Effektives Projektmanagement und Identifizierung von Projektrisiken

Das Projektmanagement ist ein sehr häufig vernachlässigter Aspekt bei der Durchführung von Projekten.
Die Beobachtung vieler Organisationen, die jedes Jahr Dutzende und in extremen Situationen sogar Hunderte von Projekten durchführen, lässt den Schluss zu, dass bei vielen Projekten kein Projektrisikoregister geführt wird.
In der Praxis bedeutet dies, dass die Risiken bei solchen Projekten identifiziert werden müssen.
Außerdem werden Risiken nicht auf formale, geordnete und regelmäßige Weise verwaltet.

Was ist die Identifizierung von Projektrisiken?

Die Identifizierung von Risiken in einem Projekt ist im Wesentlichen eine Vorhersage von Ereignissen, die eintreten oder nicht eintreten können. Nehmen wir an, ein Projektteam arbeitet an einem anderen Projekt, das früheren Projekten bis zu einem gewissen Grad ähnelt.
In diesem Fall verfügt es zweifellos über Erfahrung und historische Daten, um Risiken im aktuellen Projekt zu identifizieren.
Es ist jedoch zu beachten, dass sich die Risiken, die das Team bei früheren Projekten bewältigt hat, manchmal wiederholen können.
Daher sind sie es wert, in Betracht gezogen zu werden, aber das Projektteam sollte das aktuelle Projekt unvoreingenommen auf Risiken hin analysieren.
Ein praktischer Ansatz zur Identifizierung von Projektrisiken besteht darin, sich auf einen Bericht über Risiken aus früheren Projekten zu stützen.
Um einen solchen Bericht zu erstellen, sollte jedoch für jedes Projekt ein Risikoregister geführt werden.

Warum managen Unternehmen das Risiko nicht?

Die häufigsten Gründe für diese Situation sind:

1. Die internen Projektmanagementregeln des Unternehmens verlangen keine Aufzeichnung der Risiken von Projekten.
2. Auch wenn die bestehenden Projektmanagement-Richtlinien des Unternehmens ein Risikomanagement vorschreiben, setzt niemand diese Anforderung durch.
3. Projektmanager, Sponsoren und Mitglieder des Projektteams verfügen nicht über die praktischen Fähigkeiten, um Risiken in einem Projekt zu erkennen und zu managen
4. Das Unternehmen sieht das Risikomanagement als eine weitere Verwaltungsaufgabe an.
   Es muss also gemacht werden, und wir haben ohnehin „keine Zeit zum Arbeiten“.

Die Liste der Risiken im Projekt - die praktischen Folgen ihres Fehlens

Wenn wir Risiken nicht managen und keine Liste der Projektrisiken führen, kann es zu schwerwiegenden Folgen von Ereignissen kommen, die vorhersehbar und vermeidbar gewesen wären, aber nicht eingetreten sind.
Infolgedessen herrscht oft eine Atmosphäre der Panik und der Brandbekämpfung statt einer geordneten und systematischen Arbeit an einem solchen Projekt.

Beschreibung der Risiken in einem Projekt

Typische Projektmanagement-Standards definieren, wie Risiken in einem Projekt zu beschreiben sind.
Die folgende Abbildung von FlexiProject zeigt die sogenannte „Risikokarte“, die die identifizierten Risiken umfassend beschreibt.

Das Projektrisikoblatt enthält die folgenden Elemente:

• Risikostatus
• Risiko-Eigentümer
• Kategorie
• Wahrscheinlichkeit des Auftretens
• Auswirkungen auf das Projekt
• Beschreibung der Auswirkungen auf den Projektzeitplan
• Beschreibung der Auswirkungen auf das Projektbudget
• Beschreibung der Auswirkungen auf das Endprodukt des Projekts
• Beschreibung und Aktionsplan

An dieser Stelle lohnt es sich zu verstehen, was der Risikostatus bedeutet.
Im FlexiProject System haben Risiken drei Status: identifiziert, aktiv und abgeschlossen.
Zu Beginn eines Projekts haben Risiken meistens den Status identifiziert.
Später, wenn das Projekt in Gang kommt und das Projektteam beispielsweise feststellt, dass die Wahrscheinlichkeit eines bestimmten Risikos, das zuvor „unwahrscheinlich“ war, auf „sehr wahrscheinlich“ steigt, kann es beschließen, den Risikostatus auf „aktiv“ zu ändern.
Dies zeigt dem Projekteigentümer natürlich an, dass er Maßnahmen zur Risikominderung ergreifen sollte.
Im FlexiProject System gibt es sogenannte Warnsymbole.
Dank ihnen haben der Projektmanager und das Team transparente Informationen darüber, wo im Zeitplan Risiken auftreten können.
Ein Dreieckszeichen mit einem Ausrufezeichen erscheint in der Aufgabenzeile, mit der ein aktives Risiko verbunden ist.
Darüber hinaus wird das Risiko durch einen leuchtenden roten Kreis angezeigt.

Ein Beispiel für ein Projektrisikoregister

Wir haben bereits gesagt, dass jedes Projekt über ein Register der Projektrisiken verfügen sollte.
Natürlich sollte ein solches Register auf dem neuesten Stand gehalten und regelmäßig vom Projektteam besprochen werden.
Daher sollten der Status der Risiken, die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Auswirkungen auf das Projekt ständig an die aktuelle Projektsituation angepasst werden.

Überwachung und Management von Projektrisiken auf der Ebene des Projektportfolios

Das Risikomanagement auf der Ebene des Projektportfolios ist ein wichtiges Thema.
Der Grund dafür ist, dass Projektmanager vielleicht denken, dass sie sich nur mit Risiken befassen, die ihre Projekte einzeln betreffen.
Wenn Sie sich jedoch den Bericht über alle Risiken im Projektportfolio ansehen, können Sie schnell wiederkehrende Risiken identifizieren, die mehr als ein Projekt betreffen.
Dann kann ein bestimmtes Risiko einmal behoben werden, und jeder Projektmanager muss sich nicht einzeln darum kümmern.
Ein solcher Bericht über Risiken im Projektportfolio „Technologieprojekte“ von FlexiProject wird in der folgenden Abbildung gezeigt.

Identifizieren Sie Risiken in Ihrem Projekt und verwalten Sie sie effektiv

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein angemessenes Risikomanagement in Projekten einen erheblichen Einfluss auf deren Effizienz und eine schnellere und kostengünstigere Lieferung der gewünschten Produkte hat.
Das Risikomanagement ist weder komplex noch erfordert es viel Verwaltungsarbeit, vorausgesetzt, das Projektteam führt es regelmäßig durch.