Principi di gestione efficace dei progetti

La gestione dei progetti, come la contabilità o l’ingegneria dei ponti, si basa su una serie di regole fondamentali. Se comprese e applicate, queste regole sono la spina dorsale del successo dell’implementazione di un progetto in qualsiasi azienda, indipendentemente dalla natura o dalle dimensioni del progetto stesso. Approfondiamo queste regole e riconosciamo l’importanza di impararle e implementarle nel tuo approccio alla gestione dei progetti.

1. Progetta e implementa standard pragmatici di gestione dei progetti nella tua azienda.

2. Ogni progetto deve avere uno sponsor "attivo" da parte dell'alta dirigenza.

Lo sponsor del progetto è una delle persone più influenti nel determinare il successo del progetto. Tuttavia, lo sponsor non deve essere uno “statistico”. Uno sponsor di questo tipo non dà molto.

Un buon sponsor non dovrebbe essere coinvolto operativamente nel progetto. Tuttavia, deve essere coinvolto ad alto livello per capire cosa sta succedendo nel progetto, se sta andando bene o male, avere un buon contatto con il project manager e prendere attivamente le decisioni necessarie.

Lo sponsor “sventa” gli ostacoli che si frappongono al progetto e ne permette l’avanzamento. La letteratura mondiale afferma inequivocabilmente che uno dei principali fattori di fallimento dei progetti è la mancanza di coinvolgimento del senior management nei progetti.

3. Assicurati che il project manager e il suo team abbiano la capacità di portare a termine il progetto.

Il team del progetto non deve essere composto da persone a caso. I membri del team devono presentare una serie di competenze che consentano di implementare bene il progetto. Supponiamo di assumere un project manager inesperto per un progetto importante e di affidargli la gestione di persone con competenze inadeguate. In questo caso, è come se bruciassimo subito un pollo nel forno: un progetto del genere non avrà successo.

La direzione dell’azienda, lo sponsor del progetto, deve essere convinta al 100% che le persone delegate a realizzare un determinato progetto abbiano il 100% di possibilità di successo. Se non c’è questa convinzione, si può paragonare a una roulette. È chiaro che il risultato non sarà nero o rosso, cioè inequivocabile come nella roulette, ma possiamo essere certi che se questo approccio viene adottato spesso in azienda, significa che molti progetti – proprio come molte scommesse alla roulette – falliranno.

4. Scegliere i progetti da realizzare in modo saggio e obiettivo

L’implementazione di qualsiasi progetto richiede risorse e queste risorse costano. Un altro fatto indiscutibile è che ogni azienda può realizzare contemporaneamente un numero limitato di progetti. Infine, un fatto altrettanto indiscutibile è che le aziende hanno molte idee di progetto.

Ciò significa che ogni azienda deve prestare molta attenzione alla selezione dei progetti che intende perseguire. Ecco, ad esempio, cosa ha dichiarato un’azienda di logistica internazionale che opera in Polonia:

“(…) abbiamo più di cinquanta idee per potenziali progetti, mentre allo stesso tempo abbiamo la capacità interna per circa cinque progetti principali: abbiamo bisogno di uno strumento che ci permetta di selezionare in modo oggettivo le idee che hanno il maggiore impatto sulla creazione di valore sostenibile per la nostra azienda.”

Questa azienda ha deciso di costruire un modello di punteggio. Un modello di questo tipo contiene una serie di domande in base alle quali viene valutato ogni progetto e, all’interno di ogni domanda, a ogni progetto viene assegnato un numero adeguato di punti. Operiamo su due dimensioni principali. Il primo è “benefici per il business”, mentre il secondo è “grado di completezza del progetto”. Le idee vengono confrontate e quelle che ottengono il punteggio più favorevole diventano progetti. Un processo di selezione di questo tipo ha il vantaggio di essere principalmente oggettivo e di ridurre al minimo l’influenza di persone con un carattere solido che “spingono” le loro soluzioni.

5. Sviluppa sempre un buon business case per il progetto

A meno che non sia una condizione legislativa a guidare il progetto, la sua implementazione deve sempre concentrarsi sul raggiungimento di obiettivi aziendali specifici. Ciò significa che gli obiettivi aziendali devono essere definiti e scritti prima di iniziare un progetto. Perché? Perché è necessario descrivere solo il prodotto richiesto e l’ambito del progetto. È necessario sapere cosa dovrebbe apportare questo prodotto all’organizzazione.

Questo approccio influisce sulla maggiore creatività dei team di progetto, che sanno cosa stanno facendo e quali risultati di business saranno raggiunti per l’organizzazione. Un’altra cosa è la responsabilità dello sponsor del progetto: lo sponsor dovrebbe sempre concentrarsi sugli effetti commerciali che il progetto produrrà. Il project manager deve concentrarsi sulla realizzazione del prodotto del progetto. Proporzioni inappropriate, entrambi dovrebbero essere interessati all’uno e all’altro.

6. Definire bene il risultato finale atteso del progetto

Molti project manager, sponsor e altri prestano poca attenzione alla definizione dei risultati attesi del progetto. La natura umana è tale che le persone preferiscono agire immediatamente, avere il proverbiale vento tra i capelli. La metodologia di gestione dei progetti Prince2 afferma inequivocabilmente che ogni progetto deve avere almeno due fasi: la pianificazione e l’implementazione.

La pratica dimostra che la fase di pianificazione deve essere affrontata. Inoltre, si trascura di definire bene i risultati/prodotti attesi del progetto. Perché è un problema così grande? Creare un buon programma di progetto e definire compiti e budget è più facile quando abbiamo una vaga idea di ciò che vogliamo fare. Un altro problema è che per noi è difficile valutare alla fine del progetto se abbiamo avuto successo, perché non c’è un punto di riferimento chiaro sotto forma di un prodotto predefinito.

C’è un’altra argomentazione fondamentale: la mancanza di una chiara definizione del risultato/prodotto all’inizio del progetto fa sì che il progetto venga modificato troppo spesso nel corso del progetto stesso. Questo, da un lato, danneggia la motivazione del team di progetto e, dall’altro, molto spesso costringe l’organizzazione a sostenere costi superiori al necessario per completare il progetto.

7. Presta molta attenzione alla creazione di un buon piano di progetto

Il suggerimento 6 riguarda la necessità di definire bene il risultato/prodotto atteso del progetto. Questo è il punto di partenza assoluto per creare un buon piano di progetto. Nella metodologia Prince2, questo approccio è chiamato pianificazione basata sul prodotto.

Si basa sul fatto che dopo aver definito l’aspetto dei prodotti e dei sottoprodotti del progetto, iniziamo a pianificare le attività che realizzeranno questi prodotti. Con questo approccio, sappiamo esattamente cosa vogliamo ottenere e concentriamo la definizione dei compiti del progetto su questo. Il passo successivo consiste nel creare un budget per il progetto, definire le responsabilità e la durata delle attività e creare un piano di rischio. Tutto questo e la Carta del Progetto (il cosiddetto Project Charter) costituiscono il piano del progetto.

Un piano di progetto raffinato è essenziale perché vi si fa riferimento in ogni momento del progetto. Con un piano, sappiamo se siamo in ritardo sulla tabella di marcia o se stiamo sforando il budget, il che è l’essenza della gestione di un progetto. Infine, senza un buon piano, non è facile sapere se le attività svolte e le spese sostenute sono necessarie. Un buon piano di progetto è alla base di una buona gestione del progetto e ne determina il successo.

8. Fornisci ai tuoi team di progetto strumenti moderni per supportare la gestione dei progetti.

Per un’implementazione efficace del progetto è necessario fornire ai team di progetto strumenti pratici di gestione del progetto. Quando parliamo di strumenti, intendiamo la fornitura di un sistema informatico dedicato che supporti la gestione dei progetti e ne integri tutti gli aspetti.

In particolare, le funzionalità del software di gestione del progetto dovrebbero essere dedicate direttamente al project manager e al team di progetto. Gli strumenti del sistema sono sufficienti per pianificare ed eseguire un singolo progetto.

9. Monitorare la fase di implementazione e condurre sistematicamente una revisione del progetto aziendale per tutti i progetti in corso.

Questi compiti sono tra i principali del project manager e dello sponsor. Prima abbiamo parlato della necessità di creare un buon piano di progetto. Il monitoraggio del grado di attuazione del progetto fa riferimento proprio a questo piano. Il monitoraggio significa che:

• Ci rendiamo conto che il progetto deve raggiungere gli obiettivi aziendali.
• Sappiamo che il progetto darà vita al prodotto definito nella Carta del Progetto.
• Esaminiamo qualsiasi deviazione dal programma e dal budget del progetto approvato e adottiamo immediatamente le azioni necessarie.
• Gestiamo i rischi del progetto: questo significa non permettere che i rischi noti si concretizzino.
• Gestiamo efficacemente i problemi del progetto in corso.
• Vengono effettuate revisioni sistematiche dei progetti.

10. Rafforza la cultura della gestione dei progetti della tua azienda, costruisci una base di conoscenze e impara dagli errori analizzando la tua esperienza.

Non sarà una rivelazione che i progetti possono essere gestiti meglio o peggio. L’obiettivo è raggiungere l’eccellenza nella gestione dei progetti e questo, oltre a fornire all’organizzazione gli strumenti e le risorse giuste per i progetti, richiede la costruzione sistematica di una cultura organizzativa che promuova e presti molta attenzione a una buona gestione dei progetti, la cosiddetta project-driven organization. Ecco alcuni degli elementi coinvolti:

• Gli sponsor del progetto, i consigli di amministrazione dell’azienda e il management critico sono coinvolti attivamente nel successo dei progetti.
• Attribuiamo un grande valore alle revisioni sistematiche dei progetti. Non ci sono situazioni in cui i manager chiave che avrebbero dovuto partecipare a una riunione scrivono un’e-mail il giorno prima dicendo che “qualcosa” è andato storto e, purtroppo, non ce la faranno.
• Le persone vengono premiate per il successo; possono commettere i cosiddetti “errori intelligenti”, ma si assumono le conseguenze della loro negligenza.
• Costruiamo le conoscenze di project management dell’organizzazione sulla base di progetti realizzati e utilizzati.

Garantire l'attuazione dei progetti

Mettere in pratica tutti i consigli descritti sopra è complesso e non può essere fatto in fretta. Tuttavia, la loro implementazione nel giusto orizzonte temporale garantirà il cambiamento dell’organizzazione esistente: i suoi processi inizieranno a funzionare in modo più efficiente, le persone saranno motivate e l’azienda otterrà risultati finanziari migliori.