Gestionarea și identificarea eficientă a riscurilor proiectului

Gestionarea riscurilor de proiect este un aspect foarte des neglijat al derulării proiectelor.
Observarea multor organizații care derulează zeci și, în situații extreme, chiar sute de proiecte în fiecare an ne permite să concluzionăm că, în cazul multor proiecte, nu se ține niciun registru al riscurilor de proiect.
În practică, acest lucru înseamnă că riscurile trebuie să fie identificate pe astfel de proiecte.
În plus, riscurile nu sunt gestionate într-un mod formal, ordonat și regulat.

Ce este identificarea riscurilor proiectului?

Identificarea riscurilor unui proiect înseamnă, în esență, prezicerea unor evenimente care se pot întâmpla sau nu. Să presupunem că o echipă de proiect realizează un alt proiect care este similar cu proiectele anterioare într-o anumită măsură.
În acest caz, echipa dispune, fără îndoială, de experiență și de date istorice pentru a identifica riscurile din proiectul actual.
Cu toate acestea, trebuie remarcat faptul că riscurile gestionate de echipă în cadrul proiectelor anterioare pot fi uneori repetate.
Prin urmare, acestea merită luate în considerare, dar echipa de proiect ar trebui să analizeze proiectul actual pentru riscuri cu o minte deschisă.
O abordare practică a identificării riscurilor proiectului este de a se baza pe un raport al riscurilor din proiectele anterioare.
Cu toate acestea, pentru a genera un astfel de raport, ar trebui menținut un registru al riscurilor pentru fiecare proiect.

De ce nu gestionează organizațiile riscurile?

Cele mai frecvente motive pentru această situație sunt:

1. Normele interne de gestionare a proiectelor ale societății nu impun o evidență a riscurilor aferente proiectelor.
2. Chiar dacă politicile existente ale companiei în materie de gestionare a proiectelor impun gestionarea riscurilor, nimeni nu aplică această cerință.
3. Managerii de proiect, sponsorii și membrii echipei de proiect nu au competențele practice necesare pentru a identifica și gestiona riscurile unui proiect
4. Compania percepe gestionarea riscurilor ca pe o altă sarcină administrativă.
   Deci trebuie făcută, iar noi oricum „nu avem timp de muncă”.

Lista de riscuri din cadrul proiectului - consecințele practice ale absenței acesteia

Dacă nu gestionăm riscurile și nu menținem o listă a riscurilor proiectului, putem suferi consecințele grave ale unor evenimente care ar fi putut fi prevăzute și prevenite, dar nu au fost.
Ca urmare, există adesea o atmosferă de panică și de stingere a incendiilor, mai degrabă decât de lucru ordonat și sistematic la un astfel de proiect.

Descrierea riscurilor în cadrul unui proiect

Standardele tipice de gestionare a proiectelor definesc modul de descriere a riscurilor unui proiect.
Următoarea ilustrație de la FlexiProject prezintă așa-numitul „card de risc”, care descrie în mod cuprinzător riscurile identificate.

Fișa de risc a proiectului conține următoarele elemente:

• Starea de risc
• Proprietarul riscului
• Categorie
• Probabilitatea de apariție
• Impactul asupra proiectului
• Descrierea impactului asupra calendarului proiectului
• Descrierea impactului asupra bugetului proiectului
• Descrierea impactului asupra produsului final al proiectului
• Descriere și plan de acțiune

În acest moment, merită să înțelegeți ce înseamnă statutul riscului.
În sistemul FlexiProject, riscurile au trei statusuri: identificate, active și închise.
Riscurile au un statut identificat cel mai adesea la începutul unui proiect.
Ulterior, când proiectul este în curs de desfășurare, iar echipa de proiect constată, de exemplu, că probabilitatea unui anumit risc care anterior era „improbabil” crește la „foarte probabil”, aceasta poate decide să schimbe statutul riscului în „activ”.
Acest lucru indică, desigur, proprietarului proiectului că ar trebui să ia măsuri de atenuare a riscurilor.
În sistemul FlexiProject, există așa-numitele pictograme de avertizare.
Datorită acestora, managerul de proiect și echipa dispun de informații transparente cu privire la locul în care pot apărea riscuri în calendar.
Un semn triunghiular cu un semn al exclamării apare în linia de sarcini cu care este asociat orice risc activ.
În plus, riscul este indicat printr-un cerc roșu incandescent.

Un exemplu de registru al riscurilor unui proiect

Am spus mai devreme că fiecare proiect ar trebui să aibă un registru al riscurilor proiectului.
Desigur, un astfel de registru ar trebui să fie actualizat și discutat în mod regulat de către echipa de proiect.
Prin urmare, starea riscurilor, probabilitatea de apariție și impactul asupra proiectului ar trebui să fie ajustate în permanență în funcție de situația actuală a proiectului.

Monitorizarea și gestionarea riscurilor proiectului la nivelul portofoliului de proiecte

Gestionarea riscurilor la nivelul portofoliului de proiecte este o problemă importantă.
Acest lucru se datorează faptului că managerii de proiect pot crede că se ocupă de riscurile care le afectează doar proiectele în mod individual.
Cu toate acestea, dacă vă uitați la raportul tuturor riscurilor din portofoliul de proiecte, le puteți identifica rapid pe cele recurente care implică mai multe proiecte.
Apoi, un anumit risc poate fi rezolvat o singură dată, iar fiecare manager de proiect nu va trebui să o facă individual.
Un astfel de raport al riscurilor din portofoliul de proiecte „Proiecte tehnologice” din FlexiProject este prezentat în următoarea ilustrație.

Identificarea riscurilor în cadrul proiectului dvs. și gestionarea lor eficientă

În concluzie, gestionarea adecvată a riscurilor în cadrul proiectelor afectează în mod semnificativ eficiența acestora și livrarea mai rapidă și mai ieftină a produselor necesare.
Gestionarea riscurilor nu este complexă și nici nu necesită multă muncă administrativă, cu condiția ca echipa de proiect să o facă în mod regulat.