Desenvolver um plano de projeto - calendário do projeto

O coração de qualquer plano de projeto é o seu calendário. Naturalmente, o plano do projeto também é composto por outros elementos essenciais, como o business case, a carta do projeto, o orçamento, o plano de risco, o plano de recursos ou o plano de comunicação. No entanto, o horário é considerado o seu elemento mais importante. Porque é que isto acontece? A estrutura de tarefas apresentada no calendário, a atribuição de responsabilidades, a determinação da duração das tarefas e as suas inter-relações mostram como queremos atingir o objetivo do projeto.

Como construir um calendário prático que dê o rumo e o ritmo certos ao projeto? A resposta é simples – confia numa ferramenta criada por especialistas experientes. Abaixo, descreverei os passos para desenvolver um calendário de projeto utilizando o FlexiProject, que oferece esta funcionalidade a um nível muito intuitivo mas muito avançado.

Define uma lista de resultados que o projeto deve fornecer

Implementamos cada projeto para atingir os resultados definidos pela empresa. Na prática, isto significa que o projeto deve produzir resultados específicos. Devemos saber exatamente quais os subprodutos e produtos finais que queremos criar antes de começarmos a trabalhar na construção de um calendário de projeto. Este é o primeiro e fundamental passo na construção de um calendário de projeto prático. Os produtos necessários devem ser nomeados e o seu conteúdo deve ser definido de forma sucinta para que os responsáveis pela sua criação saibam mais tarde exatamente o que devem entregar. A lista de produtos definidos é apresentada na ilustração seguinte:

Desenvolve uma estrutura de tarefas a realizar, a chamada WBS (Work Breakdown Structure).

Analogamente à definição da lista de produtos, devemos ser muito precisos e cuidadosos na construção da EAP. Ao desenvolver a estrutura das tarefas do projeto, vale a pena começar por definir tarefas colectivas e ligá-las aos produtos que definimos anteriormente. Na prática, podemos associar um produto a uma tarefa colectiva específica ou, no final de cada tarefa colectiva, definir uma etapa do projeto que resultará no produto necessário. Assim que tivermos as tarefas principais definidas no calendário do projeto, podemos descer um nível e definir tarefas detalhadas. Neste caso, podemos tratar cada tarefa colectiva como um “mini-projeto”. Vale a pena definir brevemente as tarefas definidas na EAP para que, mais tarde, cada pessoa envolvida no projeto saiba exatamente quais as funções que lhe estão atribuídas. A ilustração a seguir mostra a estrutura do PEP e, para uma tarefa marcada e destacada, a caixa de diálogo com os detalhes dessa tarefa é mostrada à direita:

Determina a responsabilidade pela execução das tarefas, as suas inter-relações e a sua distribuição ao longo do tempo

Quando estivermos seguros de que a EAP do projeto que desenvolvemos está completa, devemos definir a duração das tarefas individuais (a sua intensidade de trabalho) e definir claramente a responsabilidade pela sua execução. Qualquer pessoa envolvida na gestão de projectos sabe como atribuir proprietários a tarefas e como determinar quando uma tarefa deve começar e quanto tempo deve demorar. No entanto, gostaria de prestar especial atenção à construção de relações e à lógica de ligações entre as várias tarefas definidas no calendário do projeto. Se associarmos sabiamente as tarefas do projeto na fase de criação do plano, o nosso trabalho será mais simples no futuro. Se, posteriormente, a execução de qualquer uma das tarefas for adiada, todas as tarefas relacionadas avançarão automaticamente. Além disso, se já tivermos criado ligações na fase de planeamento, quando uma das tarefas avançar ou recuar no tempo, as outras tarefas relacionadas no projeto avançam em conformidade. Nas ilustrações abaixo, podemos ver a estrutura das tarefas do projeto e o calendário de Gantt com as relações marcadas:

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Como criar um calendário de projeto com etapas?

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Guarda o calendário desenvolvido como um plano que poderás consultar durante a execução do projeto

Se tiveres a certeza de que já tens um bom calendário de projeto desenvolvido, grava-o no sistema como um plano de base do projeto (Baseline) que poderás consultar durante a execução do projeto. A ilustração abaixo mostra um projeto em curso e a sua referência atual ao plano de calendarização aprovado. Os traços pretos finos por baixo de cada tarefa mostram o plano aprovado e as barras mais grossas por cima mostram o grau atual de conclusão de cada tarefa do calendário do projeto:

Maximizar o sucesso do projeto através de um planeamento e monitorização eficazes do calendário

Um plano de calendarização do projeto bem concebido terá um impacto significativo no sucesso final da execução. As pessoas que participam no projeto saberão exatamente o que devem fazer e quando. Ao implementar as orientações, podemos monitorizar claramente os desvios e tomar medidas correctivas.