Rischi del progetto

I rischi più comuni nei progetti: Perché il 37% dei progetti supera il budget o la tabella di marcia? Come gestirli in FlexiProject?

Molti progetti iniziano con un ambito, un programma e un budget chiaramente definiti. Eppure una parte significativa di essi finisce per subire ritardi o sforare il budget. In pratica, questi problemi sono raramente causati da un singolo evento imprevisto. Il più delle volte si tratta di rischi che non sono stati adeguatamente identificati, monitorati o gestiti durante l’esecuzione del progetto. In questo articolo, basato sui dati del rapporto KPMG, descriviamo i problemi che più comunemente si presentano durante l’esecuzione di un progetto e come le organizzazioni possono affrontarli.

Imparerai anche: quali sono i rischi di progetto più comuni secondo la ricerca e l’esperienza organizzativa, perché i rischi nei progetti hanno spesso una natura sistemica, come dovrebbe essere un processo di gestione del rischio efficace, come il sistema FlexiProject PPM aiuta a monitorare i rischi nei progetti e nei portafogli di progetti.

Cosa dice il rapporto KPMG sui rischi nei progetti?

Il rapporto KPMG Global Construction Survey 2023 evidenzia l’importanza fondamentale di una gestione efficace dei rischi per il successo dei progetti. Lo studio è stato condotto tra proprietari di progetti, investitori e organizzazioni che realizzano grandi progetti infrastrutturali e di costruzione in tutto il mondo.

Uno dei risultati principali del rapporto è che, nonostante la crescente maturità organizzativa e l’uso sempre più frequente di strumenti digitali, molti progetti continuano a lottare con problemi ricorrenti legati ai tempi e ai costi.

I dati presentati nel rapporto mostrano che:

• solo il 50% circa dei progetti viene completato nei tempi previsti,
• L’87% delle organizzazioni riferisce di una crescente supervisione e pressione sulla consegna dei progetti,
• Il 37% degli intervistati ammette che i progetti hanno superato il budget o il calendario a causa di una gestione insufficiente dei rischi.

Ciò significa che i rischi nei progetti non sono un fenomeno isolato, ma uno dei principali fattori che influenzano il successo del progetto.

Il rapporto di KPMG sottolinea anche che i progetti stanno diventando sempre più complessi. I fattori che vi contribuiscono sono:

• un numero crescente di stakeholder del progetto,
• catene di approvvigionamento complesse,
• pressione per ridurre le tempistiche di consegna dei progetti,
• un numero maggiore di modifiche durante l’esecuzione del progetto.

In queste condizioni, anche un rischio minore può avere un impatto significativo sul calendario o sul budget del progetto. Per questo motivo le organizzazioni sono sempre più alla ricerca di modi per implementare una gestione sistematica dei rischi, che consenta di identificare tempestivamente le minacce e di monitorarne l’evoluzione durante l’esecuzione del progetto.

L’analisi dei risultati del rapporto mostra anche che le organizzazioni che ottengono i migliori risultati nella realizzazione dei progetti applicano molto più spesso un approccio strutturato alla gestione dei rischi. Ciò include la tenuta di un registro dei rischi, la stesura di rapporti periodici sui livelli di rischio e l’utilizzo di strumenti che supportano l’analisi dei rischi nei progetti e nei portafogli di progetti.

Fonti:
https://assets.kpmg.com/content/dam/kpmg/ie/pdf/2023/08/ie-global-construction-survey-2.pdf
https://kpmg.com/xx/en/media/press-releases/2023/06/global-construction-industry-cautiously-optimistic.html

I rischi più comuni nei progetti

Nella pratica, molti progetti incontrano problemi simili. L’analisi dell’esperienza organizzativa e delle ricerche di mercato ci permette di identificare i rischi più comuni del progetto che più spesso portano a ritardi o a sforamenti del budget.

I rischi più comuni includono:

Sottovalutazione del cronoprogramma del progetto

I cronoprogrammi troppo ottimistici sono una delle cause più comuni dei ritardi dei progetti. Quando non sono previsti buffer temporali, anche piccoli problemi possono causare spostamenti nella tabella di marcia.

Sottovalutazione del budget del progetto

Una pianificazione imprecisa dei costi o la mancanza di controllo delle spese possono portare a uno sforamento del budget.

Modifiche all’ambito del progetto

Le modifiche ai requisiti del progetto sono una parte naturale di molti progetti. Tuttavia, la mancanza di controllo sulle modifiche dell’ambito può avere gravi conseguenze sia sul calendario che sul budget.

Mancanza di una chiara responsabilità per i rischi

In molti progetti, i rischi vengono identificati ma non viene assegnato un proprietario del rischio per monitorarli e rispondere quando necessario.

Mancanza di monitoraggio continuo del rischio

Uno dei problemi più comuni è l’assenza di un regolare monitoraggio dei rischi durante l’esecuzione del progetto.

Perché i rischi più comuni nei progetti sono un problema sistemico?

In molte organizzazioni i rischi vengono analizzati solo all’inizio di un progetto o durante occasionali Revisioni.

In pratica, questo significa che le informazioni sui rischi rimangono nei documenti o nelle presentazioni e non vengono utilizzate nella gestione quotidiana del progetto.

Gli elementi mancanti più comuni sono:

• un registro centrale dei rischi nel progetto,
• proprietari dei rischi assegnati,
• piani di risposta ai rischi,
• monitoraggio regolare dei rischi del progetto,
• Rapporti che mostrano il livello di rischio del progetto.