Ce este un portofoliu de proiecte și cum îl gestionați?

Portofoliile de proiecte sunt un instrument destul de comun pentru gestionarea grupurilor de proiecte. Acestea pot fi foarte diferite. În cadrul unei companii pot fi create portofolii separate pentru proiecte strategice, IT, de inovare și de cercetare și dezvoltare, printre multe altele. Gestionarea unui portofoliu de proiecte presupune planificarea obiectivelor pe care portofoliul trebuie să le atingă și apoi monitorizarea sistematică a progreselor înregistrate în atingerea parametrilor stabiliți.

Ce este un portofoliu de proiecte?

Un portofoliu de proiecte nu este doar un instrument, ci un activ strategic pentru organizația dumneavoastră. Este un instrument esențial pentru a sprijini managementul strategic al proiectelor într-o organizație și este util în primul rând pentru consiliul de administrație al companiei și pentru biroul de management al proiectului. Gestionarea profesională a portofoliilor de proiecte necesită dezvoltarea unor parametri pe care portofoliile ar trebui să îi atingă. Odată ce sunt definiți parametrii sau obiectivele strategice ale portofoliului, se selectează cele mai bune proiecte pentru un anumit portofoliu. Portofoliile de proiecte sunt menținute în schimb în companii pentru o perioadă lungă de timp. În acest timp, unele proiecte din portofoliu sunt finalizate, altele sunt eliminate, iar noi proiecte sunt adăugate sistematic în portofolii. Prin urmare, portofoliile de proiecte au o natură dinamică și trebuie gestionate în mod activ. Portofoliile de proiecte sunt un instrument excelent pentru a sprijini strategia companiei. Dacă obiectivul strategic al unei companii este inovarea, de exemplu, aceasta ar trebui să creeze un portofoliu de proiecte de inovare și să îl gestioneze în mod activ.

Vezi mai mult

Rolul și sarcinile Biroului de Management al Proiectului (PMO) într-o organizație

Mergeți la articol

De ce să gestionați un portofoliu de proiecte?

Gestionarea portofoliului de proiecte este supravegheată în principal de consiliul de administrație al companiei și de Biroul de gestionare a proiectelor (PMO). Consiliul de administrație sau un comitet de gestionare a portofoliului, stabilește obiectivele strategice ale portofoliului și determină componența acestuia. Gestionarea activă a portofoliilor de proiecte este esențială pentru atingerea acestor obiective strategice.

Portofoliile de proiecte sunt un instrument excelent pentru sprijinirea obiectivelor strategice ale unei companii. De exemplu, în cazul în care obiectivul strategic al unei companii este de a-și îmbunătăți semnificativ procesele logistice, aceasta poate stabili un astfel de portofoliu de proiecte. Apoi, în cadrul unei singure ședințe a comitetului de management al acestui portofoliu, se poate discuta despre toate aspectele legate de optimizarea proceselor logistice. Unele dintre proiectele din portofoliu sunt strâns legate între ele și constituie un program de proiecte.
Capacitatea de a avea o viziune globală asupra foii de parcurs a proiectelor în curs de desfășurare și de a identifica rapid etapele cheie care necesită un răspuns din partea conducerii.
Identificarea rapidă a zonelor de risc comune în cadrul proiectelor în curs. Managerii de proiect individuali pot încerca să rezolve aceleași riscuri în mod individual. Atunci când același risc se întâlnește în mai multe proiecte, soluția cea mai eficientă va fi abordarea acestuia.
Gestionarea bugetului alocat portofoliului de proiecte la nivel global. Același lucru este valabil și pentru gestionarea strategică a resurselor de proiect dedicate implementării proiectelor din portofoliu.

Cum se gestionează un portofoliu de proiecte?

Portofoliile de proiecte trebuie să fie gestionate în mod activ. În practică, acest lucru înseamnă desfășurarea următoarelor activități:

Definirea parametrilor/obiectivelor care trebuie atinse de portofoliu

Acestea nu sunt doar ținte, ci potențiale succese care așteaptă să fie realizate. Parametrii tipici care trebuie completați de portofoliu sunt bugetul pe care proiectele îl pot absorbi, vânzările suplimentare generate de proiectele implementate, VAN-ul care urmează să fie obținut și nivelul economiilor realizate prin implementarea proiectelor de optimizare.

Selectarea proiectelor pentru portofoliu

Organizațiile au, în marea lor majoritate, mai multe idei de proiecte decât posibilități de implementare practică. Prin urmare, este esențial să se selecteze proiectele care aduc cele mai multe beneficii portofoliului. Acest lucru se poate face în mod obiectiv prin utilizarea unor modele de notare.

Evaluarea sistematică a îndeplinirii obiectivelor portofoliului

La intervale regulate (de exemplu, trimestrial), ar trebui să se analizeze progresele înregistrate în ceea ce privește obiectivele atinse de portofoliu. În cadrul acestor reuniuni, se iau decizii de eliminare din portofoliu a proiectelor neprospective și de adăugare a altora noi. De asemenea, merită analizate riscurile din perspectiva întregului portofoliu.

Managementul programului în portofoliu

Proiectele dintr-un program sunt destinate să atingă un obiectiv comun și sunt interdependente. Un program este adesea parte a unui portofoliu de proiecte.

Instrumente pentru gestionarea portofoliilor de proiecte

Cel puțin câteva instrumente IT bune sprijină gestionarea portofoliului de proiecte. Unul dintre acestea este FlexiProject. FlexiProject este un program IT cuprinzător care sprijină gestionarea proiectelor și a portofoliilor de proiecte. În FlexiProject, puteți defini orice număr de portofolii de proiecte și le puteți parametriza în mod corespunzător. Proiectele din fiecare portofoliu sunt plasate pe o foaie de parcurs grafică care arată abaterea fiecărui proiect de la plan, stadiul etapelor și legăturile dintre diferitele proiecte. Un avantaj semnificativ, în special pentru conducerea companiei, este faptul că atractivitatea proiectelor individuale din portofoliu este prezentată pe o matrice transparentă. Conducerea vede imediat proiectele care aduc cele mai multe beneficii portofoliului și cele a căror eliminare din portofoliu merită luată în considerare. O secțiune separată este dedicată analizei financiare a proiectelor din portofoliu. Pentru fiecare proiect, sunt prezentate informații sintetice privind planul și costurile deja suportate și preconizate a fi suportate. În orice moment, conducerea societății dispune de informații privind situația planurilor financiare. FlexiProject oferă, de asemenea, posibilitatea de a construi în mod independent diverse rapoarte privind proiectele din portofoliu. O funcționalitate pe care utilizatorii programului o apreciază foarte mult este revizuirea automată a proiectelor. Aceasta este o funcționalitate care automatizează raportarea stării proiectelor către PMO și conducerea companiei. Aceasta reduce dramatic timpul de pregătire a rapoartelor ciclice pentru conducerea companiei.

Foaia de parcurs a portofoliului de proiecte în FlexiProject

Vezi mai mult

Ce oferă automatizarea revizuirilor de proiect?

Mergeți la articol

Importanța portofoliilor de proiecte în implementarea strategică

Portofoliile de proiecte sunt instrumente excelente pentru a sprijini punerea în aplicare a strategiei companiei. Concentrându-vă atât pe proiecte individuale, cât și pe portofolii întregi de proiecte, vă permite să utilizați eficient resursele valoroase ale companiei. Merită să folosiți un program IT profesionist pentru a crește eficiența în gestionarea portofoliului.

Włodzimierz Makowski

CEO FlexiProject

Ce este un portofoliu de proiecte și cum îl gestionați?