Grundsätze des effektiven Projektmanagements

Das Projektmanagement funktioniert wie die Buchhaltung oder der Brückenbau nach einer Reihe von entscheidenden Regeln. Wenn diese Regeln verstanden und angewendet werden, sind sie das Rückgrat einer erfolgreichen Projektumsetzung in jedem Unternehmen, unabhängig von der Art oder Größe des Projekts. Lassen Sie uns diese Regeln genauer unter die Lupe nehmen und erkennen, wie wichtig es ist, sie zu lernen und in Ihr Projektmanagement zu integrieren.

1. Entwerfen und implementieren Sie pragmatische Projektmanagementstandards in Ihrem Unternehmen

2. Jedes Projekt muss einen "aktiven" Sponsor aus dem oberen Management haben

Der Projektsponsor ist eine der einflussreichsten Personen, die über den Erfolg des Projekts entscheiden. Der Sponsor darf jedoch kein „Statistiker“ sein. Ein solcher Sponsor gibt nicht viel.

Ein guter Sponsor sollte nicht operativ an dem Projekt beteiligt sein. Er sollte sich jedoch auf hoher Ebene einbringen, um zu verstehen, was in dem Projekt vor sich geht, ob es gut oder schlecht läuft, einen guten Kontakt zum Projektleiter haben und aktiv die erforderlichen Entscheidungen treffen.

Der Sponsor „vereitelt“ die Hindernisse, die dem Projekt im Weg stehen, und ermöglicht es, dass es vorankommt. In der Fachliteratur wird eindeutig festgestellt, dass einer der Hauptfaktoren für das Scheitern von Projekten die mangelnde Einbindung des oberen Managements in Projekte ist.

3. Vergewissern Sie sich, dass der Projektleiter und sein Team die Kapazität haben, das Projekt abzuschließen

Das Projektteam sollte nicht aus beliebigen Personen bestehen. Die Teammitglieder sollten über eine Reihe von Kompetenzen verfügen, die eine gute Umsetzung des Projekts ermöglichen. Angenommen, wir engagieren einen unerfahrenen Projektmanager für ein wichtiges Projekt und übertragen ihm die Leitung von Mitarbeitern mit unzureichenden Kompetenzen. In diesem Fall ist es so, als würden wir ein Huhn sofort im Ofen verbrennen – ein solches Projekt wird nicht gelingen.

Die Unternehmensleitung, der Projektsponsor, sollte zu 100% davon überzeugt sein, dass die mit der Durchführung eines bestimmten Projekts beauftragten Personen eine 100%ige Chance auf eine erfolgreiche Umsetzung haben. Wenn es keine solche Überzeugung gibt, kann es mit einem Roulettespiel verglichen werden. Wir sind uns einig, dass das Ergebnis nicht schwarz oder rot sein wird, d.h. so eindeutig wie beim Roulette, aber wir können sicher sein, dass, wenn ein solches Vorgehen im Unternehmen häufig vorkommt, es bedeutet, dass viele Projekte – genau wie viele Roulette-Wetten – scheitern werden.

4. Wählen Sie Projekte für die Umsetzung klug und objektiv aus

Die Umsetzung eines jeden Projekts erfordert Ressourcen, und diese Ressourcen kosten Geld. Eine weitere unbestreitbare Tatsache ist, dass jedes Unternehmen gleichzeitig eine begrenzte Anzahl von Projekten durchführen kann. Und schließlich ist eine ebenso unbestreitbare Tatsache, dass Unternehmen viele Projektideen haben.

Das bedeutet, dass jedes Unternehmen bei der Auswahl der Projekte, die es verfolgen möchte, sehr sorgfältig vorgehen sollte. Dies ist zum Beispiel die Aussage eines internationalen Logistikunternehmens, das in Polen tätig ist:

„(…) wir haben mehr als fünfzig Ideen für potenzielle Projekte, während wir gleichzeitig die internen Kapazitäten für etwa fünf größere Projekte haben – wir brauchen ein Werkzeug, das es uns ermöglicht, objektiv die Ideen auszuwählen, die den größten Einfluss auf die Schaffung nachhaltiger Werte für unser Unternehmen haben.“

Dieses Unternehmen beschloss, ein Scoring-Modell zu entwickeln. Ein solches Modell enthält eine Reihe von Fragen, anhand derer jedes Projekt bewertet wird, und innerhalb jeder Frage wird jedem Projekt eine angemessene Anzahl von Punkten zugewiesen. Wir arbeiten in zwei Hauptbereichen. Die erste ist der „geschäftliche Nutzen“, die zweite der „Grad der Vollständigkeit des Projekts“. Die Ideen werden verglichen, und die, die am besten abschneiden, werden zu Projekten. Ein solches Auswahlverfahren hat immer noch den Vorteil, dass es in erster Linie objektiv ist und den Einfluss von Personen mit festem Charakter minimiert, die ihre Lösungen „pushen“.

5. Entwickeln Sie immer einen guten Business Case für das Projekt

Sofern nicht eine gesetzliche Vorgabe das Projekt vorantreibt, sollte die Umsetzung immer auf die Erreichung bestimmter Geschäftsziele ausgerichtet sein. Das bedeutet, dass die Unternehmensziele vor Beginn eines Projekts definiert und niedergeschrieben werden sollten. Und warum? Denn es wird mehr benötigt, um nur das gewünschte Produkt und den Umfang des Projekts zu beschreiben. Es ist wichtig zu wissen, was dieses Produkt dem Unternehmen bringen soll.

Dieser Ansatz trägt zu einer größeren Kreativität der Projektteams bei, die wissen, was sie tun und welche Geschäftsergebnisse für das Unternehmen erzielt werden sollen. Eine andere Sache ist die Verantwortung des Projektsponsors – er sollte sich immer darauf konzentrieren, welche geschäftlichen Auswirkungen das Projekt haben wird. Der Projektmanager sollte sich auf die Lieferung des Projektprodukts konzentrieren. Unangemessene Proportionen, beide sollten an dem einen und dem anderen interessiert sein.

6. Definieren Sie das erwartete Endergebnis des Projekts genau

Viele Projektmanager, Sponsoren und andere schenken der Definition der erwarteten Projektergebnisse zu wenig Aufmerksamkeit. Es liegt in der Natur des Menschen, dass er es vorzieht, sofort zu handeln und den sprichwörtlichen Wind in den Haaren zu haben. Die Prince2-Projektmanagement-Methodik besagt eindeutig, dass jedes Projekt mindestens zwei Phasen haben muss: Planung und Durchführung.

Die Praxis zeigt, dass die Planungsphase angegangen werden muss. Ebenfalls vernachlässigt wird, die erwarteten Projektergebnisse/Produkte gut zu definieren. Warum ist das ein so großes Problem? Die Erstellung eines guten Projektplans und die Festlegung von Aufgaben und Budgets ist einfacher, wenn wir eine vage Vorstellung davon haben, was wir tun wollen. Ein weiteres Problem ist, dass es für uns schwierig ist, am Ende des Projekts zu beurteilen, ob wir erfolgreich waren, da es keinen klaren Maßstab in Form eines vordefinierten Produkts gibt.

Es gibt noch ein weiteres wesentliches Argument: Das Fehlen einer klaren Definition des Ergebnisses/Produkts zu Beginn des Projekts führt dazu, dass das Projekt im Laufe des Projekts zu oft angepasst wird. Dies schadet einerseits der Motivation des Projektteams und zwingt andererseits die Organisation meist dazu, mehr als die notwendigen Kosten für die Fertigstellung des Projekts aufzubringen.

7. Schenken Sie der Erstellung eines guten Projektplans große Aufmerksamkeit

Tipp 6 bespricht die Notwendigkeit, das erwartete Ergebnis/Produkt des Projekts gut zu definieren. Dies ist der absolute Ausgangspunkt für die Erstellung eines guten Projektplans. In der Prince2-Methodik wird dieser Ansatz als produktbasierte Planung bezeichnet.

Es basiert auf der Tatsache, dass wir, nachdem wir definiert haben, wie die Produkte und Teilprodukte des Projekts aussehen sollen, mit der Planung der Aufgaben beginnen, die diese Produkte realisieren werden. Bei diesem Ansatz wissen wir genau, was wir erreichen wollen, und richten die Definition der Projektaufgaben darauf aus. Der nächste Schritt besteht darin, ein Projektbudget zu erstellen, die Verantwortlichkeiten und die Dauer der Aufgaben zu definieren und einen Risikoplan zu erstellen. All dies und die Projektcharta (die sogenannte Project Charter) bilden den Projektplan.

Ein ausgefeilter Projektplan ist unverzichtbar, da wir uns in jedem Moment des Projekts darauf beziehen. Mit einem Plan wissen wir, ob wir hinter dem Zeitplan zurückliegen oder das Budget überschreiten, was das Wesen des Projektmanagements ausmacht. Und schließlich ist es ohne einen guten Plan nicht einfach zu wissen, ob die durchgeführten Aufgaben und getätigten Ausgaben notwendig sind. Ein guter Projektplan ist die Grundlage eines guten Projektmanagements und entscheidet über den Erfolg.

8. Stellen Sie Ihren Projektteams moderne Tools zur Unterstützung des Projektmanagements zur Verfügung

Für eine effektive Projektdurchführung müssen den Projektteams praktische Projektmanagement-Tools an die Hand gegeben werden. Wenn wir von Tools sprechen, meinen wir die Bereitstellung eines speziellen IT-Systems, das das Projektmanagement unterstützt und alle Aspekte des Projektmanagements integriert.

Insbesondere sollten die Funktionen der Projektmanagement-Software direkt auf den Projektmanager und das Projektteam ausgerichtet sein. Die Werkzeuge des Systems reichen aus, um ein einzelnes Projekt zu planen und durchzuführen.

9. Überwachen Sie die Umsetzungsphase und führen Sie systematisch eine geschäftliche Projektprüfung für alle laufenden Projekte durch

Diese Aufgaben gehören zu den Hauptaufgaben des Projektmanagers und des Sponsors. Wir haben bereits darüber gesprochen, dass Sie einen guten Projektplan erstellen müssen. Die Überwachung des Grades der Umsetzung des Projekts bezieht sich genau auf diesen Plan. Überwachung bedeutet, dass:

• Wir wissen, dass das Projekt die Geschäftsziele erreichen wird.
• Wir wissen, dass das Projekt zu dem in der Projektcharta definierten Produkt führen wird.
• Wir überprüfen jede Abweichung vom genehmigten Projektzeitplan und -budget und ergreifen sofort die erforderlichen Maßnahmen.
• Wir managen Projektrisiken – das heißt, wir lassen nicht zu, dass bekannte Risiken eintreten.
• Wir kümmern uns effektiv um laufende Projektprobleme.
• Es werden systematische Projektprüfungen durchgeführt.

10. Stärken Sie die Projektmanagementkultur in Ihrem Unternehmen, bauen Sie eine Wissensbasis auf und lernen Sie aus Fehlern, indem Sie Ihre eigenen Erfahrungen analysieren.

Es wird keine Offenbarung sein, dass Projekte besser oder schlechter verwaltet werden können. Uns geht es darum, ein hervorragendes Projektmanagement zu erreichen, und das erfordert – neben der Ausstattung der Organisation mit den richtigen Projektwerkzeugen und -ressourcen – den systematischen Aufbau einer Organisationskultur, die gutes Projektmanagement fördert und ihm viel Aufmerksamkeit schenkt, die sogenannte projektorientierte Organisation. Hier sind einige der beteiligten Elemente:

• Projektsponsoren, Unternehmensvorstände und das kritische Management sind aktiv daran beteiligt, Projekte zum Erfolg zu führen.
• Wir legen großen Wert auf systematische Projektüberprüfungen. Es gibt keine Situationen, in denen wichtige Manager, die eigentlich an einem Meeting teilnehmen sollten, am Vortag eine E-Mail schreiben, in der sie mitteilen, dass „etwas“ dazwischen gekommen ist und sie leider nicht kommen werden.
• Die Menschen werden für ihren Erfolg belohnt. Sie können sogenannte „kluge Fehler“ machen, aber sie tragen die Konsequenzen ihrer Nachlässigkeit.
• Wir bauen das Projektmanagement-Wissen der Organisation auf der Grundlage durchgeführter und angewandter Projekte auf.

Garantieren Sie die Durchführung von Projekten

Die Umsetzung aller oben beschriebenen Tipps ist komplex und kann nicht auf die Schnelle erledigt werden. Wenn Sie sie jedoch im richtigen Zeitrahmen umsetzen, ist gewährleistet, dass sich die bestehende Organisation verändert – ihre Prozesse werden effizienter, die Mitarbeiter werden motiviert und das Unternehmen wird bessere finanzielle Ergebnisse erzielen.