Hatékony projektkockázat-kezelés és -azonosítás

A projektkockázatkezelés a projektek lebonyolításának gyakran elhanyagolt aspektusa.
Számos olyan szervezet megfigyelése, amely évente több tucat, szélsőséges esetben akár több száz projektet is végrehajt, arra enged következtetni, hogy sok projekt esetében nem vezetnek projektkockázati nyilvántartást.
A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy az ilyen projekteknél a kockázatokat azonosítani kell.
Ráadásul a kockázatok kezelése nem formális, szabályos és rendszeres módon történik.

Mi a projektkockázatok azonosítása?

Egy projekt kockázatainak azonosítása lényegében olyan események előrejelzését jelenti, amelyek bekövetkezhetnek, vagy nem következhetnek be. Tegyük fel, hogy egy projektcsapat egy másik projektet végez, amely bizonyos mértékig hasonló a korábbi projektekhez.
Ebben az esetben kétségtelenül rendelkezik tapasztalatokkal és múltbeli adatokkal a jelenlegi projekt kockázatainak azonosításához.
Meg kell azonban jegyezni, hogy a csapat által a korábbi projektekben kezelt kockázatok néha megismétlődhetnek.
Ezért érdemes ezeket figyelembe venni, de a projektcsapatnak nyitott szemmel kell elemeznie a jelenlegi projektet a kockázatok szempontjából.
A projektkockázatok azonosításának gyakorlati megközelítése az, ha a korábbi projektek kockázatainak jelentésére támaszkodik.
Egy ilyen jelentés elkészítéséhez azonban minden egyes projektről kockázati nyilvántartást kell vezetni.

Miért nem kezelik a szervezetek a kockázatot?

Ennek a helyzetnek a leggyakoribb okai a következők:

1. A vállalat belső projektirányítási szabályai nem írják elő a projektek kockázatainak nyilvántartását.
2. Bár a vállalat meglévő projektmenedzsment-irányelvei megkövetelik a kockázatkezelést, ezt a követelményt senki sem érvényesíti.
3. A projektvezetők, szponzorok és a projektcsapat tagjai nem rendelkeznek a projektben rejlő kockázatok azonosításához és kezeléséhez szükséges gyakorlati készségekkel.
4. A vállalat a kockázatkezelést egy újabb adminisztratív feladatnak tekinti.
   Tehát meg kell csinálni, és amúgy is „nincs időnk dolgozni”.

A projekt kockázatainak listája - a hiányának gyakorlati következményei

Ha nem kezeljük a kockázatokat és nem vezetünk listát a projektkockázatokról, súlyos következményei lehetnek olyan eseményeknek, amelyeket előre lehetett volna látni és meg lehetett volna előzni, de nem sikerült.
Ennek eredményeként gyakran pánik és tűzoltás alakul ki, ahelyett, hogy rendezett és szisztematikusan dolgoznánk egy ilyen projektben.

A projekt kockázatainak leírása

A tipikus projektmenedzsment-szabványok meghatározzák, hogyan kell leírni a projekt kockázatait.
A FlexiProject alábbi ábrája az úgynevezett „kockázati kártyát” mutatja be, amely átfogóan leírja az azonosított kockázatokat.

A projektkockázati lap a következő elemeket tartalmazza:

• Kockázati státusz
• Kockázattulajdonos
• Kategória
• Előfordulás valószínűsége
• A projektre gyakorolt hatás
• A projekt ütemezésére gyakorolt hatás leírása
• A projekt költségvetésére gyakorolt hatás leírása
• A projekt végtermékére gyakorolt hatás leírása
• Leírás és cselekvési terv

Ezen a ponton érdemes megérteni, hogy mit jelent a kockázati státusz.
A FlexiProject rendszerben a kockázatoknak három státusza van: azonosított, aktív és lezárt.
A kockázatok azonosított státuszúak leggyakrabban a projekt kezdetén.
Később, amikor a projekt elindul, és a projektcsapat megállapítja például, hogy egy adott kockázat valószínűsége, amely korábban „valószínűtlen” volt, „nagyon valószínűre” nő, dönthet úgy, hogy a kockázat státuszát „aktívra” változtatja.
Ez természetesen jelzi a projekt tulajdonosának, hogy kockázatcsökkentő intézkedéseket kell hoznia.
A FlexiProject rendszerben vannak úgynevezett figyelmeztető ikonok.
Ezeknek köszönhetően a projektmenedzser és a csapat átlátható információkkal rendelkezik arról, hogy hol fordulhatnak elő kockázatok az ütemtervben.
Egy felkiáltójellel ellátott háromszögjel jelenik meg abban a feladatsorban, amelyhez bármely aktív kockázat kapcsolódik.
Ezenkívül a kockázatot egy világító piros kör jelzi.

Egy példa a projekt kockázati nyilvántartására

Korábban már említettük, hogy minden projektnek rendelkeznie kell egy nyilvántartással a projektkockázatokról.
Természetesen ezt a nyilvántartást naprakészen kell tartani, és a projektcsapatnak rendszeresen meg kell vitatnia.
Ezért a kockázatok állapotát, bekövetkezési valószínűségét és a projektre gyakorolt hatását folyamatosan a projekt aktuális helyzetének megfelelően kell kiigazítani.

A projektkockázatok nyomon követése és kezelése a projektportfólió szintjén

A kockázatkezelés a projektportfólió szintjén fontos kérdés.
Ennek oka, hogy a projektmenedzserek azt gondolhatják, hogy olyan kockázatokkal foglalkoznak, amelyek csak a saját projektjeiket érintik egyenként.
Ha azonban megnézi a projektportfólió összes kockázatáról szóló jelentést, gyorsan azonosíthatja az egynél több projektet érintő, ismétlődő kockázatokat.
Ezután egy adott kockázatot egyszer lehet megoldani, és nem kell minden projektmenedzsernek külön-külön megoldania.
A FlexiProject „Technológiai projektek” projektportfóliójában lévő kockázatok ilyen jelentése a következő ábrán látható.

A projekt kockázatainak azonosítása és hatékony kezelése

Összefoglalva, a projektek megfelelő kockázatkezelése jelentősen befolyásolja a projektek hatékonyságát, valamint a szükséges termékek gyorsabb és olcsóbb leszállítását.
A kockázatkezelés nem bonyolult és nem igényel sok adminisztratív munkát, feltéve, hogy a projektcsapat rendszeresen végzi azt.