Cos'è un portafoglio progetti e come si gestisce?

I portafogli di progetto sono uno strumento abbastanza comune per gestire gruppi di progetti. Possono essere molto diversi. In un’azienda si possono creare portafogli separati per i progetti strategici, informatici, di innovazione e di ricerca e sviluppo, oltre a molti altri. La gestione di un portafoglio di progetti implica la pianificazione degli obiettivi che il portafoglio deve raggiungere e il monitoraggio sistematico dei progressi nel raggiungimento dei parametri stabiliti.

Cosa imparerai da questo articolo?

Cos’è un portafoglio progetti e come gestirlo in modo efficace.
I principi chiave della creazione e del mantenimento dei portafogli di progetti.
I vantaggi dell’implementazione di portafogli di progetti in un’organizzazione.
Metodi per la selezione dei progetti, il monitoraggio dei progressi e la gestione dei rischi.
Strumenti che supportano la gestione del portafoglio progetti, comprese le funzionalità del software FlexiProject.

Che cos'è un portafoglio progetti?

Un portafoglio progetti non è solo uno strumento, ma è una risorsa strategica per la tua organizzazione. È uno strumento essenziale per supportare la gestione strategica dei progetti in un’organizzazione ed è utile soprattutto per il Consiglio di Amministrazione dell’azienda e per l’Ufficio di Project Management. La gestione professionale dei portafogli di progetti richiede lo sviluppo di parametri che i portafogli devono raggiungere. Una volta definiti i parametri o gli obiettivi strategici del portafoglio, vengono selezionati i progetti migliori per un portafoglio specifico. I portafogli di progetti vengono invece mantenuti nelle aziende per molto tempo. Durante questo periodo, alcuni progetti del portfolio vengono completati, altri vengono rimossi e nuovi progetti vengono sistematicamente aggiunti ai portfolio. Pertanto, i portafogli di progetti hanno una natura dinamica e devono essere gestiti attivamente. I portafogli di progetti sono uno strumento eccellente per supportare la strategia aziendale. Se l’obiettivo strategico di un’azienda è l’innovazione, ad esempio, dovrebbe creare un portafoglio di progetti di innovazione e gestirlo attivamente.

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Perché gestire un portafoglio progetti?

La gestione del portafoglio progetti è supervisionata principalmente dal consiglio di amministrazione dell’azienda e dal Project Management Office (PMO). Il consiglio, o un apposito comitato di gestione del portafoglio, stabilisce gli obiettivi strategici del portafoglio e ne determina la composizione. La gestione attiva dei portafogli di progetti è fondamentale per raggiungere questi obiettivi strategici.

I portafogli di progetti sono uno strumento eccellente per sostenere gli obiettivi strategici di un’azienda. Ad esempio, se l’obiettivo strategico di un’azienda è quello di migliorare in modo significativo i processi logistici, può creare un portafoglio di progetti di questo tipo. Quindi, in un’unica riunione del comitato di gestione di questo portafoglio, è possibile discutere la totalità delle questioni relative all’ottimizzazione dei processi logistici. Alcuni progetti del portafoglio sono strettamente correlati e costituiscono un programma di progetti.
La capacità di avere una visione globale della roadmap dei progetti in corso e di individuare rapidamente le tappe fondamentali che richiedono una risposta da parte della direzione.
Per identificare rapidamente le aree di rischio comuni nei progetti in corso. I singoli project manager possono cercare di risolvere gli stessi rischi individualmente. Quando lo stesso rischio ricorre in molti progetti, affrontarlo sarà la soluzione più efficace.
Gestire il budget assegnato al portafoglio progetti a livello globale. Lo stesso vale per la gestione strategica delle risorse dedicate all’implementazione dei progetti in portafoglio.

Come gestire un portafoglio progetti?

I portafogli di progetti devono essere gestiti attivamente. In pratica, questo significa svolgere le seguenti attività:

Definizione dei parametri/obiettivi che il portafoglio deve raggiungere

Non si tratta di semplici obiettivi, ma di potenziali successi in attesa di essere realizzati. I parametri tipici che devono essere completati dal portafoglio sono il budget che i progetti possono assorbire, le vendite aggiuntive generate dai progetti implementati, il VAN da raggiungere e il livello di risparmio derivante dall’implementazione dei progetti di ottimizzazione.

Selezione dei progetti per il portfolio

Le organizzazioni hanno più idee di progetto che possibilità di attuazione pratica. Per questo motivo, è fondamentale selezionare i progetti che apportano maggiori benefici al portafoglio. Questo può essere fatto in modo oggettivo utilizzando dei modelli di punteggio.

Valutazione sistematica del raggiungimento degli obiettivi da parte del portfolio.

A intervalli regolari (ad esempio, trimestralmente), è necessario analizzare i progressi degli obiettivi raggiunti dal portafoglio. Nel corso di queste riunioni si decide di eliminare dal portafoglio i progetti non potenziali e di aggiungerne di nuovi. Vale anche la pena di analizzare i rischi dal punto di vista dell’intero portafoglio.

Gestione dei programmi nel portafoglio

I progetti di un programma sono destinati a raggiungere un obiettivo comune e sono interconnessi. Un programma fa spesso parte di un portafoglio di progetti.

Strumenti per la gestione dei portafogli di progetti

Almeno alcuni buoni strumenti informatici supportano la gestione del portafoglio progetti. Uno di questi è FlexiProject. FlexiProject è un programma informatico completo che supporta la gestione di progetti e portafogli di progetti. In FlexiProject puoi definire un numero qualsiasi di portafogli di progetti e parametrizzarli di conseguenza. I progetti di ogni portafoglio sono inseriti in una roadmap grafica che mostra lo scostamento di ogni progetto dal piano, lo stato delle milestone e i collegamenti tra i diversi progetti. Un vantaggio significativo, soprattutto per il management dell’azienda, è che l’attrattiva dei singoli progetti in portafoglio viene mostrata su una matrice trasparente. Il management vede immediatamente i progetti che apportano maggiori benefici al portafoglio e quelli la cui eliminazione dal portafoglio è da prendere in considerazione. Una sezione a parte è dedicata all’analisi finanziaria dei progetti in portafoglio. Per ogni progetto vengono presentate informazioni sintetiche sul piano e sui costi già sostenuti e previsti. In qualsiasi momento, il management dell’azienda dispone di informazioni sullo stato dei piani finanziari. FlexiProject offre anche la possibilità di creare in modo indipendente diversi report sui progetti in portafoglio. Una funzionalità molto apprezzata dagli utenti del programma è la revisione automatica dei progetti. Si tratta di una funzionalità che automatizza la segnalazione degli stati di avanzamento dei progetti al PMO e alla direzione aziendale. Riduce drasticamente i tempi di preparazione dei report ciclici per il management dell’azienda.

Roadmap del portafoglio progetti in FlexiProject

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L'importanza dei portafogli di progetti nell'implementazione strategica

I portafogli di progetti sono strumenti eccellenti per supportare l’implementazione della strategia aziendale. Concentrarsi sia su singoli progetti che su interi portafogli di progetti ti permette di utilizzare in modo efficace le preziose risorse aziendali. Vale la pena utilizzare un programma informatico professionale per aumentare l’efficienza nella gestione del portafoglio.