Riscurile cele mai frecvente în cadrul proiectelor: De ce 37% din proiecte depășesc bugetul sau graficul?
Multe proiecte încep cu un domeniu de aplicare, un calendar și un buget clar definite. Cu toate acestea, o parte semnificativă a acestora se încheie cu întârzieri sau depășesc bugetul. În practică, astfel de probleme sunt rareori cauzate de un singur eveniment neprevăzut. Cel mai adesea, acestea sunt cauzate de riscuri care nu au fost identificate, monitorizate sau gestionate în mod corespunzător în timpul execuției proiectului. În acest articol, pe baza datelor din raportul KPMG, descriem problemele care apar cel mai frecvent în timpul executării proiectului și modul în care organizațiile le pot aborda.
Concluzii cheie:
- care sunt cele mai frecvente Riscuri ale proiectului, conform cercetărilor și experienței organizaționale,
- de ce Riscurile din cadrul proiectelor au adesea un caracter sistemic,
- cum ar trebui să arate un proces eficient de gestionare a riscurilor,
- modul în care sistemul FlexiProject PPM ajută la monitorizarea Riscurilor în proiecte și Portofolii de proiecte.
Ce spune raportul KPMG despre Riscuri în proiecte?
Raportul KPMG Global Construction Survey 2023 subliniază importanța critică a gestionării eficiente a riscurilor pentru succesul proiectelor. Studiul a fost realizat în rândul proprietarilor de proiecte, investitorilor și organizațiilor care realizează proiecte mari de infrastructură și construcții la nivel mondial.
Una dintre principalele concluzii ale raportului este că, în ciuda maturității organizaționale în creștere și a utilizării tot mai frecvente a instrumentelor digitale, multe proiecte continuă să se confrunte cu probleme recurente legate de programări și costuri.
Datele prezentate în raport arată că:
- doar aproximativ 50% din proiecte sunt finalizate conform programării,
- 87% dintre organizații raportează o creștere a supravegherii și a presiunii în ceea ce privește livrarea proiectelor,
- 37% dintre respondenți recunosc că proiectele au depășit bugetul sau calendarul din cauza gestionării insuficiente a riscurilor.
Aceasta înseamnă că Riscurile în cadrul proiectelor nu sunt un fenomen izolat, ci unul dintre principalii factori care afectează succesul realizării proiectului.
Raportul KPMG subliniază, de asemenea, că proiectele devin din ce în ce mai complexe. Printre factorii care contribuie la aceasta se numără:
- un număr tot mai mare de părți interesate de proiect,
- lanțuri de aprovizionare complexe,
- presiunea de a scurta termenele de livrare a proiectelor,
- un număr mai mare de modificări în timpul execuției proiectului.
În astfel de condiții, chiar și un risc minor poate avea un impact semnificativ asupra calendarului sau bugetului proiectului. Acesta este motivul pentru care organizațiile caută din ce în ce mai mult modalități de punere în aplicare a gestionării sistematice a riscurilor, care să permită identificarea timpurie a amenințărilor și monitorizarea evoluției acestora pe parcursul execuției proiectului.
O analiză a constatărilor raportului arată, de asemenea, că organizațiile care obțin cele mai bune rezultate în realizarea proiectelor aplică mult mai des o abordare structurată a gestionării riscurilor. Aceasta include menținerea unui registru al riscurilor, raportarea periodică a nivelurilor de risc și utilizarea unor instrumente care sprijină analiza riscurilor în cadrul proiectelor și al Portofolii de proiecte.
Surse:
https://assets.kpmg.com/content/dam/kpmg/ie/pdf/2023/08/ie-global-construction-survey-2.pdf
https://kpmg.com/xx/en/media/press-releases/2023/06/global-construction-industry-cautiously-optimistic.html
Gestionați eficient riscurile proiectului cu ajutorul registrului de riscuri și al planurilor de acțiune - începeți FlexiProject gratuit astăzi.
Cele mai frecvente Riscuri în cadrul proiectelor
În practică, multe proiecte se confruntă cu probleme similare. Analiza experienței organizaționale și a studiilor de piață ne permite să identificăm cele mai frecvente Riscuri ale proiectelor care conduc cel mai frecvent la întârzieri sau depășiri de buget.
Riscurile cele mai frecvente includ:
Subestimarea calendarului proiectului
Programele prea optimiste sunt una dintre cele mai frecvente cauze ale întârzierilor proiectelor. Atunci când nu sunt incluse rezerve de timp, chiar și problemele mici pot cauza modificări ale programării.
Subestimarea bugetului proiectului
Planificarea imprecisă a costurilor sau lipsa controlului cheltuielilor poate duce la depășiri ale bugetului.
Modificări în domeniul de aplicare al proiectului
Schimbările în cerințele proiectului sunt o parte firească a multor proiecte. Cu toate acestea, lipsa de control asupra modificărilor domeniului de aplicare poate avea consecințe grave atât pentru program, cât și pentru buget.
Lipsa unei responsabilități clare pentru Riscuri
În multe proiecte, Riscurile sunt identificate, dar nu este desemnat un responsabil cu riscurile care să le monitorizeze și să reacționeze atunci când este necesar.
Lipsa monitorizării continue a riscurilor
Una dintre cele mai frecvente probleme este absența unei monitorizări regulate a riscurilor în timpul execuției proiectului.
De ce cele mai frecvente Riscuri în proiecte sunt o problemă sistemică?
În multe organizații, Riscurile sunt analizate doar la începutul unui proiect sau în timpul unor Revizuiri ocazionale.
În practică, acest lucru înseamnă că informațiile privind Riscurile rămân în documente sau prezentări și nu sunt utilizate în gestionarea zilnică a proiectului.
Cele mai frecvente elemente lipsă includ:
- un registru central al riscurilor în cadrul proiectului,
- responsabilii cu riscurile atribuiți,
- planuri de răspuns la riscuri,
- monitorizarea periodică a Riscurilor proiectului,
- Rapoarte care arată nivelul de risc al proiectului.
Tocmai de aceea, organizațiile implementează din ce în ce mai mult soluții de tip PPM care permit gestionarea sistematică a riscurilor și monitorizează riscurile nu numai în cadrul unui singur proiect, ci și în cadrul întregului portofoliu de proiecte. O astfel de soluție este FlexiProject, un sistem PPM care sprijină gestionarea proiectelor și a portofoliului de proiecte.
Cum să gestionați în FlexiProject cele mai frecvente riscuri din cadrul proiectelor?
Gestionarea eficientă a riscurilor necesită nu numai procese, ci și instrumentele potrivite. FlexiProject este un software PPM care permite monitorizarea riscurilor în cadrul proiectelor și analiza riscurilor în Portofolii de proiecte.
Registrul riscurilor în cadrul proiectului
În FlexiProject, puteți menține un registru central al riscurilor care permite echipei de proiect să identifice și să analizeze amenințările proiectului.
Programarea riscurilor cu programul proiectului
Sistemul permite ca Riscurile să fie legate de anumite Activități sau faze din programul proiectului. Acest lucru facilitează evaluarea elementelor proiectului care sunt cele mai expuse la riscuri.
Proprietarii riscurilor
În FlexiProject, fiecărui risc i se poate atribui un proprietar responsabil de monitorizarea acestuia și de luarea măsurilor corespunzătoare.
Rapoarte Riscuri
Ca sistem PPM, FlexiProject permite generarea de Rapoarte de risc care arată:
- tendințele de risc,
- categorii de risc,
- nivelurile de risc în cadrul proiectelor,
- proprietari responsabili.
👉 Doriți să aflați mai multe despre gestionarea riscurilor în FlexiProject și să vedeți cum funcționează registrul riscurilor, matricea riscurilor și planurile de acțiune? Consultați pagina Funcție de risc.
Gestionați eficient riscurile proiectului cu ajutorul registrului de riscuri și al planurilor de acțiune - începeți FlexiProject gratuit astăzi.
Monitorizarea riscurilor la nivelul portofoliului de proiecte
Unul dintre cele mai mari avantaje ale sistemelor PPM este capacitatea de a monitoriza Riscurile nu numai în cadrul unui singur proiect, ci și în cadrul întregului portofoliu de proiecte.
FlexiProject permite agregarea informațiilor privind riscurile din mai multe proiecte și analiza la nivelul portofoliului de proiecte.
Ca urmare, organizațiile pot:
- identificarea celor mai frecvente Riscuri în cadrul proiectelor din întreaga companie,
- analiza tendințelor de risc în cadrul mai multor proiecte simultan,
- monitorizarea nivelurilor de risc în Portofolii de proiecte.
În FlexiProject, acest lucru poate fi realizat prin:
- Tablouri de bord ale portofoliului de proiecte,
- Rapoarte de risc care acoperă mai multe proiecte,
- analiza riscurilor la nivelul Portofolii de proiecte.
Această abordare permite managementului să controleze riscurile nu numai în cadrul unui singur proiect, ci și la nivelul strategic al întregii organizații.
Gestionarea sistematică a riscurilor proiectelor: cheia respectării termenelor și a bugetelor
Riscurile cele mai frecvente în cadrul proiectelor sunt una dintre principalele cauze ale întârzierilor și ale depășirii bugetului. Datele din raportul KPMG arată că 37% dintre proiecte își depășesc bugetul sau calendarul din cauza unui management ineficient al riscurilor. Acesta este motivul pentru care organizațiile implementează din ce în ce mai mult o abordare sistemică a gestionării riscurilor.
Soluții precum FlexiProject, un software PPM, permit organizațiilor să mențină un registru al riscurilor, să monitorizeze amenințările și să analizeze riscurile nu numai în cadrul unui singur proiect, ci în cadrul întregului portofoliu de proiecte. Ca urmare, organizațiile pot gestiona riscurile mai eficient și pot lua decizii mai bune privind proiectele pe baza datelor.
