I rischi più comuni nei progetti: Perché il 37% dei progetti supera il budget o la tabella di marcia?
Molti progetti iniziano con un ambito, un programma e un budget chiaramente definiti. Eppure una parte significativa di essi finisce per subire ritardi o sforare il budget. In pratica, questi problemi sono raramente causati da un singolo evento imprevisto. Il più delle volte si tratta di rischi che non sono stati adeguatamente identificati, monitorati o gestiti durante l’esecuzione del progetto. In questo articolo, basato sui dati del rapporto KPMG, descriviamo i problemi che più comunemente si presentano durante l’esecuzione di un progetto e come le organizzazioni possono affrontarli.
Punti chiave:
- quali sono i rischi di progetto più comuni secondo la ricerca e l’esperienza organizzativa,
- perché i rischi nei progetti hanno spesso una natura sistemica,
- come dovrebbe essere un processo di gestione del rischio efficace,
- come il sistema FlexiProject PPM aiuta a monitorare i rischi nei progetti e nei portafogli di progetti.
Cosa dice il rapporto KPMG sui rischi nei progetti?
Il rapporto KPMG Global Construction Survey 2023 evidenzia l’importanza fondamentale di una gestione efficace dei rischi per il successo dei progetti. Lo studio è stato condotto tra proprietari di progetti, investitori e organizzazioni che realizzano grandi progetti infrastrutturali e di costruzione in tutto il mondo.
Uno dei risultati principali del rapporto è che, nonostante la crescente maturità organizzativa e l’uso sempre più frequente di strumenti digitali, molti progetti continuano a lottare con problemi ricorrenti legati ai tempi e ai costi.
I dati presentati nel rapporto mostrano che:
- solo il 50% circa dei progetti viene completato nei tempi previsti,
- L’87% delle organizzazioni riferisce di una crescente supervisione e pressione sulla consegna dei progetti,
- Il 37% degli intervistati ammette che i progetti hanno superato il budget o il calendario a causa di una gestione insufficiente dei rischi.
Ciò significa che i rischi nei progetti non sono un fenomeno isolato, ma uno dei principali fattori che influenzano il successo del progetto.
Il rapporto di KPMG sottolinea anche che i progetti stanno diventando sempre più complessi. I fattori che vi contribuiscono sono:
- un numero crescente di stakeholder del progetto,
- catene di approvvigionamento complesse,
- pressione per ridurre le tempistiche di consegna dei progetti,
- un numero maggiore di modifiche durante l’esecuzione del progetto.
In queste condizioni, anche un rischio minore può avere un impatto significativo sul calendario o sul budget del progetto. Per questo motivo le organizzazioni sono sempre più alla ricerca di modi per implementare una gestione sistematica dei rischi, che consenta di identificare tempestivamente le minacce e di monitorarne l’evoluzione durante l’esecuzione del progetto.
L’analisi dei risultati del rapporto mostra anche che le organizzazioni che ottengono i migliori risultati nella realizzazione dei progetti applicano molto più spesso un approccio strutturato alla gestione dei rischi. Ciò include la tenuta di un registro dei rischi, la stesura di rapporti periodici sui livelli di rischio e l’utilizzo di strumenti che supportano l’analisi dei rischi nei progetti e nei portafogli di progetti.
Fonti:
https://assets.kpmg.com/content/dam/kpmg/ie/pdf/2023/08/ie-global-construction-survey-2.pdf
https://kpmg.com/xx/en/media/press-releases/2023/06/global-construction-industry-cautiously-optimistic.html
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I rischi più comuni nei progetti
Nella pratica, molti progetti incontrano problemi simili. L’analisi dell’esperienza organizzativa e delle ricerche di mercato ci permette di identificare i rischi più comuni del progetto che più spesso portano a ritardi o a sforamenti del budget.
I rischi più comuni includono:
Sottovalutazione del cronoprogramma del progetto
I cronoprogrammi troppo ottimistici sono una delle cause più comuni dei ritardi dei progetti. Quando non sono previsti buffer temporali, anche piccoli problemi possono causare spostamenti nella tabella di marcia.
Sottovalutazione del budget del progetto
Una pianificazione imprecisa dei costi o la mancanza di controllo delle spese possono portare a uno sforamento del budget.
Modifiche all’ambito del progetto
Le modifiche ai requisiti del progetto sono una parte naturale di molti progetti. Tuttavia, la mancanza di controllo sulle modifiche dell’ambito può avere gravi conseguenze sia sul calendario che sul budget.
Mancanza di una chiara responsabilità per i rischi
In molti progetti, i rischi vengono identificati ma non viene assegnato un proprietario del rischio per monitorarli e rispondere quando necessario.
Mancanza di monitoraggio continuo del rischio
Uno dei problemi più comuni è l’assenza di un regolare monitoraggio dei rischi durante l’esecuzione del progetto.
Perché i rischi più comuni nei progetti sono un problema sistemico?
In molte organizzazioni i rischi vengono analizzati solo all’inizio di un progetto o durante occasionali Revisioni.
In pratica, questo significa che le informazioni sui rischi rimangono nei documenti o nelle presentazioni e non vengono utilizzate nella gestione quotidiana del progetto.
Gli elementi mancanti più comuni sono:
- un registro centrale dei rischi nel progetto,
- proprietari dei rischi assegnati,
- piani di risposta ai rischi,
- monitoraggio regolare dei rischi del progetto,
- Rapporti che mostrano il livello di rischio del progetto.
Proprio per questo motivo le organizzazioni stanno implementando sempre più spesso soluzioni di classe PPM che consentono la gestione sistematica dei rischi e il loro monitoraggio non solo all’interno di un singolo progetto ma anche nell’intero portafoglio progetti. Una di queste soluzioni è FlexiProject, un sistema PPM che supporta la gestione dei progetti e del portafoglio progetti.
Come gestire i rischi più comuni nei progetti in FlexiProject?
Una gestione efficace dei rischi non richiede solo processi ma anche gli strumenti giusti. FlexiProject è un software PPM che consente il monitoraggio dei rischi nei progetti e l’analisi dei rischi nei portafogli di progetti.
Registro dei rischi del progetto
In FlexiProject puoi gestire un registro centrale dei rischi che consente al team di progetto di identificare e analizzare le minacce del progetto.
Collegare i rischi con il calendario del progetto
Il sistema consente di collegare i rischi a specifiche attività o fasi del programma del progetto. In questo modo è più facile valutare quali elementi del progetto sono più esposti ai rischi.
Proprietari del rischio
In FlexiProject, ogni rischio può avere un proprietario responsabile del suo monitoraggio e dell’adozione di misure appropriate.
Rapporti sui rischi
Come sistema PPM, FlexiProject consente di generare rapporti sui rischi che mostrano:
- tendenze di rischio,
- categorie di rischio,
- livelli di rischio nei progetti,
- proprietari responsabili.
Vuoi saperne di più sulla gestione dei rischi in FlexiProject e vedere come funzionano il registro dei rischi, la matrice dei rischi e i piani d’azione? Dai un’occhiata alla pagina della Funzione Rischi.
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Monitoraggio dei rischi a livello di portafoglio di progetto
Uno dei maggiori vantaggi dei sistemi PPM è la possibilità di monitorare i rischi non solo all’interno di un singolo progetto, ma anche nell’intero portafoglio progetti.
FlexiProject consente di aggregare le informazioni sui rischi di più progetti e di analizzarle a livello di portafoglio progetti.
Di conseguenza, le organizzazioni possono:
- identificare i rischi più comuni nei progetti di tutta l’azienda,
- analizzare le tendenze del rischio su più progetti contemporaneamente,
- monitorare i livelli di rischio dei portafogli di progetti.
In FlexiProject, questo può essere ottenuto attraverso:
- Portafogli di progetti,
- Rapporti sui rischi relativi a più progetti,
- analisi dei rischi a livello di portafoglio progetti.
Questo approccio permette al management di controllare il rischio non solo all’interno di un singolo progetto, ma anche a livello strategico dell’intera organizzazione.
Gestione sistematica dei rischi di progetto: la chiave per rispettare scadenze e budget
I rischi più comuni nei progetti sono una delle cause principali di ritardi e sforamenti del Budget. I dati del rapporto KPMG mostrano che il 37% dei progetti supera il budget o la tabella di marcia a causa di una gestione inefficace dei rischi. Ecco perché le organizzazioni stanno implementando sempre più spesso un approccio sistemico alla gestione dei rischi.
Soluzioni come FlexiProject, un software PPM, consentono alle organizzazioni di mantenere un registro dei rischi, di monitorare le minacce e di analizzare i rischi non solo all’interno di un singolo progetto, ma nell’intero portafoglio progetti. Di conseguenza, le organizzazioni possono gestire i rischi in modo più efficace e prendere decisioni migliori in base ai dati.
