, ezek a szabályok a sikeres projektmegvalósítás gerincét képezik bármely vállalatnál, függetlenül a projekt jellegétől vagy méretétől. Nézzük meg ezeket a szabályokat, és ismerjük fel, hogy milyen fontos megtanulni és alkalmazni őket a projektmenedzsment megközelítésében.

1. Tervezzen és vezessen be pragmatikus projektmenedzsment-szabványokat a vállalatánál.

2. Minden projektnek rendelkeznie kell egy "aktív" szponzorral a felső vezetés részéről.

A projekt szponzora az egyik legbefolyásosabb személy, aki meghatározza a projekt sikerét. A szponzor azonban nem lehet „statisztikus”. Egy ilyen szponzor nem ad sokat.

A jó szponzornak nem szabad operatív módon részt vennie a projektben. Ugyanakkor magas szinten be kell kapcsolódnia, hogy megértse, mi folyik a projektben, jól vagy rosszul megy-e, jó kapcsolatot kell tartania a projektvezetővel, és aktívan meg kell hoznia a szükséges döntéseket.

A szponzor „elhárítja” a projekt előtt álló akadályokat, és lehetővé teszi, hogy a projekt előrehaladjon. A világirodalom egyértelműen állítja, hogy a projektek kudarcának egyik fő tényezője a felső vezetésnek a projektekbe való bevonásának hiánya.

3. Győződjön meg arról, hogy a projektmenedzser és csapata rendelkezik-e a projekt befejezéséhez szükséges kapacitással.

A projektcsapat nem állhat véletlenszerű emberekből. A csapattagoknak olyan kompetenciákat kell bemutatniuk, amelyek lehetővé teszik a projekt jó megvalósítását. Tegyük fel, hogy egy fontos projekthez egy tapasztalatlan projektmenedzsert bízunk meg, és olyan emberek irányításával bízzuk meg, akik nem rendelkeznek megfelelő kompetenciákkal. Ebben az esetben ez olyan, mintha azonnal megégetnénk egy csirkét a sütőben – egy ilyen projekt nem fog sikerülni.

A vállalat vezetőségének, a projekt szponzorának 100%-ban meg kell győződnie arról, hogy az adott projekt végrehajtásával megbízott személyek 100%-os eséllyel sikeresen végrehajtják a projektet. Ha nincs ilyen meggyőződés, akkor egy rulettjátékhoz hasonlítható. Egyetértünk abban, hogy az eredmény nem lesz fekete vagy piros, azaz nem lesz olyan egyértelmű, mint a rulettben, de abban biztosak lehetünk, hogy ha a vállalatnál gyakran fordul elő ilyen megközelítés, az azt jelenti, hogy sok projekt – akárcsak sok rulettfogadás – kudarcot vall.

4. Bölcsen és objektíven válassza ki a megvalósítandó projekteket

Bármely projekt megvalósítása erőforrásokkal jár, és ezek az erőforrások pénzbe kerülnek. Egy másik vitathatatlan tény, hogy minden vállalat korlátozott számú projektet tud egyszerre megvalósítani. Végül, ugyancsak vitathatatlan tény, hogy a vállalatoknak sok projektötlete van.

Ez azt jelenti, hogy minden vállalatnak nagy körültekintéssel kell kiválasztania a megvalósítani kívánt projekteket. Az egyik Lengyelországban működő nemzetközi logisztikai vállalat például a következőket nyilatkozta:

„(…) több mint ötven ötletünk van potenciális projektekre, ugyanakkor a belső kapacitásunk körülbelül öt nagy projektre elegendő – szükségünk van egy olyan eszközre, amely lehetővé teszi számunkra, hogy objektíven kiválasszuk azokat az ötleteket, amelyek a legnagyobb hatással vannak a vállalatunk fenntartható értékének megteremtésére.””

Ez a vállalat úgy döntött, hogy pontozási modellt épít. Egy ilyen modell egy sor kérdést tartalmaz, amelyek alapján az egyes projekteket értékelik, és minden egyes kérdésen belül minden projekthez megfelelő számú pontot rendelnek. Két fő dimenzióban működünk. Az első az „üzleti haszon”, míg a második a „projekt átfogó jellegének mértéke”. Az ötleteket összehasonlítják, és a legkedvezőbb pontszámot elérőkből projekt lesz. Egy ilyen kiválasztási folyamatnak még mindig megvan az az előnye, hogy elsősorban objektív, és minimálisra csökkenti a szilárd karakterű emberek befolyását, akik „nyomják” a megoldásaikat.

5. Mindig dolgozzon ki egy jó üzleti tervet a projekthez

Hacsak nem valamilyen jogszabályi feltétel nem vezérli a projektet, a projekt végrehajtásának mindig a konkrét üzleti célok elérésére kell összpontosítania. Ez azt jelenti, hogy a projekt megkezdése előtt meg kell határozni és le kell írni az üzleti célkitűzéseket. Miért? Mert többre van szükség ahhoz, hogy csak a szükséges terméket és a projekt terjedelmét írjuk le. Tudni kell, hogy ez a termék mit hivatott hozni a szervezet számára.

Ez a megközelítés a projektcsapatok nagyobb kreativitását befolyásolja, mivel azok tudják, hogy mit csinálnak, és milyen üzleti eredményeket fognak elérni a szervezet számára. Egy másik dolog a projekt szponzorának felelőssége – a szponzornak mindig arra kell összpontosítania, hogy a projekt milyen üzleti hatásokat fog megvalósítani. A projektmenedzsernek a projekttermék átadására kell összpontosítania. Nem megfelelő arányok, mindkettőnek érdekelnie kell az egyiket és a másikat.

6. Határozza meg a projekt várható végeredményét

Sok projektvezető, szponzor és mások túl kevés figyelmet fordítanak a projekt várható eredményeinek meghatározására. Az emberi természet olyan, hogy az emberek inkább azonnal cselekszenek – hogy a közmondásos szelet a hajukba kapják. A Prince2 projektmenedzsment módszertan egyértelműen kimondja, hogy minden projektnek legalább két fázisból kell állnia: a tervezésből és a megvalósításból.

A gyakorlat azt mutatja, hogy a tervezési fázissal foglalkozni kell. Szintén elhanyagolandó a projekt várható eredményeinek/termékeinek megfelelő meghatározása. Miért olyan nagy probléma ez? Egy jó projekt ütemterv készítése, valamint a feladatok és a költségvetés meghatározása könnyebb, ha van egy homályos elképzelésünk arról, hogy mit akarunk csinálni. Egy másik probléma az, hogy a projekt végén nehéz felmérni, hogy sikeresek voltunk-e, mivel nincs egyértelmű viszonyítási alap egy előre meghatározott termék formájában.

Van egy másik lényeges érv is – az eredmény/termék egyértelmű meghatározásának hiánya a projekt elején azt eredményezi, hogy a projektet a projekt során túl gyakran kell módosítani. Ez egyrészt rontja a projektcsapat motivációját, másrészt a legtöbbször arra kényszeríti a szervezetet, hogy a szükségesnél több költséget vállaljon a projekt befejezéséhez.

7. Fordítson nagy figyelmet a jó projektterv elkészítésére

A 6. tipp a projekt várható eredményének/termékének pontos meghatározására vonatkozik. Ez az abszolút kiindulópont egy jó projektterv elkészítéséhez. A Prince2 módszertanban ezt a megközelítést termékalapú tervezésnek nevezik.

Ez azon alapul, hogy miután meghatároztuk, hogy a projekt termékeinek és altermékeinek hogyan kell kinézniük, elkezdjük megtervezni azokat a feladatokat, amelyekkel ezeket a termékeket megvalósítjuk. Ezzel a megközelítéssel pontosan tudjuk, hogy mit akarunk elérni, és a projektfeladatok meghatározását erre összpontosítjuk. A következő lépés a projekt költségvetésének összeállítása, a feladatok felelősségi körének és időtartamának meghatározása, valamint a kockázati terv elkészítése. Mindezek és a Projekt Charta (az úgynevezett Projekt Charta) alkotják a projekttervet.

A kifinomult projektterv elengedhetetlen, mert a projekt minden pillanatában hivatkozunk rá. A terv segítségével tudjuk, hogy késésben vagyunk-e az ütemtervtől vagy túllépjük-e a költségvetést, ami a projektmenedzsment lényege. Végül, jó terv nélkül nem könnyű tudni, hogy az elvégzett feladatok és a felmerült költségek szükségesek-e. A jó projektterv a jó projektmenedzsment alapja, és meghatározza a projekt sikerét.

8. Biztosítson a projektcsapatok számára modern eszközöket a projektmenedzsment támogatására.

A projektek hatékony megvalósításához a projektcsapatoknak gyakorlati projektmenedzsment-eszközökkel kell rendelkezniük. Amikor azt mondjuk, hogy eszközök, akkor a projektmenedzsmentet támogató és a projektmenedzsment minden aspektusát integráló dedikált informatikai rendszer biztosítását értjük ez alatt.

A projektmenedzsment-szoftver funkcióinak közvetlenül a projektmenedzsernek és a projektcsapatnak kell szólniuk. A rendszer eszközei elegendőek egyetlen projekt megtervezéséhez és végrehajtásához.

9. A végrehajtási szakasz nyomon követése és az összes folyamatban lévő projekt szisztematikus üzleti projektértékelése.

Ezek a feladatok a projektmenedzser és a szponzor fő feladatai közé tartoznak. Korábban már beszéltünk arról, hogy szükség van egy jó projektterv elkészítésére. A projekt megvalósítási fokának nyomon követése pontosan erre a tervre vonatkozik. A felügyelet azt jelenti, hogy:

• Megértjük, hogy a projekt megvalósítja az üzleti célokat.
• Tudjuk, hogy a projekt a Projekt Chartában meghatározott terméket fogja eredményezni.
• Felülvizsgáljuk a jóváhagyott projekt ütemtervtől és költségvetéstől való eltéréseket, és azonnal megtesszük a szükséges intézkedéseket.
• Kezeljük a projektkockázatokat – ez azt jelenti, hogy nem engedjük, hogy az ismert kockázatok megvalósuljanak.
• Hatékonyan kezeljük a folyamatban lévő projektproblémákat.
• Szisztematikus projektfelülvizsgálatokat végeznek.

10. Erősítse a vállalat projektmenedzsment-kultúráját, építsen tudásbázist, és tanuljon a hibákból saját tapasztalatainak elemzésével.

Nem lesz kinyilatkoztatás, hogy a projekteket lehet jobban vagy rosszabbul irányítani. Ami minket foglalkoztat, az a kiválóság elérése a projektmenedzsmentben, és ehhez – amellett, hogy a szervezetet a megfelelő projekteszközökkel és erőforrásokkal kell ellátni – szisztematikusan ki kell építeni egy olyan szervezeti kultúrát, amely elősegíti a jó projektmenedzsmentet, és nagy figyelmet fordít rá, ezt nevezzük projektvezérelt szervezetnek. Íme néhány elem:

• A projektszponzorok, a vállalat igazgatótanácsa és a kritikus vezetőség aktívan részt vesznek a projektek sikerének elérésében.
• Nagy hangsúlyt fektetünk a projektek szisztematikus felülvizsgálatára. Nincsenek olyan helyzetek, amikor a kulcsfontosságú vezetők, akiknek ott kellett volna lenniük egy megbeszélésen, előző nap írnak egy e-mailt, hogy „valami” közbejött, és sajnos nem tudnak eljönni.
• Az embereket a sikerért jutalmazzák; elkövethetnek úgynevezett „okos hibákat”, de viselik hanyagságuk következményeit.
• Megvalósított és használt projektek alapján építjük a szervezet projektmenedzsment-tudását.

A projektek végrehajtásának garantálása

A fent leírt tippek megvalósítása összetett és nem lehet gyorsan elvégezni. A megfelelő időhorizonton történő bevezetés azonban garantálja, hogy a meglévő szervezet megváltozik – a folyamatok hatékonyabban fognak működni, az emberek motiváltabbak lesznek, és a vállalat jobb pénzügyi eredményeket fog elérni.