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Projektrisiken
Die häufigsten Risiken bei Projekten: Warum überschreiten 37% der Projekte Budget oder Zeitplan? Wie kann man sie in FlexiProject verwalten?
Viele Projekte beginnen mit einem klar definierten Umfang, Zeitplan und Budget. Dennoch endet ein erheblicher Teil von ihnen mit Verzögerungen oder Budgetüberschreitungen. In der Praxis werden solche Probleme selten durch ein einzelnes unvorhergesehenes Ereignis verursacht. Meistens handelt es sich um Risiken, die während der Projektdurchführung nicht richtig erkannt, überwacht oder verwaltet wurden. In diesem Artikel beschreiben wir auf der Grundlage von Daten aus dem KPMG-Bericht die Probleme, die am häufigsten bei der Projektdurchführung auftreten, und wie Unternehmen sie angehen können.
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Was sagt der KPMG-Bericht über Risiken in Projekten?
Der Bericht KPMG Global Construction Survey 2023 unterstreicht die entscheidende Bedeutung eines effektiven Risikomanagements für den Projekterfolg. Die Studie wurde unter Projekteignern, Investoren und Organisationen durchgeführt, die weltweit große Infrastruktur- und Bauprojekte durchführen.
Eines der wichtigsten Ergebnisse des Berichts ist, dass viele Projekte trotz der zunehmenden organisatorischen Reife und des zunehmenden Einsatzes digitaler Tools weiterhin mit wiederkehrenden Problemen in Bezug auf Zeitpläne und Kosten zu kämpfen haben.
Die in dem Bericht präsentierten Daten zeigen, dass:
- nur etwa 50% der Projekte werden termingerecht abgeschlossen,
- 87% der Unternehmen berichten über zunehmende Kontrolle und Druck bei der Projektabwicklung,
- 37% der Befragten geben zu, dass Projekte das Budget oder den Zeitplan aufgrund eines unzureichenden Risikomanagements überschritten haben.
Das bedeutet, dass Risiken in Projekten kein isoliertes Phänomen sind, sondern einen der Hauptfaktoren darstellen, die den Erfolg der Projektdurchführung beeinflussen.
Der KPMG-Bericht betont auch, dass die Projekte immer komplexer werden. Dazu tragen unter anderem folgende Faktoren bei:
- eine wachsende Anzahl von Projektbeteiligten,
- komplexe Lieferketten,
- Druck zur Verkürzung der Projektlaufzeiten,
- eine höhere Anzahl von Änderungen während der Projektausführung.
Unter solchen Bedingungen kann selbst ein geringes Risiko erhebliche Auswirkungen auf den Zeitplan oder das Budget des Projekts haben. Deshalb suchen Unternehmen zunehmend nach Möglichkeiten, ein systematisches Risikomanagement einzuführen, das eine frühzeitige Erkennung von Gefahren und die Überwachung ihrer Entwicklung während der gesamten Projektdurchführung ermöglicht.
Eine Analyse der Ergebnisse des Berichts zeigt auch, dass Organisationen, die bei der Projektdurchführung die besten Ergebnisse erzielen, weitaus häufiger einen strukturierten Ansatz für das Risikomanagement anwenden. Dazu gehören das Führen eines Risikoregisters, die regelmäßige Berichterstattung über die Höhe der Risiken und der Einsatz von Tools, die die Risikoanalyse über Projekte und Projektportfolios hinweg unterstützen.
Quellen:
https://assets.kpmg.com/content/dam/kpmg/ie/pdf/2023/08/ie-global-construction-survey-2.pdf
https://kpmg.com/xx/en/media/press-releases/2023/06/global-construction-industry-cautiously-optimistic.html
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Die häufigsten Risiken in Projekten
In der Praxis treten bei vielen Projekten ähnliche Probleme auf. Die Analyse der Erfahrungen von Unternehmen und Marktforschung ermöglicht es uns, die häufigsten Projektrisiken zu identifizieren, die am häufigsten zu Verzögerungen oder Budgetüberschreitungen führen.
Zu den häufigsten Risiken gehören:
Unterschätzung des Zeitplans für das Projekt
Übermäßig optimistische Zeitpläne sind eine der häufigsten Ursachen für Projektverzögerungen. Wenn keine Zeitpuffer eingeplant sind, können selbst kleine Probleme zu Verschiebungen im Zeitplan führen.
Unterschätzung des Projektbudgets
Eine ungenaue Kostenplanung oder mangelnde Ausgabenkontrolle kann zu Budgetüberschreitungen führen.
Änderungen des Projektumfangs
Änderungen der Projektanforderungen sind ein natürlicher Bestandteil vieler Projekte. Mangelnde Kontrolle über Änderungen des Projektumfangs kann jedoch schwerwiegende Folgen sowohl für den Zeitplan als auch für das Budget haben.
Fehlende klare Verantwortung für Risiken
Bei vielen Projekten werden Risiken zwar identifiziert, aber es wird kein Risikoverantwortlicher zugewiesen, der sie überwacht und bei Bedarf reagiert.
Fehlende laufende Überwachung der Risiken
Eines der häufigsten Probleme ist das Fehlen einer regelmäßigen Risikoüberwachung während der Projektdurchführung.
Warum sind die häufigsten Risiken in Projekten ein systemisches Problem?
In vielen Unternehmen werden Risiken nur zu Beginn eines Projekts oder bei gelegentlichen Überprüfungen analysiert.
In der Praxis bedeutet dies, dass Informationen über Risiken in Dokumenten oder Präsentationen verbleiben und im täglichen Projektmanagement nicht verwendet werden.
Zu den am häufigsten fehlenden Elementen gehören:
- ein zentrales Risikoregister für das Projekt,
- zugewiesene Risikoeigner,
- Risikoreaktionspläne,
- regelmäßige Überwachung der Projektrisiken,
- Berichte, die den Grad des Risikos im Projekt zeigen.
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Genau aus diesem Grund setzen Unternehmen zunehmend Lösungen der PPM-Klasse ein, die ein systematisches Risikomanagement ermöglichen und Risiken nicht nur innerhalb eines einzelnen Projekts, sondern auch über das gesamte Projektportfolio hinweg überwachen. Eine solche Lösung ist FlexiProject, ein PPM-System, das Projektmanagement und Projektportfoliomanagement unterstützt.
