Principes d'une gestion de projet efficace

La gestion de projet, comme la comptabilité ou l’ingénierie des ponts, obéit à un ensemble de règles essentielles. Lorsqu’elles sont comprises et appliquées, ces règles constituent l’épine dorsale de la mise en œuvre réussie d’un projet dans toute entreprise, quelle que soit la nature ou la taille du projet. Examinons ces règles et reconnaissons l’importance de les apprendre et de les mettre en œuvre dans votre approche de la gestion de projet.

1. Concevoir et mettre en œuvre des normes pragmatiques de gestion de projet dans votre entreprise

2. Chaque projet doit avoir un sponsor "actif" de la part de l'encadrement supérieur.

Le sponsor du projet est l’une des personnes les plus influentes pour la réussite du projet. Cependant, le sponsor ne doit pas être un « statisticien ». Un tel parrain ne donne pas grand-chose.

Un bon sponsor ne doit pas être impliqué dans le projet sur le plan opérationnel. Cependant, il doit s’impliquer à un niveau élevé pour comprendre ce qui se passe dans le projet, s’il va bien ou mal, avoir de bons contacts avec le chef de projet et prendre activement les décisions qui s’imposent.

Le sponsor « déjoue » les obstacles qui se dressent devant le projet et lui permet d’aller de l’avant. La littérature mondiale indique sans équivoque que l’un des principaux facteurs d’échec des projets est le manque d’implication des cadres supérieurs dans les projets.

3. Assurez-vous que le chef de projet et son équipe ont la capacité de mener à bien le projet.

L’équipe de projet ne doit pas être composée de personnes au hasard. Les membres de l’équipe doivent présenter un ensemble de compétences qui permettront une bonne mise en œuvre du projet. Supposons que nous engagions un chef de projet inexpérimenté pour un projet important et que nous lui confiions la gestion de personnes aux compétences inadéquates. Dans ce cas, c’est comme si nous brûlions immédiatement un poulet dans le four – un tel projet n’aboutira pas.

La direction de l’entreprise, le commanditaire du projet, doit être convaincue à 100 % que les personnes chargées de mener à bien un projet particulier ont 100 % de chances de le réaliser avec succès. En l’absence d’une telle conviction, on peut la comparer à un jeu de roulette. Il est entendu que le résultat ne sera pas noir ou rouge, c’est-à-dire aussi clair qu’à la roulette, mais nous pouvons être sûrs que si une telle approche est souvent adoptée dans l’entreprise, cela signifie que de nombreux projets – tout comme de nombreux paris à la roulette – échoueront.

4. Choisir judicieusement et objectivement les projets à mettre en œuvre

La mise en œuvre d’un projet implique des ressources, et ces ressources coûtent de l’argent. Un autre fait incontestable est que chaque entreprise ne peut réaliser simultanément qu’un nombre limité de projets. Enfin, un fait tout aussi incontestable est que les entreprises ont de nombreuses idées de projets.

Cela signifie que chaque entreprise doit sélectionner avec le plus grand soin les projets qu’elle souhaite poursuivre. Voici, par exemple, ce qu’a déclaré une entreprise internationale de logistique opérant en Pologne :

« (…) nous avons plus de cinquante idées de projets potentiels, alors que dans le même temps, nous avons la capacité interne pour environ cinq projets majeurs – nous avons besoin d’un outil qui nous permette de sélectionner objectivement les idées qui ont le plus grand impact sur la création de valeur durable pour notre entreprise ».

Cette entreprise a décidé de construire un modèle de notation. Un tel modèle contient une série de questions sur la base desquelles chaque projet est évalué et, pour chaque question, un nombre approprié de points est attribué à chaque projet. Notre action s’articule autour de deux axes principaux. Le premier concerne les « avantages pour l’entreprise » et le second le « degré d’exhaustivité du projet ». Les idées sont comparées et celles qui obtiennent les meilleurs résultats deviennent des projets. Un tel processus de sélection présente toujours l’avantage d’être essentiellement objectif et de minimiser l’influence des personnes ayant un caractère solide qui « poussent » leurs solutions.

5. Développez toujours une bonne analyse de rentabilité pour le projet

À moins qu’une condition législative ne motive le projet, sa mise en œuvre doit toujours être axée sur la réalisation d’objectifs commerciaux spécifiques. Cela signifie que les objectifs de l’entreprise doivent être définis et consignés par écrit avant le début du projet. Pourquoi ? Parce qu’il en faut plus pour décrire uniquement le produit requis et la portée du projet. Il est nécessaire de savoir ce que ce produit est censé apporter à l’organisation.

Cette approche favorise une plus grande créativité des équipes de projet, qui savent ce qu’elles font et quels résultats commerciaux seront obtenus pour l’organisation. Un autre élément est la responsabilité du sponsor du projet – le sponsor doit toujours se concentrer sur les effets commerciaux du projet. Le chef de projet doit se concentrer sur la livraison du produit du projet. Dans des proportions inappropriées, les deux devraient s’intéresser à l’un et à l’autre.

6. Bien définir le résultat final attendu du projet

De nombreux gestionnaires de projets, sponsors et autres ne prêtent pas assez d’attention à la définition des résultats attendus du projet. La nature humaine est telle que les gens préfèrent agir immédiatement – avoir le vent en poupe. La méthodologie de gestion de projet Prince2 stipule sans équivoque que tout projet doit comporter au moins deux phases : la planification et la mise en œuvre.

La pratique montre que la phase de planification doit être abordée. Il est également négligé de bien définir les résultats/produits attendus du projet. Pourquoi ce problème est-il si important ? Il est plus facile de créer un bon calendrier de projet et de définir les tâches et les budgets lorsque l’on a une vague idée de ce que l’on veut faire. Un autre problème est qu’il nous est difficile d’évaluer à la fin du projet si nous avons réussi, car il n’y a pas de référence claire sous la forme d’un produit prédéfini.

Il existe un autre argument essentiel : l’absence d’une définition claire du résultat/produit au début du projet entraîne des ajustements trop fréquents au cours du projet. D’une part, cela nuit à la motivation de l’équipe du projet et, d’autre part, cela oblige le plus souvent l’organisation à engager des coûts plus élevés que nécessaire pour mener à bien le projet.

7. Accordez une grande attention à l'élaboration d'un bon plan de projet

Le conseil n° 6 porte sur la nécessité de bien définir le résultat/produit attendu du projet. C’est le point de départ absolu pour créer un bon plan de projet. Dans la méthodologie Prince2, cette approche est appelée planification basée sur les produits.

Elle repose sur le fait qu’après avoir défini les produits et sous-produits du projet, nous commençons à planifier les tâches qui permettront de réaliser ces produits. Avec cette approche, nous savons exactement ce que nous voulons obtenir et nous concentrons la définition des tâches du projet sur cet objectif. L’étape suivante consiste à établir un budget pour le projet, à définir les responsabilités et la durée des tâches et à élaborer un plan de gestion des risques. L’ensemble de ces éléments et la charte du projet (appelée charte du projet) constituent le plan du projet.

Un plan de projet affiné est essentiel car nous nous y référons à chaque moment du projet. Avec un plan, nous savons si nous sommes en retard sur le calendrier ou si nous dépassons le budget, ce qui est l’essence même de la gestion de projet. Enfin, sans un bon plan, il n’est pas facile de savoir si les tâches effectuées et les dépenses engagées sont nécessaires. Un bon plan de projet est la base d’une bonne gestion de projet et en détermine le succès.

8. Fournissez à vos équipes de projet des outils modernes pour soutenir la gestion de projet

Pour mettre en œuvre un projet de manière efficace, il faut fournir aux équipes de projet des outils pratiques de gestion de projet. Lorsque nous parlons d’outils, nous entendons la mise à disposition d’un système informatique dédié qui soutient la gestion de projet et intègre tous les aspects de la gestion de projet.

En particulier, les fonctionnalités du logiciel de gestion de projet doivent être directement dédiées au chef de projet et à l’équipe de projet. Les outils du système sont suffisants pour planifier et exécuter un seul projet.

9. Contrôler la phase de mise en œuvre et procéder systématiquement à un examen du projet pour tous les projets en cours.

Ces tâches font partie des principales tâches du gestionnaire de projet et du sponsor. Nous avons parlé précédemment de la nécessité de créer un bon plan de projet. Le suivi du degré de mise en œuvre du projet se réfère précisément à ce plan. Le contrôle signifie que :

• Nous comprenons que le projet doit permettre d’atteindre les objectifs de l’entreprise.
• Nous savons que le projet aboutira au produit défini dans la charte du projet.
• Nous examinons tout écart par rapport au calendrier et au budget approuvés du projet et prenons immédiatement les mesures nécessaires.
• Nous gérons les risques du projet – il s’agit de ne pas laisser les risques connus se matérialiser.
• Nous gérons efficacement les problèmes liés aux projets en cours.
• Des examens systématiques des projets sont effectués.

10. Renforcez la culture de gestion de projet de votre entreprise, construisez une base de connaissances et apprenez de vos erreurs en analysant votre propre expérience.

Ce ne sera pas une révélation que les projets peuvent être mieux ou moins bien gérés. Ce qui nous intéresse, c’est d’atteindre l’excellence en matière de gestion de projet, et pour ce faire – en plus de fournir à l’organisation les outils et les ressources appropriés – il faut systématiquement mettre en place une culture organisationnelle qui favorise et accorde beaucoup d’attention à une bonne gestion de projet, ce que l’on appelle une organisation axée sur les projets. Voici quelques éléments qui entrent en ligne de compte :

• Les promoteurs du projet, les conseils d’administration et la direction critique sont activement impliqués dans la réussite des projets.
• Nous accordons une grande importance à l’examen systématique des projets. Il n’y a pas de situations dans lesquelles des cadres clés censés participer à une réunion écrivent un courriel la veille pour dire que « quelque chose » est tombé à l’eau et que, malheureusement, ils ne seront pas là.
• Les gens sont récompensés pour leur succès ; ils peuvent commettre des « erreurs intelligentes », mais ils supportent les conséquences de leur négligence.
• Nous développons les connaissances de l’organisation en matière de gestion de projet sur la base de projets mis en œuvre et utilisés.

Garantir la mise en œuvre des projets

La mise en œuvre de tous les conseils décrits ci-dessus est complexe et ne peut se faire rapidement. Cependant, si vous les mettez en œuvre au bon moment, vous aurez la garantie que l’organisation existante changera – ses processus commenceront à fonctionner plus efficacement, les gens seront motivés et l’entreprise obtiendra de meilleurs résultats financiers.