Co to jest portfel projektów i jak nim zarządzać?

Co to jest portfel projektów?

Portfel projektów to narzędzie do równoczesnego zarządzania wieloma projektami, które z jakichś powodów warto połączyć w grupę. Pomimo tego, że w najbardziej powszechnych metodykach zarządzania projektami takich jak Prince2 czy też PMI można znaleźć wskazówki dotyczące budowy portfeli projektów, to każda organizacja ma pełną dowolność w ich tworzeniu. Portfel projektów to podstawowe narzędzie wspierające strategiczne zarządzanie projektami w organizacji i jest przede wszystkim przydatne dla Zarządu firmy oraz dla Biura Zarządzania Projektami. Profesjonalne zarządzanie portfelami projektowymi wymaga opracowania dla nich parametrów, które portfele powinny osiągnąć. Po określeniu parametrów czy też celów strategicznych portfela następuje selekcja najlepszych projektów do konkretnego portfela. Portfele projektowe są utrzymywane w firmach raczej przez długi czas. W tym czasie niektóre projekty w portfelu są kończone, niektóre są usuwane z portfela oraz nowe projekty są systematycznie dokładane do portfeli. Z tego względu portfel projektów na naturę dynamiczną i musi być aktywnie zarządzany. Portfele projektów to doskonałe narzędzie wspierające realizację strategii firmy. Jeśli strategicznym celem firmy jest np. innowacyjność, to taka firma powinna stworzyć portfel projektów innowacyjnych i aktywnie nim zarządzać.

Dlaczego warto zarządzać portfelem projektów?

Zarządzanie portfelem projektów to głównie obowiązek zarządu firmy oraz Biura Zarządzania Projektami (PMO). To zarząd firmy (albo jakiś dedykowany do zarządzania portfelem komitet) decydują o celach strategicznych do osiągnięcia przez portfel oraz o składzie portfela projektowego. Jest wiele powodów, dla których warto aktywnie zarządzać portfelami projektów, z których najważniejsze to:

1. Portfele projektowe to doskonałe narzędzie wspierające realizację celów strategicznych spółki. Jeśli na przykład celem strategicznym firmy jest istotne usprawnienie procesów logistycznych, to może ona założyć taki właśnie portfel projektów. Wówczas na jednym spotkaniu komitetu zarządzającego tym portfelem można omówić całość zagadnień związanych z optymalizacją procesów logistycznych. Może się tak zdarzyć, że niektóre projekty w portfelu będą ze sobą ściśle powiązane i będą stanowić program projektów.
2. Możliwość globalnego spojrzenia na mapę drogową realizowanych projektów i szybkie dostrzeganie kluczowych kamieni milowych, które wymagają reakcji zarządu
3. Szybka identyfikacja wspólnych obszarów ryzyk w realizowanych projektach. Może się zdarzyć tak, że takie same ryzyka próbują indywidualnie rozwiązywać poszczególni kierownicy projektów. W momencie, kiedy dostrzeżemy, że takie samo ryzyko występuje jednocześnie na wielu projektach, to globalne jego zaadresowanie będzie najskuteczniejszym sposobem jego rozwiązania.
4. Możliwość globalnego zarządzania budżetem przeznaczonym na realizację portfela projektów. To samo dotyczy strategicznego zarządzania zasobami projektowymi dedykowanymi do realizacji projektów w portfelu.

Jak zarządzać portfelem projektów?

Portfele projektów muszą być aktywnie zarządzane. W praktyce oznacza to realizację następujących czynności:

Zdefiniowanie parametrów / celów do osiągnięcia przez portfel

Często spotykane parametry do osiągnięcia przez portfel to budżet jaki może być zaabsorbowany przez projekty, dodatkowa sprzedaż wygenerowana przez realizowane projekty, NPV do osiągnięcia lub też poziom oszczędności z realizacji projektów optymalizacyjnych.

Selekcja projektów do portfela

Organizacje w zdecydowanej większości mają więcej pomysłów na projekty niż praktyczne możliwości ich realizacji. Z tego względu wybór projektów wnoszących najwięcej korzyści do portfela to kluczowe zadanie. W obiektywny sposób można to zrobić poprzez wykorzystanie modeli scoringowych.

Systematyczna ocena osiągania celów przez portfel

W regularnych odstępach czasu (np. co kwartał) należy analizować progres w realizacji celów osiąganych przez portfel. W trakcie takich spotkań podejmuje się między innymi decyzje o usuwaniu nieperspektywicznych projektów z portfela i dodawanie nowych. Warto też analizować ryzyka z punktu widzenia całego portfela.

Zarządzanie programami w portfelu

Projekty w programie mają osiągnąć wspólny cel i są ze sobą powiązane. Program jest często częścią portfela projektowego.

Narzędzia do zarządzania portfelami projektów

Istnieje przynajmniej kilka dobrych narzędzi informatycznych wspierających zarządzanie portfelami projektów. Jednym z nich jest FlexiProject. FlexiProject to kompleksowy program informatyczne wspierający zarządzanie projektami i portfelami projektów. We FlexiProject można zdefiniować dowolną liczbę portfeli projektów i odpowiednio je sparametryzować. Projekty w każdym portfelu umieszczone są na graficznej roadmapie pokazującej odchylenie każdego projektu od planu, status realizacji kamieni milowych oraz powiązania pomiędzy różnymi projektami. Dużą zaletą szczególnie dla zarządu firmy jest pokazanie na czytelnej matrycy atrakcyjności poszczególnych projektów w portfelu. Zarząd od razu widzi projekty wnoszące najwięcej korzyści do portfela i te, których eliminację z portfela warto rozważyć. Oddzielna sekcja poświęcona jest analizie finansowej projektów w portfelu. Dla każdego projektu przedstawiona jest syntetyczna informacja o planie, kosztach już poniesionych oraz prognozowanych do poniesienia. W każdej chwili zarząd firmy ma informację o statusie realizacji planów finansowych. FlexiProject oferuje też możliwość samodzielnej budowy różnych raportów o projektach należących do portfeli. Bardzo docenianą przez użytkowników programu funkcjonalnością są automatyczne przeglądy projektów. Jest to funkcjonalność, która automatyzuje raportowanie statusów projektów dla PMO i zarządu firmy. W zdecydowany sposób skraca to czas przygotowywania cyklicznych raportów dla zarządu firmy.

Zarządzanie portfelem projektów: klucz do realizacji strategii firmy

Portfele projektów to doskonałe narzędzie wspierające realizację strategii firmy. Koncentracja zarówno na pojedynczych projektach jak też na całych portfelach projektów pozwala skutecznie wykorzystywać cenne zasoby firmy. W celu zwiększenia skuteczności w zarządzaniu portfelami warto do tego wykorzystać profesjonalny program informatyczny.