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Software PPM - o que é e porque é que a tua empresa precisa dele?

A gestão de projectos tornou-se um dos pilares fundamentais do funcionamento eficaz das organizações, tanto no sector privado como no público. Numa altura em que as empresas implementam dezenas ou mesmo centenas de projectos diferentes em simultâneo, é necessária uma gestão centralizada a nível estratégico. É neste contexto que se fala cada vez mais em software PPM (Project Portfolio Management), ou seja, ferramentas de gestão de projectos, portfólios e programas de projectos. Este artigo introduz o conceito de software PPM e mostra como um sistema PPM pode aumentar a eficácia da gestão de projectos numa organização.

Neste artigo, vais aprender: O que é o software PPM (Project Portfolio Management) Porque é que as grandes organizações o utilizam Funções-chave a nível de projeto e estratégico Principais desafios que o PPM ajuda a resolver Caraterísticas a ter em conta na escolha de um sistema Vantagens como o controlo, a definição de prioridades e a transparência

O que é o software PPM?

Existem inúmeros programas disponíveis para a gestão de tarefas e projectos diários, bem como aqueles que apoiam o trabalho diário das equipas de projeto. No entanto, existem muito menos programas que permitem às organizações implementar dezenas de projectos complexos de vários tipos em simultâneo. Quanto maior for a organização e quanto mais complicados forem os seus projectos, mais necessita de software PPM (Project Portfolio Management). Um sistema PPM caracteriza-se pelo facto de permitir gerir projectos individuais – planeá-los e gerir a sua implementação – bem como gerir esses projectos a um nível estratégico. Isto assegura a consistência dos dados e da informação dentro da organização, o que tem um impacto significativo na qualidade da gestão e na eficácia da tomada de decisões. O software PPM, como o FlexiProject, fornece um conjunto completo de ferramentas para a gestão operacional e estratégica de projectos.

Em termos de gestão de projectos individuais, o sistema PPM deve, pelo menos, permitir:

• Gestão da Carta de Projeto e do Cartão de Encerramento do Projeto – no FlexiProject, como mostra a figura abaixo, podes criar qualquer forma de cartão de projeto

• Criar calendários de projectos com um diagrama de Gantt
• Definir e gerir os produtos do projeto
• Planear e gerir o orçamento do projeto
• Gestão do risco
• Gestão do plano de projeto
• Comunicação do projeto

Em termos de gestão estratégica de projectos, o software PPM deve, pelo menos, permitir:

• Relacionar os projectos com os objectivos estratégicos da organização
• Criar modelos de pontuação para selecionar os melhores projectos para implementação
• Gestão de recursos – a ilustração abaixo mostra o módulo de gestão de recursos disponível no sistema FlexiProject PPM

• Criar e gerir carteiras de projectos
• Criar e gerir programas de projeto – a figura abaixo mostra a função de programa de projeto disponível no software PPM FlexiProject

• Relatórios cíclicos e ad hoc
• Gestão em grupos de capital
• Definição de normas para a gestão de projectos, carteiras e programas

Que empresas precisam de PPM?

O software PPM destina-se principalmente a grandes organizações e grupos de capital. Isto deve-se ao facto de as grandes organizações e os grupos de capital realizarem simultaneamente muitos projectos de escala e natureza variáveis. A gestão eficaz de múltiplos projectos numa organização complexa requer metodologias adequadas e ferramentas dedicadas, que incluem certamente o sistema PPM. Os desafios abordados pelo sistema PPM em grandes organizações são:

1. Gestão eficaz de projectos de natureza semelhante ou destinados a atingir um objetivo estratégico específico através da possibilidade de os agrupar em carteiras.
2. Gestão dos principais recursos estratégicos. Acontece que atingir os objectivos do projeto dentro do prazo e do orçamento estabelecidos depende, em grande medida, da disponibilização de recursos adequados a esses projectos. A tendência das empresas para implementar um número crescente de projectos em paralelo cria o risco de nem todos terem os recursos necessários para atingir os seus objectivos.
3. Vários objectivos estratégicos são implementados através de programas de projectos. Isto significa que vários ou uma dúzia de projectos estão logicamente ligados e visam alcançar um objetivo estratégico importante. O desafio, neste caso, é a coordenação eficiente dos projectos que compõem o programa.
4. As elevadas exigências dos conselhos de administração e dos gestores de empresas no sentido de obterem relatórios de alta qualidade sobre a situação dos projectos da empresa pressionam a disponibilidade de um bom software PPM.
5. Grandes organizações usam diferentes programas de TI e esperam consistência nos dados apresentados em vários relatórios. É inaceitável que o orçamento do projeto no sistema de contabilidade financeira mostre o desvio X. Em contrapartida, o orçamento para o mesmo projeto em outro sistema mostra o desvio Y. Isso significa que os dados não são consistentes. Na maioria das vezes, o sistema PPM é integrado a outros sistemas da organização, o que garante a consistência de dados necessária.
6. Rapidez na tomada de decisões. O sistema PPM permite automatizar os processos de tomada de decisão, o que significa que todas as decisões necessárias são tomadas sem atrasos desnecessários.

Principais caraterísticas de um software PPM eficaz

Que caraterísticas e capacidades deve oferecer uma ferramenta de PPM convincente? Aqui estão as caraterísticas mais essenciais que deves procurar:

1. Estratégia

Praticamente todas as grandes organizações têm uma estratégia definida. No ambiente dinâmico e competitivo em que as empresas operam atualmente, a rapidez e a eficácia da realização dos objectivos estratégicos tornam-se uma das prioridades mais importantes. Uma abordagem comummente utilizada é a definição de projectos e a sua ligação aos objectivos estratégicos. Partindo do princípio de que os projectos foram adequadamente selecionados, planeados e estão em curso, o sistema PPM permite o seu acompanhamento eficaz no contexto da estratégia implementada. A figura abaixo do programa PPM FlexiProject mostra a ligação entre os objectivos estratégicos da empresa e os projectos relevantes.

2. Carteiras de projectos

A implementação de objectivos estratégicos significativos requer o agrupamento de projectos em portfólios. Se o objetivo estratégico da empresa for a inovação, criará, sem dúvida, um portfólio chamado “Desenvolvimento de Novos Produtos” ou um nome semelhante. As vantagens de criar um portfólio deste tipo são:

• A capacidade de acompanhar o progresso de todos os “Projectos Estratégicos” num único roadmap. Este roteiro do programa PPM FlexiProject é apresentado na ilustração abaixo.

• A possibilidade de acompanhar a situação financeira destes projectos num único ecrã
• Gestão do risco do projeto ao nível da carteira
• A capacidade de efetuar simulações e decidir regularmente sobre os ajustamentos necessários da carteira

3. Programas de projectos

Imaginemos que uma empresa retalhista pretende abrir a sua loja principal na capital de outro país. Este objetivo requer o lançamento de, pelo menos, vários ou mesmo uma dúzia de projectos que estão intimamente relacionados entre si. Estes projectos incluem a procura de um local, o mobiliário da loja, o fornecimento de infra-estruturas informáticas, a organização da logística, a contratação e formação de pessoal e as actividades de marketing. Todos estes projectos estão inter-relacionados e formam um programa de projeto. Um bom sistema PPM, como o FlexiProject, oferece uma função de gestão de programa de projeto.

4. Gestão estratégica dos recursos do projeto

Uma das principais razões pelas quais os projectos não atingem os seus objectivos é a atribuição inadequada dos recursos necessários. Um bom software PPM permite-lhe atribuir recursos a projectos, monitorizar a utilização de recursos numa base contínua e fazer os ajustes adequados.

5. Relatórios

A tomada de decisões eficientes em projectos é possível quando os gestores têm acesso a relatórios para informar as suas decisões. Estamos a falar de painéis de controlo de projectos, relatórios periódicos e relatórios ad hoc. Um bom software PPM permite automatizar significativamente todo o processo de elaboração de relatórios de gestão. Além disso, este software garante que todos os dados são consistentes e exactos.

Como escolher o software PPM certo para a tua organização?

As organizações que decidem implementar software PPM normalmente já têm uma experiência considerável em gestão de projectos. À medida que realizam um número crescente de projectos, essas organizações tentaram, de facto, criar soluções informáticas simples utilizando ferramentas como o Excel, PowerPoint, SharePoint e outras. No entanto, as exigências crescentes dos gestores de projectos, patrocinadores, comités de direção e gestão da empresa depressa revelaram que essas soluções simples eram insuficientes. Isto leva automaticamente à decisão de implementar um sistema PPM profissional. Para escolher o sistema PPM correto para uma organização, é essencial definir claramente os requisitos. Entre esses requisitos, vale a pena destacar os seguintes aspectos:

• O sistema deve ser instalado nos nossos próprios servidores ou deve ser uma solução baseada na nuvem?
• Quais são as nossas expectativas relativamente à integração do software PPM com outros sistemas em funcionamento na organização?
• Que funções específicas esperas do sistema PPM?
• A empresa que oferece o sistema PPM também oferece apoio profissional durante e após a implementação?
• Qual é a vantagem do modelo de licenciamento de software?
• São possíveis personalizações específicas para adaptar o sistema às necessidades específicas da organização?
• Em que medida é que o sistema PPM deve ser flexível e configurável?

Benefícios da implementação de um sistema PPM

1. Melhor controlo sobre todos os projectos da organização: Um sistema PPM permite-lhe gerir todo o seu portfólio de projectos a partir de um único local – tem uma visão completa do que está a acontecer, em que fase se encontram os projectos e quais os que trazem mais valor.

2. Priorização de projectos de acordo com os objectivos estratégicos: O PPM facilita a seleção e a implementação apenas das iniciativas que apoiam verdadeiramente a estratégia a longo prazo da empresa.

3. Otimização da utilização de recursos (pessoas, orçamento, tempo): O sistema PPM ajuda-te a atribuir as pessoas certas aos projectos certos e a gerir melhor a disponibilidade da equipa.

4. Deteção precoce de riscos e sobrecargas de projectos: Os relatórios e alertas integrados permitem-lhe responder rapidamente a atrasos, derrapagens orçamentais ou processos ineficientes.

5. Aumenta a transparência e melhora a comunicação: Todas as partes interessadas têm acesso a informações actualizadas – desde os gestores de projectos até à administração.

6. Relatórios e análises automatizados dos dados do projeto: Deixa de compilar informações manualmente no Excel. O PPM oferece relatórios prontos, KPIs e painéis de controlo para a tomada de decisões.

7. Toma decisões empresariais mais eficazes: A direção e os gestores podem tomar decisões com base em dados e não na intuição, o que resulta em poupanças reais e numa maior eficiência.

8. Melhora a colaboração entre equipas e departamentos: O PPM integra várias áreas da empresa, facilitando a cooperação entre equipas de projeto, finanças, RH e TI.

9. Processos padronizados de gestão de projectos: Com o PPM, uma organização pode implementar um modelo uniforme de gestão de projectos, o que se traduz numa maior previsibilidade e qualidade de execução.

10. Escalabilidade das actividades à medida que a organização cresce: O software PPM cresce com a empresa – é adequado tanto para uma dúzia de projectos como para várias centenas.

Desbloqueia o valor estratégico com a ferramenta PPM correta

É difícil atingir os objectivos estratégicos de uma organização sem um sistema PPM sólido. Imagina uma situação em que a administração da empresa não sabe quais os projectos que apoiam objectivos estratégicos específicos, qual o estado dos programas individuais ou quais os resultados que a carteira de projectos de desenvolvimento está a produzir. Neste caso, é impossível gerir a organização de forma eficaz e alcançar um sucesso acima da média. Numa organização complexa que adopta uma abordagem ambiciosa para implementar a sua estratégia, o software PPM é uma obrigação.

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