A projektek leggyakoribb kockázatai: Miért lépi túl a projektek 37%-a a költségvetést vagy az ütemtervet?
Sok projekt világosan meghatározott hatókörrel, ütemtervvel és költségvetéssel indul. Jelentős részük mégis késéssel vagy a Költségvetés túllépésével zárul. A gyakorlatban az ilyen problémákat ritkán egyetlen előre nem látható esemény okozza. Leggyakrabban olyan kockázatok okozzák, amelyeket a projekt végrehajtása során nem azonosítottak, nem követtek nyomon és nem kezeltek megfelelően. Ebben a cikkben a KPMG jelentés adatai alapján ismertetjük a projektek végrehajtása során leggyakrabban felmerülő problémákat, és azt, hogy a szervezetek hogyan kezelhetik ezeket.
Legfontosabb tudnivalók:
- melyek a leggyakoribb projektkockázatok a kutatások és a szervezeti tapasztalatok szerint,
- miért vannak a projektek kockázatai gyakran rendszerszintűek,
- hogyan kell kinéznie egy hatékony kockázatkezelési folyamatnak,
- hogyan segít a FlexiProject PPM rendszer a projektek és projektportfóliók kockázatainak nyomon követésében.
Mit mond a KPMG jelentése a projektek kockázatairól?
A KPMG Global Construction Survey 2023 című jelentése kiemeli a hatékony kockázatkezelés döntő fontosságát a projektek sikeréhez. A tanulmányt világszerte a projektgazdák, befektetők és a nagy infrastrukturális és építési projekteket megvalósító szervezetek körében végezték.
A jelentés egyik legfontosabb megállapítása, hogy a növekvő szervezeti érettség és a digitális eszközök egyre szélesebb körű használata ellenére számos projekt továbbra is küzd az ütemtervekkel és a költségekkel kapcsolatos visszatérő problémákkal.
A jelentésben bemutatott adatok azt mutatják, hogy:
- A projekteknek csak körülbelül 50%-a fejeződik be az ütemterv szerint,
- A szervezetek 87%-a jelentette be a projektek teljesítésével kapcsolatos növekvő felügyeletről és nyomásról,
- A válaszadók 37%-a ismerte el, hogy a projektek a nem megfelelő kockázatkezelés miatt túllépték a költségvetést vagy az ütemtervet.
Ez azt jelenti, hogy a projektek kockázatai nem elszigetelt jelenségek, hanem a projekt megvalósításának sikerét befolyásoló egyik fő tényező.
A KPMG jelentése azt is hangsúlyozza, hogy a projektek egyre összetettebbé válnak. Ehhez többek között a következő tényezők járulnak hozzá:
- a projektben érdekeltek növekvő száma,
- összetett ellátási láncok,
- nyomás a projektek teljesítési határidejének lerövidítése érdekében,
- nagyobb számú változtatás a projekt végrehajtása során.
Ilyen körülmények között még egy kisebb kockázat is jelentős hatással lehet a projekt ütemtervére vagy költségvetésére. Ezért a szervezetek egyre inkább keresik a módszeres kockázatkezelés megvalósításának módját, amely lehetővé teszi a veszélyek korai felismerését és a veszélyek alakulásának nyomon követését a projekt teljes végrehajtása során.
A jelentés megállapításainak elemzése azt is mutatja, hogy a projektek megvalósításában a legjobb eredményeket elérő szervezetek sokkal gyakrabban alkalmaznak strukturált megközelítést a kockázatkezelésre. Ez magában foglalja a kockázati nyilvántartás vezetését, a kockázati szintekről szóló rendszeres jelentéstételt, valamint a projekteket és Projektportfóliókat átfogó kockázatelemzést támogató eszközök használatát.
Források:
https://assets.kpmg.com/content/dam/kpmg/ie/pdf/2023/08/ie-global-construction-survey-2.pdf
https://kpmg.com/xx/en/media/press-releases/2023/06/global-construction-industry-cautiously-optimistic.html
Kezelje hatékonyan a projektkockázatokat kockázati nyilvántartással és intézkedési tervekkel - indítsa el a FlexiProject ingyenes használatát még ma.
A projektek leggyakoribb kockázatai
A gyakorlatban sok projekt találkozik hasonló problémákkal. A szervezeti tapasztalatok és a piackutatás elemzése lehetővé teszi számunkra, hogy azonosítsuk a leggyakoribb projektkockázatokat, amelyek a leggyakrabban vezetnek késésekhez vagy költségvetési túllépésekhez.
A leggyakoribb kockázatok a következők:
A projekt ütemtervének alulbecslése
A túlságosan optimista ütemtervek a projektek késedelmének egyik leggyakoribb okai. Ha nincsenek időpufferek, még a kisebb problémák is eltolódásokat okozhatnak az ütemtervben.
A projekt költségvetésének alulbecslése
A pontatlan költségtervezés vagy a kiadások ellenőrzésének hiánya a költségvetés túllépéséhez vezethet.
Változások a projekt hatályában
A projektkövetelmények változása sok projekt természetes velejárója. A hatókör-változások feletti ellenőrzés hiánya azonban súlyos következményekkel járhat mind az ütemtervre, mind a Költségvetésre nézve.
A kockázatokért való egyértelmű felelősség hiánya
Sok projektben azonosítják a kockázatokat, de nem jelölnek ki kockázatfelelőst, aki figyelemmel kísérné azokat, és szükség esetén reagálna rájuk.
A folyamatos kockázatfigyelés hiánya
Az egyik leggyakoribb probléma a rendszeres kockázatfigyelés hiánya a projekt végrehajtása során.
Miért rendszerszintű probléma a projektek leggyakoribb kockázata?
Sok szervezetnél a kockázatokat csak a projekt elején vagy az alkalmi ellenőrzések során elemzik.
A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a kockázatokra vonatkozó információk a dokumentumokban vagy prezentációkban maradnak, és nem kerülnek felhasználásra a mindennapi projektmenedzsmentben.
A leggyakrabban hiányzó elemek a következők:
- központi kockázati nyilvántartás a projektben,
- kijelölt kockázattulajdonosok,
- kockázatkezelési tervek,
- a projektkockázatok rendszeres nyomon követése,
- a projekt kockázati szintjét bemutató jelentések.
Éppen ezért a szervezetek egyre gyakrabban alkalmaznak olyan PPM-osztályú megoldásokat, amelyek lehetővé teszik a szisztematikus kockázatkezelést, és nemcsak egy-egy projekten belül, hanem a teljes projektportfólióban is nyomon követik a kockázatokat. Az egyik ilyen megoldás a FlexiProject egy PPM rendszer, amely támogatja a projektmenedzsmentet és a projektportfólió-menedzsmentet.
Hogyan kezeljük a leggyakoribb projektkockázatokat a FlexiProjectben?
A hatékony kockázatkezeléshez nemcsak folyamatokra, hanem a megfelelő eszközökre is szükség van. A FlexiProject egy PPM szoftver, amely lehetővé teszi a projektek kockázatainak nyomon követését és a Projektportfóliók kockázatainak elemzését.
Kockázati nyilvántartás a projektben
A FlexiProjectben egy központi kockázati nyilvántartást vezethet, amely lehetővé teszi a projektcsapat számára a projekt veszélyeinek azonosítását és elemzését.
A kockázatok összekapcsolása az ütemtervvel
A rendszer lehetővé teszi, hogy a kockázatokat a projekt ütemtervében meghatározott atividadeshoz vagy fázisokhoz kapcsolják . Ez megkönnyíti annak értékelését, hogy a projekt mely elemei vannak leginkább kitéve a kockázatoknak.
Kockázatok tulajdonosok
A FlexiProjectben minden egyes kockázatnak lehet egy kijelölt tulajdonosa, aki felelős a kockázat nyomon követéséért és a megfelelő intézkedések megtételéért.
Kockázatok jelentések
PPM-rendszerként a FlexiProject lehetővé teszi a kockázati jelentések készítését:
- kockázati trendek,
- kockázati kategóriák,
- a projektek kockázati szintjei,
- felelős tulajdonosok.
👉 Szeretne többet megtudni a FlexiProject kockázatkezeléséről, és látni, hogyan működik a kockázati nyilvántartás, a kockázati mátrix és a cselekvési tervek? Tekintse meg a kockázatok függvényeit.
Kezelje hatékonyan a projektkockázatokat kockázati nyilvántartással és intézkedési tervekkel - indítsa el a FlexiProject ingyenes használatát még ma.
A kockázatok nyomon követése a projektportfóliók szintjén
A PPM-rendszerek egyik legnagyobb előnye, hogy nem csak egy-egy projekten belül, hanem a teljes projektportfóliók tekintetében is képesek a kockázatok nyomon követésére.
FlexiProject lehetővé teszi a több projektből származó kockázati információk összesítését és a projektportfóliók szintű elemzést.
Ennek eredményeképpen a szervezetek:
- azonosítani a projektek leggyakoribb kockázatait az egész vállalaton belül,
- egyszerre több projektre kiterjedő kockázati trendek elemzése,
- Projektportfóliók kockázatainak nyomon követése.
In FlexiProject, ez a következőkkel érhető el:
- projektportfóliók műszerfalak,
- több projektre kiterjedő kockázati jelentések,
- kockázatelemzés a projektportfóliók szintjén.
Ez a megközelítés lehetővé teszi a vezetés számára, hogy ne csak egy-egy projekten belül, hanem az egész szervezet stratégiai szintjén is ellenőrizze a kockázatokat.
Szisztematikus projektkockázat-kezelés: a határidők és a Költségvetés betartásának kulcsa
A projektek leggyakoribb kockázatai a késedelmek és a költségvetés túllépésének egyik fő okai. A KPMG jelentéséből származó adatok azt mutatják, hogy a projektek 37%-a túllépi a költségvetést vagy az ütemtervet a nem hatékony kockázatkezelés miatt. Ezért a szervezetek egyre inkább rendszerszintű megközelítést alkalmaznak a kockázatkezelésre.
Az olyan megoldások, mint a FlexiProject, egy PPM szoftver, lehetővé teszik a szervezetek számára a kockázati nyilvántartás vezetését, a fenyegetések nyomon követését és a kockázatok elemzését nem csak egyetlen projekten belül, hanem a teljes projektportfóliók tekintetében. Ennek eredményeképpen a szervezetek hatékonyabban tudják kezelni a kockázatokat, és az adatok alapján jobb projektdöntéseket hozhatnak.
