Os Riscos mais comuns nos projectos: Porque é que 37% dos projectos excedem o orçamento ou o Cronograma?
Muitos projectos começam com um âmbito, um Cronograma e um Orçamento claramente definidos. No entanto, uma parte significativa deles acaba por sofrer atrasos ou ultrapassar o orçamento. Na prática, estes problemas raramente são causados por um único acontecimento imprevisto. Na maioria das vezes, são Riscos que não foram devidamente identificados, monitorizados ou geridos durante a execução do projeto. Neste artigo, com base nos dados do relatório da KPMG, descrevemos os problemas que mais frequentemente surgem durante a execução do projeto e como as organizações os podem resolver.
Principais conclusões:
- quais são os Riscos de projeto mais comuns de acordo com a investigação e a experiência organizacional,
- porque é que os Riscos nos projectos têm frequentemente uma natureza sistémica,
- como deve ser um processo de gestão de riscos eficaz,
- como o sistema FlexiProject PPM ajuda a monitorizar os riscos em projectos e Carteiras de projectos.
O que diz o relatório da KPMG sobre os Riscos nos projectos?
O relatório KPMG Global Construction Survey 2023 destaca a importância crítica de uma gestão de risco eficaz para o sucesso do projeto. O estudo foi realizado entre proprietários de projectos, investidores e organizações que realizam grandes projectos de infra-estruturas e construção em todo o mundo.
Uma das principais conclusões do relatório é que, apesar da crescente maturidade organizacional e da utilização cada vez maior de ferramentas digitais, muitos projectos continuam a debater-se com questões recorrentes relacionadas com os Cronogramas e os custos.
Os dados apresentados no relatório mostram que:
- apenas cerca de 50% dos projectos são concluídos dentro do Cronograma,
- 87% das organizações relatam uma crescente supervisão e pressão relativamente à entrega de projectos,
- 37% dos inquiridos admitem que os projectos excederam o orçamento ou o Cronograma devido a uma gestão de riscos insuficiente.
Isto significa que os Riscos nos projectos não são um fenómeno isolado, mas sim um dos principais factores que afectam o sucesso da execução do projeto.
O relatório da KPMG sublinha igualmente que os projectos estão a tornar-se cada vez mais complexos. Os factores que contribuem para isso são:
- um número crescente de intervenientes no projeto,
- cadeias de abastecimento complexas,
- pressão para encurtar os prazos de entrega dos projectos,
- um maior número de alterações durante a execução do projeto.
Nestas condições, mesmo um risco menor pode ter um impacto significativo no Cronograma ou no Orçamento do projeto. É por isso que as organizações procuram cada vez mais formas de implementar uma gestão sistemática dos riscos, que permita a identificação precoce das ameaças e o acompanhamento do seu desenvolvimento ao longo da execução do projeto.
Uma análise das conclusões do relatório mostra também que as organizações que obtêm os melhores resultados na entrega de projectos aplicam muito mais frequentemente uma abordagem estruturada à gestão do risco. Isto inclui a manutenção de um registo de riscos, Relatórios regulares sobre os níveis de risco e a utilização de ferramentas que apoiam a análise de riscos em projectos e Carteiras de projectos.
Fontes:
https://assets.kpmg.com/content/dam/kpmg/ie/pdf/2023/08/ie-global-construction-survey-2.pdf
https://kpmg.com/xx/en/media/press-releases/2023/06/global-construction-industry-cautiously-optimistic.html
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Os Riscos mais comuns nos projectos
Na prática, muitos projectos deparam-se com problemas semelhantes. A análise da experiência organizacional e dos estudos de mercado permite-nos identificar os riscos mais comuns dos projectos que mais frequentemente conduzem a atrasos ou a derrapagens orçamentais.
Os Riscos mais comuns incluem:
Subestimação do Cronograma do Projeto
Cronogramas demasiado optimistas são uma das causas mais comuns de atrasos em projectos. Quando não são incluídos amortecedores de tempo, mesmo pequenos problemas podem causar alterações no Cronograma.
Subestimação do orçamento do projeto
O planeamento impreciso dos custos ou a falta de controlo das despesas podem levar a derrapagens orçamentais.
Alterações no âmbito do projeto
As alterações nos requisitos do projeto são uma parte natural de muitos projectos. No entanto, a falta de controlo sobre as alterações de âmbito pode ter consequências graves tanto para o Cronograma como para o Orçamento.
Falta de responsabilidade clara pelos Riscos
Em muitos projectos, os Riscos são identificados mas não é atribuído um responsável pelo risco para os monitorizar e responder quando necessário.
Falta de controlo permanente dos riscos
Um dos problemas mais comuns é a ausência de um acompanhamento regular dos riscos durante a execução do projeto.
Porque é que os Riscos mais comuns nos projectos são um problema sistémico?
Em muitas organizações, os Riscos são analisados apenas no início de um projeto ou durante Revisões ocasionais.
Na prática, isto significa que a informação sobre os Riscos permanece em documentos ou apresentações e não é utilizada no dia a dia da gestão de projectos.
Os elementos em falta mais comuns incluem:
- um registo central de riscos no projeto,
- atribui proprietários de riscos,
- planos de resposta aos riscos,
- Acompanhamento regular dos Riscos do projeto,
- Relatórios que mostram o nível de risco do projeto.
É precisamente por isso que as organizações estão cada vez mais implementando soluções de classe PPM que permitem o gerenciamento sistemático de riscos e monitoram os riscos não apenas dentro de um único projeto, mas também em todo o portfólio de projetos. Uma dessas soluções é o FlexiProject, um sistema PPM que suporta a gestão de projectos e a gestão do portfólio de projectos.
Como gerir os riscos mais comuns em projectos no FlexiProject?
Uma gestão de risco efectiva requer não só processos, mas também as ferramentas certas. O FlexiProject é um software PPM que permite a monitorização dos riscos em projectos e a análise dos riscos em Carteiras de projectos.
Registo dos riscos no projeto
No FlexiProject, podes manter um registo central de riscos que permite à equipa de projeto identificar e analisar as ameaças do projeto.
Relaciona os Riscos com o Cronograma do Projeto
O sistema permite que os Riscos sejam associados a Atividades ou fases específicas no Cronograma do projeto. Isto facilita a avaliação dos elementos do projeto que estão mais expostos ao risco.
Responsáveis pelos riscos
No FlexiProject, cada risco pode ter um proprietário atribuído responsável por monitorizá-lo e tomar as medidas adequadas.
Relatórios de risco
Como um sistema PPM, FlexiProject permite a geração de Relatórios de risco mostrando:
- tendências de risco,
- categorias de risco,
- níveis de risco nos projectos,
- proprietários responsáveis.
👉 Queres saber mais sobre a gestão de riscos no FlexiProject e ver como funciona o registo de riscos, a matriz de riscos e os planos de ação? Consulta a página da funcionalidade de risco.
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Monitorizar os Riscos ao nível da carteira de projectos
Uma das maiores vantagens dos sistemas PPM é a capacidade de monitorizar os Riscos não só dentro de um único projeto, mas também em toda a carteira de projectos.
O FlexiProject permite a agregação de informações de risco de vários projectos e a análise ao nível do portfólio de projectos.
Como resultado, as organizações podem:
- identifica os Riscos mais comuns nos projectos de toda a empresa,
- analisa as tendências de risco em vários projectos em simultâneo,
- monitoriza os níveis de risco nas Carteiras de projectos.
No FlexiProject, isto pode ser conseguido através de:
- painéis de controlo da carteira de projectos,
- Relatórios de risco que abrangem vários projectos,
- análise de risco ao nível da carteira de projectos.
Esta abordagem permite à gestão controlar o risco não só dentro de um único projeto, mas também ao nível estratégico de toda a organização.
Gestão sistemática dos riscos do projeto: a chave para cumprir os prazos e os Orçamentos
Os Riscos mais comuns nos projectos são uma das principais causas de atrasos e derrapagens orçamentais. Dados do relatório da KPMG mostram que 37% dos projectos excedem o seu orçamento ou Cronograma devido a uma gestão ineficaz dos riscos. É por isso que as organizações estão cada vez mais a implementar uma abordagem sistémica à gestão de riscos.
Soluções como o FlexiProject, um software PPM, permitem que as organizações mantenham um registo de riscos, monitorizem ameaças e analisem os riscos não só dentro de um único projeto, mas em todo o portfólio de projectos. Como resultado, as organizações podem gerenciar os Riscos de forma mais eficaz e tomar melhores decisões de projeto com base em dados.
