Risk Breakdown Structure (RBS) – Como estruturar o risco e tomar melhores decisões

O que é o RBS e porque o deves utilizar?

Uma Risk Breakdown Structure é essencialmente um modelo hierárquico utilizado para organizar os riscos de um projeto de acordo com o seu nível de detalhe, desde categorias gerais a ameaças específicas.

O RBS funciona como uma bússola para os gestores de projectos, permitindo-lhes avaliar a escala das ameaças de forma mais eficaz e planear medidas de segurança adequadas. Esta ferramenta é útil não só para identificar todos os riscos significativos, mas também para os classificar e priorizar. Desta forma, os recursos do projeto podem ser atribuídos de forma mais consciente e sensata, evitando desperdícios desnecessários.

Simplificando, a Risk Breakdown Structure é uma forma eficaz de evitar o pânico em caso de crise e, em vez disso, abordar o problema com a cabeça fria e um plano em vigor.

Visualiza o risco como uma árvore de decisão

Ao considerar o RBS, vale a pena imaginar uma árvore hierárquica de categorias de risco. No nível mais elevado encontram-se os principais grupos de risco. As categorias típicas incluem:

• riscos técnicos
• riscos de calendário
• riscos financeiros
• riscos jurídicos
• riscos externos

Cada uma destas categorias pode ainda ser dividida em subgrupos mais detalhados, criando uma estrutura completa e ramificada. Esta abordagem aos riscos potenciais de um projeto não só facilita uma melhor compreensão dos mesmos, como também permite uma identificação mais rápida das suas inter-relações e do seu possível impacto no sucesso de todo o empreendimento.

As principais etapas da gestão dos riscos do projeto

A gestão do risco com o RBS envolve normalmente três etapas fundamentais. Antes de mais, vale a pena planear a forma de responder a potenciais ameaças. A próxima etapa é a identificação dos riscos, seguida da construção de uma Risk Breakdown Structure.

1. Planeamento – como é que vamos gerir os riscos quando eles surgirem?

O primeiro passo no caminho para uma gestão de riscos bem sucedida é determinar qual das estratégias de resposta aos riscos será a mais adequada. Como gerir e monitorizar os riscos com facilidade? Vale a pena concentrar-se na definição de ferramentas, técnicas e funções da equipa. É o momento ideal para definir um plano claro que será útil numa situação crítica.

2. Identificar os riscos

O processo de identificação dos riscos do projeto é essencial para compreender as potenciais ameaças. Para as identificar de forma fiável, podes utilizar métodos comprovados, como o brainstorming. A análise de riscos em colaboração com a tua equipa ajuda a descobrir ameaças que podem passar despercebidas quando as tentas compreender sozinho.

Também vale a pena analisar a documentação do projeto, em particular os planos, âmbitos e calendários do projeto. A análise SWOT é também uma ferramenta valiosa, permitindo-te identificar não só os pontos fortes e fracos do projeto, mas também as oportunidades de sucesso e, finalmente, as potenciais ameaças.

3. Construir a tua Risk Breakdown Structure

Quando tiveres a tua lista de riscos, é altura de a organizares, começando pelas categorias gerais e terminando nos detalhes. A Risk Breakdown Structure fornece uma abordagem estruturada para a transição de uma lista de riscos simples para uma estrutura hierárquica.

Além disso, nesta fase, também vale a pena avaliar cada ameaça potencial em termos da sua probabilidade de ocorrência e do seu potencial impacto no projeto. Uma fórmula simples pode ajudar-te:

Risco = probabilidade × impacto

Isto ajuda-te a priorizar os riscos e a concentrar-te naqueles que são mais importantes. Uma matriz de riscos preparada desta forma permite-te avaliar rapidamente quais as ameaças no projeto que requerem atenção imediata e quais as que podem ser adiadas.

Como o RBS apoia uma melhor análise e priorização de riscos

De um ponto de vista prático, a Risk Breakdown Structure faz mais do que apenas ajudar a identificar os riscos. Facilita o teu trabalho de muitas outras formas!

Facilita a resposta ao risco com a estrutura

Antes de mais, o RBS permite-te categorizar as ameaças e dar prioridade aos riscos. Isto melhora a comunicação com a tua equipa e com as partes interessadas, tornando a atribuição de recursos muito mais fácil. Além disso, a Risk Breakdown Structure pode ser usada para monitorizar os riscos ao longo do tempo e tirar conclusões para o futuro.

Mas isso não é tudo o que o RBS na gestão de projectos tem para oferecer! Esta ferramenta também te permite identificar padrões recorrentes em todos os projectos e avaliar a exposição global ao risco de um projeto. Com o RBS, a tua equipa de projeto não só obtém uma imagem clara dos riscos, como também dados concretos para tomar decisões inteligentes. Planear estratégias de resposta aos riscos nunca foi tão fácil!

Escolhe a estratégia de resposta correta

Uma vez estabelecida a estrutura do risco, é altura de planear as acções necessárias. Dependendo da natureza específica do risco, há várias opções para escolher. Estas são:

• Evitar o risco eliminando as actividades que o geram
• Transferir o risco, por exemplo, através da externalização ou de seguros
• Mitigar os efeitos do risco, limitando o seu impacto
• Aceita o risco se este for inevitável ou insignificante

Usa o RBS dentro do FlexiProject

Ferramentas para análise de risco em projectos, como FlexiProject, oferecem caraterísticas práticas que permitem implementar a Risk Breakdown Structure na gestão diária de projectos. Como podes beneficiar com isto? Segue um guia simples.

Cria listas de risco estruturadas com etiquetas e categorias

No FlexiProject, podes construir um diagrama de árvore de risco do projetocriando categorias e subcategorias principais. Em seguida, adiciona eventos de risco específicos às tags apropriadas.

Isto dar-te-á uma hierarquia de riscos clara, complementada com tipos de dependências de tarefas no projeto. Tudo isto foi concebido para garantir que a monitorização e a análise dos riscos te façam dormir descansado à noite.

Acompanha o estado e a propriedade do risco

O FlexiProject também permite atribuir cada risco a uma pessoa específica (proprietário), determinar a probabilidade de ocorrência do risco e o seu potencial impacto no projeto.

As revisões do projeto são uma forma eficaz de identificar os responsáveis pela monitorização de um determinado risco, pela implementação de um plano de ação e pela comunicação dos riscos do projeto antes de estes ameaçarem todo o projeto.

RBS em ação – caso de utilização e aplicação na vida real

Para compreender melhor como categorizar os riscos do projeto na prática, vejamos um exemplo da vida real. Imagina um projeto de desenvolvimento de uma nova aplicação móvel para um cliente de comércio eletrónico. A equipa começou com uma sessão de identificação de riscos, durante a qual foram identificados três riscos principais:

• Risco técnico: incompatibilidade da aplicação com alguns dispositivos mais antigos, erros de integração imprevistos
• Risco de calendário: potenciais atrasos resultantes de um processo de teste de aplicações em várias fases
• Risco financeiro: possibilidade de exceder o orçamento devido à necessidade de trabalho de programação adicional

Os riscos identificados foram depois organizados numa ferramenta de gestão de projectos utilizando técnicas de estruturação de riscos.

A visualização dos riscos nas ferramentas do projeto permitiu à equipa compreender claramente quais as áreas do projeto que apresentavam os riscos mais significativos. Cada risco foi então avaliado em termos da sua probabilidade e potencial impacto no projeto. Os riscos técnicos relacionados com a compatibilidade foram identificados como os mais prováveis e com maior impacto, tendo-lhes sido atribuída a prioridade máxima.

Cada risco foi também atribuído a um proprietário específico. O CTO era responsável pelos riscos técnicos, o gestor de projeto era responsável pelo calendário e o CFO era responsável pelas questões financeiras. Em seguida, foram preparados planos de resposta detalhados para o risco de maior prioridade e foi estabelecido um orçamento de contingência. O resultado? O projeto foi concluído com êxito!

RBS vs. registo de riscos – qual é a diferença?

Muitas pessoas perguntam-se qual é a diferença entre o RBS e um registo de riscos. A resposta a esta pergunta é bastante simples.

O registo de riscos lista os riscos – o RBS organiza-os

O RBS é uma estrutura hierárquica para organizar e classificar potenciais ameaças, enquanto um registo de riscos é um documento detalhado que contém descrições de riscos, análises, planos de ação e um histórico da forma como foram tratados. Para obter os melhores resultados, é aconselhável utilizar ambas as ferramentas. O RBS é excelente para manter o caos sob controlo, enquanto um painel de controlo para o acompanhamento dos riscos permite-te traduzi-los em acções operacionais específicas.

O RBS é apenas para projectos grandes ou complexos?

Ao contrário do que parece, a RBS não está reservada exclusivamente aos grandes actores. A Risk Breakdown Structure pode ser igualmente eficaz em projectos de pequena escala. A chave para o sucesso reside no dimensionamento adequado – quanto mais pequeno for o projeto, mais simples será a estrutura suficiente. Afinal de contas, o objetivo não é expandir à força o sistema de monitorização dos riscos do projeto, mas sim criar uma estrutura adaptada a um projeto específico. Por vezes, apenas algumas categorias bem definidas são suficientes para proporcionar clareza e controlo.