Najczęstsze ryzyka w projektach: Dlaczego 37% projektów przekracza budżet lub harmonogram?

Co mówi raport KPMG o ryzyku w projektach?

Raport KPMG Global Construction Survey 2023 pokazuje, jak duże znaczenie ma skuteczne zarządzanie ryzykiem dla powodzenia projektów. Badanie zostało przeprowadzone wśród właścicieli projektów, inwestorów oraz organizacji realizujących duże projekty infrastrukturalne i budowlane na całym świecie.

Jednym z kluczowych wniosków raportu jest to, że mimo rosnącej dojrzałości organizacyjnej i coraz większego wykorzystania narzędzi cyfrowych, wiele projektów nadal zmaga się z powtarzającymi się problemami dotyczącymi czasu realizacji oraz kosztów.

Z danych przedstawionych w raporcie wynika, że:

• tylko około 50% projektów kończy się zgodnie z harmonogramem,
• 87% organizacji wskazuje na rosnącą kontrolę i presję dotyczącą realizacji projektów,
• 37% respondentów przyznaje, że projekty przekroczyły budżet lub harmonogram z powodu niewystarczającego zarządzania ryzykiem.

Oznacza to, że ryzyko w projektach nie jest zjawiskiem sporadycznym, lecz jednym z głównych czynników wpływających na powodzenie realizacji projektów.

Raport KPMG podkreśla również, że projekty stają się coraz bardziej złożone. Wpływają na to m.in.:

• rosnąca liczba interesariuszy projektu,
• złożone łańcuchy dostaw,
• presja na skracanie czasu realizacji inwestycji,
• większa liczba zmian w trakcie realizacji projektów.

W takich warunkach nawet niewielkie ryzyko może mieć znaczący wpływ na harmonogram projektu lub jego budżet. Dlatego organizacje coraz częściej poszukują sposobów na systemowe zarządzanie ryzykiem, które pozwala identyfikować zagrożenia na wczesnym etapie i monitorować ich rozwój w trakcie realizacji projektu.

Analiza wyników raportu pokazuje również, że organizacje osiągające najlepsze wyniki w realizacji projektów znacznie częściej stosują ustrukturyzowane podejście do zarządzania ryzykiem. Obejmuje ono m.in. Prowadzenie rejestru ryzyk, regularne raportowanie poziomu ryzyka oraz wykorzystanie narzędzi wspierających analizę ryzyka w projektach i portfelach projektów.

Źródło:
https://assets.kpmg.com/content/dam/kpmg/ie/pdf/2023/08/ie-global-construction-survey-2.pdf
https://kpmg.com/xx/en/media/press-releases/2023/06/global-construction-industry-cautiously-optimistic.html

Najczęstsze ryzyka w projektach

W praktyce wiele projektów napotyka podobne problemy. Analiza doświadczeń organizacji oraz badań rynkowych pozwala wskazać najczęstsze ryzyka w projektach, które najczęściej prowadzą do opóźnień lub przekroczeń budżetu.

Do najczęstszych ryzyk należą między innymi:

Niedoszacowanie czasu realizacji projektu

Zbyt optymistyczne harmonogramy są jedną z najczęstszych przyczyn opóźnień projektów. Brak uwzględnienia rezerw czasowych powoduje, że nawet niewielkie problemy prowadzą do przesunięć w harmonogramie.

Niedoszacowanie budżetu projektu

Nieprecyzyjne planowanie kosztów lub brak kontroli wydatków może prowadzić do przekroczeń budżetowych.

Zmiany zakresu projektu

Zmiany w wymaganiach projektu są naturalnym elementem wielu projektów, jednak brak kontroli nad zmianami może powodować poważne konsekwencje dla harmonogramu i budżetu.

Brak jasnej odpowiedzialności za ryzyka

W wielu projektach ryzyka są identyfikowane, ale nie mają przypisanego właściciela odpowiedzialnego za ich monitorowanie.

Brak bieżącego monitorowania ryzyk

Jednym z najczęstszych problemów jest brak regularnego monitorowania ryzyk w trakcie realizacji projektu.

Dlaczego najczęstsze ryzyka w projektach są problemem systemowym?

W wielu organizacjach ryzyko jest analizowane jedynie na początku projektu lub w trakcie sporadycznych przeglądów. W praktyce oznacza to, że informacje o ryzykach pozostają w dokumentach lub prezentacjach i nie są wykorzystywane w codziennym zarządzaniu projektem.

Najczęściej brakuje:

• centralnego rejestru ryzyk w projekcie,
• przypisanych właścicieli ryzyk,
• planów reakcji na ryzyko,
• regularnego monitoringu ryzyk projektowych,
• raportów pokazujących poziom ryzyka w projekcie.

Właśnie dlatego organizacje coraz częściej wdrażają rozwiązania klasy PPM, które pozwalają zarządzać ryzykiem w sposób systemowy i monitorować ryzyka nie tylko w pojedynczym projekcie, ale również w skali całego portfela projektów. Jednym z takich rozwiązań jest FlexiProject: system PPM wspierający zarządzanie projektami i portfelami projektów.

Jak zarządzać najczęstszymi ryzykami w projektach w FlexiProject?

Skuteczne zarządzanie ryzykiem wymaga nie tylko procesów, ale również odpowiednich narzędzi.

FlexiProject to system PPM, który umożliwia monitorowanie ryzyk w projektach oraz analizę ryzyka w portfelach projektowych.

Rejestr ryzyk w projekcie

W FlexiProject można prowadzić centralny rejestr ryzyk, który pozwala zespołowi projektowemu identyfikować i analizować zagrożenia projektowe.

Powiązanie ryzyk z harmonogramem projektu

System umożliwia powiązanie ryzyk z konkretnymi zadaniami lub etapami harmonogramu projektu. Dzięki temu można łatwo ocenić, które elementy projektu są najbardziej narażone na ryzyko.

Właściciele ryzyka

W FlexiProject każde ryzyko może mieć przypisanego właściciela odpowiedzialnego za jego monitorowanie i reakcję.

Raporty ryzyk

FlexiProject jako system PPM umożliwia generowanie raportów ryzyk pokazujących:

• trendy ryzyka,
• kategorie ryzyk,
• poziom ryzyka w projektach,
• odpowiedzialnych właścicieli.

👉 Chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu ryzykiem w FlexiProject? Sprawdź stronę funkcji ryzyka.

Monitorowanie ryzyk na poziomie portfela projektów

Jedną z największych zalet systemów klasy PPM jest możliwość monitorowania ryzyka nie tylko w pojedynczym projekcie, ale również w całym portfelu projektów.

FlexiProject jako system PPM umożliwia agregowanie informacji o ryzykach z wielu projektów i analizowanie ich na poziomie portfela.

Dzięki temu organizacja może:

• identyfikować najczęstsze ryzyka w projektach w skali całej firmy,
• analizować trendy ryzyka w wielu projektach jednocześnie,
• monitorować poziom ryzyka w portfelach projektów.

W FlexiProject można to realizować między innymi poprzez:

• dashboardy portfela projektów,
• raporty ryzyk obejmujące wiele projektów,
• analizę ryzyk na poziomie portfela projektów.

Takie podejście pozwala kierownictwu organizacji kontrolować ryzyko nie tylko w pojedynczym projekcie, ale również na poziomie strategicznym całej firmy.

Systematyczne zarządzanie ryzykiem projektu: klucz do dotrzymania terminów i budżetów

Najczęstsze ryzyka w projektach są jedną z głównych przyczyn opóźnień i przekroczeń budżetu. Dane z raportu KPMG pokazują, że aż 37% projektów przekracza budżet lub harmonogram z powodu nieskutecznego zarządzania ryzykiem. Dlatego organizacje coraz częściej wdrażają systemowe podejście do tego obszaru.

Rozwiązania takie jak FlexiProject – system PPM umożliwiają prowadzenie rejestru ryzyk, monitorowanie zagrożeń oraz analizę ryzyk nie tylko w pojedynczym projekcie, ale również w całym portfelu projektów. Dzięki temu możliwe jest skuteczniejsze zarządzanie ryzykiem i podejmowanie decyzji projektowych w oparciu o dane.

Webinar: Jak skutecznie zarządzać ryzykiem w projekcie?

👉 Jeśli chcesz pogłębić temat zarządzania ryzykiem w projekcie, zachęcamy do obejrzenia naszego bezpłatnego webinaru. To praktyczne uzupełnienie artykułu, w którym pokazujemy konkretne przykłady, narzędzia i sprawdzone metody działania. Dowiesz się m.in., jak w prosty sposób identyfikować i kontrolować ryzyka z pomocą FlexiProject. Sprawdź i przekonaj się, jak wiele możesz zyskać dzięki świadomemu podejściu do ryzyk!