Gestionarea și identificarea eficientă a riscurilor proiectului
Gestionarea riscurilor de proiect este un aspect foarte des neglijat al derulării proiectelor. Observarea multor organizații care derulează zeci și, în situații extreme, chiar sute de proiecte în fiecare an ne permite să concluzionăm că, în cazul multor proiecte, nu se ține niciun registru al riscurilor de proiect. În practică, acest lucru înseamnă că riscurile trebuie să fie identificate pe astfel de proiecte. În plus, riscurile nu sunt gestionate în mod formal, ordonat și regulat.
Concluzii cheie:
- De ce gestionarea riscurilor proiectelor este adesea neglijată.
- Ce presupune identificarea riscurilor proiectului.
- Motivele comune pentru care organizațiile evită gestionarea riscurilor.
- Consecințele lipsei unei liste de riscuri.
- Cum să descrieți riscurile utilizând un „card de risc”.
- Rolul stării de risc și al indicatorilor vizuali în urmărire.
- De ce fiecare proiect ar trebui să dețină un registru al riscurilor.
- Importanța gestionării riscurilor la nivel de portofoliu.
- Modul în care gestionarea consecventă a riscurilor conduce la rezultate mai bune ale proiectelor.
Ce este identificarea riscurilor proiectului?
Identificarea riscurilor unui proiect înseamnă, în esență, prezicerea unor evenimente care se pot întâmpla sau nu. Să presupunem că o echipă de proiect realizează un alt proiect care este similar cu proiectele anterioare într-o anumită măsură. În acest caz, echipa dispune, fără îndoială, de experiență și de date istorice pentru a identifica riscurile din proiectul actual. Cu toate acestea, trebuie remarcat faptul că riscurile gestionate de echipă în cadrul proiectelor anterioare pot fi uneori repetate. Prin urmare, acestea merită luate în considerare, dar echipa de proiect ar trebui să analizeze proiectul actual pentru riscuri cu o minte deschisă. O abordare practică a identificării riscurilor proiectului este de a se baza pe un raport al riscurilor din proiectele anterioare. Cu toate acestea, pentru a genera un astfel de raport, ar trebui menținut un registru al riscurilor pentru fiecare proiect.
Încercați FlexiProject astăzi și preluați cu ușurință controlul asupra riscurilor proiectelor dumneavoastră!
De ce nu gestionează organizațiile riscurile?
Cele mai frecvente motive pentru această situație sunt:
- Normele interne de gestionare a proiectelor ale societății nu impun o evidență a riscurilor aferente proiectelor.
- Chiar dacă politicile existente ale companiei în materie de gestionare a proiectelor impun gestionarea riscurilor, nimeni nu aplică această cerință.
- Managerii de proiect, sponsorii și membrii echipei de proiect nu au competențele practice necesare pentru a identifica și gestiona riscurile unui proiect
- Compania percepe gestionarea riscurilor ca pe o altă sarcină administrativă. Deci trebuie făcută, iar noi oricum „nu avem timp de muncă”.
Lista de riscuri din cadrul proiectului – consecințele practice ale absenței acesteia
Dacă nu gestionăm riscurile și nu menținem o listă a riscurilor proiectului, expunem proiectul la evenimente neașteptate care ar fi putut fi anticipate și atenuate. Această lipsă de previziune duce adesea la haos atunci când apar probleme – echipele de proiect sunt forțate să reacționeze sub presiune în loc să acționeze proactiv. În loc să urmeze un proces structurat și bine planificat, membrii echipei se pot trezi în permanență „stingând incendii”, ceea ce creează o atmosferă de stres, confuzie și dezorganizare. Termenele limită pot fi depășite, bugetele pot fi depășite, iar calitatea proiectului poate fi compromisă. În cele din urmă, absența gestionării riscurilor subminează eficiența proiectului, slăbește procesul decizional și poate duce la eșecul în obținerea rezultatelor dorite.
Descrierea riscurilor în cadrul unui proiect
Standardele tipice de gestionare a proiectelor definesc modul de descriere a riscurilor unui proiect. Următoarea ilustrație de la FlexiProject prezintă așa-numitul „card de risc”, care descrie în mod cuprinzător riscurile identificate.
Fișa de risc a proiectului conține următoarele elemente:
- Starea de risc
- Proprietarul riscului
- Categorie
- Probabilitatea de apariție
- Impactul asupra proiectului
- Descrierea impactului asupra calendarului proiectului
- Descrierea impactului asupra bugetului proiectului
- Descrierea impactului asupra produsului final al proiectului
- Descriere și plan de acțiune
În acest moment, merită să înțelegem ce înseamnă statutul riscului. În sistemulFlexiProject , riscurile au trei statusuri: identificate, active și închise. Riscurile au un statut identificat cel mai adesea la începutul unui proiect. Ulterior, când proiectul este în curs de desfășurare, iar echipa de proiect constată, de exemplu, că probabilitatea unui anumit risc care anterior era „improbabil” crește la „foarte probabil”, aceasta poate decide să schimbe statutul riscului în „activ”. Acest lucru indică, desigur, proprietarului proiectului că ar trebui să ia măsuri de reducere a riscurilor. În sistemul FlexiProject, există așa-numitele pictograme de avertizare. Datorită acestora, managerul de proiect și echipa dispun de informații transparente cu privire la locul în care pot apărea riscuri în calendar. Un semn triunghiular cu un semn al exclamării apare în linia de sarcini cu care este asociat orice risc activ. În plus, riscul este indicat printr-un cerc roșu incandescent.
What is a Risk Matrix? Learn how to effectively use a risk matrix to evaluate and manage risks in your business.
Un exemplu de registru al riscurilor unui proiect
Am spus mai devreme că fiecare proiect ar trebui să aibă un registru al riscurilor proiectului. Desigur, un astfel de registru ar trebui să fie actualizat și discutat în mod regulat de către echipa de proiect. Prin urmare, starea riscurilor, probabilitatea de apariție și impactul asupra proiectului ar trebui să fie ajustate în permanență în funcție de situația actuală a proiectului.
Monitorizarea și gestionarea riscurilor proiectului la nivelul portofoliului de proiecte
Gestionarea riscurilor la nivelul portofoliului de proiecte este o problemă importantă. Acest lucru se datorează faptului că managerii de proiect pot crede că se ocupă de riscurile care le afectează doar proiectele în mod individual. Cu toate acestea, dacă vă uitați la raportul tuturor riscurilor din portofoliul de proiecte, le puteți identifica rapid pe cele recurente care implică mai multe proiecte. Apoi, un anumit risc poate fi rezolvat o singură dată, iar fiecare manager de proiect nu va trebui să o facă individual. Un astfel de raport al riscurilor din portofoliul de proiecte „Proiecte tehnologice” din FlexiProject este prezentat în ilustrația următoare.
Încercați FlexiProject astăzi și preluați cu ușurință controlul asupra riscurilor proiectelor dumneavoastră!
Identificarea riscurilor în cadrul proiectului dvs. și gestionarea lor eficientă
În concluzie, gestionarea adecvată a riscurilor joacă un rol crucial în asigurarea faptului că proiectele sunt livrate eficient, la timp și în limitele bugetului. Prin identificarea timpurie a potențialelor amenințări, echipele pot elabora planuri de răspuns adecvate pentru a minimiza impactul acestora sau pentru a le evita complet. Această abordare proactivă nu numai că ajută la prevenirea întârzierilor și întreruperilor costisitoare, dar sporește și încrederea părților interesate și îmbunătățește rezultatele generale ale proiectului. Contrar credinței populare, gestionarea riscurilor nu trebuie să fie complicată sau să consume mult timp. Atunci când este integrat în rutinele obișnuite ale proiectului și susținut de instrumentele potrivite – cum ar fi registrele de riscuri, matricele de riscuri și indicatorii vizuali – devine o parte naturală și valoroasă a fluxului de lucru al proiectului. Transformarea gestionării riscurilor într-o practică consecventă permite echipelor să mențină controlul și să ia decizii mai bune pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului.
