Los Riesgos más comunes en los proyectos: ¿Por qué el 37% de los proyectos superan el Presupuesto o el Cronograma?
Muchos proyectos comienzan con un alcance, un Cronograma y un Presupuesto claramente definidos. Sin embargo, una parte significativa de ellos acaban retrasados o por encima del presupuesto. En la práctica, estos problemas rara vez están causados por un único acontecimiento imprevisto. Lo más frecuente es que se trate de riesgos que no se identificaron, controlaron o gestionaron adecuadamente durante la ejecución del proyecto. En este artículo, basado en datos del informe de KPMG, describimos los problemas que surgen con más frecuencia durante la ejecución de un proyecto y cómo pueden abordarlos las organizaciones.
Puntos clave:
- cuáles son los Riesgos más comunes de los proyectos según la investigación y la experiencia organizativa,
- por qué los Riesgos en los proyectos suelen tener un carácter sistémico,
- cómo debe ser un proceso eficaz de gestión de riesgos,
- Cómo ayuda el sistema PPM FlexiProject a controlar los riesgos en los proyectos y carteras de proyectos.
¿Qué dice el informe KPMG sobre los riesgos en los proyectos?
El informe KPMG Global Construction Survey 2023 destaca la importancia crítica de una gestión eficaz de los riesgos para el éxito de los proyectos. El estudio se realizó entre propietarios de proyectos, inversores y organizaciones que ejecutan grandes proyectos de infraestructuras y construcción en todo el mundo.
Una de las principales conclusiones del informe es que, a pesar de la creciente madurez organizativa y el uso cada vez mayor de herramientas digitales, muchos proyectos siguen luchando con problemas recurrentes relacionados con los plazos y los costes.
Los datos presentados en el informe muestran que:
- Sólo alrededor del 50% de los proyectos se completan en el plazo previsto,
- El 87% de las organizaciones informan de una creciente supervisión y presión en relación con la entrega de proyectos,
- El 37% de los encuestados admite que los proyectos superaron el Presupuesto o el Cronograma debido a una gestión insuficiente de los riesgos.
Esto significa que los Riesgos en los proyectos no son un fenómeno aislado, sino uno de los principales factores que afectan al éxito de la realización del proyecto.
El informe de KPMG también subraya que los proyectos son cada vez más complejos. Entre los factores que contribuyen a ello figuran:
- un número creciente de partes interesadas en el proyecto,
- cadenas de suministro complejas,
- presión para acortar los plazos de entrega de los proyectos,
- un mayor número de cambios durante la ejecución del proyecto.
En tales condiciones, incluso un riesgo menor puede tener un impacto significativo en el Cronograma o el Presupuesto del proyecto. Por eso, las organizaciones buscan cada vez más formas de aplicar una gestión sistemática de los riesgos, que permita identificar pronto las amenazas y controlar su evolución a lo largo de la ejecución del proyecto.
Un análisis de las conclusiones del informe muestra también que las organizaciones que consiguen los mejores resultados en la ejecución de proyectos aplican con mucha más frecuencia un enfoque estructurado de la gestión de riesgos. Esto incluye el mantenimiento de un registro de riesgos, la presentación periódica de informes sobre los niveles de riesgo y el uso de herramientas que apoyen el análisis de riesgos en todos los proyectos y carteras de proyectos.
Fuentes:
https://assets.kpmg.com/content/dam/kpmg/ie/pdf/2023/08/ie-global-construction-survey-2.pdf
https://kpmg.com/xx/en/media/press-releases/2023/06/global-construction-industry-cautiously-optimistic.html
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Riesgos más comunes en los proyectos
En la práctica, muchos proyectos se encuentran con problemas similares. El análisis de la experiencia organizativa y los estudios de mercado nos permiten identificar los Riesgos más comunes de los proyectos, que con más frecuencia provocan retrasos o rebasamientos presupuestarios.
Los Riesgos más frecuentes son:
Subestimación del Cronograma del proyecto
Los calendarios demasiado optimistas son una de las causas más comunes de los retrasos en los proyectos. Cuando no se incluyen amortiguadores de tiempo, hasta los problemas más pequeños pueden provocar cambios en el cronograma.
Subestimación del presupuesto del proyecto
Una planificación imprecisa de los costes o la falta de control de los gastos pueden provocar desviaciones del presupuesto.
Cambios en el alcance del proyecto
Los cambios en los requisitos del proyecto son una parte natural de muchos proyectos. Sin embargo, la falta de control sobre los cambios de alcance puede tener graves consecuencias tanto para el Cronograma como para el Presupuesto.
Falta de responsabilidad clara sobre los Riesgos
En muchos proyectos se identifican los Riesgos, pero no se asigna un responsable de los mismos para supervisarlos y responder cuando sea necesario.
Falta de supervisión continua de los Riesgos
Uno de los problemas más comunes es la ausencia de un seguimiento regular de los riesgos durante la ejecución del proyecto.
¿Por qué los Riesgos más comunes en los proyectos son un problema sistémico?
En muchas organizaciones, los Riesgos sólo se analizan al principio de un proyecto o durante revisiones ocasionales.
En la práctica, esto significa que la información sobre los Riesgos se queda en documentos o presentaciones y no se utiliza en la gestión cotidiana del proyecto.
Los elementos que faltan con más frecuencia son
- un registro central de riesgos en el proyecto,
- propietarios de riesgos asignados,
- planes de respuesta a los Riesgos,
- Seguimiento periódico de los Riesgos del proyecto,
- Informes que muestran el nivel de riesgo del proyecto.
Precisamente por eso, las organizaciones implantan cada vez más soluciones de clase PPM que permiten una gestión sistemática de los riesgos y los controlan no sólo dentro de un único proyecto, sino en toda la cartera de proyectos. Una de estas soluciones es FlexiProject, un sistema PPM que soporta la gestión de proyectos y la gestión de la cartera de proyectos.
¿Cómo gestionar los riesgos más comunes en los proyectos en FlexiProject?
Una gestión eficaz de los riesgos no sólo requiere procesos, sino también las herramientas adecuadas. FlexiProject es un software PPM que permite supervisar los riesgos en los proyectos y analizar los riesgos en toda la cartera de proyectos.
Registro de riesgos en el proyecto
En FlexiProject, puedes mantener un registro central de riesgos que permita al equipo del proyecto identificar y analizar las amenazas del proyecto.
Vinculación de los Riesgos con el Cronograma del Proyecto
El sistema permite vincular los Riesgos a Tareas o Fases concretas del Cronograma del proyecto. Esto facilita la evaluación de los elementos del proyecto más expuestos a riesgos.
Propietarios de los Riesgos
En FlexiProject, cada riesgo puede tener un propietario asignado, responsable de supervisarlo y de tomar las medidas adecuadas.
Informes de Riesgos
Como sistema PPM, FlexiProject permite generar Informes de Riesgos que muestran:
- tendencias de los Riesgos,
- Categorías de Riesgos,
- niveles de riesgo en los proyectos,
- propietarios responsables.
👉 ¿Quieres saber más sobre la gestión de riesgos en FlexiProject y ver cómo funcionan el registro de riesgos, la matriz de riesgos y los planes de acción? Consulta la página de funcionalidad de riesgos.
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Seguimiento de los Riesgos a nivel de cartera de proyectos
Una de las mayores ventajas de los sistemas PPM es la capacidad de controlar los riesgos no sólo dentro de un único proyecto, sino en toda la cartera de proyectos.
FlexiProject permite agregar información sobre riesgos de varios proyectos y analizarla a nivel de cartera de proyectos.
Como resultado, las organizaciones pueden
- identificar los Riesgos más comunes en los proyectos de toda la empresa,
- Analizar las tendencias de los Riesgos en varios proyectos simultáneamente,
- Supervisar los niveles de riesgo en las Carteras de proyectos.
En FlexiProject, esto puede lograrse mediante:
- Cuadros de mando de la cartera de proyectos,
- Informes de riesgos que abarcan varios proyectos,
- Análisis de riesgos a nivel de cartera de proyectos.
Este enfoque permite a la dirección controlar el riesgo no sólo dentro de un único proyecto, sino también a nivel estratégico de toda la organización.
Gestión sistemática de los riesgos del proyecto: la clave para cumplir plazos y presupuestos
Los Riesgos más comunes en los proyectos son una de las principales causas de retrasos y superaciones del presupuesto. Los datos del informe de KPMG muestran que el 37% de los proyectos superan su Presupuesto o Cronograma debido a una gestión ineficaz de los riesgos. Por eso las organizaciones aplican cada vez más un enfoque sistémico a la gestión de riesgos.
Soluciones como FlexiProject, un software PPM, permiten a las organizaciones mantener un registro de riesgos, controlar las amenazas y analizar los riesgos no sólo dentro de un único proyecto, sino en toda la cartera de proyectos. Como resultado, las organizaciones pueden gestionar los riesgos con mayor eficacia y tomar mejores decisiones sobre los proyectos basándose en los datos.
