Skuteczne zarządzanie ryzykiem w projekcie oraz jego identyfikacja
Zarządzanie ryzkiem w projekcie to bardzo często zaniedbywany aspekt prowadzenia projektów. Obserwacja wielu organizacji, które realizują corocznie kilkadziesiąt, a w skrajnych sytuacjach nawet setki projektów pozwala stwierdzić, że na wielu z tych projektach w ogóle nie prowadzi się rejestru ryzyk projektowych. W praktyce oznacza to, że na takich projektach nie identyfikuje się ryzyka. Dodatkowo nie zarządza się ryzykami w formalny, uporządkowany i regularny sposób.
Najważniejsze wnioski:
- Dlaczego zarządzanie ryzykiem bywa pomijane.
- Na czym polega identyfikacja ryzyk.
- Czemu organizacje unikają zarządzania ryzykiem.
- Jakie są skutki braku listy ryzyk.
- Jak opisać ryzyko za pomocą karty ryzyka.
- Jak działa status ryzyka i ikony ostrzegawcze.
- Dlaczego warto prowadzić rejestr ryzyk.
- Jak zarządzać ryzykiem na poziomie portfela projektów.
- Jak regularne działania poprawiają wyniki projektu.
Czym jest identyfikacja ryzyka w projekcie?
Identyfikacja ryzyk w projekcie to przede wszystkim próba przewidzenia zdarzeń, które mogą, ale nie muszą się wydarzyć. Jeśli zespół projektowy wykonuje kolejny projekt, który jest w określonym stopniu podobny do projektów wykonywanych wcześniej, to niewątpliwie ma doświadczenia i historyczne dane jako podstawę do zidentyfikowania ryzyk na bieżącym projekcie. Należy jednak zauważyć, że ryzyka, którymi zarządzał zespół na wcześniejszych projektach nie muszą się obecnie powtórzyć. Dlatego warto je wziąć pod uwagę, ale zespół projektowy powinien z otwartą głową przeanalizować pod kątem ryzyk obecny projekt. Skutecznym podejściem w identyfikacji ryzyk projektowych jest bazowanie na raporcie ryzyk z wcześniejszych projektów. Aby jednak taki raport wygenerować, to na każdym projekcie należy prowadzić rejestr ryzyk.
Korzystaj z pełnego dostępu do FlexiProject przez 30 dni - bez żadnych opłat
Dlaczego organizacje nie zarządzają ryzykiem?
Najczęstsze powody takiej sytuacji to:
- Wewnętrzne zasady zarządzania projektami w firmie nie wymagają prowadzenia rejestru ryzyk na projektach
- Nawet jak w obowiązujących zasadach zarządzania projektami w firmie jest wymóg zarządzania ryzykami, to nikt tego wymogu nie egzekwuje
- Kierownicy projektów, sponsorzy, członkowie zespołów projektowych nie posiadają praktycznych umiejętności pozwalających im na identyfikację i zarządzanie ryzykiem w projekcie
- W firmie panuje przekonanie, że zarządzanie ryzykiem to kolejna ilość pracy administracyjnej. Trzeba więc ją wykonać a i tak już „nie mamy czasu na pracę”.
Lista ryzyk w projekcie – praktyczne konsekwencje jej braku
Jeśli nie zarządzamy ryzykiem i nie prowadzimy listy ryzyk projektowych, narażamy projekt na nieoczekiwane zdarzenia, których można było się spodziewać i im zapobiec. Brak takiej przewidywalności często prowadzi do chaosu, gdy pojawiają się problemy — zespoły projektowe zmuszone są działać pod presją, zamiast postępować proaktywnie. Zamiast realizować projekt w uporządkowany i zaplanowany sposób, członkowie zespołu nieustannie „gaszą pożary”, co tworzy atmosferę stresu, zamieszania i dezorganizacji. Może to skutkować opóźnieniami, przekroczeniem budżetu i obniżeniem jakości rezultatów. Ostatecznie brak zarządzania ryzykiem osłabia efektywność projektu, utrudnia podejmowanie decyzji i może prowadzić do nieosiągnięcia zamierzonych celów.
Opis ryzyka w projekcie
Powszechnie stosowane standardy zarządzania projektami definiują, w jaki sposób opisywać ryzyka na projekcie. Poniższa ilustracja pochodząca z programu FlexiProject pokazuje tzw. „kartę ryzyka” gdzie zidentyfikowane ryzyko jest w wyczerpujący sposób opisane.
Karta ryzyka projektowego zawiera następujące elementy:
- Status ryzyka
- Właściciel ryzyka
- Kategoria
- Prawdopodobieństwo wystąpienia
- Wpływ na projekt
- Opis wpływu na harmonogram projektu
- Opis wpływu na budżet projektu
- Opis wpływu na produkt końcowy projektu
- Opis i plan działania
Warto zrozumieć w tym momencie co znaczy status ryzyka. W systemie FlexiProject ryzko ma trzy statusy do wyboru: zidentyfikowane, aktywne i zamknięte. Ryzyko ma status zidentyfikowane najczęściej na początku projektu. Później, gdy projekt się toczy i zespół projektowy stwierdza na przykład, że prawdopodobieństwo danego ryzyka, które wcześniej było „mało prawdopodobne” wzrasta do „bardzo prawdopodobne” może zdecydować o zmianie statusu ryzyka na „aktywne”. Jest to oczywiście informacja dla właściciela projektu, że powinien on przedsięwziąć działania związane z mitygacją ryzyka. W systemie FlexiProject istnieją tzw. ikony ostrzegawcze. Dzięki nim kierownik projektu, a także zespół projektowy mają transparentną informację, w których miejscach harmonogramu mogą wystąpić ryzyka. W linii zadania, z którym powiązane jest jakiekolwiek aktywne ryzyko widnieje znak trójkąta z wykrzyknikiem. Dodatkowo, ryzyko sygnalizuje świecące się, czerwone kółeczko.
What is a Risk Matrix? Learn how to effectively use a risk matrix to evaluate and manage risks in your business.
Przykład rejestru ryzyka projektu
Mówiliśmy wcześniej, że każdy projekt powinien mieć prowadzony rejestr ryzyk projektowych. Oczywiście taki rejestr powinien być na bieżąco uaktualniany i regularnie dyskutowany przez zespół projektowy. W związku z tym należy na bieżąco dostosowywać statusy ryzyk, prawdopodobieństwo ich wystąpienia czy wpływ na projekt do bieżącej sytuacji projektowej.
Monitorowanie i zarządzanie ryzykiem w projekcie na poziomie portfela projektowego
Ważnym zagadnieniem jest zarządzanie ryzykiem na poziomie portfela projektowego. Dzieje się tak dlatego, że kierownikom projektów prowadząc swoje projekty, może się wydawać, że borykają się oni z ryzykami, które dotyczą indywidualnie tylko ich projektów. Jeśli jednak popatrzymy na raport wszystkich ryzyk występujących w portfelu projektowym to możemy z łatwością zidentyfikować te, które się powtarzają i dotyczą więcej niż jednego projektu. Wtedy można raz rozwiązać dane ryzyko i nie będzie musiał tego robić każdy kierownik projektu indywidualnie. Taki raport ryzyk w portfelu projektowym „Projekty Technologiczne” pochodzący z programu FlexiProject pokazano na poniższej ilustracji.
Korzystaj z pełnego dostępu do FlexiProject przez 30 dni - bez żadnych opłat
Identyfikacja ryzyka w projekcie i skuteczne zarządzanie nim
Podsumowując, właściwe zarządzanie ryzykiem odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu, że projekty są realizowane efektywnie, na czas i w ramach budżetu. Wczesna identyfikacja potencjalnych zagrożeń pozwala zespołom opracować odpowiednie plany reakcji, aby zminimalizować ich wpływ lub całkowicie ich uniknąć. Takie proaktywne podejście nie tylko pomaga zapobiec kosztownym opóźnieniom i zakłóceniom, ale również zwiększa zaufanie interesariuszy i poprawia ogólne wyniki projektu. Wbrew powszechnemu przekonaniu, zarządzanie ryzykiem nie musi być skomplikowane ani czasochłonne. Gdy jest ono częścią codziennych działań projektowych i wspierane odpowiednimi narzędziami — takimi jak rejestry ryzyk, matryce ryzyka czy wizualne wskaźniki — staje się naturalnym i wartościowym elementem pracy nad projektem. Regularne zarządzanie ryzykiem pozwala zespołom zachować kontrolę i podejmować lepsze decyzje na każdym etapie cyklu życia projektu.
Webinar: Jak skutecznie zarządzać ryzykiem w projekcie?
👉 Jeśli chcesz pogłębić temat zarządzania ryzykiem w projekcie, zachęcamy do obejrzenia naszego bezpłatnego webinaru. To praktyczne uzupełnienie artykułu, w którym pokazujemy konkretne przykłady, narzędzia i sprawdzone metody działania. Dowiesz się m.in., jak w prosty sposób identyfikować i kontrolować ryzyka z pomocą FlexiProject. Sprawdź i przekonaj się, jak wiele możesz zyskać dzięki świadomemu podejściu do ryzyk!
