Mi az a projektportfólió, és hogyan kell kezelni?

A projektportfóliók a projektcsoportok kezelésének meglehetősen elterjedt eszközei. Ezek nagyon különbözőek lehetnek. Egy vállalaton belül külön portfóliók hozhatók létre többek között stratégiai, IT, innovációs és K+F projektek számára. A projektportfólió kezelése magában foglalja a portfólió által elérendő célok megtervezését, majd a meghatározott paraméterek elérésének szisztematikus nyomon követését.

Mi az a projektportfólió?

A projektportfólió nem csupán egy eszköz, hanem a szervezet stratégiai eszköze. Ez egy szervezeten belüli stratégiai projektmenedzsment támogatásának alapvető eszköze, és elsősorban a vállalat igazgatótanácsa és a projektmenedzsment iroda számára hasznos. A projektportfóliók professzionális kezelése megköveteli, hogy a portfóliók számára olyan paramétereket dolgozzanak ki, amelyeket a portfólióknak el kell érniük. Miután a portfólió paramétereit vagy stratégiai céljait meghatározták, kiválasztják a legjobb projekteket egy adott portfólióba. A projektportfóliókat ehelyett hosszú ideig tartják fenn a vállalatoknál. Ez idő alatt a portfólió egyes projektjei befejeződnek, néhányat eltávolítanak, és a portfóliók rendszeresen új projektekkel bővülnek. Ezért a projektportfóliók dinamikusak, és aktívan kell őket kezelni. A projektportfóliók kiváló eszközt jelentenek a vállalati stratégia támogatására. Ha egy vállalat stratégiai célja például az innováció, akkor innovációs projektportfóliót kell létrehoznia és aktívan kezelnie.

Lásd még

A projektmenedzsment iroda (PMO) szerepe és feladatai egy szervezetben

Tovább a cikkhez

Miért érdemes projektportfóliót kezelni?

A projektportfólió-menedzsmentet elsősorban a vállalat igazgatótanácsa és a projektmenedzsment iroda (PMO) felügyeli. Az igazgatótanács vagy egy erre a célra létrehozott portfóliókezelő bizottság határozza meg a portfólió stratégiai céljait és a portfólió összetételét. A projektportfóliók aktív kezelése kulcsfontosságú e stratégiai célok eléréséhez.

A projektportfóliók kiváló eszközt jelentenek a vállalat stratégiai céljainak támogatására. Ha például egy vállalat stratégiai célja, hogy jelentősen javítsa logisztikai folyamatait, akkor létrehozhat egy ilyen projektportfóliót. Ezután a portfólió irányítóbizottságának egyetlen ülésén a logisztikai folyamatok optimalizálásával kapcsolatos kérdések összességét meg lehet vitatni. A portfólió egyes projektjei szorosan kapcsolódnak egymáshoz, és projektprogramot alkotnak.
Képesség a folyamatban lévő projektek ütemtervének átfogó áttekintésére és a vezetői választ igénylő kulcsfontosságú mérföldkövek gyors felismerésére.
A folyamatban lévő projektek közös kockázati területeinek gyors azonosítása. Az egyes projektmenedzserek egyenként próbálhatják megoldani ugyanazokat a kockázatokat. Ha ugyanaz a kockázat több projektben is előfordul, akkor a leghatékonyabb megoldás az, ha foglalkozunk vele.
A projektportfólióhoz rendelt költségvetés kezelése globálisan. Ugyanez vonatkozik a portfólió projektjeinek végrehajtására szánt projektforrások stratégiai irányítására is.

Hogyan kezeljük a projektportfóliót?

A projektportfóliókat aktívan kell kezelni. A gyakorlatban ez a következő tevékenységek elvégzését jelenti:

A portfólió által elérendő paraméterek/célok meghatározása

Ezek nem csak célok, hanem potenciális sikerek, amelyek megvalósításra várnak. A portfólió által kitöltendő tipikus paraméterek a következők: a projektek által elnyerhető költségvetés, a megvalósított projektek által generált többletértékesítés, az elérhető NPV, valamint az optimalizálási projektek megvalósításából származó megtakarítások mértéke.

A projektek kiválasztása a portfólióba

A szervezeteknek túlnyomórészt több projektötletük van, mint gyakorlati megvalósítási lehetőségük. Ezért döntő fontosságú a portfólió számára leghasznosabb projektek kiválasztása. Ez objektív módon, pontozási modellek alkalmazásával érhető el.

A portfólió céljainak elérésének szisztematikus értékelése

Rendszeres időközönként (pl. negyedévente) elemezni kell a portfólió által elért célok előrehaladását. Ezeken az üléseken döntéseket hoznak arról, hogy a nem leendő projekteket kiveszik a portfólióból, és újakat vesznek fel. Érdemes a kockázatokat a teljes portfólió szempontjából is elemezni.

Programmenedzsment a portfólióban

A programban szereplő projektek közös célt szolgálnak, és egymáshoz kapcsolódnak. Egy program gyakran egy projektportfólió része.

Eszközök a projektportfóliók kezeléséhez

Legalább néhány jó informatikai eszköz támogatja a projektportfólió-menedzsmentet. Ezek egyike a FlexiProject. A FlexiProject egy átfogó informatikai program, amely támogatja a projektek és projektportfóliók kezelését. A FlexiProject tetszőleges számú projektportfóliót definiálhat, és ennek megfelelően paraméterezheti őket. Az egyes portfóliókban szereplő projektek egy grafikus útitervre kerülnek, amely megmutatja az egyes projektek tervtől való eltérését, a mérföldkövek állapotát és a különböző projektek közötti kapcsolatokat. Különösen a vállalat vezetése számára jelentős előny, hogy a portfólió egyes projektjeinek vonzereje egy átlátható mátrixon látható. A vezetés azonnal látja, hogy melyek azok a projektek, amelyek a legnagyobb hasznot hozzák a portfólió számára, és melyek azok, amelyeknek a portfólióból való kikerülését érdemes megfontolni. Külön fejezet foglalkozik a portfólióban szereplő projektek pénzügyi elemzésével. Minden egyes projektre vonatkozóan szintetikus információk szerepelnek a tervről, valamint a már felmerült és a várhatóan felmerülő költségekről. A vállalat vezetése bármikor rendelkezik információkkal a pénzügyi tervek állásáról. A FlexiProject lehetőséget kínál a portfólióprojektekről szóló különböző jelentések önálló elkészítésére is. A program felhasználói által nagyra értékelt funkció az automatikus projektértékelés. Ez egy olyan funkció, amely automatizálja a projektek állapotának jelentését a PMO és a vállalatvezetés számára. Ez drámaian csökkenti a vállalat vezetése számára a ciklikus jelentések elkészítésének idejét.

Projektportfólió ütemterv a FlexiProject

Lásd még

Mit nyújt a projektértékelések automatizálása?

Tovább a cikkhez

A projektportfóliók jelentősége a stratégiai végrehajtásban

A projektportfóliók kiváló eszközök a vállalati stratégia végrehajtásának támogatására. Az egyes projektekre és teljes projektportfóliókra való összpontosítás lehetővé teszi az értékes vállalati erőforrások hatékony felhasználását. A portfóliókezelés hatékonyságának növelése érdekében érdemes professzionális informatikai programot használni.

Włodzimierz Makowski

CEO FlexiProject

Mi az a projektportfólió, és hogyan kell kezelni?