Gestion et identification efficaces des risques liés aux projets

La gestion des risques liés aux projets est un aspect très souvent négligé de la gestion des projets.
L’observation de nombreuses organisations qui mènent des dizaines, voire, dans des situations extrêmes, des centaines de projets chaque année, nous permet de conclure qu’aucun registre des risques n’est tenu pour de nombreux projets.
Dans la pratique, cela signifie que les risques doivent être identifiés sur ces projets.
En outre, les risques ne sont pas gérés de manière formelle, ordonnée et régulière.

Qu'est-ce que l'identification des risques liés à un projet ?

Identifier les risques d’un projet consiste essentiellement à prévoir des événements qui peuvent ou non se produire. Supposons qu’une équipe de projet réalise un autre projet qui est, dans une certaine mesure, similaire aux projets précédents.
Dans ce cas, elle dispose sans aucun doute de l’expérience et des données historiques nécessaires pour identifier les risques du projet en cours.
Toutefois, il convient de noter que les risques gérés par l’équipe dans le cadre de projets antérieurs peuvent parfois se répéter.
Ils méritent donc d’être pris en compte, mais l’équipe de projet doit analyser les risques du projet actuel avec un esprit ouvert.
Une approche pratique de l’identification des risques du projet consiste à s’appuyer sur un rapport des risques des projets précédents.
Toutefois, pour produire un tel rapport, il convient de tenir un registre des risques pour chaque projet.

Pourquoi les organisations ne gèrent-elles pas les risques ?

Les raisons les plus courantes de cette situation sont les suivantes :

1. Les règles internes de gestion des projets de l’entreprise n’exigent pas la tenue d’un registre des risques liés aux projets.
2. Même si les politiques de gestion de projet existantes de l’entreprise exigent une gestion des risques, personne ne fait respecter cette exigence.
3. Les chefs de projet, les sponsors et les membres de l’équipe de projet n’ont pas les compétences pratiques nécessaires pour identifier et gérer les risques d’un projet.
4. L’entreprise perçoit la gestion des risques comme une tâche administrative supplémentaire.
   Il faut donc la faire et, de toute façon, nous n’avons déjà « pas le temps de travailler ».

La liste des risques du projet - les conséquences pratiques de son absence

Si nous ne gérons pas les risques et ne tenons pas à jour une liste des risques liés au projet, nous pouvons subir les conséquences graves d’événements qui auraient pu être prévus et évités, mais qui ne l’ont pas été.
Il en résulte souvent une atmosphère de panique et de lutte contre les incendies plutôt qu’un travail ordonné et systématique sur un tel projet.

Description des risques dans un projet

Les normes habituelles de gestion de projet définissent la manière de décrire les risques d’un projet.
L’illustration suivante, tirée de FlexiProject, montre la « carte des risques », qui décrit de manière exhaustive les risques identifiés.

La fiche de risque du projet contient les éléments suivants :

• Statut de risque
• Propriétaire du risque
• Catégorie
• Probabilité d’occurrence
• Impact sur le projet
• Description de l’impact sur le calendrier du projet
• Description de l’impact sur le budget du projet
• Description de l’impact sur le produit final du projet
• Description et plan d’action

A ce stade, il est utile de comprendre ce que signifie le statut d’un risque.
Dans le système FlexiProject, les risques ont trois statuts : identifié, actif et fermé.
Les risques ont un statut identifié le plus souvent au début d’un projet.
Plus tard, lorsque le projet démarre et que l’équipe de projet constate, par exemple, que la probabilité d’un risque donné, qui était auparavant « improbable », passe à « très probable », elle peut décider de changer le statut du risque pour le rendre « actif ».
Cela indique bien sûr au maître d’ouvrage qu’il doit prendre des mesures d’atténuation du risque.
Dans le système FlexiProject, il existe des icônes d’avertissement.
Grâce à elles, le chef de projet et l’équipe disposent d’informations transparentes sur les risques susceptibles de survenir dans le calendrier.
Un triangle avec un point d’exclamation apparaît dans la ligne de tâche à laquelle un risque actif est associé.
En outre, le risque est indiqué par un cercle rougeoyant.

Un exemple de registre des risques d'un projet

Nous avons dit plus haut que chaque projet devrait disposer d’un registre des risques.
Bien entendu, ce registre doit être tenu à jour et faire l’objet de discussions régulières au sein de l’équipe de projet.
Par conséquent, l’état des risques, leur probabilité d’occurrence et leur impact sur le projet doivent être ajustés en permanence en fonction de la situation actuelle du projet.

Suivi et gestion des risques au niveau du portefeuille de projets

La gestion des risques au niveau du portefeuille de projets est une question importante.
En effet, les chefs de projet peuvent penser qu’ils traitent des risques qui n’affectent que leurs projets individuellement.
Cependant, si vous examinez le rapport de tous les risques dans le portefeuille de projets, vous pouvez rapidement identifier les risques récurrents impliquant plusieurs projets.
Ainsi, un risque donné peut être résolu une fois, et chaque chef de projet n’aura pas à le faire individuellement.
Un tel rapport de risques dans le portefeuille de projets « Projets technologiques » de FlexiProject est présenté dans l’illustration suivante.

Identifier les risques de votre projet et les gérer efficacement

En conclusion, une bonne gestion des risques dans les projets influe considérablement sur leur efficacité et sur la livraison plus rapide et moins coûteuse des produits requis.
La gestion des risques n’est pas complexe et n’exige pas beaucoup de travail administratif, à condition que l’équipe du projet s’en occupe régulièrement.