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Was ist ein Projektportfolio, und wie verwalten Sie es?
Projektportfolios sind ein weit verbreitetes Instrument zur Verwaltung von Projektgruppen. Sie können sehr unterschiedlich sein. In einem Unternehmen können separate Portfolios für strategische, IT-, Innovations- und F&E-Projekte und viele andere erstellt werden. Das Management eines Projektportfolios beinhaltet die Planung der Ziele, die das Portfolio erreichen soll, und die systematische Überwachung der Fortschritte bei der Erreichung der festgelegten Parameter.
Was ist ein Projektportfolio?
Ein Projektportfolio ist nicht nur ein Werkzeug, sondern ein strategischer Vorteil für Ihr Unternehmen. Es ist ein unverzichtbares Instrument zur Unterstützung des strategischen Projektmanagements in einer Organisation und ist vor allem für den Vorstand des Unternehmens und das Project Management Office nützlich. Professionelles Management von Projektportfolios erfordert die Entwicklung von Parametern, die die Portfolios erreichen sollen. Sobald die Parameter oder strategischen Ziele des Portfolios definiert sind, werden die besten Projekte für ein bestimmtes Portfolio ausgewählt. Projektportfolios werden in Unternehmen stattdessen über einen langen Zeitraum gepflegt. Während dieser Zeit werden einige Projekte im Portfolio abgeschlossen, einige werden entfernt und neue Projekte werden systematisch in die Portfolios aufgenommen. Daher sind Projektportfolios dynamisch und müssen aktiv verwaltet werden. Projektportfolios sind ein hervorragendes Instrument zur Unterstützung der Unternehmensstrategie. Wenn das strategische Ziel eines Unternehmens z.B. Innovation ist, sollte es ein Portfolio von Innovationsprojekten erstellen und dieses aktiv verwalten.
Warum ein Projektportfolio verwalten?
Das Projektportfoliomanagement wird in erster Linie vom Vorstand des Unternehmens und dem Project Management Office (PMO) beaufsichtigt. Der Vorstand oder ein spezieller Portfolioverwaltungsausschuss legt die strategischen Ziele des Portfolios fest und bestimmt seine Zusammensetzung. Die aktive Verwaltung von Projektportfolios ist entscheidend für das Erreichen dieser strategischen Ziele.
- Projektportfolios sind ein hervorragendes Instrument zur Unterstützung der strategischen Ziele eines Unternehmens. Wenn das strategische Ziel eines Unternehmens zum Beispiel darin besteht, seine Logistikprozesse deutlich zu verbessern, kann es ein solches Projektportfolio erstellen. Dann kann in einer einzigen Sitzung des Verwaltungsausschusses dieses Portfolios die Gesamtheit der Fragen im Zusammenhang mit der Optimierung der Logistikprozesse erörtert werden. Einige der Projekte im Portfolio sind eng miteinander verbunden und bilden ein Programm von Projekten.
- Die Fähigkeit, die Roadmap laufender Projekte zu überblicken und schnell wichtige Meilensteine zu erkennen, die eine Reaktion des Managements erfordern
- Um gemeinsame Risikobereiche in laufenden Projekten schnell zu identifizieren. Einzelne Projektmanager können versuchen, die gleichen Risiken individuell zu lösen. Wenn ein und dasselbe Risiko bei vielen Projekten auftritt, ist es die effektivste Lösung, es zu beseitigen.
- Verwaltung des dem Projektportfolio zugewiesenen Budgets auf globaler Ebene. Dasselbe gilt für die strategische Verwaltung der Projektressourcen, die für die Umsetzung der Projekte im Portfolio vorgesehen sind.
Wie verwaltet man ein Projektportfolio?
Projektportfolios müssen aktiv verwaltet werden. In der Praxis bedeutet dies, dass Sie die folgenden Aktivitäten durchführen:
Festlegung der Parameter/Ziele, die mit dem Portfolio erreicht werden sollen
Dies sind nicht nur Ziele, sondern potenzielle Erfolge, die darauf warten, realisiert zu werden. Typische Parameter, die durch das Portfolio vervollständigt werden, sind das Budget, das die Projekte absorbieren können, der zusätzliche Umsatz, der durch die implementierten Projekte generiert wird, der zu erzielende Kapitalwert und die Höhe der Einsparungen durch die Implementierung von Optimierungsprojekten.
Auswahl der Projekte für das Portfolio
Unternehmen haben in der Regel mehr Projektideen als praktische Umsetzungsmöglichkeiten. Daher ist die Auswahl der Projekte, die dem Portfolio am meisten nützen, entscheidend. Dies kann objektiv mit Hilfe von Scoring-Modellen geschehen.
Systematische Bewertung der Zielerreichung des Portfolios
In regelmäßigen Abständen (z.B. vierteljährlich) sollte der Fortschritt der vom Portfolio erreichten Ziele analysiert werden. Während dieser Sitzungen werden Entscheidungen getroffen, nicht in Frage kommende Projekte aus dem Portfolio zu entfernen und neue hinzuzufügen. Es lohnt sich auch, die Risiken aus der Perspektive des gesamten Portfolios zu analysieren.
Programmverwaltung im Portfolio
Die Projekte eines Programms sollen ein gemeinsames Ziel erreichen und sind miteinander verknüpft. Ein Programm ist oft Teil eines Projektportfolios.
Tools für die Verwaltung von Projektportfolios
Zumindest ein paar gute IT-Tools unterstützen das Projektportfolio-Management. Eines davon ist FlexiProject. FlexiProject ist ein umfassendes IT-Programm, das die Verwaltung von Projekten und Projektportfolios unterstützt. In FlexiProject können Sie eine beliebige Anzahl von Projektportfolios definieren und diese entsprechend parametrisieren. Die Projekte in jedem Portfolio werden auf einer grafischen Roadmap dargestellt, die die Abweichung jedes Projekts vom Plan, den Status von Meilensteinen und die Verbindungen zwischen verschiedenen Projekten zeigt. Ein wesentlicher Vorteil, insbesondere für die Unternehmensleitung, ist, dass die Attraktivität der einzelnen Projekte im Portfolio auf einer transparenten Matrix dargestellt wird. Das Management sieht sofort, welche Projekte den größten Nutzen für das Portfolio bringen und welche es wert sind, aus dem Portfolio entfernt zu werden. Ein separater Abschnitt ist der finanziellen Analyse der Projekte im Portfolio gewidmet. Für jedes Projekt werden synthetische Informationen über den Plan und die bereits angefallenen und noch anfallenden Kosten präsentiert. Das Management des Unternehmens ist jederzeit über den Stand der Finanzpläne informiert. FlexiProject bietet auch die Möglichkeit, unabhängig verschiedene Berichte über Portfolio-Projekte zu erstellen. Eine Funktion, die von den Benutzern des Programms sehr geschätzt wird, ist die automatische Projektprüfung. Dies ist eine Funktion, die die Berichterstattung über den Projektstatus an das PMO und die Unternehmensleitung automatisiert. Der Zeitaufwand für die Erstellung zyklischer Berichte für das Management des Unternehmens wird drastisch reduziert.
Projektportfolio-Fahrplan in FlexiProject
Die Bedeutung von Projektportfolios bei der strategischen Umsetzung
Projektportfolios sind ein hervorragendes Instrument zur Unterstützung der Umsetzung der Unternehmensstrategie. Wenn Sie sich sowohl auf einzelne Projekte als auch auf ganze Projektportfolios konzentrieren, können Sie wertvolle Unternehmensressourcen effektiv nutzen. Es lohnt sich, ein professionelles IT-Programm einzusetzen, um die Effizienz der Portfolioverwaltung zu steigern.
AUTOR
Włodzimierz Makowski
CEO FlexiProject
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