Mi az a projektportfólió, és hogyan kell kezelni?
A projektportfóliók a projektcsoportok kezelésének meglehetősen elterjedt eszközei. Ezek nagyon különbözőek lehetnek. Egy vállalaton belül külön portfóliók hozhatók létre többek között stratégiai, IT, innovációs és K+F projektek számára. A projektportfólió kezelése magában foglalja a portfólió által elérendő célok megtervezését, majd a meghatározott paraméterek elérésének szisztematikus nyomon követését.
Legfontosabb tudnivalók:
- Mi a projektportfólió, és hogyan lehet hatékonyan kezelni.
- A projektportfóliók létrehozásának és fenntartásának legfontosabb alapelvei.
- A projektportfóliók bevezetésének előnyei egy szervezetben.
- A projektkiválasztás, az előrehaladás nyomon követése és a kockázatkezelés módszerei.
- A projektportfólió-menedzsmentet támogató eszközök, beleértve a FlexiProject szoftver funkcióit.
Mi az a projektportfólió?
A projektportfólió nem csupán egy eszköz, hanem a szervezet stratégiai eszköze. Ez egy szervezeten belüli stratégiai projektmenedzsment támogatásának alapvető eszköze, és elsősorban a vállalat igazgatótanácsa és a projektmenedzsment iroda számára hasznos. A projektportfóliók professzionális kezelése megköveteli, hogy a portfóliók számára olyan paramétereket dolgozzanak ki, amelyeket a portfólióknak el kell érniük. Miután a portfólió paramétereit vagy stratégiai céljait meghatározták, kiválasztják a legjobb projekteket egy adott portfólióba. A projektportfóliókat ehelyett hosszú ideig tartják fenn a vállalatoknál. Ez idő alatt a portfólió egyes projektjei befejeződnek, néhányat eltávolítanak, és a portfóliók rendszeresen új projektekkel bővülnek. Ezért a projektportfóliók dinamikusak, és aktívan kell őket kezelni. A projektportfóliók kiváló eszközt jelentenek a vállalati stratégia támogatására. Ha egy vállalat stratégiai célja például az innováció, akkor innovációs projektportfóliót kell létrehoznia és aktívan kezelnie.
What is the role of the Project Management Office in the organization? Learn about the tasks of the PMO.
Miért érdemes projektportfóliót kezelni?
A projektportfólió-menedzsmentet elsősorban a vállalat igazgatótanácsa és a projektmenedzsment iroda (PMO) felügyeli. Az igazgatótanács vagy egy erre a célra létrehozott portfóliókezelő bizottság határozza meg a portfólió stratégiai céljait és a portfólió összetételét. A projektportfóliók aktív kezelése kulcsfontosságú e stratégiai célok eléréséhez.
- A projektportfóliók kiváló eszközt jelentenek a vállalat stratégiai céljainak támogatására. Ha például egy vállalat stratégiai célja, hogy jelentősen javítsa logisztikai folyamatait, akkor létrehozhat egy ilyen projektportfóliót. Ezután a portfólió irányítóbizottságának egyetlen ülésén a logisztikai folyamatok optimalizálásával kapcsolatos kérdések összességét meg lehet vitatni. A portfólió egyes projektjei szorosan kapcsolódnak egymáshoz, és projektprogramot alkotnak.
- Képesség a folyamatban lévő projektek ütemtervének átfogó áttekintésére és a vezetői választ igénylő kulcsfontosságú mérföldkövek gyors felismerésére.
- A folyamatban lévő projektek közös kockázati területeinek gyors azonosítása. Az egyes projektmenedzserek egyenként próbálhatják megoldani ugyanazokat a kockázatokat. Ha ugyanaz a kockázat több projektben is előfordul, akkor a leghatékonyabb megoldás az, ha foglalkozunk vele.
- A projektportfólióhoz rendelt költségvetés kezelése globálisan. Ugyanez vonatkozik a portfólió projektjeinek végrehajtására szánt projektforrások stratégiai irányítására is.
Próbálja ki a FlexiProjectet 30 napig ingyen, és tapasztalja meg, milyen egyszerűen tervezheti és irányíthatja projektjeit.
Hogyan kezeljük a projektportfóliót?
A projektportfóliókat aktívan kell kezelni. A gyakorlatban ez a következő tevékenységek elvégzését jelenti:
A portfólió által elérendő paraméterek/célok meghatározása
Ezek nem csak célok, hanem potenciális sikerek, amelyek megvalósításra várnak. A portfólió által kitöltendő tipikus paraméterek a következők: a projektek által elnyerhető költségvetés, a megvalósított projektek által generált többletértékesítés, az elérhető NPV, valamint az optimalizálási projektek megvalósításából származó megtakarítások mértéke.
A projektek kiválasztása a portfólióba
A szervezeteknek túlnyomórészt több projektötletük van, mint gyakorlati megvalósítási lehetőségük. Ezért döntő fontosságú a portfólió számára leghasznosabb projektek kiválasztása. Ez objektív módon, pontozási modellek alkalmazásával érhető el.
A portfólió céljainak elérésének szisztematikus értékelése
Rendszeres időközönként (pl. negyedévente) elemezni kell a portfólió által elért célok előrehaladását. Ezeken az üléseken döntéseket hoznak arról, hogy a nem leendő projekteket kiveszik a portfólióból, és újakat vesznek fel. Érdemes a kockázatokat a teljes portfólió szempontjából is elemezni.
Programmenedzsment a portfólióban
A programban szereplő projektek közös célt szolgálnak, és egymáshoz kapcsolódnak. Egy program gyakran egy projektportfólió része.
Eszközök a projektportfóliók kezeléséhez
Legalább néhány jó informatikai eszköz támogatja a projektportfólió-menedzsmentet. Ezek egyike a FlexiProject. A FlexiProject egy átfogó informatikai program, amely támogatja a projektek és projektportfóliók kezelését. A FlexiProject tetszőleges számú projektportfóliót definiálhat, és ennek megfelelően paraméterezheti őket. Az egyes portfóliókban szereplő projektek egy grafikus útitervre kerülnek, amely megmutatja az egyes projektek tervtől való eltérését, a mérföldkövek állapotát és a különböző projektek közötti kapcsolatokat. Különösen a vállalat vezetése számára jelentős előny, hogy a portfólió egyes projektjeinek vonzereje egy átlátható mátrixon látható. A vezetés azonnal látja, hogy melyek azok a projektek, amelyek a legnagyobb hasznot hozzák a portfólió számára, és melyek azok, amelyeknek a portfólióból való kikerülését érdemes megfontolni. Külön fejezet foglalkozik a portfólióban szereplő projektek pénzügyi elemzésével. Minden egyes projektre vonatkozóan szintetikus információk szerepelnek a tervről, valamint a már felmerült és a várhatóan felmerülő költségekről. A vállalat vezetése bármikor rendelkezik információkkal a pénzügyi tervek állásáról. A FlexiProject lehetőséget kínál a portfólióprojektekről szóló különböző jelentések önálló elkészítésére is. A program felhasználói által nagyra értékelt funkció az automatikus projektértékelés. Ez egy olyan funkció, amely automatizálja a projektek állapotának jelentését a PMO és a vállalatvezetés számára. Ez drámaian csökkenti a vállalat vezetése számára a ciklikus jelentések elkészítésének idejét.
Projektportfólió ütemterv a FlexiProject
Boost productivity with automated project reviews. Save time and resources while ensuring timely data updates.
A projektportfóliók jelentősége a stratégiai végrehajtásban
A projektportfóliók kiváló eszközök a vállalati stratégia végrehajtásának támogatására. Az egyes projektekre és teljes projektportfóliókra való összpontosítás lehetővé teszi az értékes vállalati erőforrások hatékony felhasználását. A portfóliókezelés hatékonyságának növelése érdekében érdemes professzionális informatikai programot használni.
