Principiile unui management de proiect eficient

Managementul proiectelor, ca și contabilitatea sau ingineria podurilor, funcționează după un set de reguli esențiale. Atunci când sunt înțelese și aplicate, aceste reguli reprezintă coloana vertebrală a implementării cu succes a unui proiect în orice companie, indiferent de natura sau dimensiunea acestuia. Să aprofundăm aceste reguli și să recunoaștem importanța învățării și implementării lor în abordarea dvs. de management de proiect.

1. Concepeți și implementați standarde pragmatice de management de proiect în cadrul companiei dvs.

2. Fiecare proiect trebuie să aibă un sponsor "activ" din partea conducerii superioare

Sponsorul proiectului este una dintre cele mai influente persoane care determină succesul proiectului. Cu toate acestea, sponsorul nu trebuie să fie un „statistician”. Un astfel de sponsor nu dă prea mult.

Un sponsor bun nu ar trebui să fie implicat operațional în proiect. Cu toate acestea, el ar trebui să se implice la un nivel înalt pentru a înțelege ce se întâmplă în cadrul proiectului, dacă acesta merge bine sau rău, să aibă un contact bun cu managerul de proiect și să ia în mod activ deciziile necesare.

Sponsorul „zădărnicește” obstacolele din fața proiectului și îi permite acestuia să avanseze. Literatura mondială de specialitate afirmă fără echivoc că unul dintre principalii factori de eșec al proiectelor este lipsa de implicare a managementului superior în proiecte.

3. Asigurați-vă că managerul de proiect și echipa sa au capacitatea de a finaliza proiectul

Echipa de proiect nu ar trebui să fie formată din persoane aleatorii. Membrii echipei ar trebui să prezinte un set de competențe care să permită o bună implementare a proiectului. Să presupunem că angajăm un manager de proiect neexperimentat pentru un proiect important și îi încredințăm conducerea unor persoane cu competențe inadecvate. În acest caz, este ca și cum am arde imediat un pui în cuptor – un astfel de proiect nu va reuși.

Conducerea companiei, sponsorul proiectului, ar trebui să fie 100% convinsă că persoanele delegate să realizeze un anumit proiect au 100% șanse de reușită. Dacă nu există o astfel de convingere, poate fi comparat cu un joc de ruletă. Este de acord că rezultatul nu va fi negru sau roșu, adică la fel de lipsit de ambiguitate ca la ruletă, dar putem fi siguri că, dacă o astfel de abordare are loc des în companie, înseamnă că multe proiecte – la fel ca multe pariuri la ruletă – vor eșua.

4. Alegeți proiectele de implementare cu înțelepciune și obiectivitate

Implementarea oricărui proiect implică resurse, iar aceste resurse costă bani. Un alt fapt de necontestat este că fiecare companie poate realiza simultan un număr limitat de proiecte. În cele din urmă, un fapt la fel de incontestabil este că întreprinderile au multe idei de proiecte.

Acest lucru înseamnă că fiecare companie trebuie să fie foarte atentă la selectarea proiectelor pe care dorește să le urmeze. Iată, de exemplu, ce a declarat o companie internațională de logistică care operează în Polonia:

„(…) avem mai mult de cincizeci de idei de proiecte potențiale, în timp ce, în același timp, avem capacitatea internă pentru aproximativ cinci proiecte majore – avem nevoie de un instrument care să ne permită să selectăm în mod obiectiv acele idei care au cel mai mare impact asupra creării unei valori durabile pentru compania noastră.”

Această companie a decis să construiască un model de punctaj. Un astfel de model conține o serie de întrebări pe baza cărora este evaluat fiecare proiect, iar în cadrul fiecărei întrebări, fiecărui proiect i se atribuie un număr corespunzător de puncte. Ne desfășurăm activitatea pe două dimensiuni principale. Primul este „beneficiile comerciale”, în timp ce al doilea este „gradul de cuprindere a proiectului”. Ideile sunt comparate, iar cele care obțin cel mai bun punctaj devin proiecte. Un astfel de proces de selecție are totuși avantajul de a fi în primul rând obiectiv și de a minimiza influența persoanelor cu un caracter solid care „împing” soluțiile lor.

5. Elaborați întotdeauna o bună analiză de rentabilitate pentru proiect

Cu excepția cazului în care o condiție legislativă determină proiectul, implementarea acestuia ar trebui să se concentreze întotdeauna pe atingerea unor obiective specifice de afaceri. Aceasta înseamnă că obiectivele sale de afaceri trebuie definite și scrise înainte de a începe un proiect. De ce? Pentru că este nevoie de mai mult pentru a descrie doar produsul necesar și domeniul de aplicare al proiectului. Este necesar să se știe ce ar trebui să aducă acest produs organizației.

Această abordare influențează o mai mare creativitate a echipelor de proiect, care știu ce fac și ce rezultate de afaceri vor fi obținute pentru organizație. Un alt aspect este responsabilitatea sponsorului de proiect – sponsorul ar trebui să se concentreze întotdeauna asupra efectelor pe care le va avea proiectul asupra afacerii. Managerul de proiect ar trebui să se concentreze pe livrarea produsului proiectului. Proporții nepotrivite, amândoi ar trebui să fie interesați de unul și de celălalt.

6. Să definească bine rezultatul final așteptat al proiectului

Mulți manageri de proiect, sponsori și alte persoane acordă prea puțină atenție definirii rezultatelor așteptate ale proiectului. Natura umană este de așa natură încât oamenii preferă să acționeze imediat – să aibă proverbialul vânt în păr. Metodologia de management de proiect Prince2 spune fără echivoc că fiecare proiect trebuie să aibă cel puțin două faze: planificare și implementare.

Practica arată că trebuie abordată faza de planificare. De asemenea, este neglijată și definirea corectă a rezultatelor/produselor așteptate ale proiectului. De ce este aceasta o problemă atât de mare? Este mai ușor să creăm un calendar bun al proiectului și să definim sarcinile și bugetele atunci când avem o idee vagă despre ceea ce dorim să facem. O altă problemă este că ne este dificil să evaluăm la sfârșitul proiectului dacă am avut succes, deoarece nu există un punct de referință clar sub forma unui produs predefinit.

Există un alt argument esențial – lipsa unei definiții clare a rezultatului/produsului la începutul proiectului face ca acesta să fie ajustat prea des pe parcursul proiectului. Acest lucru, pe de o parte, afectează motivația echipei de proiect și, pe de altă parte, de cele mai multe ori obligă organizația să suporte costuri mai mari decât cele necesare pentru a finaliza proiectul.

7. Acordați o mare atenție creării unui plan de proiect bun

În sfatul 6 se vorbește despre necesitatea de a defini bine rezultatul/ produsul așteptat al proiectului. Acesta este punctul de plecare absolut necesar pentru crearea unui plan de proiect bun. În metodologia Prince2, această abordare se numește planificare bazată pe produs.

Se bazează pe faptul că, după ce definim cum ar trebui să arate produsele și subprodusele proiectului, începem să planificăm sarcinile care vor realiza aceste produse. Prin această abordare, știm exact ce dorim să realizăm și ne concentrăm pe acest lucru în definirea sarcinilor proiectului. Următorul pas este crearea unui buget al proiectului, definirea responsabilităților și a duratei sarcinilor și crearea unui plan de risc. Toate acestea și Carta proiectului (așa-numita Cartă de proiect) alcătuiesc planul proiectului.

Un plan de proiect rafinat este esențial, deoarece ne referim la el în fiecare moment al proiectului. Cu un plan, știm dacă suntem în întârziere sau depășim bugetul, ceea ce reprezintă esența managementului de proiect. În cele din urmă, fără un plan bun, nu este ușor să știi dacă sarcinile efectuate și cheltuielile efectuate sunt necesare. Un plan de proiect bun este baza unui bun management de proiect și determină succesul acestuia.

8. Puneți la dispoziția echipelor de proiect instrumente moderne de sprijinire a managementului de proiect

Implementarea eficientă a unui proiect necesită punerea la dispoziția echipelor de proiect a unor instrumente practice de gestionare a proiectului. Când spunem instrumente, ne referim la furnizarea unui sistem IT dedicat care să susțină managementul de proiect și să integreze toate aspectele managementului de proiect.

În special, funcționalitățile software-ului de gestionare a proiectului ar trebui să fie dedicate direct managerului de proiect și echipei de proiect. Instrumentele sistemului sunt suficiente pentru a planifica și executa un singur proiect.

9. Monitorizarea fazei de implementare și efectuarea sistematică a unei analize a proiectelor de afaceri pentru toate proiectele în curs de desfășurare

Aceste sarcini se numără printre sarcinile principale ale managerului de proiect și ale sponsorului. Am vorbit mai devreme despre necesitatea de a crea un plan de proiect bun. Monitorizarea gradului de implementare a proiectului se referă tocmai la acest plan. Monitorizarea înseamnă că:

• Înțelegem că proiectul va îndeplini obiectivele de afaceri.
• Știm că proiectul va avea ca rezultat produsul definit în Carta proiectului.
• Analizăm orice abatere de la programul și bugetul aprobat al proiectului și luăm imediat măsurile necesare.
• Gestionăm riscurile proiectului – acest lucru presupune să nu permitem ca riscurile cunoscute să se materializeze.
• Gestionăm eficient problemele curente ale proiectului.
• Se efectuează revizuiri sistematice ale proiectelor.

10. Consolidați cultura de management de proiect a companiei dumneavoastră, construiți o bază de cunoștințe și învățați din greșeli analizând propria experiență.

Nu va fi o revelație faptul că proiectele pot fi gestionate mai bine sau mai rău. Ceea ce ne interesează este atingerea excelenței în managementul proiectelor, iar acest lucru – pe lângă faptul că trebuie să oferim organizației instrumentele și resursele de proiect adecvate – necesită construirea sistematică a unei culturi organizaționale care promovează și acordă o atenție deosebită unui bun management de proiect, numită organizație orientată spre proiect. Iată câteva dintre elementele implicate:

• Sponsorii de proiect, consiliile de administrație ale companiei și managementul critic sunt implicați activ în succesul proiectelor.
• Acordăm o mare importanță analizelor sistematice ale proiectelor. Nu există situații în care managerii cheie care ar fi trebuit să fie la o ședință scriu un e-mail cu o zi înainte spunând că „ceva” a intervenit și, din păcate, nu vor ajunge.
• Oamenii sunt recompensați pentru succes; ei pot face așa-numitele „greșeli inteligente”, dar suportă consecințele neglijenței lor.
• Dezvoltăm cunoștințele organizației în domeniul managementului de proiect pe baza proiectelor implementate și utilizate.

Garantarea punerii în aplicare a proiectelor

Punerea în aplicare a tuturor sfaturilor descrise mai sus este complexă și nu poate fi realizată rapid. Cu toate acestea, implementarea lor în orizontul de timp potrivit va garanta că organizația existentă se va schimba – procesele sale vor începe să funcționeze mai eficient, oamenii vor fi motivați, iar compania va obține rezultate financiare mai bune.