Gestion et identification efficaces des risques liés aux projets
La gestion des risques liés aux projets est un aspect très souvent négligé de la gestion des projets. L’observation de nombreuses organisations qui mènent des dizaines, voire, dans des situations extrêmes, des centaines de projets chaque année, nous permet de conclure qu’aucun registre des risques n’est tenu pour de nombreux projets. Dans la pratique, cela signifie que les risques doivent être identifiés sur ces projets. En outre, les risques ne sont pas gérés de manière formelle, ordonnée et régulière.
Points clés :
- Pourquoi la gestion des risques liés aux projets est souvent négligée.
- Ce qu’implique l’identification des risques d’un projet.
- Raisons courantes pour lesquelles les organisations évitent la gestion des risques.
- Les conséquences de l’absence de liste de risques.
- Comment décrire les risques à l’aide d’une « carte des risques ».
- Le rôle de l’état des risques et des indicateurs visuels dans le suivi.
- Pourquoi chaque projet doit tenir un registre des risques.
- L’importance de la gestion des risques au niveau du portefeuille.
- Comment une gestion cohérente des risques permet d’obtenir de meilleurs résultats pour les projets.
Qu’est-ce que l’identification des risques liés à un projet ?
Identifier les risques d’un projet consiste essentiellement à prévoir des événements qui peuvent ou non se produire. Supposons qu’une équipe de projet réalise un autre projet qui est, dans une certaine mesure, similaire aux projets précédents. Dans ce cas, elle dispose sans aucun doute de l’expérience et des données historiques nécessaires pour identifier les risques du projet en cours. Toutefois, il convient de noter que les risques gérés par l’équipe dans le cadre de projets antérieurs peuvent parfois se répéter. Ils méritent donc d’être pris en compte, mais l’équipe de projet doit analyser les risques du projet actuel avec un esprit ouvert. Une approche pratique de l’identification des risques liés au projet consiste à s’appuyer sur un rapport des risques liés aux projets précédents. Toutefois, pour produire un tel rapport, il convient de tenir un registre des risques pour chaque projet.
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Pourquoi les organisations ne gèrent-elles pas les risques ?
Les raisons les plus courantes de cette situation sont les suivantes :
- Les règles internes de gestion des projets de l’entreprise n’exigent pas la tenue d’un registre des risques liés aux projets.
- Même si les politiques de gestion de projet existantes de l’entreprise exigent une gestion des risques, personne ne fait respecter cette exigence.
- Les chefs de projet, les sponsors et les membres de l’équipe de projet n’ont pas les compétences pratiques nécessaires pour identifier et gérer les risques d’un projet.
- L’entreprise perçoit la gestion des risques comme une tâche administrative supplémentaire. Il faut donc la faire et, de toute façon, nous n’avons déjà « pas le temps de travailler ».
La liste des risques du projet – les conséquences pratiques de son absence
Si nous ne gérons pas les risques et ne tenons pas à jour une liste des risques liés au projet, nous exposons le projet à des événements inattendus qui auraient pu être anticipés et atténués. Ce manque de prévoyance conduit souvent au chaos lorsque des problèmes surviennent – les équipes de projet sont obligées de réagir sous la pression plutôt que d’agir de manière proactive. Au lieu de suivre un processus structuré et bien planifié, les membres de l’équipe peuvent se retrouver constamment à « éteindre des incendies », ce qui crée une atmosphère de stress, de confusion et de désorganisation. Les délais peuvent ne pas être respectés, les budgets peuvent être dépassés et la qualité du projet peut être compromise. En fin de compte, l’absence de gestion des risques nuit à l’efficacité du projet, affaiblit la prise de décision et peut conduire à l’impossibilité d’atteindre les résultats souhaités.
Description des risques dans un projet
Les normes habituelles de gestion de projet définissent la manière de décrire les risques d’un projet. L’illustration suivante, tirée du site FlexiProject, montre la « carte des risques », qui décrit de manière exhaustive les risques identifiés.
La fiche de risque du projet contient les éléments suivants :
- Statut de risque
- Propriétaire du risque
- Catégorie
- Probabilité d’occurrence
- Impact sur le projet
- Description de l’impact sur le calendrier du projet
- Description de l’impact sur le budget du projet
- Description de l’impact sur le produit final du projet
- Description et plan d’action
À ce stade, il convient de comprendre ce que signifie l’état d’un risque. Dans le systèmeFlexiProject , les risques ont trois statuts : identifié, actif et fermé. Les risques ont un statut identifié le plus souvent au début d’un projet. Plus tard, lorsque le projet démarre et que l’équipe de projet constate, par exemple, que la probabilité d’un risque donné, qui était auparavant « improbable », passe à « très probable », elle peut décider de changer le statut du risque pour le rendre « actif ». Cela indique bien sûr au maître d’ouvrage qu’il doit prendre des mesures d’atténuation des risques. Le système FlexiProject comporte des icônes d’avertissement. Grâce à elles, le chef de projet et l’équipe disposent d’informations transparentes sur les risques susceptibles de survenir dans le calendrier. Un triangle avec un point d’exclamation apparaît dans la ligne de tâches à laquelle un risque actif est associé. En outre, le risque est indiqué par un cercle rougeoyant.
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Un exemple de registre des risques d’un projet
Nous avons dit plus haut que chaque projet devrait disposer d’un registre des risques. Bien entendu, ce registre doit être tenu à jour et faire l’objet de discussions régulières au sein de l « équipe de projet. Par conséquent, l » état des risques, leur probabilité d’occurrence et leur impact sur le projet doivent être ajustés en permanence en fonction de la situation actuelle du projet.
Suivi et gestion des risques au niveau du portefeuille de projets
La gestion des risques au niveau du portefeuille de projets est une question importante. En effet, les chefs de projet peuvent penser qu’ils traitent des risques qui n’affectent que leurs projets individuellement. Cependant, si vous examinez le rapport de tous les risques dans le portefeuille de projets, vous pouvez rapidement identifier les risques récurrents impliquant plusieurs projets. Ainsi, un risque donné peut être résolu une fois, et chaque chef de projet n’aura pas à le faire individuellement. Un tel rapport de risques dans le portefeuille de projets « Projets technologiques » de FlexiProject est présenté dans l’illustration suivante.
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Identifier les risques de votre projet et les gérer efficacement
En conclusion, une bonne gestion des risques joue un rôle crucial en garantissant que les projets sont menés à bien de manière efficace, dans le respect des délais et du budget. En identifiant rapidement les menaces potentielles, les équipes peuvent élaborer des plans de réponse appropriés afin de minimiser leur impact ou de les éviter complètement. Cette approche proactive permet non seulement d « éviter des retards et des perturbations coûteux, mais aussi de renforcer la confiance des parties prenantes et d’améliorer les résultats globaux du projet. Contrairement à la croyance populaire, la gestion des risques n’a pas besoin d » être compliquée ou de prendre du temps. Lorsqu’elle est intégrée dans les routines régulières du projet et soutenue par les bons outils – tels que les registres de risques, les matrices de risques et les indicateurs visuels – elle devient une partie naturelle et précieuse du flux de travail du projet. Faire de la gestion des risques une pratique cohérente permet aux équipes de garder le contrôle et de prendre de meilleures décisions tout au long du cycle de vie du projet.
