Nejčastější rizika v projektech: Proč 37 % projektů překračuje rozpočet nebo harmonogram?
Mnoho projektů začíná s jasně definovaným rozsahem, harmonogramem a rozpočtem. Přesto značná část z nich skončí se zpožděním nebo s překročením rozpočtu. V praxi jsou tyto problémy zřídkakdy způsobeny jedinou nepředvídanou událostí. Nejčastěji se jedná o rizika, která nebyla během realizace projektu řádně identifikována, monitorována nebo řízena. V tomto článku na základě údajů ze zprávy KPMG popisujeme problémy, které nejčastěji vznikají při realizaci projektu, a způsoby, jak je mohou organizace řešit.
Klíčové poznatky:
- jaká jsou nejčastější projektová rizika podle výzkumů a zkušeností organizací,
- proč mají rizika v projektech často systémovou povahu,
- jak by měl vypadat účinný proces řízení rizik,
- jak systém FlexiProject PPM pomáhá sledovat rizika v projektech a Projektových portfoliích.
Co říká zpráva KPMG o rizicích v projektech?
Zpráva KPMG Global Construction Survey 2023 zdůrazňuje zásadní význam efektivního řízení rizik pro úspěch projektu. Studie byla provedena mezi vlastníky projektů, investory a organizacemi realizujícími velké infrastrukturní a stavební projekty po celém světě.
Jedním z klíčových zjištění zprávy je, že navzdory rostoucí organizační vyspělosti a rostoucímu využívání digitálních nástrojů se mnoho projektů stále potýká s opakujícími se problémy souvisejícími s harmonogramy a náklady.
Z údajů uvedených ve zprávě vyplývá, že:
- pouze přibližně 50 % projektů je dokončeno podle harmonogramu,
- 87 % organizací hlásí rostoucí dohled a tlak v souvislosti s realizací projektů,
- 37 % respondentů přiznává, že projekty překročily rozpočet nebo harmonogram kvůli nedostatečnému řízení rizik.
To znamená, že rizika v projektech nejsou ojedinělým jevem, ale jedním z hlavních faktorů ovlivňujících úspěšnost realizace projektu.
Zpráva KPMG také zdůrazňuje, že projekty jsou stále složitější. Mezi faktory, které k tomu přispívají, patří:
- rostoucí počet zúčastněných stran projektu,
- komplexní dodavatelské řetězce,
- tlak na zkrácení termínů realizace projektů,
- vyšší počet změn během realizace projektu.
Za těchto podmínek může mít i malé riziko významný dopad na harmonogram nebo rozpočet projektu. Proto organizace stále častěji hledají způsoby, jak zavést systematické řízení rizik, které umožňuje včasnou identifikaci hrozeb a sledování jejich vývoje v průběhu realizace projektu.
Analýza zjištění zprávy také ukazuje, že organizace, které dosahují nejlepších výsledků při realizaci projektů, mnohem častěji uplatňují strukturovaný přístup k řízení rizik. To zahrnuje vedení registru rizik, pravidelné podávání zpráv o úrovni rizik a používání nástrojů, které podporují analýzu rizik napříč projekty a Projektová portfolia.
Zdroje:
https://assets.kpmg.com/content/dam/kpmg/ie/pdf/2023/08/ie-global-construction-survey-2.pdf
https://kpmg.com/xx/en/media/press-releases/2023/06/global-construction-industry-cautiously-optimistic.html
Efektivní řízení rizik projektu pomocí registru rizik a akčních plánů - začněte používat FlexiProject zdarma ještě dnes.
Nejčastější rizika v projektech
V praxi se s podobnými problémy setkává mnoho projektů. Analýza zkušeností organizací a průzkum trhu nám umožňují identifikovat nejčastější projektová rizika, která nejčastěji vedou ke zpoždění nebo překročení rozpočtu.
Mezi nejčastější rizika patří:
Podcenění harmonogramu projektu
Příliš optimistické harmonogramy jsou jednou z nejčastějších příčin zpoždění projektů. Pokud nejsou zahrnuty žádné časové rezervy, mohou i malé problémy způsobit posuny v Harmonogramu.
Podhodnocení rozpočtu projektu
Nepřesné plánování nákladů nebo nedostatečná kontrola výdajů může vést k překročení rozpočtu.
Změny v rozsahu projektu
Změny požadavků na projekt jsou přirozenou součástí mnoha projektů. Nedostatečná kontrola nad změnami rozsahu však může mít vážné důsledky pro Harmonogram i Rozpočet.
Nedostatečně jasná odpovědnost za rizika
V mnoha projektech jsou rizika identifikována, ale není určen vlastník rizik, který by je sledoval a v případě potřeby na ně reagoval.
Nedostatečné průběžné sledování rizik
Jedním z nejčastějších problémů je absence pravidelného monitorování rizik během realizace projektu.
Proč jsou nejčastější rizika v projektech systémovým problémem?
V mnoha organizacích se rizika analyzují pouze na začátku projektu nebo při příležitostných přehledech.
V praxi to znamená, že informace o rizicích zůstávají v dokumentech nebo prezentacích a nepoužívají se při každodenním řízení projektu.
Mezi nejčastější chybějící prvky patří:
- centrální registr rizik v projektu,
- přidělené vlastníky rizik,
- plány reakce na rizika,
- pravidelné sledování rizik projektu,
- zprávy ukazující míru rizika projektu.
Právě proto organizace stále častěji zavádějí řešení třídy PPM, která umožňují systematické řízení rizik a sledují rizika nejen v rámci jednoho projektu, ale také v rámci celého projektového portfolia. Jedním z takových řešení je FlexiProject – systém PPM podporující řízení projektů a řízení projektových portfolií.
Jak řídit nejčastější rizika v projektech v aplikaci FlexiProject?
Účinné řízení rizik vyžaduje nejen procesy, ale také správné nástroje. FlexiProject je software PPM, který umožňuje sledování rizik v projektech a analýzu rizik napříč Projektovými portfolii.
Registr rizika v projektu
Ve FlexiProject můžete vést centrální registr rizik, který projektovému týmu umožňuje identifikovat a analyzovat hrozby projektu.
Propojení rizik s harmonogramem projektu
Systém umožňuje propojit rizika s konkrétními úkoly nebo fázemi v harmonogramu projektu. To usnadňuje posouzení, které prvky projektu jsou nejvíce vystaveny riziku.
Vlastníci rizik
V systému FlexiProject může být každému riziku přiřazen vlastník, který je zodpovědný za jeho sledování a přijímání příslušných opatření.
Zprávy o rizicích
Jako systém PPM umožňuje FlexiProject generovat zprávy o rizicích, které ukazují:
- rizikové trendy,
- kategorie rizik,
- úrovně rizika v projektech,
- odpovědní majitelé.
👉 Chcete se dozvědět více o řízení rizik ve FlexiProject a podívat se, jak funguje registr rizik, matice rizik a akční plány? Podívejte se na stránku s funkcemi rizik.
Efektivní řízení rizik projektu pomocí registru rizik a akčních plánů - začněte používat FlexiProject zdarma ještě dnes.
Sledování rizik na úrovni projektových portfolií
Jednou z největších výhod systémů PPM je možnost sledovat rizika nejen v rámci jednoho projektu, ale také v rámci celého Projektového portfolia.
FlexiProject umožňuje agregaci informací o rizicích z více projektů a analýzu na úrovni projektových portfolií.
Díky tomu mohou organizace:
- identifikovat nejčastější rizika projektů v rámci celé společnosti,
- analyzovat trendy rizik u více projektů současně,
- sledovat úroveň rizik v projektových portfoliích.
V aplikaci FlexiProject toho lze dosáhnout prostřednictvím:
- řídicí panely projektových portfolií,
- zprávy o rizicích týkající se více projektů,
- analýzu rizik na úrovni projektových portfolií.
Tento přístup umožňuje managementu řídit rizika nejen v rámci jednoho projektu, ale také na strategické úrovni celé organizace.
Systematické řízení projektových rizik: klíč k dodržení termínů a rozpočtů
Nejčastější rizika v projektech jsou jednou z hlavních příčin zpoždění a překročení rozpočtu. Údaje ze zprávy KPMG ukazují, že 37 % projektů překračuje svůj rozpočet nebo harmonogram kvůli neefektivnímu řízení rizik. Proto organizace stále častěji zavádějí systémový přístup k řízení rizik.
Řešení, jako je FlexiProject, software PPM, umožňují organizacím vést registr rizik, sledovat hrozby a analyzovat rizika nejen v rámci jednoho projektu, ale v rámci celého Projektového portfolia. Díky tomu mohou organizace efektivněji řídit rizika a přijímat lepší projektová rozhodnutí na základě dat.
