Gestione e identificazione efficace dei rischi del progetto
La gestione dei rischi di progetto è un aspetto spesso trascurato nella gestione dei progetti. L “osservazione di molte organizzazioni che realizzano decine e, in situazioni estreme, anche centinaia di progetti all” anno ci permette di concludere che in molti progetti non viene tenuto un registro dei rischi di progetto. In pratica, questo significa che i rischi devono essere identificati in questi progetti. Inoltre, i rischi non vengono gestiti in modo formale, ordinato e regolare.
In questo articolo imparerai a conoscere:
Perché la gestione dei rischi di progetto viene spesso trascurata.
Cosa comporta l’identificazione dei rischi del progetto.
I motivi più comuni per cui le organizzazioni evitano la gestione del rischio.
Le conseguenze della mancata compilazione dell’elenco dei rischi.
Come descrivere i rischi utilizzando una “carta dei rischi”.
Il ruolo dello stato di rischio e degli indicatori visivi nel monitoraggio.
Perché ogni progetto dovrebbe avere un registro dei rischi.
L’importanza di gestire i rischi a livello di portafoglio.
Come una gestione coerente dei rischi porta a risultati migliori per i progetti.
Che cos'è l'identificazione dei rischi del progetto?
Identificare i rischi di un progetto significa essenzialmente prevedere gli eventi che potrebbero verificarsi o meno. Supponiamo che un team di progetto stia realizzando un altro progetto che sia in qualche modo simile a quelli precedenti. In questo caso, ha indubbiamente esperienza e dati storici per identificare i rischi del progetto attuale. Tuttavia, va notato che i rischi gestiti dal team nei progetti precedenti possono talvolta ripetersi. Pertanto, vale la pena prenderli in considerazione, ma il team di progetto deve analizzare il progetto attuale alla ricerca di rischi con una mente aperta. Un approccio pratico per identificare i rischi del progetto è quello di affidarsi a un rapporto sui rischi dei progetti precedenti. Per generare tale rapporto, tuttavia, è necessario mantenere un registro dei rischi per ogni progetto.
Prova gratuitamente FlexiProject!
Prova oggi stesso FlexiProject e prendi il controllo dei rischi del tuo progetto con facilità!
Perché le organizzazioni non gestiscono il rischio?
Le ragioni più comuni di questa situazione sono:
Le regole interne di gestione dei progetti dell’azienda non richiedono un registro dei rischi sui progetti.
Anche se le politiche di gestione dei progetti esistenti nell’azienda richiedono la gestione del rischio, nessuno fa rispettare questo requisito.
I project manager, gli sponsor e i membri del team di progetto non hanno le competenze pratiche per identificare e gestire i rischi in un progetto.
L’azienda percepisce la gestione del rischio come un altro compito amministrativo. Quindi deve essere fatto, e comunque “non abbiamo tempo per lavorare”.
L'elenco dei rischi del progetto - le conseguenze pratiche della sua assenza
Se non gestiamo i rischi e non manteniamo un elenco dei rischi del progetto, esponiamo il progetto a eventi inaspettati che avrebbero potuto essere previsti e mitigati. Questa mancanza di lungimiranza spesso porta al caos quando sorgono i problemi: i team di progetto sono costretti a reagire sotto pressione anziché agire in modo proattivo. Invece di seguire un processo strutturato e ben pianificato, i membri del team possono trovarsi a “spegnere continuamente gli incendi”, creando un’atmosfera di stress, confusione e disorganizzazione. Le scadenze potrebbero non essere rispettate, i budget potrebbero essere superati e la qualità del progetto potrebbe essere compromessa. In definitiva, l’assenza di gestione del rischio mina l’efficienza del progetto, indebolisce il processo decisionale e può portare al fallimento nel raggiungimento dei risultati desiderati.
Descrizione dei rischi in un progetto
I tipici standard di gestione dei progetti definiscono come descrivere i rischi di un progetto. La seguente illustrazione tratta da FlexiProject mostra la cosiddetta “carta dei rischi”, che descrive in modo esaustivo i rischi identificati.
La scheda dei rischi del progetto contiene i seguenti elementi:
A questo punto, vale la pena di capire cosa significa lo stato del rischio. Nel sistemaFlexiProject , i rischi hanno tre stati: identificato, attivo e chiuso. I rischi hanno uno stato identificato molto spesso all “inizio di un progetto. In seguito, quando il progetto entra nel vivo e il team di progetto scopre, ad esempio, che la probabilità di un determinato rischio che prima era ‘improbabile’ passa a ‘molto probabile’, può decidere di cambiare lo stato del rischio in ‘attivo’. Questo, ovviamente, indica al proprietario del progetto che deve adottare misure di mitigazione del rischio. Nel sistema FlexiProject sono presenti le cosiddette icone di avvertimento. Grazie ad esse, il project manager e il team hanno informazioni trasparenti sui punti in cui potrebbero verificarsi dei rischi nel calendario. Un triangolo con un punto esclamativo appare nella riga dell” attività a cui è associato un rischio attivo. Inoltre, il rischio è indicato da un cerchio rosso luminoso.
Abbiamo già detto che ogni progetto dovrebbe avere un registro dei rischi del progetto. Ovviamente, tale registro deve essere aggiornato e discusso regolarmente dal team di progetto. Pertanto, lo stato dei rischi, la probabilità che si verifichino e l’impatto sul progetto devono essere modificati continuamente in base alla situazione attuale del progetto.
Monitoraggio e gestione dei rischi del progetto a livello di portafoglio progetti.
La gestione dei rischi a livello di portafoglio progetti è un tema importante. Questo perché i project manager possono pensare di occuparsi di rischi che riguardano solo i loro progetti individualmente. Tuttavia, se si esamina il rapporto di tutti i rischi del portafoglio progetti, è possibile identificare rapidamente quelli ricorrenti che coinvolgono più di un progetto. In questo modo, un determinato rischio può essere risolto una volta sola e ogni project manager non dovrà occuparsene individualmente. Un rapporto di questo tipo sui rischi del portafoglio progetti “Progetti tecnologici” di FlexiProject è mostrato nella seguente illustrazione.
Prova gratuitamente FlexiProject!
Prova oggi stesso FlexiProject e prendi il controllo dei rischi del tuo progetto con facilità!
Identifica i rischi del tuo progetto e gestiscili in modo efficace
In conclusione, una corretta gestione del rischio gioca un ruolo fondamentale nel garantire che i progetti vengano consegnati in modo efficiente, puntuale e nel rispetto del budget. Identificando tempestivamente le potenziali minacce, i team possono sviluppare piani di risposta appropriati per minimizzarne l’impatto o evitarle del tutto. Questo approccio proattivo non solo aiuta a prevenire costosi ritardi e interruzioni, ma aumenta anche la fiducia degli stakeholder e migliora i risultati complessivi del progetto. Contrariamente a quanto si pensa, la gestione del rischio non deve essere complicata o richiedere molto tempo. Se integrata nelle routine di progetto e supportata dagli strumenti giusti, come i registri dei rischi, le matrici dei rischi e gli indicatori visivi, diventa una parte naturale e preziosa del flusso di lavoro del progetto. Fare della gestione del rischio una pratica coerente permette ai team di mantenere il controllo e di prendere decisioni migliori durante tutto il ciclo di vita del progetto.
