Gestione e identificazione efficace dei rischi del progetto

La gestione dei rischi di progetto è un aspetto molto spesso trascurato nella gestione dei progetti.
L’osservazione di molte organizzazioni che realizzano decine e, in situazioni estreme, anche centinaia di progetti all’anno ci permette di concludere che in molti progetti non viene tenuto un registro dei rischi di progetto.
In pratica, questo significa che i rischi devono essere identificati in questi progetti.
Inoltre, i rischi non vengono gestiti in modo formale, ordinato e regolare.

Che cos'è l'identificazione dei rischi del progetto?

Identificare i rischi di un progetto significa essenzialmente prevedere gli eventi che potrebbero verificarsi o meno. Supponiamo che un team di progetto stia realizzando un altro progetto che sia in qualche modo simile a quelli precedenti.
In questo caso, ha indubbiamente esperienza e dati storici per identificare i rischi del progetto attuale.
Tuttavia, va notato che i rischi gestiti dal team nei progetti precedenti possono talvolta ripetersi.
Pertanto, vale la pena prenderli in considerazione, ma il team di progetto deve analizzare il progetto attuale per individuare i rischi con una mente aperta.
Un approccio pratico per identificare i rischi del progetto è quello di affidarsi a un rapporto sui rischi dei progetti precedenti.
Per generare tale rapporto, tuttavia, è necessario mantenere un registro dei rischi per ogni progetto.

Perché le organizzazioni non gestiscono il rischio?

Le ragioni più comuni di questa situazione sono:

1. Le regole interne di gestione dei progetti dell’azienda non richiedono un registro dei rischi sui progetti.
2. Anche se le politiche di gestione dei progetti esistenti nell’azienda richiedono la gestione del rischio, nessuno fa rispettare questo requisito.
3. I project manager, gli sponsor e i membri del team di progetto non hanno le competenze pratiche per identificare e gestire i rischi in un progetto.
4. L’azienda percepisce la gestione del rischio come un altro compito amministrativo.
   Quindi deve essere fatto, e comunque “non abbiamo tempo per lavorare”.

L'elenco dei rischi del progetto - le conseguenze pratiche della sua assenza

Se non gestiamo i rischi e non manteniamo un elenco dei rischi del progetto, potremmo subire gravi conseguenze da eventi che avrebbero potuto essere previsti e prevenuti, ma non lo sono stati.
Di conseguenza, spesso si crea un’atmosfera di panico e di lotta agli incendi piuttosto che un lavoro ordinato e sistematico su un progetto di questo tipo.

Descrizione dei rischi in un progetto

I tipici standard di gestione dei progetti definiscono come descrivere i rischi di un progetto.
La seguente illustrazione di FlexiProject mostra la cosiddetta “carta dei rischi”, che descrive in modo esaustivo i rischi identificati.

La scheda dei rischi del progetto contiene i seguenti elementi:

• Stato di rischio
• Proprietario del rischio
• Categoria
• Probabilità di accadimento
• Impatto sul progetto
• Descrizione dell’impatto sulla tempistica del progetto
• Descrizione dell’impatto sul budget del progetto
• Descrizione dell’impatto sul prodotto finale del progetto
• Descrizione e piano d’azione

A questo punto, vale la pena di capire cosa significa lo stato dei rischi.
Nel sistema FlexiProject, i rischi hanno tre stati: identificato, attivo e chiuso.
I rischi hanno uno stato identificato molto spesso all’inizio di un progetto.
In seguito, quando il progetto entra nel vivo e il team di progetto scopre, ad esempio, che la probabilità di un determinato rischio che prima era “improbabile” aumenta a “molto probabile”, può decidere di cambiare lo stato del rischio in “attivo”.
Questo, ovviamente, indica al proprietario del progetto che deve adottare misure di mitigazione del rischio.
Nel sistema FlexiProject esistono le cosiddette icone di avvertimento.
Grazie ad esse, il project manager e il team hanno informazioni trasparenti sui punti in cui potrebbero verificarsi dei rischi nel calendario.
Un triangolo con un punto esclamativo appare nella riga dell’attività a cui è associato un rischio attivo.
Inoltre, il rischio è indicato da un cerchio rosso luminoso.

Un esempio di registro dei rischi del progetto

Abbiamo già detto che ogni progetto dovrebbe avere un registro dei rischi del progetto.
Ovviamente, tale registro deve essere aggiornato e discusso regolarmente dal team di progetto.
Pertanto, lo stato dei rischi, la probabilità che si verifichino e l’impatto sul progetto devono essere modificati continuamente in base alla situazione attuale del progetto.

Monitoraggio e gestione dei rischi del progetto a livello di portafoglio progetti.

La gestione dei rischi a livello di portafoglio progetti è un tema importante.
Questo perché i project manager possono pensare di occuparsi di rischi che riguardano solo i loro progetti individualmente.
Tuttavia, se si esamina il rapporto di tutti i rischi del portafoglio progetti, è possibile identificare rapidamente quelli ricorrenti che coinvolgono più di un progetto.
In questo modo, un determinato rischio può essere risolto una volta sola e ogni project manager non dovrà occuparsene individualmente.
Un simile report dei rischi nel portafoglio progetti “Progetti tecnologici” di FlexiProject è mostrato nella seguente illustrazione.

Identifica i rischi del tuo progetto e gestiscili in modo efficace

In conclusione, una corretta gestione dei rischi nei progetti influisce in modo significativo sulla loro efficienza e sulla consegna più rapida ed economica dei prodotti richiesti.
La gestione dei rischi non è complessa né richiede molto lavoro amministrativo, a patto che il team di progetto la svolga regolarmente.