Les risques les plus courants dans les projets : Pourquoi 37% des projets dépassent-ils le budget ou le Planning ?
De nombreux projets démarrent avec une portée, un Planning et un Budget clairement définis. Pourtant, une grande partie d’entre eux finissent par prendre du retard ou par dépasser le budget prévu. Dans la pratique, ces problèmes sont rarement causés par un seul événement imprévu. Le plus souvent, il s’agit de risques qui n’ont pas été correctement identifiés, suivis ou gérés pendant l’exécution du projet. Dans cet article, basé sur les données du rapport de KPMG, nous décrivons les problèmes qui surviennent le plus souvent pendant l’exécution d’un projet et la manière dont les organisations peuvent y remédier.
Points clés :
- quels sont les risques les plus courants d’un projet, d’après la recherche et l’expérience des organisations,
- pourquoi les risques dans les projets ont souvent un caractère systémique,
- ce à quoi devrait ressembler un processus efficace de gestion des risques,
- comment le système FlexiProject PPM aide à surveiller les risques dans les projets et les portefeuilles de projets.
Que dit le rapport KPMG sur les risques dans les projets ?
Le rapport KPMG Global Construction Survey 2023 souligne l’importance cruciale d’une gestion efficace des risques pour la réussite des projets. L’étude a été menée auprès de maîtres d’ouvrage, d’investisseurs et d’organisations réalisant de grands projets d’infrastructure et de construction dans le monde entier.
L’un des principaux constats du rapport est que, malgré une maturité organisationnelle croissante et l’utilisation de plus en plus fréquente d’outils numériques, de nombreux projets continuent de se heurter à des problèmes récurrents liés aux plannings et aux coûts.
Les données présentées dans le rapport montrent que :
- seuls 50 % environ des projets sont achevés dans les délais prévus,
- 87 % des organisations font état d’une surveillance et d’une pression croissantes en ce qui concerne la réalisation des projets,
- 37 % des personnes interrogées admettent que des projets ont dépassé le budget ou le Planning en raison d’une gestion insuffisante des risques.
Cela signifie que les risques dans les projets ne sont pas un phénomène isolé, mais l’un des principaux facteurs affectant le succès de la réalisation d’un projet.
Le rapport de KPMG souligne également que les projets deviennent de plus en plus complexes. Les facteurs qui y contribuent sont les suivants :
- un nombre croissant de parties prenantes au projet,
- des chaînes d’approvisionnement complexes,
- la pression pour raccourcir les délais d’exécution des projets,
- un plus grand nombre de changements au cours de l’exécution du projet.
Dans ces conditions, même un risque mineur peut avoir un impact important sur le Planning ou le Budget du projet. C’est pourquoi les organisations cherchent de plus en plus à mettre en œuvre une gestion systématique des risques, qui permette d’identifier rapidement les menaces et de suivre leur évolution tout au long de l’exécution du projet.
Une analyse des Rapports montre également que les organisations qui obtiennent les meilleurs résultats dans la réalisation des projets appliquent beaucoup plus souvent une approche structurée de la gestion des risques. Cette approche comprend la tenue d’un registre des risques, l’établissement de Rapports réguliers sur les niveaux de risque et l’utilisation d’outils qui soutiennent l’analyse des risques dans l’ensemble des projets et des portefeuilles de projets.
Sources :
https://assets.kpmg.com/content/dam/kpmg/ie/pdf/2023/08/ie-global-construction-survey-2.pdf
https://kpmg.com/xx/en/media/press-releases/2023/06/global-construction-industry-cautiously-optimistic.html
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Les risques les plus courants dans les projets
Dans la pratique, de nombreux projets rencontrent des problèmes similaires. L’analyse de l’expérience des organisations et des études de marché nous permet d’identifier les risques les plus courants des projets qui entraînent le plus souvent des retards ou des dépassements de budget.
Les risques les plus courants sont les suivants :
Sous-estimation du Planning du projet
Les plannings trop optimistes sont l’une des causes les plus fréquentes de retard des projets. En l’absence de marge de manœuvre, même de petits problèmes peuvent entraîner des décalages dans le Planning.
Sous-estimation du budget du projet
Une planification imprécise des coûts ou un manque de contrôle des dépenses peut entraîner des dépassements de budget.
Changements dans la portée du projet
La modification des exigences d’un projet est un élément naturel de nombreux projets. Cependant, l’absence de contrôle sur les modifications du champ d’application peut avoir de graves conséquences sur le planning et le budget.
Absence de responsabilité claire en matière de risques
Dans de nombreux projets, les risques sont identifiés mais aucun propriétaire de risque n’est désigné pour les surveiller et y répondre si nécessaire.
Absence de surveillance continue des risques
L’un des problèmes les plus courants est l’absence de suivi régulier des risques pendant l’exécution du projet.
Pourquoi les risques les plus courants dans les projets constituent-ils un problème systémique ?
Dans de nombreuses organisations, les risques ne sont analysés qu’au début d’un projet ou lors de révisions occasionnelles.
Dans la pratique, cela signifie que les informations sur les risques restent dans des documents ou des présentations et ne sont pas utilisées dans la gestion quotidienne du projet.
Les éléments manquants les plus courants sont les suivants :
- un registre central des risques dans le projet,
- les propriétaires de risques désignés,
- les plans de réponse aux risques,
- un suivi régulier des risques liés au projet,
- des Rapports indiquant le niveau de risque du projet.
C’est précisément la raison pour laquelle les organisations mettent de plus en plus en œuvre des solutions de type PPM qui permettent une gestion systématique des risques et qui surveillent les risques non seulement au sein d’un seul projet, mais aussi dans l’ensemble du portefeuille de projets. L’une de ces solutions est FlexiProject, un système PPM qui prend en charge la gestion de projets et la gestion de portefeuilles de projets.
Comment gérer les risques les plus courants dans les projets avec FlexiProject ?
Une gestion efficace des risques nécessite non seulement des processus, mais aussi les bons outils. FlexiProject est un logiciel de PPM qui permet de surveiller les risques dans les projets et d’analyser les risques dans l’ensemble des portefeuilles de projets.
Registre des risques dans le projet
Dans FlexiProject, vous pouvez tenir un registre central des risques qui permet à l’équipe de projet d’identifier et d’analyser les menaces qui pèsent sur le projet.
Lien entre les risques et le Planning du projet
Le système permet de relier les risques à des tâches ou à des phases spécifiques du Planning du projet. Il est ainsi plus facile d’évaluer quels éléments du projet sont les plus exposés aux risques.
Propriétaires de risques
Dans FlexiProject, chaque risque peut avoir un propriétaire assigné, responsable de son suivi et de la prise de mesures appropriées.
Rapports sur les risques
En tant que système PPM, FlexiProject permet de générer des Rapports de risques montrant :
- les tendances en matière de risques,
- catégories de risques,
- les niveaux de risque dans les projets,
- les propriétaires responsables.
👉 Vous voulez en savoir plus sur la gestion des risques dans FlexiProject et voir comment fonctionnent le registre des risques, la matrice des risques et les plans d’action ? Consultez la page consacrée à la fonctionnalité des risques.
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Suivi des risques au niveau du portefeuille de projets
L’un des plus grands avantages des systèmes PPM est la possibilité de surveiller les risques non seulement au sein d’un seul projet, mais aussi dans l’ensemble du portefeuille de projets.
FlexiProject permet d’agréger des informations sur les risques provenant de plusieurs projets et de les analyser au niveau du portefeuille de projets.
En conséquence, les organisations peuvent :
- identifier les risques les plus courants dans les projets de l’ensemble de l’entreprise,
- analyser les tendances en matière de risques dans le cadre de plusieurs projets simultanés,
- surveiller les niveaux de risque dans les portefeuilles de projets.
Dans FlexiProject, cela peut être réalisé grâce à :
- les tableaux de bord des portefeuilles de projets,
- des Rapports sur les risques couvrant plusieurs projets,
- l’analyse des risques au niveau du portefeuille de projets.
Cette approche permet à la direction de contrôler les risques non seulement au sein d’un seul projet, mais aussi au niveau stratégique de l’ensemble de l’organisation.
La gestion systématique des risques liés aux projets : la clé du respect des délais et des budgets
Les risques les plus courants dans les projets sont l’une des principales causes des retards et des dépassements de budget. Les données du rapport KPMG montrent que 37 % des projets dépassent leur budget ou leur Planning en raison d’une gestion des risques inefficace. C’est pourquoi les organisations mettent de plus en plus en œuvre une approche systémique de la gestion des risques.
Des solutions telles que FlexiProject, un logiciel de PPM, permettent aux organisations de tenir un registre des risques, de surveiller les menaces et d’analyser les risques non seulement au sein d’un seul projet, mais aussi dans l’ensemble du portefeuille de projets. Ainsi, les organisations peuvent gérer les risques plus efficacement et prendre de meilleures décisions concernant les projets en se basant sur des données.
