Co je to portfolio projektů a jak ho řídit?

Co je to portfolio projektů?

Portfolio projektů není jen nástrojem, ale strategickým přínosem pro vaši organizaci. Je to základní nástroj pro podporu strategického řízení projektů v organizaci a je užitečný především pro představenstvo společnosti a kancelář projektového řízení. Profesionální řízení projektových portfolií vyžaduje vytvoření jejich parametrů, kterých by portfolia měla dosáhnout. Jakmile jsou definovány parametry nebo strategické cíle portfolia, jsou vybrány nejlepší projekty pro konkrétní portfolio. Portfolio projektů se ve firmách udržuje místo toho po dlouhou dobu. Během této doby jsou některé projekty v portfoliu dokončeny, některé odstraněny a do portfolia jsou systematicky přidávány nové projekty. Proto mají portfolia projektů dynamickou povahu a musí být aktivně řízena. Portfolio projektů je vynikajícím nástrojem pro podporu strategie společnosti. Pokud je například strategickým cílem společnosti inovace, měla by si vytvořit portfolio inovačních projektů a aktivně ho řídit.

Proč řídit portfolio projektů?

Na řízení portfolia projektů dohlíží především představenstvo společnosti a kancelář pro řízení projektů (PMO). Představenstvo nebo specializovaný výbor pro správu portfolia stanoví strategické cíle portfolia a určuje jeho složení. Aktivní řízení portfolia projektů je pro dosažení těchto strategických cílů klíčové.

1. Portfolio projektů je vynikajícím nástrojem pro podporu strategických cílů společnosti. Pokud je například strategickým cílem společnosti výrazně zlepšit své logistické procesy, může vytvořit takové portfolio projektů. Na jediném zasedání řídícího výboru tohoto portfolia pak lze projednat celou řadu otázek souvisejících s optimalizací logistických procesů. Některé projekty v portfoliu jsou úzce propojeny a tvoří program projektů.
2. Schopnost mít celkový přehled o probíhajících projektech a rychle rozpoznat klíčové milníky, které vyžadují reakci vedení.
3. Rychle identifikovat společné rizikové oblasti v probíhajících projektech. Jednotliví projektoví manažeři se mohou snažit řešit stejná rizika individuálně. Pokud se stejné riziko vyskytuje u více projektů, bude jeho řešení nejúčinnější.
4. Správa rozpočtu přiděleného na portfolio projektů v celosvětovém měřítku. Totéž platí pro strategické řízení projektových zdrojů určených na realizaci projektů v portfoliu.

Jak řídit portfolio projektů?

Portfolio projektů musí být aktivně řízeno. V praxi to znamená provádění následujících činností:

Definování parametrů/cílů, kterých má portfolio dosáhnout.

Nejsou to jen cíle, ale potenciální úspěchy, které čekají na realizaci. Typickými parametry, které je třeba doplnit do portfolia, jsou rozpočet, který mohou projekty absorbovat, dodatečné tržby generované realizovanými projekty, čistá současná hodnota, které má být dosaženo, a úroveň úspor z realizace optimalizačních projektů.

Výběr projektů do portfolia

Organizace mají v drtivé většině případů více nápadů na projekty než možností jejich praktické realizace. Proto je zásadní vybrat projekty, které jsou pro portfolio nejpřínosnější. To lze objektivně provést pomocí skórovacích modelů.

Systematické hodnocení plnění cílů portfolia

V pravidelných intervalech (např. čtvrtletně) by se měl analyzovat pokrok v plnění cílů portfolia. Na těchto schůzkách se rozhoduje o vyřazení neperspektivních projektů z portfolia a o přidání nových. Je také vhodné analyzovat rizika z pohledu celého portfolia.

Řízení programů v portfoliu

Projekty v programu jsou určeny k dosažení společného cíle a jsou vzájemně propojeny. Program je často součástí portfolia projektů.

Nástroje pro správu portfolia projektů

Řízení portfolia projektů podporuje alespoň několik dobrých IT nástrojů. Jedním z nich je FlexiProject. FlexiProject je komplexní IT program, který podporuje řízení projektů a projektových portfolií. V aplikaci FlexiProject můžete definovat libovolný počet projektových portfolií a odpovídajícím způsobem je parametrizovat. Projekty v každém portfoliu jsou umístěny na grafické mapě, která zobrazuje odchylky jednotlivých projektů od plánu, stav milníků a vazby mezi jednotlivými projekty. Významnou výhodou, zejména pro vedení společnosti, je, že atraktivita jednotlivých projektů v portfoliu je zobrazena v přehledné matici. Management okamžitě vidí projekty, které přinášejí portfoliu největší užitek, a ty, jejichž vyřazení z portfolia stojí za úvahu. Finanční analýze projektů v portfoliu je věnován samostatný oddíl. U každého projektu jsou uvedeny syntetické informace o plánu a již vynaložené a předpokládané náklady. Vedení společnosti má kdykoli k dispozici informace o stavu finančních plánů. FlexiProject také nabízí možnost samostatně vytvářet různé přehledy o portfoliových projektech. Funkcí, kterou uživatelé programu velmi oceňují, jsou automatické recenze projektů. Jedná se o funkci, která automatizuje vykazování stavu projektu pro PMO a vedení společnosti. Výrazně zkracuje dobu přípravy cyklických zpráv pro vedení společnosti.

Plán portfolia projektů v aplikaci FlexiProject

Význam projektových portfolií při strategické implementaci

Projektová portfolia jsou vynikajícím nástrojem pro podporu realizace firemní strategie. Zaměření na jednotlivé projekty i celá portfolia projektů umožňuje efektivně využívat cenné firemní zdroje. Pro zvýšení efektivity správy portfolia se vyplatí používat profesionální IT program.