Die häufigsten Risiken bei Projekten: Warum überschreiten 37% der Projekte Budget oder Zeitplan?
Viele Projekte beginnen mit einem klar definierten Umfang, Zeitplan und Budget. Dennoch endet ein erheblicher Teil von ihnen mit Verzögerungen oder Budgetüberschreitungen. In der Praxis werden solche Probleme selten durch ein einzelnes unvorhergesehenes Ereignis verursacht. Meistens handelt es sich um Risiken, die während der Projektdurchführung nicht richtig erkannt, überwacht oder verwaltet wurden. In diesem Artikel beschreiben wir auf der Grundlage von Daten aus dem KPMG-Bericht die Probleme, die am häufigsten bei der Projektdurchführung auftreten, und wie Unternehmen sie angehen können.
Wichtigste Erkenntnisse:
- was die häufigsten Projektrisiken laut Forschung und organisatorischer Erfahrung sind,
- warum Risiken in Projekten oft systemischer Natur sind,
- wie ein effektiver Risikomanagementprozess aussehen sollte,
- wie das FlexiProject PPM System hilft, Risiken in Projekten und Projektportfolios zu überwachen.
Was sagt der KPMG-Bericht über Risiken in Projekten?
Der Bericht KPMG Global Construction Survey 2023 unterstreicht die entscheidende Bedeutung eines effektiven Risikomanagements für den Projekterfolg. Die Studie wurde unter Projekteignern, Investoren und Organisationen durchgeführt, die weltweit große Infrastruktur- und Bauprojekte durchführen.
Eines der wichtigsten Ergebnisse des Berichts ist, dass viele Projekte trotz der zunehmenden organisatorischen Reife und des zunehmenden Einsatzes digitaler Tools weiterhin mit wiederkehrenden Problemen in Bezug auf Zeitpläne und Kosten zu kämpfen haben.
Die in dem Bericht präsentierten Daten zeigen, dass:
- nur etwa 50% der Projekte werden termingerecht abgeschlossen,
- 87% der Unternehmen berichten über zunehmende Kontrolle und Druck bei der Projektabwicklung,
- 37% der Befragten geben zu, dass Projekte das Budget oder den Zeitplan aufgrund eines unzureichenden Risikomanagements überschritten haben.
Das bedeutet, dass Risiken in Projekten kein isoliertes Phänomen sind, sondern einen der Hauptfaktoren darstellen, die den Erfolg der Projektdurchführung beeinflussen.
Der KPMG-Bericht betont auch, dass die Projekte immer komplexer werden. Dazu tragen unter anderem folgende Faktoren bei:
- eine wachsende Anzahl von Projektbeteiligten,
- komplexe Lieferketten,
- Druck zur Verkürzung der Projektlaufzeiten,
- eine höhere Anzahl von Änderungen während der Projektausführung.
Unter solchen Bedingungen kann selbst ein geringes Risiko erhebliche Auswirkungen auf den Zeitplan oder das Budget des Projekts haben. Deshalb suchen Unternehmen zunehmend nach Möglichkeiten, ein systematisches Risikomanagement einzuführen, das eine frühzeitige Erkennung von Gefahren und die Überwachung ihrer Entwicklung während der gesamten Projektdurchführung ermöglicht.
Eine Analyse der Ergebnisse des Berichts zeigt auch, dass Organisationen, die bei der Projektdurchführung die besten Ergebnisse erzielen, weitaus häufiger einen strukturierten Ansatz für das Risikomanagement anwenden. Dazu gehören das Führen eines Risikoregisters, die regelmäßige Berichterstattung über die Höhe der Risiken und der Einsatz von Tools, die die Risikoanalyse über Projekte und Projektportfolios hinweg unterstützen.
Quellen:
https://assets.kpmg.com/content/dam/kpmg/ie/pdf/2023/08/ie-global-construction-survey-2.pdf
https://kpmg.com/xx/en/media/press-releases/2023/06/global-construction-industry-cautiously-optimistic.html
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Die häufigsten Risiken in Projekten
In der Praxis treten bei vielen Projekten ähnliche Probleme auf. Die Analyse der Erfahrungen von Unternehmen und Marktforschung ermöglicht es uns, die häufigsten Projektrisiken zu identifizieren, die am häufigsten zu Verzögerungen oder Budgetüberschreitungen führen.
Zu den häufigsten Risiken gehören:
Unterschätzung des Zeitplans für das Projekt
Übermäßig optimistische Zeitpläne sind eine der häufigsten Ursachen für Projektverzögerungen. Wenn keine Zeitpuffer eingeplant sind, können selbst kleine Probleme zu Verschiebungen im Zeitplan führen.
Unterschätzung des Projektbudgets
Eine ungenaue Kostenplanung oder mangelnde Ausgabenkontrolle kann zu Budgetüberschreitungen führen.
Änderungen des Projektumfangs
Änderungen der Projektanforderungen sind ein natürlicher Bestandteil vieler Projekte. Mangelnde Kontrolle über Änderungen des Projektumfangs kann jedoch schwerwiegende Folgen sowohl für den Zeitplan als auch für das Budget haben.
Fehlende klare Verantwortung für Risiken
Bei vielen Projekten werden Risiken zwar identifiziert, aber es wird kein Risikoverantwortlicher zugewiesen, der sie überwacht und bei Bedarf reagiert.
Fehlende laufende Überwachung der Risiken
Eines der häufigsten Probleme ist das Fehlen einer regelmäßigen Risikoüberwachung während der Projektdurchführung.
Warum sind die häufigsten Risiken in Projekten ein systemisches Problem?
In vielen Unternehmen werden Risiken nur zu Beginn eines Projekts oder bei gelegentlichen Überprüfungen analysiert.
In der Praxis bedeutet dies, dass Informationen über Risiken in Dokumenten oder Präsentationen verbleiben und im täglichen Projektmanagement nicht verwendet werden.
Zu den am häufigsten fehlenden Elementen gehören:
- ein zentrales Risikoregister für das Projekt,
- zugewiesene Risikoeigner,
- Risikoreaktionspläne,
- regelmäßige Überwachung der Projektrisiken,
- Berichte, die den Grad des Risikos im Projekt zeigen.
Genau aus diesem Grund setzen Unternehmen zunehmend Lösungen der PPM-Klasse ein, die ein systematisches Risikomanagement ermöglichen und Risiken nicht nur innerhalb eines einzelnen Projekts, sondern auch über das gesamte Projektportfolio hinweg überwachen. Eine solche Lösung ist FlexiProject, ein PPM-System, das Projektmanagement und Projektportfoliomanagement unterstützt.
Wie verwaltet man die häufigsten Risiken in Projekten in FlexiProject?
Ein effektives Risikomanagement erfordert nicht nur Prozesse, sondern auch die richtigen Werkzeuge. FlexiProject ist eine PPM-Software, die die Überwachung von Risiken in Projekten und die Analyse von Risiken in Projektportfolios ermöglicht.
Risikoregister im Projekt
In FlexiProject können Sie ein zentrales Risikoregister führen, das es dem Projektteam ermöglicht, Projektbedrohungen zu identifizieren und zu analysieren.
Verknüpfung von Risiken mit dem Zeitplan des Projekts
Das System ermöglicht die Verknüpfung von Risiken mit bestimmten Aufgaben oder Phasen im Zeitplan des Projekts. So lässt sich leichter beurteilen, welche Elemente des Projekts am stärksten von Risiken betroffen sind.
Eigentümer der Risiken
In FlexiProject kann jedem Risiko ein Verantwortlicher zugewiesen werden, der für die Überwachung des Risikos und die Ergreifung geeigneter Maßnahmen zuständig ist.
Berichte über Risiken
Als PPM-System ermöglicht FlexiProject die Erstellung von Berichten, die Risiken aufzeigen:
- Risikotrends,
- Risikokategorien,
- Risikoniveaus in Projekten,
- verantwortliche Eigentümer.
👉 Möchten Sie mehr über das Risikomanagement in FlexiProject erfahren und sehen, wie das Risikoregister, die Risikomatrix und die Aktionspläne funktionieren? Sehen Sie sich die Seite mit den Funktionen zum Risikomanagement an.
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Überwachung von Risiken auf der Ebene des Projektportfolios
Einer der größten Vorteile von PPM-Systemen ist die Möglichkeit, Risiken nicht nur innerhalb eines einzelnen Projekts, sondern auch über das gesamte Projektportfolio hinweg zu überwachen.
FlexiProject ermöglicht die Aggregation von Risikoinformationen aus mehreren Projekten und die Analyse auf der Ebene des Projektportfolios.
Als Ergebnis können Organisationen:
- die häufigsten Risiken bei Projekten im gesamten Unternehmen zu identifizieren,
- Analysieren Sie Risikotrends für mehrere Projekte gleichzeitig,
- das Risikoniveau in Projektportfolios überwachen.
In FlexiProject kann dies erreicht werden durch:
- Dashboards für Projektportfolios,
- Risikoberichte für mehrere Projekte,
- Risikoanalyse auf der Ebene des Projektportfolios.
Dieser Ansatz ermöglicht es dem Management, Risiken nicht nur innerhalb eines einzelnen Projekts, sondern auch auf der strategischen Ebene des gesamten Unternehmens zu kontrollieren.
Systematisches Risikomanagement: der Schlüssel zur Einhaltung von Terminen und Budgets
Die häufigsten Risiken in Projekten sind eine der Hauptursachen für Verzögerungen und Budgetüberschreitungen. Daten aus dem KPMG-Bericht zeigen, dass 37% der Projekte ihr Budget oder ihren Zeitplan aufgrund eines ineffektiven Risikomanagements überschreiten. Aus diesem Grund setzen Unternehmen zunehmend einen systemischen Ansatz für das Risikomanagement ein.
Lösungen wie FlexiProject, eine PPM-Software, ermöglichen es Unternehmen, ein Risikoregister zu führen, Bedrohungen zu überwachen und Risiken nicht nur innerhalb eines einzelnen Projekts, sondern über das gesamte Projektportfolio hinweg zu analysieren. Dadurch können Unternehmen Risiken effektiver verwalten und bessere Projektentscheidungen auf der Grundlage von Daten treffen.
